Resolução nº 1.020/2014

RESOLUÇÃO Nº 1020/2014

(Revogada pela Resolução nº 1148 /2021)

(Vide Instrução Normativa nº 1 /2016)

Regulamenta o Processo Eletrônico no âmbito do Tribunal de Contas do Estado do Rio Grande do Sul.

O TRIBUNAL DE CONTAS DO ESTADO DO RIO GRANDE DO SUL, no uso de suas atribuições constitucionais e legais;

considerando a necessidade de promover o aperfeiçoamento do controle externo, a ser alcançado mediante o incremento da celeridade processual, com a preservação da necessária segurança na tramitação dos processos; e,

considerando o contido no Processo nº 010231-0200/14-0; RESOLVE:

CAPÍTULO I

DAS DISPOSIÇÕES GERAIS

Art. 1º Esta Resolução regulamenta a implantação e o uso de meio eletrônico na tramitação de documentos e processos, comunicação e transmissão de dados e atos processuais no âmbito do Tribunal de Contas do Estado do Rio Grande do Sul - TCE-RS, por meio do sistema denominado e-TCERS.

§ 1º O funcionamento do e-TCERS e dos serviços correlatos obedecerá ao disposto na Lei Federal nº 11.419 , de 19 de dezembro de 2006, e nesta Resolução.

§ 2º O e-TCERS será acessado pelo portal institucional do TCE-RS na rede mundial de computadores (www.tce.rs.gov.br).

§ 3º A implantação do e-TCERS no âmbito do TCE-RS pressupõe a prévia instalação dos equipamentos apropriados e o treinamento de servidores e jurisdicionados.

Art. 2º O e-TCERS é composto pelos seguintes módulos:

I - e-Protocolo;

II - e-Documento (e-DOC);

III - e-Processo (e-PROC);

IV - e-Comunicações;

V - e-Auditoria (e-AUD); e

VI - Mesa de Trabalho.

Art. 3º Para os efeitos desta Resolução, entende-se por:

I - e-Protocolo: módulo do e-TCERS que tem por finalidade receber documentos eletrônicos via internet e, excepcionalmente, documentos físicos;

II - e-DOC: módulo do e-TCERS que gerencia os documentos eletrônicos enquanto estiverem sendo apreciados pelo Tribunal;

III - e-PROC: módulo do e-TCERS que gerencia os processos eletrônicos de controle externo;

IV - e-Comunicações: módulo do e-TCERS que gerencia as comunicações eletrônicas entre o TCE-RS e os usuários externos;

V - e-AUD: módulo do e-TCERS que gerencia, de forma centralizada, o acesso e a execução de operações relativas aos objetos dos processos de auditoria;

VI - mesa de trabalho: módulo do e-TCERS que gerencia, de forma centralizada, o acesso e a execução de operações relativas aos objetos do processo eletrônico;

VII - usuário interno: todo aquele a quem, em face de suas atribuições institucionais ou funcionais, for autorizada a intervenção em processo eletrônico instaurado no âmbito do TCE-RS;

VIII - usuário externo: qualquer pessoa física ou jurídica a quem for autorizada a intervenção, mediante cadastramento prévio, em processo eletrônico instaurado no âmbito do TCE-RS;

IX - SISCAD: sistema por meio do qual o Administrador, ou o agente público por ele designado, gerenciará o cadastro de pessoas vinculadas ao órgão ou à entidade pela qual é responsável, inclusive em relação às permissões de acesso aos sistemas de controle externo deste Tribunal de Contas;

X - documento eletrônico: documento armazenado sob a forma de arquivo eletrônico, inclusive aquele resultante de digitalização, devendo conter, quando cabível, a respectiva assinatura digital;

XI - processo eletrônico: conjunto de entradas, saídas e movimentações de documentos em formato eletrônico com validação por intermédio de certificação digital, arquivados em banco de dados corporativo com identificação única;

XII - assinatura digital: registro realizado eletronicamente por usuário identificado de modo inequívoco, com o objetivo de assinar determinado documento;

XIII - certificação digital: conjunto de procedimentos que asseguram a integridade das informações e a autoria das ações realizadas em meio eletrônico, mediante assinatura digital;

XIV - autoridade certificadora: entidade autorizada a emitir, suspender, renovar ou revogar certificados digitais, bem como a emitir lista de certificados revogados, estando obrigada a manter registro de suas operações;

XV - certificado digital: arquivo eletrônico emitido por autoridade certificadora credenciada pela Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira - ICP-Brasil, que contém dados individuais de pessoa ou de instituição e um par de chaves criptográficas utilizados para comprovar identidade em ambiente computacional;

XVI - mídia de armazenamento do certificado digital: dispositivos portáteis, como os tokens, que contêm certificado digital e são inseridos no computador para efetivar a assinatura digital;

XVII - gestão documental: conjunto de procedimentos que objetiva garantir a produção, manutenção e preservação, ao longo do tempo, de documentos fidedignos, autênticos, acessíveis e compreensíveis, independentemente da forma ou do suporte no qual a informação tenha sido armazenada;

XVIII - unidade competente: serviço com competência para tratar o documento;

XIX - gerente de sistema: servidor do TCE-RS responsável por definições relativas a processos de trabalho, regras de negócio, requisitos e utilização de determinada solução de tecnologia da informação;

XX - conversão de autos processuais em papel para meio eletrônico: execução de procedimento que envolve a digitalização do processo objeto da conversão, a inclusão dos arquivos resultantes da digitalização como peças do respectivo processo e a inserção, tanto na versão papel quanto na versão eletrônica, de termo que ateste a fidedignidade da versão eletrônica;

XXI - cópia eletrônica: o documento eletrônico resultante da digitalização de documento físico;

XXII - indisponibilidade técnica: interrupção de acesso ao protocolo eletrônico (e-Protocolo), certificada pelo administrador do sistema no Portal do TCE-RS, decorrente de manutenção programada, de falha nos equipamentos ou nos serviços de tecnologia da informação - TI providos pelo Tribunal ou, ainda, de falha na conexão do Tribunal com a internet;

XXIII - carimbo de tempo: mecanismo que indica, em todo e qualquer documento e/ou transação eletrônica, o momento em que o evento ocorreu, baseando-se na hora oficial brasileira fornecida pelo Observatório Nacional; e

XXIV - unidade protocoladora: unidade responsável pela recepção e protocolo de documentos ou processos no TCE-RS.

CAPÍTULO II

DA CERTIFICAÇÃO DIGITAL

Art. 4º Os documentos eletrônicos produzidos no ambiente do e-TCERS terão garantia de autenticidade, integridade e autoria assegurada nos termos desta Resolução, mediante utilização de assinatura digital baseada em certificado emitido por autoridade certificadora credenciada à ICP-Brasil e de carimbo de tempo.

§ 1º O uso de certificado digital, emitido para pessoa física por autoridade certificadora credenciada à ICP-Brasil é obrigatório para todos os documentos eletrônicos que necessitem de comprovação de autoria e integridade e que tenham sido produzidos em ambiente externo ao do TCE-RS.

§ 2º Todos os documentos eletrônicos que forem assinados no ambiente do e-TCERS receberão carimbo de tempo emitido por equipamento de protocolo eletrônico sincronizado com o Observatório Nacional.

Art. 5º Somente serão admitidos pelo sistema e-TCERS os atos processuais produzidos por meio eletrônico em ambiente externo ao do TCE-RS que apresentem assinatura digital de usuário externo previamente cadastrado, certificada na forma prevista no

§ 1º do artigo 4º desta Resolução.

Art. 6º O TCE-RS proverá o usuário interno de certificado digital e de respectiva mídia de armazenamento.

Parágrafo único. Instrução Normativa estabelecerá os procedimentos necessários para a emissão, utilização e revogação de certificado digital no âmbito do Tribunal de Contas do Estado do Rio Grande do Sul - TCE-RS.

Art. 7º Na hipótese de perda de validade do certificado digital, as assinaturas digitais anteriormente efetuadas permanecem válidas, podendo também ser verificadas a autoria e a integridade dos documentos já assinados.

Art. 8º O uso inadequado do certificado digital fica sujeito à apuração de responsabilidade penal, civil e administrativa, na forma da legislação em vigor.

Parágrafo único. A efetivação de assinatura eletrônica de atos importará aceitação, pelos usuários, das normas regulamentares sobre o assunto e a assunção da responsabilidade pela utilização indevida da assinatura eletrônica.

CAPÍTULO III

DO FUNCIONAMENTO DO PROCESSO ELETRÔNICO

Art. 9º O processo eletrônico deve observar os seguintes requisitos:

I - ser integralmente eletrônico, ressalvada a existência de documentos e objetos físicos vinculados ao processo, nos termos do artigo 17 desta Resolução;

II - ser formado de maneira cronológica e sequencial, com numeração contínua de peças, não cabendo o desdobramento em volumes;

III - possibilitar a consulta a conjuntos segregados de peças processuais;

IV - permitir a vinculação entre processos, em casos de recursos, apensamentos, monitoramentos e outras situações que requeiram autuação de novo processo a partir de um processo de origem, possibilitando a consulta a partir de qualquer deles;

V - ter atos processuais realizados em meio eletrônico, com autenticação assegurada por assinatura digital, realizada com certificado digital válido, expedido por autoridade certificadora vinculada à ICP-Brasil e com temporalidade garantida mediante carimbo de tempo fornecido por equipamento de protocolo eletrônico sincronizado com o Observatório Nacional;

VI - permitir a inserção de documentos digitalizados, com autenticação garantida mediante assinatura digital; e

VII - propiciar consulta a arquivos eletrônicos que originaram peça processual, de modo a possibilitar a utilização de suas funcionalidades, observado o grau de confidencialidade atribuído às informações, em consonância com as normativas do Tribunal.

Art. 10 Os documentos recebidos pelo TCE-RS em meio eletrônico devem atender aos requisitos de autenticidade, integridade, temporalidade e validade jurídica estabelecidos pela ICP-Brasil, bem como outros que venham a ser indicados pelo próprio Tribunal.

§ 1º Os documentos produzidos em meio eletrônico, assinados digitalmente e juntados aos autos em qualquer etapa do processo, serão considerados originais para todos os efeitos legais.

§ 2º Os documentos digitalizados e certificados digitalmente, quando juntados aos autos, têm a mesma força probante dos originais, salvo alegação fundamentada de adulteração, ocorrida antes ou durante o processo de digitalização, na forma da lei processual em vigor.

§ 3º Em casos excepcionais e devidamente justificados pelo Responsável ou interessado, a unidade protocoladora poderá recepcionar documentos físicos, os quais serão digitalizados e assinados por usuário interno que lhes garantirá fé pública, devendo os originais ser devolvidos, no ato, ao interessado.

Art. 11 A autuação de processo eletrônico dispensa a realização de procedimentos típicos de processo em papel, sendo gerado capeamento eletrônico padronizado, o qual conterá, pelo menos, os seguintes elementos:

I - identificação do órgão ou entidade;

II - identificação do tipo de processo;

III - número do processo;

IV - data da autuação;

V - nome do responsável e/ou interessado, conforme o caso; e

VI - advogado (s), se houver.

Art. 12 O usuário externo, no momento da solicitação de protocolo, deverá:

I - preencher os campos obrigatórios contidos no e-Protocolo;

II - fornecer sua qualificação e, se for o caso, a de seu advogado;

III - realizar o acompanhamento da divulgação no endereço eletrônico do TCE-RS, nos períodos em que o serviço não estiver disponível; e

IV - enviar, sob pena de rejeição, as peças essenciais do respectivo processo e documentos complementares, com a observância dos seguintes requisitos:

a) em arquivos distintos de, no máximo, 3 MB (três megabytes);

b) na ordem em que deverão aparecer no processo;

c) em formato portable document format - pdf; e

d) livres de vírus ou ameaças que possam comprometer a confidencialidade, disponibilidade e integridade do sistema e-TCERS.

Art. 13 O e-TCERS fornecerá recibo eletrônico dos documentos e atos processuais praticados pelas partes ou pelos peticionários, o qual conterá informações relativas à data e à hora da prática do ato, à sua natureza, à identificação do processo, se houver, e às particularidades de cada arquivo eletrônico enviado.

Art. 14 Os documentos apresentados por quem não seja parte ou advogado habilitado a atuar no processo serão submetidos à apreciação do Conselheiro-Relator, o qual poderá determinar sua juntada.

Art. 15 Será permitida a realização de atos simultâneos no processo eletrônico quando esses não causarem prejuízo ao adequado tratamento das situações processuais.

Art. 16 Os documentos e processos eletrônicos devem ser classificados no âmbito do TCE-RS, em especial quanto à confidencialidade e ao prazo de retenção, em consonância com suas normativas.

Art. 17 Os documentos e objetos físicos cuja digitalização não seja tecnicamente possível devem ser registrados e convertidos em arquivo eletrônico por meios alternativos, tais como captura de vídeo, imagem fotográfica ou áudio, de modo a viabilizar sua inserção nos autos eletrônicos.

§ 1º Verificada a necessidade da juntada excepcional de documentos em meio físico, seu arquivamento será realizado em local apropriado, fornecendo-se recibo de sua entrega, com registro dos elementos e informações sobre sua vinculação aos autos do processo eletrônico.

§ 2º Os originais de documentos e objetos convertidos em arquivos eletrônicos registrados no e-TCERS permanecerão arquivados e preservados até o trânsito em julgado da decisão, devendo estar acessíveis aos interessados quando solicitados.

§ 3º Vencido o prazo do

§ 2º, será dada ciência aos interessados de que os documentos e objetos deverão ser retirados em trinta dias.

§ 4º Não sendo retirados no prazo previsto no

§ 3º, o TCE-RS fica autorizado a eliminar documentos e objetos que tenham ficado sob sua guarda, sendo vedada sua remessa à unidade de arquivamento, salvo se esses se revestirem de valor histórico.

Art. 18 O apensamento de processo em papel a autos eletrônicos deve ser precedido da conversão do processo para meio eletrônico, nos termos dispostos em Instrução Normativa.

Art. 19 Os pedidos de juntada de documentos e de desentranhamento de peça processual dos autos eletrônicos serão realizados:

I - mediante requerimento do interessado ou de unidade do TCE-RS, com autorização do Conselheiro-Relator; ou

II - por determinação do Presidente ou do Conselheiro-Relator nos processos de sua competência.

Parágrafo único. A juntada e o desentranhamento de peças implicam o registro eletrônico.

Art. 20 A exclusão de peça processual estranha ao processo, indevidamente juntada aos autos eletrônicos, será realizada mediante prévia autorização do Conselheiro-Relator ou do Presidente, nos processos de sua competência, ou, ainda, mediante prévia autorização do Diretor de Controle e Fiscalização - DCF, por delegação, desde que o documento não tenha subsidiado manifestação do Colegiado do TCE-RS.

Parágrafo único. O ato que autorizou a exclusão prevista neste artigo deve ser juntado eletronicamente nos respectivos autos.

Art. 21 O atendimento às solicitações de informações ou de cópias e o pedido de certidões serão realizados, preferencialmente, por meio eletrônico.

Art. 22 A consulta à íntegra dos autos de processos eletrônicos pelo Portal do TCE-RS poderá ser realizada pelos usuários externos devidamente cadastrados.

Parágrafo único. O Tribunal de Contas manterá registro eletrônico de todas as consultas realizadas por meio do sistema e-TCERS, devendo constar a identificação do usuário, data e hora.

Art. 23 Encerrado o processo, os autos serão saneados e arquivados eletronicamente em banco de dados.

§ 1º A consulta aos autos eletrônicos arquivados se dará da mesma forma como se estivessem em movimento e sua reativação será feita de ofício ou mediante petição dos usuários externos, sem despesas de desarquivamento.

§ 2º Os autos eletrônicos arquivados ficarão sujeitos aos procedimentos de gestão documental, incluindo eliminação depois de cumpridos os requisitos estabelecidos em normativa do TCE-RS.

CAPÍTULO IV

DA COMUNICAÇÃO DOS ATOS PROCESSUAIS

Art. 24 Excetuadas as situações em que a lei exigir tratamento diferenciado, todas as intimações de usuários externos serão feitas de forma eletrônica, sem prejuízo da prévia publicação dos mesmos atos intimatórios no Diário Eletrônico.

§ 1º Na condição de usuário externo, o Administrador ou Responsável poderá aderir às regras do processo eletrônico do TCE-RS mediante aceite formal, disponibilizado pelo SISCAD, implicando renúncia a sua intimação, por meio postal e com aviso de recebimento, da abertura de prazo para apresentação de esclarecimentos ou de contrarrazões de recurso.

§ 2º Os membros do Ministério Público de Contas, advogados e os terceiros interessados serão obrigatoriamente intimados por meio eletrônico.

§ 3º A intimação será considerada realizada no dia em que o intimando assinar eletronicamente a intimação, certificando-se nos autos a ocorrência do evento.

§ 4º Quando a assinatura eletrônica prevista no

§ 3º ocorrer em dia não útil, a intimação será considerada realizada no primeiro dia útil seguinte.

§ 5º Caso a assinatura eletrônica prevista no

§ 3º deste artigo não ocorra em até dez dias corridos, contados da data de seu envio pelo TCE-RS, a intimação será considerada automaticamente realizada ao término desse prazo.

§ 6º Em caráter complementar, poderá ser efetivada remessa de correspondência eletrônica e/ou envio de Short Message Service - SMS, comunicando o envio da intimação e a abertura automática do prazo processual, nos termos do

§ 3º deste artigo, aos usuários externos que tiverem manifestado ao TCE-RS seu interesse pela fruição desses serviços.

§ 7º Quando, por motivo técnico, for inviável o uso do meio eletrônico para a realização de intimação, será procedida a digitalização do documento físico e a respectiva autenticação, mediante assinatura digital.

Art. 25 Consideram-se realizados os atos processuais por meio eletrônico no dia e hora do seu envio ao e-Protocolo, com a emissão do respectivo recibo.

§ 1º Os documentos e petições enviados pelo usuário externo por meio eletrônico serão preliminarmente avaliados pela unidade protocoladora, que poderá:

I - rejeitá-los, quando não se tratar de documentação pertinente ao TCE-RS; ou

II - solicitar o seu reenvio, no prazo de cinco dias, renovável por igual período.

§ 2º No caso de reenvio de documentos, será considerada a data do primeiro envio, para os efeitos legais.

§ 3º Quando a petição eletrônica for enviada para atender ao prazo regimental, serão consideradas tempestivas as petições transmitidas até as 24h do último dia do prazo, ressalvada a ocorrência de eventuais indisponibilidades técnicas do sistema e-TCERS.

§ 4º Na hipótese prevista no

§ 3º, a indisponibilidade técnica do sistema e-TCERS, devidamente atestada pelo TCE-RS, implica a prorrogação automática do término do prazo regimental para o primeiro dia útil seguinte à resolução do problema, em consonância com o

§ 2º do artigo 10 da Lei Federal nº 11.419 , de 2006, e com o disposto em Instrução Normativa específica.

Art. 26 Havendo indisponibilidade do serviço de protocolo eletrônico - e-Protocolo no Portal do TCE-RS, devem ser adotadas as seguintes providências:

I - nas interrupções programadas determinadas por autoridade competente do TCE-RS, as medidas indicadas no ato que as anunciar; e

II - nos demais casos, o registro da ocorrência no Portal TCE-RS, com a indicação da data e hora do início e do término da indisponibilidade técnica.

§ 1º Não é considerada indisponibilidade técnica a impossibilidade de acesso ao protocolo eletrônico - e-Protocolo no Portal TCE que decorrer de falha nos equipamentos e nas soluções de tecnologia de informação dos usuários externos ou em suas conexões com a internet.

§ 2º A petição ou documento em papel poderão ser recebidos no Tribunal pela unidade protocoladora, sendo digitalizados e inseridos no sistema por usuário interno que lhes garantirá fé pública, devendo os originais ser devolvidos, no ato, ao interessado.

CAPÍTULO V

DISPOSIÇÕES FINAIS

Art. 27 A autuação e a tramitação eletrônica de documentos e processos obedecerão o planejamento cronológico e sistemático da Presidência do TCE-RS, estabelecido em Instrução Normativa. (Artigo regulamentado pela Instrução Normativa nº 5/2015 nº 11/2016)

§ 1º A partir de 1º de janeiro de 2019, nenhum documento encaminhado pelos jurisdicionados será recebido em meio físico.

§ 2º Até 31 de dezembro de 2019, todos os processos da área finalística deverão tramitar eletronicamente, incluindo-se, nesse prazo, a conversão do acervo de processos físicos para eletrônicos.

Art. 28 O TCE-RS manterá equipamentos de digitalização e de acesso à rede mundial de computadores à disposição dos usuários externos, para entrega de documentos e peças processuais.

Art. 29 A conversão de processo físico para o meio eletrônico observará os requisitos de segurança da informação necessários à garantia da fidedignidade da versão eletrônica das peças processuais digitalizadas.

Art. 30 Após o trânsito em julgado da última decisão proferida nos processos convertidos poderão ser extraídas cópias em papel do respectivo conteúdo eletrônico, as quais serão anexadas ao processo físico e encaminhadas para a destinação final, se a natureza dos mesmos assim o exigir.

Art. 31 A Supervisão de Informática - SINF assegurará meios de recuperação, em caso de perda de informação, e a preservação integral de documentos e processos eletrônicos, incluindo cópias de segurança.

Art. 32 Os casos omissos e a expedição de atos necessários à regulamentação desta Resolução serão objeto de Instrução Normativa expedida pelo Presidente do TCE-RS.

Art. 33 Esta Resolução entrará em vigor na data de sua publicação.

Art. 34 Fica revogada a Resolução nº 982 , de 12 de junho de 2013.

PLENÁRIO GASPAR SILVEIRA MARTINS, em 09 de dezembro de 2014.

Presidente

CONSELHEIRO CEZAR MIOLA

Relator

CONSELHEIRO ALGIR LORENZON

CONSELHEIRO MARCO ANTONIO LOPES PEIXOTO

CONSELHEIRO IRADIR PIETROSKI

CONSELHEIRO ADROALDO MOUSQUER LOUREIRO

CONSELHEIRO ESTILAC MARTINS RODRIGUES XAVIER

CONSELHEIRA-SUBSTITUTA HELOISA TRIPOLI GOULART PICCININI

Estive presente:

PROCURADOR-GERAL DO MINISTÉRIO PÚBLICO JUNTO A ESTE TRIBUNAL,

GERALDO COSTA DA CAMINO

Disponibilizado no Diário Eletrônico de 16-12-2014. Boletim nº 1595/2014.

JUSTIFICATIVA

Transcorrido mais de um ano da implantação do processo eletrônico (e-TCERS), o qual já conta com mais de 9 mil e-protocolos e de 6 mil e-processos, alguns procedimentos que envolvem a tramitação, o acesso e, principalmente, as comunicações eletrônicas dos atos processuais necessitam ser revisados e atualizados.

A revisão da normativa em vigor é, portanto, mais significativa no

Capítulo IV - Da Comunicação dos Atos Processuais, onde se insere a possibilidade de o Administrador ou Responsável aderir às regras do processo eletrônico do TCE-RS mediante aceite formal, disponibilizado pelo Sistema de Cadastro (SISCAD), fato que implicará em renúncia a sua intimação, por meio postal e com aviso de recebimento, da abertura de prazo para apresentação de esclarecimentos ou de contrarrazões de recurso.

Aproveitando a oportunidade, foram procedidos alguns ajustes de redação e, em alguns casos, alterada a ordem dos dispositivos de forma a aproximar a norma ao fluxo processual.

Atos que alteram, regulamentam ou revogam esta Resolução:

Resolução nº 1148/2021 de 15/12/2021 - Norma em vigor

Instrução Normativa nº 11/2016 de 27/07/2016 - Contém informações revogadas tacitamente

Instrução Normativa nº 1/2016 de 07/01/2016 - Contém informações revogadas tacitamente

Instrução Normativa nº 5/2015 de 02/03/2015 - Norma revogada SELECT status_consolidacao FROM leismeta WHERE idlei = 9657 AND idambito = 4 LIMIT 1

Atos que são citados, alterados, regulamentados ou revogados por esta Resolução:

Lei Ordinária nº 11419/2006 de 19/12/2006 Legislação Federal

Resolução nº 982/2013 de 12/06/2013 - Norma revogada SELECT status_consolidacao FROM leismeta WHERE idlei = 9071 AND idambito = 4 LIMIT 1