Resolução nº 80/2013
Altera a Resolução n. TC-15/2004, que instituiu a Tabela de Temporalidade Documental do Tribunal de Contas do Estado de Santa Catarina, e estabelece outras providências.
RESOLUÇÃO N. TC-0080/2013
(Vide Resolução nº 136 /2017)
Altera a Resolução n. TC- 15 /2004, que instituiu a Tabela de Temporalidade Documental do Tribunal de Contas do Estado de Santa Catarina, e estabelece outras providências.
O TRIBUNAL DE CONTAS DO ESTADO DE SANTA CATARINA, no uso de suas atribuições e competências conferidas pelo disposto nos arts. 4º e 84, parágrafo único, da Lei Complementar nº 202 , de 15 de dezembro de 2000, e art. 2º. do Regimento Interno, e
considerando a proposta de revisão da Tabela de Temporalidade Documental do Tribunal de Contas do Estado de Santa Catarina - Método Funcional, elaborada por aquela Comissão constituída pela Portaria n. TC - 551 /2012, RESOLVE:
Art. 1º O caput do art. 2º., o
§ 1º do art. 3º., o inciso I do art. 5º., o parágrafo único do art. 6º., o inciso V do art. 7º. e o art. 10 da Resolução n. TC- 15 /2004, de 15 de dezembro de 2004, passam a vigorar com a seguinte redação:
"Art. 2º Os documentos produzidos e recebidos pelo Tribunal de Contas deverão ser protocolados pelo Setor de Protocolo da Secretaria Geral - SEG."
"Art. 3º ...
§ 1º Na estruturação da TTD serão consideradas as seguintes Funções e Subfunções:
I - Função: Gestão Administrativa, com as seguintes Subfunções:
a) Ordenamento Jurídico;
b) Planejamento de Ações;
c) Apoio à Administração e ao Cidadão;
d) Controle da Infraestrutura;
e) Controle Interno.
II - Função: Comunicação Institucional, com as seguintes Subfunções:
a) Assessoria de Imprensa;
b) Apoio ao Cerimonial;
c) Propaganda e Publicidade;
d) Produção Editorial;
e) Supervisão do Portal.
III - Função: Gestão de Pessoas, com as seguintes Subfunções:
a) Planejamento e Formulação de Políticas de Pessoas;
b) Seleção e Desenvolvimento;
c) Expediente de Pessoal;
d) Medicina do Trabalho e Desenvolvimento Social.
IV - Função: Gestão de Bens Materiais e Patrimoniais, com as seguintes Subfunções:
a) Controle de Compras e Serviços;
b) Controle de Bens Patrimoniais;
c) Controle do Patrimônio Imobiliário.
V - Função: Gestão Orçamentária e Financeira, com as seguintes Subfunções:
a) Pagamento de Pessoal;
b) Planejamento Orçamentário;
c) Execução Orçamentária e Financeira.
VI - Função: Gestão da Documentação e da Informação, com as seguintes Subfunções:
a) Administração Arquivística;
b) Preservação da Memória;
c) Gerenciamento da Tecnologia da Informação.
VII - Função: Gestão das Atividades do Plenário, com as seguintes Subfunções:
a) Apoio Operacional às Sessões;
b) Gerenciamento das Decisões;
c) Gerenciamento da Jurisprudência.
VIII - Função: Gestão do Controle Externo, com a Subfunção:
Assessoramento Técnico.
IX - Função: Educação Corporativa, com as seguintes Subfunções:
a) Capacitação e Qualificação;
b) Programa de Estágio."
"Art. 5º ...
I - mudar de suporte, quando houver necessidade de serem digitalizados;"
"Art. 6º ...
Parágrafo único. Antes da fluência de um ano ou do prazo definido para guarda, é possível, observado o disposto no Anexo III, proceder-se à eliminação de documento cujo prazo de vigência, comprovadamente, se tenha esgotado."
"Art. 70. ...
V - propor ao Presidente do Tribunal de Contas a alteração dos prazos estabelecidos na TTD instituída por este ato ou quaisquer outras alterações que tenham por escopo o atendimento do interesse público, a racionalização dos procedimentos arquivísticos e a preservação dos documentos."
"Art. 10. Integram esta Resolução, apenas como suporte hermenêutico, o Glossário e a Terminologia Arquivística constantes, respectivamente, dos Anexos V e VI."
Art. 2º Fica acrescido o
§ 3º ao art. 7º. da Resolução n. TC- 15 /2004, de 15 de dezembro de 2004, com a seguinte redação:
"§ 3º Após a homologação do Presidente a Comissão deverá encaminhar uma cópia da relação dos processos aprovados para o descarte para ser publicado na forma de Edital no Diário Oficial Eletrônico do TCE/SC."
Art. 3º A Tabela de Temporalidade Documental do Tribunal de Contas do Estado de Santa Catarina - TTD, de que trata a Resolução n. TC- 15 /2004, de 15 de dezembro de 2004, passa a vigorar conforme os Anexos desta Resolução.
Art. 4º Esta Resolução entra em vigor na data da sua publicação.
Art. 5º Ficam revogados os §§ 1º e 2º do art. 2º. e o inciso IV do art. 7º. da
Resolução n. TC- 15 /2004, de 15 de dezembro de 2004.
Florianópolis, em 22 de maio de 2013.
PRESIDENTE
Salomão Ribas Junior
RELATOR
Luiz Roberto Herbst
Wilson Rogério Wan-Dall
Herneus De Nadal
Cleber Muniz Gavi (art. 86,
§ 2º, da LC nº 202 /2000)
Sabrina Nunes locken (art. 86, caput, da LC nº 202 /2000)
FUI PRESENTE
Márcio de Sousa Rosa
Procurador-geral do Ministério Público junto a este Tribunal de Contas
Este texto não substitui o publicado no DOTC-e de 13.06.2013.
ANEXO I
(Resolução n. TC-80/2013)
RELAÇÃO DAS FUNÇÕES E SUBFUNÇÕES COM OS
RESPECTIVOS DETALHAMENTOS
Função: GESTÃO ADMINISTRATIVA
Compreende a regulamentação interna, o funcionamento, a criação e as ações de planejamento e controle que permitem o regular e contínuo desempenho das atividades administrativas do Tribunal de Contas do Estado de Santa Catarina - TCE/SC.
Subfunções:
Ordenamento Jurídico
Envolve as ações de caráter organizatório, abrangendo a elaboração de atos administrativos, a formalização de acordos, a habilitação jurídica e a regulamentação fiscal.
Planejamento das Ações
Compreende a elaboração de planos e diretrizes para a consecução dos fins específicos colimados pelo TCE/SC.
Apoio à Administração Superior
Compreende o agendamento e acompanhamento de compromissos oficiais, o apoio em assuntos protocolares e as relações institucionais e de segurança, como também a organização de cerimônias oficiais. Compreende ainda o apoio ao cidadão.
Controle da Infraestrutura
Compreende a execução e controle dos serviços de manutenção, incluindo os terceirizados, correios, transportes e serviços de sonorização e geração de imagens.
Controle Interno
Compreende a supervisão da gestão orçamentária, financeira e patrimonial do TCE/SC e apoio ao controle externo.
Função: COMUNICAÇÃO INSTITUCIONAL
Envolve o conjunto de procedimentos destinados a difundir informações sobre a política e o funcionamento do Tribunal de Contas para o público interno e externo.
Subfunções:
Assessoria de Imprensa
Compreende o acompanhamento da relação do TCE/SC com a imprensa escrita, falada e televisiva.
Apoio ao Cerimonial
Compreende o acompanhamento da organização de eventos e cerimônias oficiais.
Propaganda e Publicidade
Compreende o planejamento e execução de atividades de propaganda e campanhas de publicidade para divulgação das ações do TCE/SC.
Produção Editorial
Compreende a edição de publicações oficiais e produção intelectual do corpo funcional do TCE/SC.
Supervisão do Portal
Compreende a supervisão da programação visual e da arquitetura do portal e da intranet do TCE/SC.
Função: GESTÃO DE PESSOAS
Envolve as ações de recrutamento, seleção, desenvolvimento, avaliação, acompanhamento da vida funcional, segurança e medicina do trabalho dos servidores do TCE/SC.
Subfunções:
Planejamento e Formulação de Políticas de Pessoas
Compreende a realização de estudos e pesquisas relativos aos padrões de lotação, de adequação dos quadros de pessoal e de classificação de cargos e funções.
Seleção e Desenvolvimento
Compreende a coordenação de processos seletivos e concursos públicos.
Expediente de Pessoal
Compreende a elaboração de atos administrativos relativos à vida funcional, tais como avaliação, concessão de vantagens, direitos e deveres e penalidades disciplinares.
Medicina do Trabalho e Desenvolvimento Social
Compreende as atividades de avaliação da saúde, atendimento médico, odontológico e ambulatorial, como também atividades de promoção da qualidade de vida dos funcionários do TCE/SC e seus familiares.
Função: GESTÃO DE BENS MATERIAIS E PATRIMONIAIS
Compreende a administração de bens móveis e imóveis do TCE/SC, compreendendo sua aquisição, controle, uso, alienação e inutilização.
Subfunções:
Controle de Compras e Serviços
Compreende a administração das diferentes modalidades de aquisição de material de consumo ou permanente.
Controle de Bens Patrimoniais
Compreende as ações que gerenciam os bens patrimoniais do TCE/SC, como o recebimento, cadastramento, distribuição, controle de estoque, transferência e baixa.
Controle do Patrimônio Imobiliário
Compreende as ações de aquisição de bens imóveis, nas mais diversas modalidades, bem como a conservação, melhoria e administração dos mesmos.
Função: GESTÃO ORÇAMENTÁRIA E FINANCEIRA
Compreende a formulação e execução da política orçamentária e financeira do TCE/SC no que se refere ao controle da execução, pagamento de pessoal, distribuição de recursos e alterações orçamentárias.
Subfunções:
Pagamento de Pessoal
Compreende a elaboração dos expedientes necessários ao processamento da folha de pagamento.
Planejamento Orçamentário
Compreende a fixação das diretrizes e formulação de propostas orçamentárias.
Execução Orçamentária e Financeira
Compreende as atividades de controle da contabilidade do TCE/SC.
Função: GESTÃO DA DOCUMENTAÇÃO E DA INFORMAÇÃO
Compreende as políticas arquivísticas, preservação da informação histórica do TCE/SC e controle dos sistemas informatizados e equipamentos.
Subfunções:
Administração Arquivística
Compreende as atividades de classificação, arquivamento, avaliação e descrição de documentos.
Preservação da Memória
Compreende o gerenciamento das informações e documentos históricos de valor permanente do TCE/SC.
Gerenciamento da Tecnologia da Informação
Compreende o controle das ações de implantação, funcionamento e manutenção dos sistemas informatizados e dos equipamentos eletrônicos, bem como às atividades de desenvolvimento de programas de computador e de vistoria e proteção à integridade dos documentos eletrônicos.
Função: GESTÃO DAS ATIVIDADES DO PLENÁRIO
Compreende o apoio e assistência ao funcionamento do Plenário, bem como o gerenciamento das informações sobre normas, jurisprudência e deliberações do TCE/SC.
Subfunções:
Apoio Operacional às Sessões
Compreende o acompanhamento das sessões plenárias, redação das atas, controle e publicação das decisões.
Gerenciamento das Decisões
Compreende o acompanhamento e execução das decisões do Plenário, desde o esclarecimento até a cobrança executiva.
Gerenciamento da Jurisprudência
Compreende o acompanhamento das decisões para manutenção e divulgação do banco de jurisprudência do TCE/SC.
Função: GESTÃO DO CONTROLE EXTERNO
Compreende o assessoramento em matéria inerente ao controle, instrução técnica para o julgamento das contas e apreciação dos demais processos relativos às unidades jurisdicionadas ao TCE/SC.
Subfunção:
Assessoramento Técnico
Compreende o apoio técnico-executivo, o assessoramento e a consultoria referentes ao controle externo.
Função: EDUCAÇÃO CORPORATIVA
Compreende o planejamento, a realização e coordenação de qualificação profissional, treinamento, atualização e pós-graduação dos servidores públicos do Estado, em especial do TCE/SC, bem como ações de orientação, informação e educação para a sociedade.
Subfunção:
Capacitação e Qualificação
Compreende o planejamento e organização de programas de capacitação, aperfeiçoamento de pessoal e educação para a sociedade.
Programa de Estágio
Compreende o planejamento, organização e execução do processo seletivo do programa de estágio do TCE/SC.
ANEXO II
(Resolução n. TC - 80/2013)
TABELA DE TEMPORALIDADE DOCUMENTAL
DO TRIBUNAL DE CONTAS
DO ESTADO DE SANTA CATARINA
SEGUNDO AS FUNÇÕES E SUBFUNÇÕES
FUNÇÃO: GESTÃO ADMINISTRATIVA
SUBFUNÇÃO: Ordenamento Jurídico ATIVIDADES DOCUMENTOS PRAZO DE GUARDA DESTINAÇÃO OBSERVAÇÃO
Corren-te Interme-diário M/S E P
Assessoramento técnico - legislativo e jurídico Expediente de acompanhamento de ação judicial vigente 2 anos x A vigência esgota-se com o término das fases recursal e executória.
Estudo de projeto de lei 2 anos 4 anos x
Lei 4 anos 4 anos x
Processo de requerimento de esclarecimento sobre ato administrativo 4 anos x
Projeto de lei 4 anos 4 anos x
Elaboração de atos administrativos Regulamento, regimento, instrução normativa, resolução, deliberação, portaria, lei orgânica, organograma, ordem de serviço vigente x
Formalização de acordos bilaterais Convênio, termo de cooperação, acordo, protocolo de intenções, termo de parceria vigente 5 anos x
Habilitação jurídica e regularização fiscal e predial Registro no Cadastro Nacional de Pessoa Jurídica - CNPJ x
Cartão CGC x
Certificado BNH x
Cadastro na Receita Federal x
Escritura x
Carnê IPTU x
Instrução de processo e expediente Mandado de segurança vigente x
Ação popular vigente x
Parecer jurídico vigente x x Digitalização
Parecer financeiro vigente x x Digitalização
Informação vigente x
Obs.: Legenda: M/S - mudança de suporte E - eliminação P - permanente
FUNÇÃO: GESTÃO ADMINISTRATIVA
SUBFUNÇÃO: Planejamento das Ações ATIVIDADES DOCUMENTOS PRAZO DE GUARDA DESTINAÇÃO OBSERVA-ÇÃO
Corrente Interme-diário M/S E P
Formulação das diretrizes e metas de ação Organograma vigente 5 anos x
Plano vigente 5 anos x
Projeto vigente 5 anos x
Execução, acompanhamento e avaliação de atividades Balanço do Estado 1 ano x
Cronograma de atividades vigente 1 ano x
Relatório gerencial (acompanhamento de convênios) vigente 5 anos x Documento importante para preservação da memória Institucional
Relatório de atividades 5 anos x São passíveis de eliminação os relatórios cujas informações encontram-se recapitulados em outros.
Relatório anual de atividades do órgão 5 anos 5 anos x Documento importante para preservação da memória Institucional
Relatório de acompanhamento de auditoria 1 ano 5 anos x
Processo de acompanhamento do planejamento estratégico vigente 10 anos x
Informação para proposta orçamentária vigente x
Legislação vigente x
Programação de auditoria externa 1 ano x As informações sobre as auditorias são registradas no relatório de atividades.
Relatório de tramitação de processo vigente 1ano x Informação no relatório de atividades do TCE.
Legenda: M/S - mudança de suporte E - eliminação P - permanente
FUNÇÃO: GESTÃO ADMINISTRATIVA
SUBFUNÇÃO: Apoio à Administração Superior e ao Cidadão ATIVIDADES DOCUMENTOS PRAZO DE GUARDA DESTINA-ÇÃO OBSERVAÇÃO
Corrente Interme-diário M/S E P
Controle de compromissos oficiais Agenda de compromissos oficiais 5 anos x Os compromissos em que o Presidente compareceu estão contemplados no relatório de atividades do TCE.
Pauta de compromissos vigente x
Roteiro de viagens 1 ano x
Agendamento de audiência vigente x A vigência se esgota com a realização da audiência. Esta informação consta do relatório de atividades do TCE.
Convite recebido vigente x A vigência se esgota com a realização do evento.
Apoio logístico Cadastro de datas vigente x Sempre o mais atualizado.
Comunicado de luto 1 ano x
Comunicado sobre realização de cerimônia oficial vigente x
Correspondência vigente x
Requisição de veículo 1 ano x
Organização de eventos ou cerimônias oficiais Agenda de eventos 1 ano x Registro do comparecimento do Presidente ou representante designado consta do relatório de atividades.
Cadastro de autoridades vigente x Sempre o mais atualizado.
Cadastro de comendas outorgadas 4 anos x
Credencial vigente x
Discurso, palestra e conferência 4 anos x
Dossiê do evento 1 ano 5 anos x
Material de divulgação 4 anos x O original deve integrar o dossiê do evento.
Lista de presença 1 ano x
Programa 1 ano x Pelo menos um exemplar no dossiê do evento.
Relação de convidados 4 anos x
Pagamento de eventuais Processo de prestação de contas Até aprovação das contas 5 anos x Resolução TCE/SC nº 16/94, art. 8º.
Gerenciamento das correspondências Convite expedido vigente x
Informação vigente x
Ofício vigente x x
Telegrama vigente x
Controle de reuniões administrativas Ata vigente x
Pauta vigente x
Atendimento ao cidadão Dossiê de demanda da Ouvidoria vigente 5 anos x
Planilha do disque Ouvidoria vigente x
Extrato de demanda da Ouvidoria 4 anos x
Legenda: M/S - mudança de suporte E - eliminação P - permanente
FUNÇÃO: GESTÃO ADMINISTRATIVA
SUBFUNÇÃO: Controle da Infraestrutura ATIVIDADES DOCUMENTOS PRAZO DE GUARDA DESTINA-ÇÃO OBSERVA-ÇÃO
Corrente Interme-diário M/S E P
Recepção e controle da portaria Ficha de entrada de funcionários fora do horário de expediente 1 ano x
Ficha de controle de visitantes 1 ano x
Vigilância Relatório de vigilância noturna 1 ano x
Manutenção e conservação do edifício Orçamento 1 ano x
Ordem de serviço 1 ano x
Relatório de manutenção preventiva 1 ano x
Requisição de pequenos serviços 1 ano x
Serviços de telecomunicações Fatura de conta telefônica vigente x
Planilha de controle de ligações vigente x
Solicitação de serviços e reparos vigente x
Execução de serviços de sonorização e imagem Programação de uso do auditório 1 ano x
Contrato vigente 5 anos x Código Civil, art. 206,
§ 5º, inciso I.
Termo de entrega e instalação de equipamentos vigente x
Fatura dos modens G 3 e G 4 1 ano 5 anos x x Digitalizar pela fragilidade do suporte
Relatório técnico de manutenção vigente x
Relatório dos pontos do som vigente x
Relatório técnico de engenharia vigente x
Controle dos serviços de correio Relatório de correspondência simples 1 ano x
Relatório de SEDEX 1 ano x
Relatório de correspondência registrada 1 ano x
Cópia de telegrama enviado 1 ano x
AR 1 ano x x
Relatório de manutenção da máquina de franquear vigente 2 anos x
Controle da frota Quadro demonstrativo de km percorrido 1 ano 5 anos x
Relatório mensal de despesa 1 ano 5 anos x
Programação de auditorias 1 ano x
Correspondência 1 ano 1 ano x
Avaliação das viagens 1 ano x
Legislação de trânsito vigente x
Controle dos serviços terceirizados Atestado de freqüência escolar 1 ano x
Atestado médico 1 ano x
Correspondência 1 ano 1 ano x
Declaração de matrícula 1 ano x
Legenda: M/S - mudança de suporte E - eliminação P - permanente
FUNÇÃO: GESTÃO ADMINISTRATIVA
SUBFUNÇÃO: Controle Interno ATIVIDADES DOCUMENTOS PRAZO DE GUARDA DESTINA-ÇÃO OBSERVA-ÇÃO
Corrente Intermediário M/S E P
Apuração de irregularidades Processo administrativo disciplinar vigente x x Documentação sigilosa e a guarda deve ser de responsabilida-de da Corregedoria
Processo administrativo de apuração de irregularidade vigente 10 anos x
Inspeção e auditoria Prestação de contas do TCE/SC vigente x x
Programação anual de auditoria interna vigente x
Relatório de auditoria interna vigente x x
Relatório de gestão fiscal do TCE/SC vigente x x
Legenda: M/S - mudança de suporte E - eliminação P - permanente
FUNÇÃO: COMUNICAÇÃO INSTITUCIONAL
SUBFUNÇÃO: Assessoria de Imprensa ATIVIDADES DOCUMENTOS PRAZO DE GUARDA DESTINA-ÇÃO OBSERVAÇÃO
Corrente Intermediário M/S E P
Compilação de notícias Clipping vigente x x
Divulgação das ações do TCE/SC Artigo 1 ano x Os documentos refletem política do órgão.
Release 1 ano x Os documentos refletem política do órgão.
Pauta para a imprensa 1 ano x
Site institucional x Banco de notícias
Outros sites x
Mídias sociais
Mídias eletrônicas
Radiorelease vigente
Banco de imagem vigente x
Registro fotográfico vigente x
Vídeo Institucional vigente x
Legenda: M/S - mudança de suporte E - eliminação P - permanente
FUNÇÃO: COMUNICAÇÃO INSTITUCIONAL
SUBFUNÇÃO: Apoio ao Cerimonial ATIVIDADES DOCUMENTOS PRAZO DE GUARDA DESTINA-ÇÃO OBSERVAÇÃO
Corrente Interme-diário M / S E P
Organização de eventos ou cerimônias oficiais Agenda de eventos 1 ano x Registro do comparecimento do Presidente ou representante designado consta do relatório de atividades.
Discurso, palestra e conferência vigente x
Dossiê do evento 1 ano 5 anos x
Material de divulgação vigente x O original deve integrar o dossiê do evento.
Programa 1 ano x Pelo menos um exemplar no dossiê do evento.
Produção de roteiro e apresentação de eventos Roteiro (meio eletrônico) x
Legenda: M/S - mudança de suporte E - eliminação P - permanente
FUNÇÃO: COMUNICAÇÃO INSTITUCIONAL
SUBFUNÇÃO: Propaganda e Publicidade ATIVIDADES DOCUMENTOS PRAZO DE GUARDA DESTINA-ÇÃO OBSERVA-ÇÃO
Corrente Interme-diário M/S E P
Elaboração da identidade visual do TCE-SC Manual de identidade visual vigente 2 anos x
Projeto executivo vigente 2 anos x
Elaboração de identidade visual de eventos Peças gráficas vigente x
Contratação de empresa e controle da publicidade Processo de contratação vigente 5 anos x
Cadastro das empresas vigente x
Relatório de atividades 2 anos x Informação no relatório de atividades do TCE/SC.
Legenda: M/S - mudança de suporte E - eliminação P - permanente
FUNÇÃO: COMUNICAÇÃO INSTITUCIONAL
SUBFUNÇÃO: Produção Editorial ATIVIDADES DOCUMENTOS PRAZO DE GUARDA DESTINA-ÇÃO OBSERVAÇÃO
Corrente Interme-diário M/S E P
Publicação Boneco vigente x x 1 cópia eletrônica
Livro 2 anos x
Periódico 2 anos x
Folheto 2 anos x
Folder 2 anos x
Legenda: M/S - mudança de suporte E - eliminação P - permanente
FUNÇÃO: GESTÃO DE PESSOAS
SUBFUNÇÃO: Planejamento e Formulação de Políticas de Pessoas ATIVIDADES DOCUMENTOS PRAZO DE GUARDA DESTINA-ÇÃO OBSERVA-ÇÃO
Corrente Interme-diário M/S E P
Elaboração de estudos e pesquisas Pesquisa das necessidades vigente 5 anos x
Proposta orçamentária vigente 5 anos x
Processo de estudo para classificação de cargos e funções 4 anos x
Relatório técnico de dimensionamento do quadro de pessoal 5 anos x
Classificação e cadastro de cargos e funções Processo de alteração do quadro (estrutura) vigente x
Quadro de pessoal (nominata) vigente x
Lei de cargos e funções vigente 2 anos x
Legenda: M/S - mudança de suporte E - eliminação P - permanente
FUNÇÃO: GESTÃO DE PESSOAS
SUBFUNCÃO: Seleção e Desenvolvimento de Pessoas ATIVIDADES DOCUMENTOS PRAZO DE GUARDA DESTINAÇÃO OBSERVAÇÃO
Corrente Interme-diário M/S E P
Recrutamento e seleção Processo de abertura de concurso 5 anos 2 anos x Constituição Federal , art. 37, III.
Edital de convocação 5 anos 2 anos x
Processo de homologação 5 anos 2 anos x
Demonstrativo de vagas por área de habilitação 5 anos 2 anos x
Correspondência 5 anos 2 anos x
Declaração 5 anos 2 anos x
Certidão 5 anos 2 anos x
Contrato com empresa para realizar o concurso vigente 5 anos x Código Civil, art. 206,
§ 5º, inciso I.
Prova (original) 5 anos x
Lista de classificação 5 anos 2 anos x
Recurso administrativo vigente 5 anos x
Requerimento de inscrição 5 anos 2 anos x
Processo de desistência de vaga 5 anos 2 anos x
Processo de consulta 5 anos 2 anos x
Requerimento 5 anos 2 anos x
Contrato de trabalho de celetista vigente x Documento compõe o dossiê do servidor.
Processo de convocação de classificados 5 anos 2 anos x
Rescisão contratual vigente x Documento compõe o dossiê do servidor.
Legenda: M/S - mudança de suporte E - eliminação P - permanente
FUNÇÃO: GESTÃO DE PESSOAS
SUBFUNÇÃO: Expediente de Pessoal ATIVIDADES DOCUMENTOS PRAZO DE GUARDA DESTINA-ÇÃO OBSERVAÇÃO
Corrente Inter-mediá-rio M/ S E P
Elaboração e registro dos atos relativos a vida funcional Dossiê do servidor vigente x O prazo total de guarda dos documentos é de 100 anos, independente do suporte. Serão transferidos ao arquivo intermediário após a saída do servidor do TCE/SC. Quando se tratar de documentos referentes aos conselheiros do TCESC, será de guarda permanente.
Laudo médico vigente x Documento compõe o dossiê do servidor.
Processo de posse vigente x Documento compõe o dossiê do servidor.
Processo de estágio probatório vigente x Documento compõe o dossiê do servidor.
Certidão de exoneração voluntária vigente x Documento compõe o dossiê do servidor.
Certidão de prestação de serviço no TCE/SC vigente x Documento compõe o dossiê do servidor.
Certidão de tempo de serviço /contribuição vigente x Documento compõe o dossiê do servidor.
Ficha funcional vigente x Documento compõe o dossiê do servidor.
Legislação vigente x
Processo de afastamento vigente x Documento compõe o dossiê do servidor.
Processo de aposentadoria vigente x Documento compõe o dossiê do servidor.
Processo de avaliação / produtividade vigente x Documento compõe o dossiê do servidor.
Processo de desconto 5 anos 2 anos x Documento compõe o dossiê do servidor.
Processo de exoneração voluntária vigente x Documento compõe o dossiê do servidor.
Processo de movimentação / lotação vigente x Documento compõe o dossiê do servidor.
Processo de disposição vigente x Documento compõe o dossiê do servidor.
Processo de transposição vigente x Documento compõe o dossiê do servidor.
Registro diário de ponto 5 anos 2 anos x
Relatório resumo de freqüência 5 anos 2 anos x
Comunicação interna Memorando vigente 5 anos x
Ordem de serviço vigente 5 anos x
Comunicado vigente 5 anos x
Contencioso disciplinar Processo de sindicância vigente x Documento compõe o dossiê do servidor.
Processo administrativo para aplicação de pena disciplinar vigente x Documento compõe o dossiê do servidor.
Pedido ou Recurso de reconsideração vigente x Documento compõe o dossiê do servidor.
Mandado de segurança vigente x Documento compõe o dossiê do servidor.
Recurso vigente x Documento compõe o dossiê do servidor.
Processo de acidente de veículo vigente 5 anos x
Elaboração de expedientes para concessão de vantagens e benefícios Processo de adicionais vigente x Documento compõe o dossiê do servidor.
Processo de licenças vigente x Documento compõe o dossiê do servidor.
Processo de incorporação de cargo vigente x Documento compõe o dossiê do servidor.
Processo de promoção vigente x Documento compõe o dossiê do servidor.
Processo de enquadramento vigente x Documento compõe o dossiê do servidor.
Processo de concessão de pensão especial vigente x Documento compõe o dossiê do servidor.
Processo de concessão de férias atrasadas vigente x Documento compõe o dossiê do servidor.
Processo de averbação por tempo de serviço vigente x Documento compõe o dossiê do servidor.
Portaria de criação de comissão vigente 5 anos x Documento importante para preservação da memória institucional.
Elaboração de contrato de trabalho de bolsistas Rescisão do termo de compromisso vigente 95 anos x
Correspondência 1 ano 1 ano x
Termo de compromisso vigente 95 anos x
Termo de convênio vigente 5 anos x Código Civil, art. 206,
§ 5º, inciso I.
Legenda: M/S - mudança de suporte E - eliminação P - permanente
FUNÇÃO: GESTÃO DE PESSOAS
SUBFUNÇÃO: Medicina do Trabalho e Desenvolvimento Social ATIVIDADES DOCUMENTOS PRAZO DE GUARDA DESTINAÇÃO OBSERVAÇÃO
Corrente Interme-diário M/S E P
Execução de ações sociais Correspondência 1 ano x
Folder vigente x
Projeto vigente x
Relatório de atividades 2 anos x Informação no relatório de atividades do TCE/SC.
Atendimento ao servidor Comunicado 1 ano x
Prontuário odontológico vigente x Até o falecimento do servidor ou de seus dependentes.
Prontuário médico vigente x Até o falecimento do servidor ou de seus dependentes.
Relação de atendimento médico/odontológico 1 ano 1 ano x
Relatório de atividades 2 anos X Informação no relatório de atividades do TCE/SC.
Legenda: M/S - mudança de suporte E - eliminação P - permanente
FUNÇÃO: GESTÃO DE BENS MATERIAIS E PATRIMONIAIS
SUBFUNÇÃO: Controle de Compras e Serviços ATIVIDADES DOCUMENTOS PRAZO DE GUARDA DESTINA-ÇÃO OBSERVAÇÃO
Corrente Interme-diário M/ S E P
Licitação e administração de contratos Contrato vigente 5 anos x Código Civil, art. 206,
§ 5º, inciso I.
Correspondência vigente 5 anos x
Relação das licitações 1 ano 5 anos x
Processo administrativo 1 ano 5 anos x
Cadastramento de fornecedores e prestadores de serviços Processo de registro cadastral 1 ano 1 ano x
Cadastro de fornecedores e prestadores de serviços vigente 5 anos x
Aquisição de material Processo de aquisição de material de consumo Até aprovação das contas 5 anos x
Processo de aquisição de material permanente Até aprovação das contas 5 anos x
Pedido vigente 5 anos x
Orçamento vigente 5 anos x
Correspondência vigente 5 anos x
Legenda: M/S - mudança de suporte E - eliminação P - permanente
FUNÇÃO: GESTÃO DE BENS MATERIAIS E PATRIMONIAIS
SUBFUNÇÃO: Controle de Bens Patrimoniais ATIVIDADES DOCUMENTOS PRAZO DE GUARDA DESTINA-ÇÃO OBSERVAÇÃO
Corrente Inter-mediá-rio M/ S E P
Recebimento e conferência Nota de empenho (cópia) 2 anos x O original deve integrar o balancete.
Nota fiscal (cópia) 2 anos x O original deve integrar o balancete.
Verificação de estoque e distribuição Movimentação contábil e patrimonial 2 anos x O original deve integrar o balancete.
Relatório analítico de material de consumo por centro de custo 1 ano 4 anos x Informação no Relatório Resumo da movimentação contábil e patrimonial.
Relatório analítico de material permanente por centro de custo vigente x Documento eliminado quando se der a baixa do patrimônio.
Planejamento para requisição de material 1 ano 3 anos x
Requisição de material permanente vigente x Documento eliminado quando se der a baixa do patrimônio.
Requisição de material de consumo 1 ano x
Inventário físico do estoque 1 ano x
Registro da movimentação de bens Relatório de incorporação por centro de custo vigente x Documento eliminado quando se der a baixa do patrimônio.
Relatório de movimentação interna de bens permanentes 1 ano x
Guia de transferência de bens permanentes 1 ano x
Defesa de bens patrimoniais Processo de controle de manutenção vigente 1 ano x
Certificado de garantia vigente x
Processo administrativo de sindicância vigente x
Arrolamento para baixa patrimonial Processo de arrolamento de bens móveis Até aprovação das contas 10 anos x O prazo de 10 anos no Arquivo Intermediário corresponde a 5 anos de valor fiscal mais 5 anos de precaução para subsidiar eventuais apurações de irregularidades.
Processo de arrolamento de bens imóveis Até aprovação das contas 10 anos x O prazo de 10 anos no Arquivo Intermediário corresponde a 5 anos de valor fiscal mais 5 anos de precaução para subsidiar eventuais apurações de irregularidades.
Processo de baixa de bem permanente 2 anos 20 anos x
Aquisição de imóveis Processo de aquisição vigente x O documento é importante para assegurar direitos e preservar a memória institucional
Administração e melhorias dos imóveis Projeto de engenharia vigente x Planta: estrutural, elétrica, hidráulica, urbanização, etc.)
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FUNÇÃO: GESTÃO ORÇAMENTÁRIA E FINANCEIRA
SUBFUNÇÃO: Pagamento de Pessoal ATIVIDADES DOCUMENTOS PRAZO DE GUARDA DESTINA-ÇÃO OBSERVA-ÇÃO
Corren-te Interme-diário M/ S E P
Elaboração da folha de pagamento Relatório de desconto ASTC vigente x
Processo de desconto do INSS vigente 5 anos x
Processo de restituição de desconto indevido do IPESC vigente 5 anos x
Legislação vigente x
Índice financeiro vigente x
Processo de contribuição sindical vigente 5 anos x
Processo de estorno vigente 5 anos x
Processo de pagamento de pensão vigente x Documento compõe o dossiê do servidor.
Processo de auxílio creche vigente x Documento compõe o dossiê do servidor.
Processo de desconto com financiamento habitacional vigente x
Espelho da folha vigente x
Índice de aumento salarial vigente 5 anos x
Processo de inspeção de saúde vigente 5 anos x
DIRF vigente 5 anos x
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FUNÇÃO: GESTÃO ORÇAMENTÁRIA E FINANCEIRA
SUBFUNÇÃO: Planejamento Orçamentário ATIVIDADES DOCUMENTOS PRAZO DE GUARDA DESTINAÇÃO OBSERVAÇÃO
Corrente Interme-diário M/ S E P
Fixação das diretrizes e elaboração da política orçamentária Lei de diretrizes orçamentárias 2 anos 2 anos x
Lei do plano plurianual 4 anos 4 anos x
Lei orçamentária anual 2 anos 2 anos x
Proposta orçamentária vigente 5 anos x
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FUNÇÃO: GESTÃO ORÇAMENTÁRIA E FINANCEIRA
SUBFUNÇÃO: Execução Orçamentária e Financeira ATIVIDADES DOCUMENTOS PRAZO DE GUARDA DESTINA-ÇÃO OBSERVA-ÇÃO
Corrente Interme-diário M / S E P
Elaboração de alterações orçamentárias Crédito suplementar Até aprovação das contas 5 anos x
Decreto de alteração 1 anos x
Acompanhamento da execução Nota de empenho Até aprovação das contas 5 anos x O documento integra o balancete.
Comprovante de depósito bancário Até aprovação das contas 5 anos x O documento integra o balancete.
Balanço Até aprovação das contas x
Balancete Até aprovação das contas x
Boletim financeiro Até aprovação das contas 5 anos x O documento integra o balancete.
Relatório de pagamento Até aprovação das contas 5 anos x O documento integra o balancete.
Extrato bancário Até aprovação das contas 5 anos x O documento integra o balancete.
Nota fiscal Até aprovação das contas 5 anos x O documento integra o balancete.
Recibo Até aprovação das contas 5 anos x O documento integra o balancete.
Guia de recolhimento da Previdência Social Até aprovação das contas 5 anos x O documento integra o balancete.
Fatura Até aprovação das contas 5 anos x O documento integra o balancete.
Processo do ISQN/ISS Até aprovação das contas 5 anos x O documento integra o balancete.
Elaboração de relatórios gerenciais e contábeis Relatório de 1/3 das férias Até aprovação das conta 5 anos x O documento integra o balancete.
Recibo auxílio funeral Até aprovação das contas 5 anos x O documento integra o balancete.
Relatório de desconto com seguros vigente 5 anos x O documento integra o balancete.
Ficha financeira Até aprovação das contas 5 anos x O documento integra o balancete.
Relatório para financiamento Até aprovação das contas 5 anos x O documento integra o balancete.
Relatório de pagamentos Até aprovação das conta 5 anos x O documento integra o balancete.
Pagamento de despesas específicas Processo de pagamento de empresas Até aprovação das contas 5 anos x
Processo de pagamento de diárias Até aprovação das contas 5 anos x
Processo de pronto-pagamento Até aprovação das contas 5 anos x
Processo de pagamento de restos à pagar Até aprovação das contas 5 anos x
Relatório de contas de utilidade pública Até aprovação das contas 5 anos x
Relatório de pagamentos de honorários Até aprovação das contas 5 anos x
Relatório de pagamento do PASEP Vigente 5 anos
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FUNÇÃO: GESTÃO DA DOCUMENTAÇÃO E DA INFORMAÇÃO
SUBFUNÇÃO: Administração Arquivística ATIVIDADES DOCUMENTOS PRAZO DE GUARDA DESTINA-ÇÃO OBSERVA-ÇÃO
Corrente Interme-diário M / S E P
Normalização das atividades de arquivo Instrução normativa vigente 5 anos x
Decreto de alteração vigente 2 anos x
Classificação Plano de classificação vigente 5 anos x
Arquivamento Cadastro vigente x
Relação de recolhimento de documentos 4 anos x
Relação de transferência de documentos 4 anos x
Relatório de consultas vigente x Informação no relatório de atividades do TCE/SC.
Relatório de empréstimo vigente x Informação no relatório de atividades do TCE/SC.
Avaliação e destinação Processo relativo aos trabalhos da Comissão de Avaliação vigente x
Tabela de temporalidade vigente x
Termo de eliminação vigente x
Descrição Guia vigente x
Inventário sumário ou analítico vigente x
Catálogo vigente x
Índice vigente x
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FUNÇÃO: GESTÃO DA DOCUMENTAÇÃO E DA INFORMAÇÃO
SUBFUNÇÃO: Preservação da Memória ATIVIDADES DOCUMENTOS PRAZO DE GUARDA DESTINA-ÇÃO OBSERVAÇÃO
Corrente Interme-diário M/S E P
Manutenção de documentos de suporte informacional e de valor histórico Dossiê dos Conselheiros vigente 2 anos x Dossiê com informações diferentes do dossiê do DRH.
Dossiê de eventos vigente 2 anos x
Dossiê de processos polêmicos vigente 2 anos x
Dossiê da LRF vigente 2 anos x
Dossiê sobre publicidade governamental vigente 2 anos x
Dossiê sobre educação vigente 2 anos x
Dossiê sobre Administração Municipal vigente 2 anos x
Dossiê história do TCE/SC vigente 2 anos x
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FUNÇÃO: GESTÃO DA DOCUMENTAÇÃO E DA INFORMAÇÃO
SUBFUNÇÃO: Gerenciamento da Tecnologia da Informação ATIVIDADES DOCUMENTOS PRAZO DE GUARDA DESTINA-ÇÃO OBSERVAÇÃO
Corrente Interme-diário M/S E P
Desenvolvimen-to, implementação e controle de sistemas informacionais Ata de reunião 1 ano x
CD de software vigente 5 anos x
Contrato vigente 5 anos x
Correspondência vigente 5 anos x
Dossiê ACP vigente x
Legislação vigente x
Licença de software vigente x
Manual técnico vigente 5 anos x
Parecer técnico vigente 5 anos x
Relatório com estatística de acesso 1 ano 2 anos x
Documentos de software EAP e de software Channel vigente 5 anos x
Assistência ao usuário Fita DLT vigente x
Formulário de chamado técnico 1 ano x
Planta dos pontos de rede vigente 5 anos x
Termo de garantia de software vigente x
Fita de backup "LTO" vigente x
Help desk vigente 3 anos x
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FUNÇÃO: GESTÃO DAS ATIVIDADES DO PLENÁRIO
SUBFUNÇÃO: Apoio Operacional às Sessões ATIVIDADES DOCUMENTOS PRAZO DE GUARDA DESTINA-ÇÃO OBSERVAÇÃO
Corrente Interme-diário M/S E P
Secretariar as sessões Pauta x Doc. Eletrônco - SIPROC/DOTC-e
Ata 1 ano 5 anos x x Gravada em fita K 7 e transcrita.
Publicação oficial x Doc. Eletrônco
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FUNÇÃO: GESTÃO DAS ATIVIDADES DO PLENÁRIO
SUBFUNÇÃO: Gerenciamento das Decisões ATIVIDADES DOCUMENTOS PRAZO DE GUARDA DESTINAÇÃO OBSERVAÇÃO
Corrente Interme-diário M/S E P
Controle das decisões Acórdão vigente x Original compõe o processo.
Decisão simples vigente x Original compõe o processo.
Instrução normativa vigente x Original compõe o processo.
Decisão normativa vigente x Original compõe o processo.
Parecer prévio vigente x Original compõe o processo.
Prejulgado vigente x
Resolução vigente x Original compõe o processo.
Súmulas vigente x
Ofício 1 ano x x Original compõe o processo.
Certidão 90 dias x x
Cobrança Certidão de débito - título executivo vigente x x Informação em rede. Original compõe o processo.
Informação vigente x x Informação em rede. Original compõe o processo.
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FUNÇÃO: GESTÃO DAS ATIVIDADES DO PLENÁRIO
SUBFUNÇÃO: Gerenciamento da Jurisprudência ATIVIDADES DOCUMENTOS PRAZO DE GUARDA DESTINAÇÃO OBSERVA-ÇÃO
Corrente Interme-diário M/S E P
Divulgação da Informações Boletim Informativo x Doc. Eletrônico
Legenda: M/S - mudança de suporte E - eliminação P - permanente FUNÇÃO: GESTÃO DO CONTROLE EXTERNO SUBFUNÇÃO: Assessoramento Técnico
ATIVIDADES DOCUMENTOS PRAZO DE GUARDA DESTINAÇÃO OBSERVAÇÃO
Corrente Interme-diário M / S E P
Elaboração de relatórios técnicos Documentação de suporte vigente x
Dossiê BID vigente x
Informação/parecer vigente x x Digitalização
Legislação vigente x
Projeto de engenharia vigente 2 anos após T. J. x
Instrução e reinstrução de processo Atos de pessoal(APE) Consulta(CON) Denúncia(DEN) Edital de licitação(ELC) Licitações, Contratos, Convênios, Instrumentos análogos(LCC) Verificação da LRF(LRF) Pedido de auditoria ALESC(PDA) Processo de monitoramento(PMO) Pensão e auxílio especial(PPA) Pedido de informação ALESC(PPI) Representação(REP) Relatório de auditoria(RLA) Relatório de inspeção(RLI) vigente x x Digitalização
Balanço anual das unidades gestoras/PCA vigente 2 anos após T. J. x Após trânsito em julgado digitalizar e encaminhar à Origem
Prestação de contas do Governo/PCG vigente x Após a decisão digitalizar e encaminhar à ALESC.
Contas anuais do município prestadas pelo Prefeito/PCP Pedido de reapreciação - Prestação de contas do Prefeito/PRP vigente x Após trânsito em julgado digitalizar e encaminhar à Câmara Municipal.
Recurso/REC vigente 2 anos após T. J. x x Originais acompanham o processo principal
Revisão/REV vigente x x Originais acompanham o processo principal
Prestação de contas de recursos repassados/PCR Tomada de contas especial/TCE - instaurada na origem vigente 2 anos após T. J. x Após prazo intermediário digitalizar e encaminhar à Origem
Tomada de contas especial/TCE - conversão vigente 2 anos após T. J. x x
ADM - Corregedoria Geral - Gabinete de Conselheiro Diretoria Geral de Plan. e Adm. - Diretoria Geral de Controle Externo - Consultoria Geral - Diretoria de Adm. e Fin. 2 anos x x
ADM - Secretaria Geral vigente x x
Processo Normativo(PNO) 2 anos x x
Apoio administrativo Memorando 1 ano 1 ano x
Informação 1 ano 1 ano x
Registro de controle de documentos 1 ano 1 ano x
Registro de controle de processo 1 ano 1 ano x
Acompanha - mento das informações sobre as unidades gestoras Ofícios vigente 2 anos x Original deve ser juntado no processo.
Requisição de documentos 1 ano 1 ano x Original deve ser juntado no processo.
Ata das sessões legislativas julgamento das contas x x
Declaração de bens vigente x x Lei Federal nº 8.730 /93 e Lei Complementar Estadual nº 202 /00, art. 115.
Decreto legislativo municipal julgamento das contas x x
Informações da Ouvidoria vigente 2 anos x
Informações do e-Sfinge:
- Econet vigente 3 anos x
- Obras vigente 1 ano x
- Atos Jurídicos vigente 5 anos x
Legenda: M/S - mudança de suporte E - eliminação P - permanente T.J. - Trânsito em julgado
FUNÇÃO: EDUCAÇÃO CORPORATIVA
SUBFUNCÃO: Capacitação e Qualificação ATIVIDADES DOCUMENTOS PRAZO DE GUARDA DESTI - NAÇÃO OBSERVAÇÃO
Corrente Intermediário M/S E P
Definição de necessidades Ata x Digital no SIAP
Cadastro dos instrutores vigente x x
Entrevista x Digital no SIAP
Memorando vigente 2 anos x x
Planilha x Digital no SIAP
Questionário x Digital no SIAP
Relatório x Digital no SIAP
Definição das parcerias Convênio vigente 5 anos x
Protocolo de intenções vigente 5 anos x
Termo de cooperação vigente 5 anos x
Planejamento Projeto pedagógico x Digital no SIAP
Projeto gerencial x Digital no SIAP
Cronograma x Digital no SIAP
Plano de ensino x Digital no SIAP
Material didático x Digital no SIAP
Execução Orçamento x Digital no SIAP
Cadastro/Inscrição x Digital no SIAP
Certificado x Digital no SIAP
Material de divulgação x Digital no SIAP
Check list x Digital no SIAP
Contrato x Digital no SIAP
Relatório x Digital no SIAP
Avaliação Relatório x Digital no SIAP
Legenda: M/S - mudança de suporte E - eliminação P - permanente
FUNÇÃO: EDUCAÇÃO CORPORATIVA
SUBFUNCÃO: Programa de Estágio ATIVIDADES DOCUMENTOS PRAZO DE GUARDA DESTI - NAÇÃO OBSERVAÇÃO
Corrente Interme-diário M/S E P
Definição de necessidades Entrevista x Digital no SIAP
Memorando vigente 2 anos x x
Questionário x Digital no SIAP
Relatório x Digital no SIAP
Planejamento Projeto x Digital no SIAP
Cronograma x Digital no SIAP
Edital x Digital no SIAP
Seleção Inscrição x Digital no SIAP
Prova x Digital no SIAP
Relação dos aprovados x Digital no SIAP
Integração e Formação
Alocação
Legenda: M/S - mudança de suporte E - eliminação P - permanente
ANEXO III
(Resolução n. TC-80/2013)
TRIBUNAL DE CONTAS DO ESTADO DE SANTA CATARINA
COMISSÃO DE AVALIAÇÃO DE DOCUMENTOS DE ARQUIVO
ATA DE REUNIÃO Nº XX/20XX-(XXXXXXX)
Aos xx dias do mês de xxxxxxxxx do ano de xxxx no Tribunal de Contas do Estado de Santa Catarina, às xx:00 horas, reuniram-se os membros da Comissão de Avaliação e Controle Documental do Tribunal de Contas do Estado, instituída pela Portaria TC. 298 /2011, de 05 de maio de 2011. A Presidente da Comissão apresentou para análise a Relação de Eliminação de Documentos nº 0X/20XX (XXXX) que segue anexa a esta Ata, rubricada por todos os presentes. Os membros da Comissão manifestaram-se favoráveis à eliminação, atestando que as referidas séries não apresentam mais nenhum valor que justifique a sua guarda. A seguir a Presidente informou que, a referida Relação de Eliminação, se aprovada pela Comissão, deverá ser encaminhada cópia para o Presidente do TCE/SC, acompanhada da cópia desta Ata. Nada mais havendo a decidir, a Presidente declarou encerrada a reunião que vai assinada por todos os presentes.
FUNÇÃO: GESTÃO DO CONTROLE EXTERNO
SUBFUNÇÃO: Assessoramento Técnico (Inserido pela Resolução N.TC- 136 /2017 - DOTC-e de 06.09.2017) ATIVI-DADES DOCUMEN - TOS PRAZO DE GUARDA DESTI - NAÇÃO OBSERVAÇÃO
Corren - te Interme - diário M/S E P
Autuação e Juntada Documento digitalizado que passa a integrar ou a originar processo eletrônico 1 ano - vide observação x 1 ano e manifestação da Diretoria Técnica e do Relator. Documentos originais serão devolvidos à origem
Elabora - ção de relatórios técnicos Documenta - ção de suporte vigente x
Dossiê BID vigente x
Informação/ parecer vigente x x Digitalização
Legislação vigente x
Projeto de engenharia vigente 2 anos após T. J. x
Instrução e Reinstrução de processo Atos de pessoal(APE) Consulta(CON) Denúncia(DEN) Edital de licitação(ELC) Licitações, Contratos, Convênios, Instrumentos análogos(LCC) Verificação da LRF(LRF) Pedido de auditoria ALESC(PDA) Processo de monitoramento(PMO) Pensão e auxílio especial(PPA) Pedido de informação ALESC(PPI) Representação(REP) Relatório de auditoria(RLA) Relatório de inspeção(RLI) vigente x x Digitalização
Balanço anual das Unidades gestoras/PCA vigente 2 anos após T. J. x Após trânsito em julgado digitalizar e encaminhar à Origem
Legendas:
M/S - mudança de suporte
E - eliminação
P - permanente
T.J. - Trânsito em Julgado
ANEXO IV
(Resolução n. TC-80/2013)
Edital de Eliminação de Documentos e Processos N. XX/20XX
O Presidente do Tribunal de Contas, Conselheiro...., no uso de suas atribuições legais,
considerando a decisão exarada pela Comissão de Avaliação e Controle Documental, instituída por meio da Portaria n. TC- 0298 , de 05 de novembro de 2011, faz saber a quem possa interessar que, nos termos da Resolução CONARQ nº 07/97, a partir do 45º (quadragésimo quinto) dia subseqüente à data de publicação deste Edital no Diário Oficial Eletrônico do TCE/SC, se não houver oposição, o Tribunal de Contas procederá à eliminação dos seguintes processos: PROCESSO (Tipo/ Nº ) DATA DA DECISÃO
Os interessados, no prazo acima citado, poderão requerer, às suas expensas, o desentranhamento de documentos ou cópias de peças dos conjuntos documentais, mediante petição dirigida ao Presidente do Tribunal de Contas, apresentando respectiva qualificação e documentos e/ou argumentos que fundamentem a legitimidade do pedido.
Florianópolis, XX de XXXXXXX de 20XX.
Presidente
ANEXO V
(Resolução n. TC-80/2013)
G L O S S Á R I O
ALVARÁ: Lei geral que tem por objeto modificações e declarações sobre coisas já estabelecidas (conceito antigo). Documento firmado por autoridade competente certificando, autorizando ou aprovando atos ou direitos (conceito moderno).
ATA: Exposição do que ocorreu durante uma reunião ou sessão.
ATESTADO: Documento em que uma autoridade declara algo, diretamente do fato. Difere da certidão que é uma transcrição.
ATO: Documento governamental que objetiva formas de provimento e de vacância de cargos e funções gratificadas, alterações de vencimentos, direitos conferidos a alguém.
AUTO: Narração escrita pormenorizada e autenticada de um fato.
AVISO: Ordem régia expedida em nome do soberano por secretaria ou órgão competente (conceito antigo). Correspondência entre Ministros de Estado ou Governadores de Estados (conceito moderno).
BANDO: Proclamações, anúncio ou pregão público (conceito antigo).
BOLETIM: Resenha noticiosa e atos normativos, em geral, para ser afixada.
CARTA: Forma de correspondência pela qual as empresas, instituições etc. se dirigem aos particulares em geral.
CARTA-RÉGIA: Ordem real, dirigida a certa autoridade ou pessoa determinada e iniciada pelo nome dela (conceito antigo).
CERTIDÃO: Documento emanado de funcionário de fé pública mediante o qual se transcreve algo já registrado em outro documento de assentamento.
CERTIFICADO: Documento em que uma entidade pública ou privada certifica algo.
CIRCULAR: Ofício, carta ou telegrama enviados simultaneamente a vários destinatários.
CONTRATO: Documento que estabelece a convenção pela qual duas ou mais partes obrigam-se a dar, fazer ou deixar de dar ou fazer alguma coisa.
CONVÊNIO: Ajuste entre entidades.
DECISÃO: Documento em que se registra a resolução aprovada por órgão.
DECRETO: Ato de natureza legislativa que pode ser expedido pelo judiciário, pelo executivo ou pelo legislativo. Pelo executivo, assinado pelo Presidente da República, Governadores ou Prefeitos; tem por objetivo regulamentar uma lei; fixar normas administrativas; nomear, promover ou demitir funcionários. Pelo legislativo é uma resolução sujeita à promulgação do Presidente do Senado Federal. Pelo judiciário são as sentenças judiciais.
DECRETO-LEI: Decreto em forma de lei que, num período ditatorial ou anormal de governo, é expedido pelo chefe, de fato, do Estado, que concentra nas suas mãos o poder legislativo então suspenso.
DESPACHO: Manifestações escritas de autoridades sobre assuntos de sua competência, submetidos a sua apreciação em autos ou papéis administrativos.
EDITAL: Ordem oficial ou translado de postura afixado em lugares públicos (conceito antigo). Ato governamental que contém determinação, aviso, postura que se publica em diário oficial e/ou se fixa em lugares públicos, para conhecimento de todos ou de determinada pessoa cujo destino se ignora (conceito moderno).
ESTATUTO: Lei orgânica que regulamenta uma entidade pública ou privada.
EXPOSIÇÃO DE MOTIVOS: Documento em que Ministros de Estado e dirigentes de órgãos diretamente subordinados ao Presidente da República a eles se dirigem demonstrando motivos que justifiquem a necessidade de medidas ou providências.
GUIA: Fórmula para pagamento, recolhimento, transferência, remoção.
INDICAÇÃO: Documento legislativo que é a proposição depois que foi aceita por uma das comissões e passa ao plenário.
INFORMAÇÃO: Instrumento pelo qual se fornecem, por solicitação ou ordem, elementos necessários ao preparo do parecer e prolação do despacho.
INSTRUÇÃO: Instrumento para orientar a execução de leis ou decretos.
LEI: Norma jurídica, escrita, emanada do poder competente, com caráter de obrigatoriedade; cria, extingue ou modifica direito.
MANIFESTO: Declaração pública das razões que justificam um ato.
MEMORANDO: Forma de correspondência interna de um órgão.
MENSAGEM: Instrumento pelo qual o Presidente da República e os Governadores se comunicam com o poder legislativo ou judiciário, ou ainda dirigida ao povo como um todo.
NOTA: Correspondência oficial de Ministros de um país a outro ou comunicação de caráter oficial emanada de altas autoridades.
NOTIFICAÇÃO: Documento em que se dá a conhecer a uma pessoa ou a uma entidade um preceito ou uma ordem.
OFÍCIO: Correspondência de caráter oficial, equivalente à carta trocada entre autoridades. Entidades privadas não expedem ofício e sim carta.
ORDEM DE SERVIÇO: Documento autorizando a execução de algum serviço.
PARECER: Opinião técnica sobre um ato, servindo de base para a decisão.
PETIÇÃO: Instrumento pelo qual se solicita algo à autoridade pública sem certeza legal ou sem segurança quanto ao despacho favorável.
PORTARIA: Ato escrito por meio do qual Ministro de Estado ou outra alta autoridade determina providências, dá instruções sobre a execução de atos, nomeia e designa funcionários e aplica medidas de ordem disciplinar.
POSTURA: Deliberação municipal escrita que obriga a população ao cumprimento de certos deveres de ordem pública.
PROCESSO: Desenvolvimento de um expediente, incluindo tipos diversos de documentos e que recebendo informações, pareceres e despachos tramita até que se cumpra o ato administrativo que gerou sua criação.
PROCURAÇÃO: Instrumento pelo qual uma pessoa recebe de outra poderes para em nome dela praticar atos ou administrar bens.
PROVISÃO: Ato pelo qual o Rei confere algum benefício ou dá algum ofício a alguém (conceito antigo).
REGIMENTO: Conjunto de princípios e de normas que estabelecem o modo de funcionamento interno de cada repartição.
REGULAMENTO: Conjunto de normas estabelecidas para a perfeita execução de uma lei.
RELATÓRIO: Documento em que se expõe à autoridade superior o desenvolvimento de trabalhos relativos a certos serviços especiais ou num determinado período.
REPRESENTAÇÃO: Exposição escrita apresentada a qualquer autoridade, com queixa ou pedido; exposição, reclamação, petição.
REQUERIMENTO: Documento de certa forma legal, em que se faz pedido à autoridade competente, sob o amparo da lei.
RESOLUÇÃO: Determinação executada através dos tribunais, generais, governadores e secretários de Estado.
TERMO: Declaração escrita em processo ou em livro.
TRANSLADO: Cópia ou reprodução integral de documentos autênticos originais, escritos em livros para esse fim destinados por lei.
ANEXO VI
(Resolução n. TC-80/2013)
TERMINOLOGIA ARQUIVÍSTICA
ACERVO. Totalidade dos documentos conservados num arquivo. Conjunto dos documentos de um arquivo.
ACESSO. Possibilidade de consulta aos documentos de um arquivo, como resultado de autorização legal ou da existência de instrumentos de pesquisa. Em processamento de dados, comunicação com memória, permitindo a inserção, operação e/ou recuperação de dados.
ACONDICIONAMENTO. Processo de embalagem destinado a proteger os documentos e a facilitar seu manuseio.
ACUMULAÇÃO. Reunião orgânica dos documentos produzidos e recebidos no curso das atividades próprias de uma instituição ou pessoa, em oposição à reunião artificial típica da coleção.
ADITAMENTO.Parte acrescida ao final de um documento para alterar, explicar ou corrigir seu conteúdo.
ADMINISTRAÇÃO DE ARQUIVOS. Direção, supervisão e coordenação das atividades de uma instituição arquivística.
ADMINISTRAÇÃO DE DOCUMENTOS. Metodologia de programas para controlar a criação, ou uso, a normalização, a manutenção, a guarda, a proteção, e a destinação de documentos.
AMOSTRAGEM. Método de seleção que permite a guarda parcial e representativa de um determinado conjunto documental, segundo critérios geográfico, alfabético ou cronológico.
ANEXAÇÃO. Ação pela qual se reúne documento a outro, em caráter complementar, guardando ambos relativa autonomia.
ANEXO. Documento reunido a outro por anexação.
APENSAMENTO. Ação pela qual se reúne a um processo, em caráter provisório ou definitivo, documento a ele relacionado.
APOSTILA. Nota ou aditamento feito por uma autoridade à margem de qualquer documento, a título de acréscimo, ilustração, comentário ou interpretação.
AQUISIÇÃO. Ação formal em que se funda a tramitação de propriedade de documentos e arquivos.
ARMAZENAMENTO. Operação que consiste em guardar documentos nos seus devidos lugares, em áreas que lhes são próprias.
ARQUIVAMENTO. Conjunto de operações de acondicionamento e armazenamento de documentos. Ação pela qual a autoridade administrativa ou judiciária determina a guarda de um documento, cessada sua tramitação.
ARQUIVISTA. Profissional de arquivo (profissão regulamentada pela Lei nº 6.546 , de 04/07/1978 - a nível federal, no estado não existe tal categoria).
ARQUIVÍSTICA. Disciplina - também conhecida como arquivologia - que têm por objeto o conhecimento da natureza dos arquivos e das teorias, métodos e técnicas a serem observados na sua constituição, organização, desenvolvimento e utilização.
ARQUIVO. Conjunto de documentos que, independentemente da natureza ou do suporte, são reunidos por processo de acumulação ao longo das atividades de pessoas físicas ou jurídicas, públicas ou privadas, e conservados em decorrência de seu valor. Entidade administrativa responsável pela custódia, pelo processamento técnico e pela utilização dos arquivos sob sua jurisdição. Edifício ou uma de suas partes em que são guardados os documentos. Peça de mobiliário destinada à guarda de documentos.
ARQUIVO CENTRAL. Unidade responsável pelo controle dos documentos acumulados pelos diversos setores e serviços de uma administração e pelos procedimentos técnicos a que devem ser submetidos, independentemente da centralização do armazenamento.
ARQUIVO CORRENTE. Conjunto de documentos estreitamente vinculados aos fins imediatos para os quais foram produzidos ou recebidos e que, mesmo cessada sua tramitação, se conservam junto aos órgãos produtores em razão da freqüência com que são consultados. Conjuntos de documentos em curso ou de uso frequente. Unidade administrativa ou órgão encarregado do arquivo corrente.
ARQUIVO EM DEPÓSITO. Conjunto de documentos colocados sob a guarda de um arquivo permanente, embora não pertençam ao seu acervo. Prédio ou área para armazenamento.
ARQUIVO DESLOCADO. Conjunto de documentos indevidamente removidos do organismo responsável por sua custódia.
ARQUIVO ESTADUAL. Instituição responsável pelos conjuntos de documentos acumulados por órgão dos poderes executivo, legislativo e judiciário, no âmbito da administração estadual direta ou indireta.
ARQUIVO INTERMEDIÁRIO. Conjunto de documentos originários de arquivos correntes com uso pouco frequente. Unidade administrativa ou órgão encarregado do arquivo intermediário. Depósito especialmente construído para o armazenamento temporário de documentos.
ARQUIVO MUNICIPAL. Instituição responsável pelos conjuntos de documentos acumulados por órgãos dos poderes executivo e legislativo, no âmbito da administração municipal direta ou indireta.
ARQUIVO PERMANENTE. Conjunto de documentos custodiados em caráter definitivo, em função de seu valor. Unidade administrativa ou órgão encarregado de um arquivo permanente.
ARQUIVO PÚBLICO. Conjunto de documentos acumulados em decorrência das funções executivas, legislativas e judiciárias do poder público no âmbito federal, estadual e municipal, bem como o conjunto de documentos de entidades de direito privado encarregadas de serviços públicos. Conjunto de documentos produzidos ou recebidos por instituições governamentais de âmbito federal, estadual ou municipal, em decorrência de suas funções específicas, administrativas, judiciárias ou legislativas. Instituições arquivísticas franqueadas ao público.
ARQUIVO SETORIAL. Unidade responsável pelo arquivamento de documentos acumulados por entidade subordinada que, no sistema de arquivos adotado pela administração a que pertencem, dependem tecnicamente do arquivo central.
ARRANJO. Seqüência de operações que, com base no princípio da proveniência e de acordo com um plano previamente estabelecido, visam dispor os conjuntos de documentos de um arquivo de modo a que reflitam a estrutura administrativa e as funções exercidas pelas entidades produtoras. É o processo de ordenação dos fundos, das séries e dos itens documentais. O arranjo é uma operação ao mesmo tempo intelectual e material. ARRANJAR: os documentos uns em relação aos outros; as séries umas em relação as outras; os fundos uns em relação aos outros; dar números de identificação (notação) aos documentos; colocá-los em pastas, caixas ou latas; ordená-los nas prateleiras.
ASSINATURA. Nome de uma pessoa escrito de próprio punho sobre um documento, para indicar sua autoria ou como sinal de validação.
ATENDIMENTO AO PÚBLICO. Função arquivística que consiste em colocar os documentos à disposição dos usuários que os solicitem, dentro de normas estabelecidas.
ATIVIDADE-FIM. Conjunto de operações que uma instituição leva a efeito para o desempenho de suas atribuições específicas e que resulta na acumulação de documento de caráter substantivo para o seu funcionamento.
ATIVIDADE-MEIO. Conjunto de operações que uma instituição leva a efeito para auxiliar e viabilizar o desempenho de suas atribuições específicas e que resulta na acumulação de documentos de caráter instrumental e acessório.
AUTENTICAÇÃO. Processo pelo qual se confere autencidade a um documento, independentemente de sua forma.
AUTENTICIDADE. Qualidade de um documento quando preenche as formalidades necessárias para que se reconheça sua proveniência, independentemente da veracidade do respectivo conteúdo.
AUTUAÇÃO. Ação pela qual um documento recebido no protocolo passa a constituir processo.
AVALIAÇÃO. Processo de análise de arquivos, visando estabelecer sua destinação de acordo com os valores que lhe são atribuídos. Processo de análise de documentos de arquivos, visando estabelecer a sua destinação, de acordo com seus valores probatórios e informativos.
CADASTRO. Registro sistemático de informações sobre entidades, lugares, pessoas e bens, feito por instituições públicas ou privadas.
CAPACIDADE DE ARMAZENAMENTO, Quantidade de documentos que um depósito pode conter, expressa em metros lineares.
CATÁLOGO. Instrumento de pesquisa em que a descrição exaustiva ou parcial de um fundo ou de uma ou mais de suas subdivisões toma por unidade a peça documental, respeitada ou não a ordem de classificação.
CATÁLOGO SELETIVO. Catálogo que toma por unidade documentos previamente selecionados, pertencentes a um ou mais fundos ou arquivos segundo um critério temático.
CICLO VITAL DE DOCUMENTOS. Sucessão de fases por que passam os documentos, desde o momento em que são criados até a sua destinação final.
CIÊNCIA DA INFORMAÇÃO. Corpo de conhecimento relacionados à orientação, reunião, organização, armazenamento, recuperação, interpretação, transmissão, transformação e uso da informação.
CLASSIFICAÇÃO. Seqüência de operações que, de acordo com as diferentes estruturas, funções e atividades da entidade produtora, visam a distribuir os documentos de um arquivo. Restrição ao acesso e uso de arquivos, documentos ou informações imposta pela pessoa física ou jurídica de origem, para efeitos de segurança.
CLIMATIZAÇÃO. Controle de temperatura, de umidade relativa e de poluentes, por meio de instrumentos, com o objetivo de criar uma atmosfera favorável à conservação.
CÓDICE. Livro manuscrito. Livro que reúne documentos manuscritos.
CÓDIGO. Conjunto de símbolos que, mediante convenção, representam um dado.
COLEÇÃO. Reunião artificial de documentos que, não mantendo relação orgânica entre si, apresentam alguma característica comum.
CONSERVAÇÃO. Conjunto de procedimentos e medidas destinadas a assegurar a proteção física dos arquivos contra agentes de deterioração.
CONSULTA. Ação de examinar ou conhecer um documento.
CONTEÚDO. Conjunto dos elementos informativos de um documento.
CONTROLE DE ACERVO: Inspeção com o objetivo de verificar se todos os documentos de um arquivo encontram-se em seus devidos lugares ou representados por guias-fora.
CÓPIA DE SEGURANÇA. Cópia de documento feita com vistas a preservar as informações nele contidas, no caso de perda ou destruição do original.
CORRESPONDÊNCIA. Comunicação escrita, recebida (passiva) ou expedida (ativa).
CUSTÓDIA. Responsabilidade jurídica, temporária ou definitiva, de guarda e proteção de documentos dos quais não se detém a propriedade.
DATA DE ACESSO. Momento a partir do qual um documento, submetido a classificação, fica liberado para consulta.
DATA-BALIZA OU DATA-LIMITE. Elemento de identificação cronológica em que são mencionados os anos de início e término do período abrangido pelos documentos de um processo, dossiê, série, fundo ou coleção.
DATA DE ELIMINAÇÃO. Data estabelecida em tabela de temporalidade para destruição de documentos considerados sem valor permanente.
DEPÓSITO. Ação pela qual os documentos são colocados sob a custódia de uma instituição arquivística. Prédio ou área para armazenamento.
DEPÓSITO LEGAL. Obrigação legal de remeter a bibliotecas, e excepcionalmente a arquivos públicos, um ou mais exemplares de cada obra impressa no país, estado ou município.
DESCLASSIFICAÇÃO. Liberação para consulta pública de arquivos, documentos ou informações anteriormente submetidos á classificação.
DESCRIÇÃO. Conjunto de procedimentos que, a partir de elementos formais e de conteúdo, permitem a identificação de documentos e a elaboração de instrumentos de pesquisa.
DESCRITOR. Palavra, expressão ou símbolo convencionados para expressar o conteúdo de documentos e possibilitar sua recuperação.
DESTINAÇÃO. Em decorrência da avaliação, encaminhando dos documentos à guarda temporária ou permanente, à eliminação e/ou à reprodução.
DESTINATÁRIO. Entidade ou pessoa a quem se dirige um documento.
DIAGNÓSTICO DE ARQUIVOS. Análise das informações básicas (quantidade, localização, estado físico, condições de armazenamento, grau de crescimento, freqüência de consulta e outras) sobre arquivos, a fim de implantar sistemas e estabelecer programas de transferência, recolhimento, microfilmagem, conservação e demais atividades.
DIGITALIZAÇÃO. Reprodução por varredura eletrônica e armazenamento em disco ótico ou outro suporte de alta densidade, permitindo a visualização do documento em terminal de alta resolução ou sua impressão em papel.
DIREITO À INFORMAÇÃO. Preceito legal que garante acesso à informação.
DOAÇÃO. Entrada de documentos num arquivo como resultado da cessão de sua propriedade por pessoa física ou jurídica, a título gratuito e em caráter irrevogável, mediante instrumento legal.
DOCUMENTAÇÃO. Conjunto de documentos. Disciplina que trata da organização e do processamento de documentos, incluindo identificação, análise, armazenamento, recuperação e disseminação da informação. Em processamento de dados conjunto organizado de documentos descritivos do sistema operacional e do software básico.
DOCUMENTAÇÃO AUDIOVISUAL. Gênero documental que utiliza como linguagem básica a associação do som e da imagem.
DOCUMENTAÇÃO CARTOGRÁFICA. Documentação iconográfica que tem por objeto superfícies e estruturas.
DOCUMENTAÇÃO CINEMATOGRÁFICA. Documentação composta de filmes.
DOCUMENTAÇÃO ELETRÔNICA. Documentação cujo conteúdo, registrado em suportes especiais, é acessível apenas por computador.
DOCUMENTAÇÃO ESPECIAL. Documentação composta por gêneros documentais não textuais.
DOCUMENTAÇÃO FONOGRÁFICA. Gênero documental que utiliza como linguagem básica o som.
DOCUMENTAÇÃO FOTOGRÁFICA. Documentação composta de fotografias.
DOCUMENTAÇÃO ICONOGRÁFICA. Gênero documental que utiliza como linguagem básica à imagem.
DOCUMENTAÇÃO MICROGRÁFICA. Documentação composta de microformas.
DOCUMENTAÇÃO ORAL. Documentação resultante de depoimentos, entrevistas, histórias de vida e outras técnicas de recolha de testemunhos orais.
DOCUMENTAÇÃO TEXTUAL. Gênero documental que utiliza como linguagem básica a palavra escrita.
DOCUMENTO. Unidade constituída pela informação e seu suporte.
DOCUMENTO CLASSIFICADO. Documento submetido a classificação de segurança.
DOCUMENTO DESCLASSIFICADO. Documento liberado de classificação.
DOCUMENTO OFICIAL. Documento emitido ou recolhido por instituição do poder público.
DOCUMENTO OSTENSIVO. Documento sem qualquer restrição ao acesso.
DOCUMENTO RESERVADO. Documento sigiloso cujo conteúdo não deve ser do conhecimento do público em geral.
DOCUMENTO SIGILOSO. Documento que, pela natureza de seu conteúdo, requer medidas especiais de acesso, podendo ser classificado como ultra-secreto, secreto, confidencial e reservado, de acordo com o grau de proteção que exige.
DOCUMENTO VITAL. Documento que comprova a existência e os direitos de pessoas físicas e jurídicas, garantindo o prosseguimento de suas atividades.
DOMICÍLIO LEGAL DO DOCUMENTO. Jurisdição a que pertence cada documento, de acordo com a área territorial, a esfera de poder e o âmbito administrativo onde foi produzido e recebido.
DOSSIÊ. Unidade documental em que se reúnem informalmente documentos de natureza diversa, para uma finalidade específica.
ELIMINAÇÃO. Destruição de documentos que, na avaliação, forem considerados sem valor para guarda permanente.
EMPRÉSTIMO. Cessão temporária de documentos para fins de consulta, reprodução ou exposição.
ENTRADA. Termo pelo qual se dá acesso a uma unidade de descrição.
ENTRADA DE DOCUMENTOS. Ingresso de documentos no protocolo ou no arquivo.
ESPÉCIE DOCUMENTAL. Configuração que assume um documento de acordo com a disposição e a natureza das informações nele contida.
EXPEDIENTE. Unidade administrativa encarregada da exposição de correspondência.
EXPOSIÇÃO. Apresentação temporária ou permanente organizada por um arquivo e composta de originais ou reproduções de documentos de seu acervo e/ou de outras instituições, para fins educativos e culturais.
FICHA. Formato que corresponde a um pedaço retangular de papel encorpado ou cartolina, de tamanho padronizado, para registro de informações sucintas.
FORMULÁRIO. Modelo de espécies ou tipos documentais, contendo espaços para o registro de dados variáveis.
FUNCIONOGRAMA. Organograma em que constam funções.
FUNDO. Unidade constituída pelo conjunto de documentos acumulados por uma entidade que, no arquivo permanente, passa a conviver com arquivos de outras. Conjunto de documentos provenientes de uma mesma fonte geradora.
FUNDO ABERTO. Fundo ao qual são sistematicamente acrescentados novos documentos.
FUNDO FECHADO. Fundo ao qual não são acrescentados novos documentos, em virtude da supressão da supressão da unidade produtora.
GÊNERO DOCUMENTAL. Configuração que assume um documento de acordo com o sistema de signos utilizado na comunicação de seu conteúdo.
GESTÃO DE DOCUMENTOS. Conjunto de medidas e rotinas visando à racionalização e eficiência na criação, tramitação, classificação, uso primário e avaliação de arquivos.
GRAU DE SIGILO. Indicador dos níveis de restrição ao acesso.
GRUPO. Divisão de um fundo, definida de acordo com o método estrutural ou funcional.
GUIA. Instrumento de pesquisa que fornece informações básicas sobre um ou mais arquivos e seus fundos.
GUIA DE FONTES. Instrumento de pesquisa que identifica e localiza fundos, grupos ou séries de um ou mais arquivos, relativos a determinado tema.
GUIA-FORA. Indicador colocado no lugar de uma unidade de arquivamento ou peça documental para assinalar sua remoção temporária.
HIGIENIZAÇÃO. Retirada da poeira e outros resíduos estranhos aos documentos, por meio de técnicas apropriadas, com vistas à sua preservação.
IMPRESSO. Documento produzido por meio gráfico.
INDEXAÇÃO. Processo pelo qual se relacionam de forma sistemática descritores ou palavras-chave que permitem a recuperação posterior do conteúdo de documentos e informações.
ÍNDICE. Produto da indexação, como instrumento de pesquisa autônomo ou complemento de outro.
INFORMAÇÃO. Todo e qualquer elemento referencial contido num documento.
INFORMATIZAÇÃO. Uso da informática como apoio para o desempenho de funções arquivísticas.
INSTRUMENTO. Documento pelo qual se formalizam todas as ações e fatos jurídicos.
INSTRUMENTO DE GESTÃO. Mecanismo de controle utilizado na gestão de documentos.
INSTRUMENTO PÚBLICO. Instrumento produzido ou processado por serventuário público, dentro dos limites de suas funções e atribuições.
INSTRUMENTO DE PESQUISA. Obra de referência, publicada ou não, que identifica, localiza, resume ou transcreve, em diferentes gruas e amplitudes, fundos, grupos, séries e peças documentais existentes num arquivo permanente, com a finalidade de controle e de acesso ao acervo.
INTEGRIDADE ARQUIVÍSTICA. Característica derivada do princípio da proveniência, segundo a qual um fundo deve ser preservado sem dispersão, mutilação, alienação, destruição não autorizada ou acréscimo indevido.
INVENTÁRIO. Instrumento de pesquisa em que a descrição exaustiva ou parcial de um fundo ou de uma ou mais de suas subdivisões toma por unidade a série, respeitada ou não a ordem da classificação.
ITEM DOCUMENTAL. Unidade documental materialmente indivisível.
JUNTADA. Ação pela qual se insere em um processo, definitivamente, documento que, pela sua natureza, dele deva fazer parte integrante.
JURISDIÇÃO ARQUIVÍSTICA. Competência legalmente atribuída a uma instituição quanto à entrada, custódia, propriedade, transferência, eliminação e recolhimento de arquivos.
LEGISLAÇÃO ARQUIVÍSTICA. Conjunto de atos normativos que disciplinam a circulação e a sistematização dos componentes do patrimônio arquivístico e que regem a estrutura e o funcionamento das instituições arquivísticas de um país.
LISTA DE ELIMINAÇÃO. Relação de documentos cuja eliminação foi legalmente autorizada.
LISTAGEM. Enumeração de documentos com dados identificadores, para fins de controle ou informação.
LIVRO. Formato que corresponde a diversas folhas ou cadernos, impressos ou manuscritos, reunidos sob capa de material resistente.
MAÇO. Conjunto de documentos amarrados ou reunidos num mesmo invólucro, formando uma unidade de arquivamento.
MÉTODO ESTRUTURAL. Na classificação, procedimento baseado na estrutura administrativa das entidades produtoras do arquivo.
MÉTODO FUNCIONAL. Na classificação, procedimento baseado nas funções exercidas pelas entidades produtoras do arquivo.
MICROFILMAGEM. Produção de imagens fotográficas de um documento, em tamanho altamente reduzido.
MINUTA. Forma sob a qual um documento antes de sua feição definitiva, apresenta texto abreviado ou completo que, embora sem os sinais de validação, já foi devidamente revisado.
NOTAÇÃO. Identificação das unidades de arquivamento, feita através de números, letras ou combinação de números e letras, para permitir sua localização nos depósitos.
NOTARIADO. Serviço exercido pelos cartórios e tabelionatos para o assento de ações jurídicas.
ORDENAÇÃO. Disposição dos documentos de uma série, a partir de elemento convencionado para sua recuperação.
ORGANICIDADE. Qualidade segundo a qual os arquivos refletem a estrutura, funções e atividades da entidade acumuladora em suas relações internas e externas.
ORGANOGRAMA. Representação gráfica que, por refletir a estrutura organizacional de uma entidade produtora de arquivo, facilita o emprego do método estrutural.
ORIGINAL. Forma sob a qual um documento feito por vontade expressa de seu autor, é conservado no suporte e formato em que foi emitido, com os devidos sinais de validação.
PAGINAÇÃO. Numeração da frente e do verso das folhas de um documento.
PALAVRA-CHAVE. Palavra ou grupo de palavras retiradas diretamente de um ou mais documentos, para indicar seu conteúdo e facilitar sua recuperação.
PASTA. Invólucro de material rígido, dobrado de maneira que nele se possam guardar documentos.
PATRIMÔNIO ARQUIVÍSTICO. Conjunto dos arquivos de valor permanente, públicos ou privados, acumulados no âmbito de um país, de um estado ou de um município.
PEÇA. Unidade documental materialmente indivisível.
PLANO DE ARMAZENAMENTO. Distribuição prévia das áreas de depósito de um arquivo, indicando não só o local das estantes e outros equipamentos, mas também a utilização atual e futura dos espaços disponíveis.
PLANO DE ARQUIVAMENTO. Esquema preestabelecido para armazenamento, ordenação e classificação.
PLANO DE CLASSIFICAÇÃO. Esquema pelo qual se processa a classificação de um arquivo.
PLANO DE DESTINAÇÃO. Conjunto de instrumentos de destinação de documentos.
PRAZO DE GUARDA OU RETENÇÃO. Período definido na tabela de temporalidade, durante o qual os documentos permanecem no arquivo corrente e no arquivo intermediário.
PRESCRIÇÃO. Condição pela qual se extinguem prazos para aquisição ou perda de direitos contidos nos documentos.
PRESERVAÇÃO. Função arquivística destinada a assegurar as atividades de acondicionamento, armazenamento, conservação e restauração de documentos.
PRINCÍPIO DA PROVENIÊNCIA. Princípio segundo o qual os arquivos originários de uma instituição ou de uma pessoa devem manter sua individualidade, não sendo misturados aos de origem diversa.
PROCESSO. Unidade documental em que se reúnem oficialmente documentos de natureza diversa, no decurso de uma ação administrativa ou judiciária, formando um conjunto materialmente indivisível.
PROTEÇÃO LEGAL DOS ARQUIVOS. Conjunto de medidas legais destinadas a impedir a destruição, deterioração e exportação de documentos que integram o patrimônio arquivístico.
PROTOCOLO. Setor encarregado do recebimento, registro, distribuição e tramitação de documentos.
PROVENIÊNCIA. Instituição ou pessoa legitimamente responsável pela produção, acumulação ou guarda de documentos.
QUALIDADE ARQUIVÍSTICA. Conjunto das propriedades materiais dos suportes que permitem a guarda indefinida dos documentos, sob determinadas condições de controle. Propriedade atribuída a um arquivo quando reflete a continuidade adequada de custódias.
RECOLHIMENTO. Passagem de documentos do arquivo intermediário para o arquivo permanente.
RECUPERAÇÃO DA INFORMAÇÃO. Conjunto de procedimentos, usualmente automatizados, pelos quais as referências ou dados contidos em documentos são indexados e armazenados, de maneira que possam ser encontrados em resposta a comandos específicos.
REDE. Conjunto de linhas de comunicação entre computadores ou entre estes e terminais de teleprocessamento.
REGISTRO. Livro no qual são referenciados ou transcritos documentos expedidos. Livro no qual são referenciados ou transcritos documentos recebidos e títulos. Atividade do setor de protocolo que consiste na elaboração de instrumento de controle da entrada de documentos e da sua tramitação. Atividade de um arquivo que consiste na elaboração de instrumento de controle da entrada de documentos por transferência, recolhimento, reintegração, compra, arrematação, doação, legado ou depósito. Em processamento de dados, conjunto de dados relacionados, tratados como unidade e usualmente distribuídos em campos informativos.
REINTEGRAÇÃO Recondução de documento ao seu lugar de armazenamento. Ação judiciária para recondução de documento ao fundo ou arquivo a que pertence.
RELAÇÃO DE RECOLHIMENTO. Instrumento de controle da passagem de documentos do arquivo intermediário para o arquivo permanente.
RELAÇÃO DE TRANSFERÊNCIA. Instrumento de controle da passagem de documentos do arquivo corrente para o arquivo intermediário.
REPRODUÇÃO. Cópia exata de um documento no conteúdo e no aspecto formal, mas não necessariamente em suas dimensões.
RESTRIÇÃO DE ACESSO. Limitação à possibilidade de consulta, decorrente de regulamentação que determina prazos ou exclusões gerais.
SÉRIE. Seqüência de unidades de um mesmo tipo documental.
SERVIÇO DE REFERÊNCIA. Conjunto de atividades destinadas a orientar o usuário do arquivo sobre os documentos relativos ao tema de seu interesse, o acesso a eles, os instrumentos de pesquisa disponíveis e as condições para obter reproduções.
SISTEMA DE ARQUIVOS. Conjunto de arquivos de uma mesma esfera governamental ou de uma mesma entidade, pública ou privada, que, independentemente da posição que ocupam nas respectivas estruturas administrativas, funcionam de modo integrado e articulado na consecução de objetivos técnicos comuns.
SUBGRUPO. Divisão de um grupo, definida em razão da complexidade estrutural e/ou funcional da entidade produtora de documentos.
SUBSÉRIE. Divisão de uma série, eventualmente utilizada em razão de variantes do tipo documental.
SUCESSÃO ARQUIVÍSTICA. Transferência da propriedade legal dos arquivos resultantes de mudanças de soberania territorial, de divisão administrativa ou de direito de transmissão, próprio de pessoas físicas ou jurídicas.
SUPORTE. Material sobre o qual as informações são registradas.
TABELA DE EQUIVALÊNCIA. Instrumento que estabelece relação de concordância entre diferentes notações dos mesmos documentos.
TABELA DE TEMPORALIDADE. Instrumento de destinação, aprovado pela autoridade competente, que determina prazos para transferência, recolhimento, eliminação e reprodução de documentos.
TABELIONATO. Ofício público encarregado de redigir e instrumentar atos e contratos ajustados entre as pessoas, atribuindo-lhes autencidade e fé pública.
TERMO DE ELIMINAÇÃO. Conjunto de informações obrigatórias que acompanham os documentos a serem eliminados, legitimando sua destruição.
TIPO DOCUMENTAL. Configuração que assume uma espécie documental, de acordo com a atividade que a gerou.
TIPOLOGIA DOCUMENTAL. Estudo dos tipos documentais.
TRAMITAÇÃO. Seqüência de diligências e ações prescritas para o andamento de documentos de natureza administrativa, até seu julgamento ou solução.
TRANSCRIÇÃO. Reprodução literal de um documento escrito ou oral, em que se pode ou não utilizar a ortografia e desdobrar as abreviaturas.
TRANSFERÊNCIA. Passagem de documentos do arquivo corrente para o arquivo intermediário.
TRATAMENTO DOCUMENTAL. Conjunto das atividades de classificação e descrição de documentos.
UNICIDADE. Qualidade pela qual os documentos de arquivo, a despeito de forma, espécie ou tipo, conservam caráter único em função de seu contexto de origem.
UNIDADE DE ARQUIVAMENTO. Recipiente, invólucro ou formato que se tomam por base para fins de acondicionamento e armazenamento.
UNIDADE DE DESCRIÇÃO. Informação, documento ou conjunto de documentos que se tomam por base, independentemente de sua classificação, para elaboração de instrumentos de pesquisa.
USUÁRIO. Pessoa que consulta ou pesquisa documentos num arquivo.
VERBETE. Conjunto articulado de informações referentes a uma unidade de descrição.
VIGÊNCIA. Qualidade pela qual permanecem efetivos e válidos os encargos e disposições contidos nos documentos. No caso de processo a vigência perante o TCE/SC permanece até o encerramento.
VIGENTE. Aplica-se em relação às normas, usos, costumes ou estilos, para exprimir ou indicar que se conservam ou estão em observância ou vigor.
VOLUME. Cada uma das partes em que se subdivide um livro, com paginação e encadernação próprias.
Atos que alteram, regulamentam ou revogam esta Resolução:
Resolução nº 136/2017 de 30/08/2017 - Norma em vigor
Atos que são alterados, regulamentados ou revogados por esta Resolução:
Resolução nº 15/2004 de 15/12/2004 - Norma em vigor