Instrução Normativa nº 7/2008

INSTRUÇÃO NORMATIVA Nº 7/2008

Dispõe sobre os procedimentos de solicitação de materiais, de serviços, de compras e de inclusão do planejamento orçamentário anual no Sistema Workflow TCE - WFTCE.

O PRESIDENTE DO TRIBUNAL DE CONTAS DO ESTADO, no uso das atribuições previstas no art. 14, inciso XX, do Regimento Interno, aprovado pela Resolução nº 544 /2000 e

considerando o disposto no processo nº 11033-0200/07-4, DETERMINA:

Art. 1º Esta Instrução Normativa estabelece procedimentos para a operacionalização de solicitação de materiais, de serviços, de compras e de inclusão do planejamento orçamentário anual no Sistema Workflow do Tribunal de Contas do Estado - WFTCE.

Art. 2º As solicitações de que trata o caput do artigo 1º somente serão atendidas se tramitarem pelo sistema WFTCE.

Parágrafo único. Somente os servidores integrantes dos Quadros do Tribunal de Contas ou adidos, devidamente autorizados e cadastrados, poderão efetuar operações no sistema WFTCE.

Art. 3º Para a operação do sistema WFTCE, devem ser consideradas as seguintes definições:

I - solicitante é o servidor que inclui a solicitação;

II - aprovador é o servidor que assina a solicitação no âmbito de sua competência, aprovando a solicitação, reprovando-a ou solicitando informações complementares ao solicitante;

III - nível de assinatura é a definição dos diferentes níveis hierárquicos de responsabilidade sobre a solicitação durante sua tramitação, até chegar à unidade fornecedora; e

IV - unidade fornecedora é aquela com responsabilidade sobre o atendimento das solicitações.

§ 1º A função de solicitante será cadastrada e poderá ser exercida por todos os servidores lotados na unidade, observado o parágrafo único do artigo 2º;

§ 2º No âmbito de suas competências, as chefias serão responsáveis por toda e qualquer operação elaborada por meio do WFTCE e, para tanto, serão cadastradas na função de aprovador;

§ 3º Preferencialmente, no âmbito de sua competência, a função de aprovador será exercida pela chefia imediata.

Art. 4º Os materiais ou serviços solicitados pelas unidades serão encaminhados pela unidade fornecedora, com exceção dos materiais solicitados ao Setor de Almoxarifado - SEAL, que deverão ser retirados pelas unidades solicitantes.

Art. 5º Para o gerenciamento do sistema WFTCE são definidas as seguintes competências:

I - as solicitações de alteração de cadastro de serviços, de compras e de materiais fornecidos através do sistema são de responsabilidade da unidade fornecedora;

II - as solicitações de inclusão e de alteração do nível de assinatura são de responsabilidade do chefe da unidade, com a concordância do superior hierárquico;

III - as atualizações do cadastro de serviços, de compras e de materiais disponíveis no sistema e do nível de assinatura das unidades são de competência do Serviço de Sistemas de Informação - SESIS;

IV - as atualizações dos cadastros de papéis e de perfis são de competência do Serviço de Sistemas de Informação - SESIS; e

V - as solicitações de privilégios de acesso são de competências dos respectivos chefes imediatos e devem ser encaminhadas ao Serviço de Rede e Logística - SRI para cadastramento.

Parágrafo único. Em todos os casos, as solicitações, autorizações e atualizações serão exercidas em estrita observância às definições constantes no parágrafo único do artigo 2º e no artigo 3º.

Art. 6º Para prevenir ou sanar ocorrência de eventuais fluxos não encerrados ou paralisados no sistema WFTCE em decorrência de afastamento ou alteração de lotação de servidor aprovador, deverá ser observado:

I - no caso de afastamento definitivo ou superior a trinta dias, a chefia imediata deverá solicitar a transferência das atividades de responsabilidade do servidor no sistema WFTCE, para o servidor que o substituir na função ou para si;

II - se forem substituídos todos os servidores que compõem a cadeia de aprovações da unidade, os novos aprovadores, de imediato, deverão tomar a iniciativa de solicitar ao SESIS a verificação da existência de pendências e a transferência das atividades para os servidores que assumiram as funções; e

III - para prevenção, o SESIS manterá monitoramento semanal do sistema Workflow, remetendo alerta à chefia imediata da unidade sempre que verificar a ocorrência de fluxos não encerrados ou paralisados no sistema por prazo superior a sete dias.

Art. 7º A presente Instrução Normativa entra em vigor nesta data, revogando-se as disposições em contrário, em especial as Instruções Normativas nº 19, de 8 de dezembro de 2005, nº 03, de 18 de maio de 2006, e nº 14, de 7 de novembro de 2006.

Gabinete da Presidência, em 2 de abril de 2008.

Conselheiro João Luiz Vargas

Presidente

JUSTIFICATIVA

Esta Instrução Normativa tem o intuito de sanar situações verificadas durante auditoria levada a efeito no Sistema Workflow, nas quais se teria observado o descumprimento do princípio da segregação de funções e a existência de pedidos e solicitações antigos ainda em aberto no sistema.

A permanente busca da observância ao princípio da segregação de funções é algo que tem pautado a ação do Tribunal de Contas. Esta ainda é a melhor e mais econômica forma de prevenir-se possíveis equívocos no desempenho de algumas atividades. Pode ser explicado da seguinte forma: cada servidor é responsável por uma etapa do trabalho, de sorte que ele pode fiscalizar o que foi feito na etapa anterior. A existência de solicitações ou pedidos em aberto explica-se pelo afastamento de servidores, sejam eles do quadro, adidos ou estagiários, sem que providenciassem no seu encerramento.

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Atos que alteram, regulamentam ou revogam esta Instrução Normativa:

Nenhum Ato.

Atos que são citados, alterados, regulamentados ou revogados por esta Instrução Normativa:

Instrução Normativa nº 19/2005 de 08/12/2005 - Norma revogada SELECT status_consolidacao FROM leismeta WHERE idlei = 9472 AND idambito = 4 LIMIT 1

Instrução Normativa nº 3/2006 de 18/05/2006 - Norma revogada SELECT status_consolidacao FROM leismeta WHERE idlei = 9417 AND idambito = 4 LIMIT 1

Instrução Normativa nº 14/2006 de 07/11/2006 - Norma revogada SELECT status_consolidacao FROM leismeta WHERE idlei = 9532 AND idambito = 4 LIMIT 1

Resolução nº 544/2000 de 21/06/2000 - Norma revogada SELECT status_consolidacao FROM leismeta WHERE idlei = 9140 AND idambito = 4 LIMIT 1