Portaria nº 265/2011

PORTARIA N. TC-265/2011

(Revogada pela Resolução nº 113 /2015)

Dispõe sobre a implantação e estabelece normas para a digitalização de processos e documentos no Tribunal de Contas do Estado de Santa Catarina

O PRESIDENTE DO TRIBUNAL DE CONTAS DO ESTADO, no uso de suas atribuições conferidas pelo art. 90, I, da Lei Complementar 202 , de 15 de dezembro de 2000 e art. 271, I e XXXIX, da Resolução nº TC. 06 /2001, de 03 de dezembro de 2001, e

Considerando que a utilização da digitalização atende aos princípios da economicidade, eficiência, publicidade e outros correlatos;

Considerando que depois da deliberação do Tribunal há devolução de processos aos respectivos órgãos e entidades sujeitos à jurisdição,-sendo conveniente a manutenção de informações destes processos;

Considerando os avanços tecnológicos na área de armazenamento eletrônico de documentos, com ganhos em qualidade e segurança e redução de espaço físico para armazenamento de documentos, RESOLVE:

Art. 1º A digitalização de documentos no âmbito do Tribunal de Contas do Estado de Santa Catarina será implementada e operacionalizada em conformidade com esta Portaria.

Art. 2º Serão digitalizados:

I - Os processos relativos à:

a) Prestação de Contas do Governador (PCG);

b) Prestação de Contas do Prefeito (PCP e PRP);

c) Prestação de Contas Anual de Unidade Gestora Estadual (PCA) - Secretarias, Autarquias, Fundações, Empresas e Fundos, cujas contas foram julgadas irregulares;

d) Prestação de Contas Anual de Unidade Gestora Municipal (PCA) - Câmaras Municipais, Autarquias, Fundações, Empresas, Fundos e Consórcios, cujas contas foram julgadas irregulares;

e) Prestação de Contas de Recursos Repassados (PCR), cujas contas foram julgadas irregulares;

f) Tomada de Contas Especial (TCE), cujas contas foram julgadas irregulares;

g) Auditorias operacionais (AOP);

h) Consultas (CON);

i) Certidões (ADM);

II - Os processos normativos (PNO);

III - Os documentos relativos a:

a) Atas das sessões do Tribunal Pleno ou de Câmara;

b) Pautas das sessões do Tribunal Pleno ou de Câmara;

c) Ofícios expedidos pela Secretaria-Geral.

IV - Outros processos e documentos de interesse do Tribunal de Contas, decorrentes de avaliação da Comissão de Avaliação e Controle Documental-CACD ou por determinação do Presidente, do Relator, de Diretor ou do Consultor-Geral.

§ 1º Os documentos de caráter reservado sob a guarda do Departamento de Recursos Humanos serão digitalizados pela própria unidade.

§ 2º Os processos indicados nas alíneas "a" e "b", do inciso I, depois de digitalizados serão encaminhados à Assembleia Legislativa ou à Câmara de Vereadores, conforme o caso.

§ 3º Os processos, e seus apensados, indicados nas alíneas "c", "d" e "e" do inciso I, depois do trânsito em julgado e de digitalizados, serão devolvidos à origem.

§ 4º Os demais processos e documentos, depois de digitalizados, serão descartados, observadas as normas e prazos estabelecidos na Resolução nº TC. 15 /2004.

Art. 3º Compete à Secretaria-Geral a coordenação e execução dos procedimentos operacionais para a digitalização.

Art. 4º Fica dispensada a digitalização dos processos e documentos disponibilizados em meio eletrônico.

Art. 5º A Diretoria de Informática prestará a assistência técnica necessária ao integral cumprimento desta Portaria.

Art. 6º A Comissão de Avaliação e Controle Documental CACD e a

Secretaria-Geral estabelecerão cronograma e prioridades para a digitalização do estoque de processos e documentos.

Art. 7º Os arquivos eletrônicos correspondentes aos processos e demais documentos digitalizados serão mantidos em caráter permanente, devendo a Diretoria de Informática adotar as providências necessárias, a todo tempo, para a segurança e preservação dos arquivos.

§ 1º Será mantido sistema que permita a localização e consulta eletrônicos, por usuários internos autorizados, dos documentos digitalizados.

§ 2º A disponibilização para consultas em rede interna ou externa dependerá de autorização da Presidência para cada espécie de processo ou de documento digitalizado.

Art. 8º Na solicitação de cópia dos documentos que se encontrem apenas em meio eletrônico cabe à Secretaria-Geral providenciar a impressão e certificação individual de que se trata de reprodução fiel do documento digitalizado mantido em arquivo eletrônico.

Art. 9º A digitalização dispensa a microfilmagem dos processos e documentos.

Art. 10. Esta Portaria entrará em vigor no dia da sua publicação.

Art. 11. Fica revogada a Portaria nº TC - 274 /2003, de 23 de setembro de 2003

Florianópolis, 14 de abril de 2011.

Luiz Roberto Herbst

Presidente

Este texto não substitui o publicado no DOTC-e de 19.04.2011.

Atos que alteram, regulamentam ou revogam esta Portaria:

Resolução nº 113/2015 de 25/05/2015 - Norma em vigor

Atos que são alterados, regulamentados ou revogados por esta Portaria:

Portaria nº 274/2003 de 23/09/2003 - Norma revogada SELECT status_consolidacao FROM leismeta WHERE idlei = 501396 AND idambito = 4 LIMIT 1