Resolução nº 82/2013

RESOLUÇÃO N. TC-0082/2013

Dispõe sobre a realização bienal de inventário dos processos do Tribunal de Contas do Estado de Santa Catarina.

O TRIBUNAL DE CONTAS DO ESTADO DE SANTA CATARINA, no uso das atribuições que lhe confere o art. 4º. da Lei Complementar (estadual) nº 202 , de 15 de dezembro de 2000, c/c o disposto nos arts. 2º e 126 da Resolução n. TC - 06 /2001, de 03 de dezembro de 2001 (Regimento Interno do TCE), RESOLVE:

Art. 1º A cada dois anos, no mês de dezembro, as unidades que integram a estrutura organizacional do Tribunal de Contas do Estado de Santa Catarina realizarão o inventário físico dos processos relacionados ao controle externo, em tramitação ou arquivados no Tribunal, para confrontar com as informações quantitativas do Sistema Informatizado de Processos (SIPROC).

§ 1º O inventário compreenderá a verificação da existência e localização de cada processo e de todos seus volumes e abrangerá os processos apensados.

§ 2º Serão emitidos relatórios separados para os processos em trâmite e para os processos arquivados.

Art. 2º O Presidente do Tribunal de Contas, mediante solicitação do Corregedor-Geral na época própria, designará, por meio de portaria, Comissão temporária encarregada da organização e acompanhamento do procedimento de inventário.

§ 1º A Comissão será composta por representantes da Corregedoria - Geral, da Secretaria-Geral, da Diretoria de Informática, da Comissão Gestora Permanente do SIPROC e da Comissão de Avaliação e Controle Documental, cujos trabalhos serão coordenados pelo Corregedor-Geral.

§ 2º A portaria mencionada no caput deste artigo estabelecerá, entre outras providências, as datas em que será suspensa a tramitação de processos no Tribunal de Contas.

Art. 3º São fases do procedimento de inventário:

I - o planejamento;

II - a execução;

III - a análise das informações apresentadas; e

IV - a elaboração do relatório conclusivo.

§ 1º O planejamento compreende a identificação das unidades que possuem processos a inventariar, a fixação de cronograma das fases seguintes do procedimento de inventário e o envio de expediente ao responsável de cada unidade informando sobre a data da realização do inventário, acompanhado da relação de processos localizados no órgão, extraída do sistema informatizado de processos.

§ 2º A relação de processos em trâmite e a de processos arquivados, devem estar atualizadas até o dia útil imediatamente anterior ao da realização do inventário.

§ 3º São de atribuição da Comissão constituída conforme o art. 2º. desta Resolução as providências a que se referem os incisos I, III e IV do caput deste artigo.

Art. 4º A execução do procedimento de inventário consiste de:

I - conferência física dos processos em tramitação e arquivados localizados na unidade, incluindo a verificação do número de volumes e dos processos apensados ou juntados, em confronto com a listagem encaminhada pela Comissão;

II - lavratura de "Termo de Conferência", conforme Anexo I desta Resolução, acompanhada, se for o caso, do "Relatório de Inconsistências e Outras Ocorrências Verificadas no Inventário", conforme Anexo II.

Parágrafo único. O "Termo de Conferência" será assinado pelo(s) servidor(es) executante(s) do levantamento físico dos processos e pelo responsável pela unidade organizacional, atribuindo-se-lhes a responsabilidade pela veracidade das informações.

Art. 5º Constatado durante a execução do inventário o desaparecimento, extravio ou destruição de processo ou volume de processo, o fato deverá ser prontamente informado pelo responsável pela unidade à Comissão e ao Presidente do Tribunal, para adoção das providências previstas em regulamento específico acerca da restauração de processos.

Parágrafo único. A unidade fará constar no respectivo "Termo de Conferência" registro do desaparecimento, extravio ou destruição de processo ou peças dos autos e as providências adotadas.

Art. 6º Caberá à Comissão designada nos termos do art. 2º. desta Resolução acompanhar a execução do inventário e auxiliar as unidades sempre que solicitado e quando verificadas inconsistências saneáveis, na busca de solução para resolvê-las.

Art. 7º Findo o inventário e emitido o "Termo de Conferência", cada unidade do Tribunal enviará o documento, no prazo definido, à Comissão, a qual compete proceder à análise das informações e à elaboração do relatório conclusivo a que se refere o art. 3º. desta Resolução,

§ 1º O relatório conclusivo com a avaliação crítica do inventário e, no que couber, sugestão de providências para aperfeiçoamento do sistema e das rotinas de trabalho, será encaminhado ao Corregedor-Geral, que dele dará conhecimento ao Presidente do Tribunal.

§ 2º As propostas apresentadas em razão do inventário de processos serão conciliadas com as definições da Comissão Gestora Permanente do SIPROC.

§ 3º O Presidente do Tribunal poderá determinar a divulgação de resumo do relatório conclusivo.

Art. 8º Para os fins desta Resolução, considera-se localizado na unidade organizacional de destino o processo cuja guia de tramitação eletrônica está pendente de recebimento nessa lotação.

Art. 9º Ficam excluídos, para fins de inventário, os processos com situação de arquivado por período igual ou superior a 5 (cinco) anos na data da realização do inventário.

Art. 10. Os processos com situação ou finalidade registrada no Sistema de Processos (SIPROC) na data desta resolução como "TCE/ARQ" ou "Acerto Inventário de Processos" ou equivalente deverão ser reunidos em tabela específica do SIPROC, mantida para fins de consultas e pesquisas, devendo ser desconsiderada para efeitos de inventário.

Art. 11. Os autos do procedimento administrativo de inventário ficarão arquivados na Corregedoria-Geral do Tribunal de Contas.

Art. 12. O Presidente do Tribunal de Contas do Estado de Santa Catarina fica autorizado a editar os atos necessários para a operacionalização do estabelecido nesta Resolução.

Art. 13. As situações não previstas nesta Resolução, relativas à execução do inventário, serão encaminhadas à deliberação da Presidência.

Art. 14. As disposições desta Resolução não se aplicam aos processos administrativos, aos processos eletrônicos e aos digitalizados.

Art. 15. Esta Resolução entra em vigor na data de sua publicação, revogadas as disposições em contrário.

Florianópolis, em 18 de setembro de 2013.

SALOMÃO RIBAS JUNIOR

Presidente

LUIZ ROBERTO HERBST

Relator

CESAR FILOMENO FONTES

HERNEUS DE NADAL

JULIO GARCIA

Fui presente: ADERSON FLORES

Procurador-Geral Adjunto do Ministério Público junto ao TCE/SC

Este texto não substitui o publicado no DOTC-e de 27.09.2013.

ANEXO I

DA RESOLUÇÃO N. TC-82/2013

TERMO DE CONFERÊNCIA

Inventário de processos realizado em: _____/_____/_____

Gabinete/Unidade: _____________________________________

Declaramos que foi executado o procedimento de inventário físico dos processos relativos ao controle externo, em tramitação e arquivados nesta unidade, conforme a Resolução n. TC-82/2013, reportando­se o seguinte: PROCESSOS - CONFERÊNCIA FÍSICA

N. total de processos em tramitação conferidos, sem ressalvas

N. total de processos arquivados conferidos, sem ressalvas

PROCESSOS QUE APRESENTAM INCONSISTÊNCIAS ®

N. total de processos em tramitação com inconsistências não resolvidas

N. total de processos arquivados com inconsistências não resolvidas

PROCESSOS E VOLUMES NÃO LOCALIZADOS OU DESTRUÍDOS ®

N. total de processos não localizados

N. total de processos com volumes não localizados

1. Relacionar o(s) processo(s) individualmente no Anexo II da Resolução n. TC-82/2013, especificando as inconsistências encontradas.

2. Informar no campo "OBSERVAÇÕES" se providenciada a comunicação de desaparecimento, extravio ou destruição de processos ou volumes à Comissão e à Presidência, conforme o art. 5º. da Resolução n. TC-82/2013.

OBSERVAÇÕES:

____________________________________

____________________________________

____________________________________

____________________________________

Florianópolis, em __/__/__

Servidor responsável:

Assinatura: ________________________

Nome: ______________________________

Diretor/Chefia/Responsável pela Unidade:

Assinatura: ________________________

Nome: ______________________________

ANEXO II

DA RESOLUÇÃO N. TC-82/2013

RELATÓRIO DE INCONSISTÊNCIAS E OUTRAS OCORRÊNCIAS VERIFICADAS NO INVENTÁRIO INVENTÁRIO DE PROCESSOS INCONSISTÊNCIAS E OUTRAS OCORRÊNCIAS VERIFICADAS

N. DO PROCESSO IDENTIFICAÇÃO DA INCONSISTENCIA/OCORRÊNCIA

Servidor responsável:

Assinatura: ______________________

Nome: ____________________________

Diretor/Chefia/Responsável pela Unidade:

Assinatura:_______________________

Nome: ____________________________

Atos que alteram, regulamentam ou revogam esta Resolução:

Nenhum Ato.

Atos que são alterados, regulamentados ou revogados por esta Resolução:

Nenhum Ato.