Instrução Normativa nº 17/2009

INSTRUÇÃO NORMATIVA Nº 17/2009

(Revogada pela Instrução Normativa nº 16 /2015)

Regulamenta procedimentos para digitalização e microfilmagem de processos, no âmbito do Tribunal de Contas do Estado.

O PRESIDENTE DO TRIBUNAL DE CONTAS DO ESTADO DO RIO GRANDE DO SUL, no uso das atribuições que lhe são conferidas pelo art. 14, inciso XX, do Regimento Interno, aprovado pela Resolução nº 544 , de 21 de junho de 2000, e

considerando o contido no Processo nº 7.009-0200/08-0, DETERMINA:

Art. 1º Esta Instrução Normativa regulamenta os procedimentos para a digitalização e a microfilmagem de processos no âmbito do Tribunal de Contas do Estado, de responsabilidade do Setor de Arquivo - SEARQ.

Art. 2º Os processos do Tribunal de Contas deverão atender aos seguintes requisitos:

I - os documentos juntados, dentro do possível, deverão apresentar boa legibilidade;

II - não deverá ser utilizado sobre os documentos caneta ou lápis marca-texto;

III - deverá ser inserida apenas uma via de cada documento no processo, desde que a duplicidade não seja imprescindível à sua instrução;

IV - não deverão ser anexados documentos na contracapa dos processos;

V - as folhas devem possuir numeração legível e conter a rubrica de quem as numerou;

VI - deverá ser observada rigorosa ordem seqüencial na numeração das folhas, ficando vedada a aposição de letra à numeração;

VII - não deverão conter folhas em branco;

VIII - deverá ser efetuada numeração das folhas somente no `anverso`, lado superior direito; e

IX - se houver espaço, colocar os pequenos despachos e marcas de carimbo no `anverso` das folhas.

Parágrafo único. Constatado erro na numeração de folhas de um processo e sendo impossível a renumeração, será facultado, a qualquer tempo, à unidade que o observou elaborar informação, descrevendo-a.

Art. 3º Os processos, antes de serem remetidos ao SEARQ para arquivamento, deverão ser saneados por servidor da unidade remetente, mediante o preenchimento do formulário AD-1.4.4.01 - Saneamento de Processo, o qual deverá conter registros sobre:

I - a existência de folha sem rubrica, com falta de numeração, com numeração repetida, rasurada, descontínua, com verso, de documento com deficiência ou de inexistência de documento; e

II - o fato de o processo conter livros, encadernações, jornais, revistas, plantas e assemelhados e mídias, como CD, fita de vídeo, fotos, negativos e disquete.

§ 1º Nos processos que possuam mais de um volume, o formulário de saneamento deverá constar apenas no último, como sua última folha.

§ 2º Se forem inseridos novos documentos em processos já saneados, antes de nova remessa ao SEARQ, deverá ser utilizado, após as inserções, o AD-1.4.4.02 - Saneamento Suplementar de Processo, a ser preenchido por servidor da unidade remetente, o qual deverá conter as mesmas informações mencionadas no caput deste artigo relativas à documentação inserida, mantido o saneamento anterior.

Art. 4º Sempre que a capa de um processo apresentar-se muito danificada deverá ser providenciada, junto ao Setor de Expedição e Protocolo - SEP, a confecção de nova capa.

Art. 5º Quando da preparação dos documentos para digitalização ou microfilmagem, deverão ser adotados os seguintes procedimentos:

I - no caso de documento que contenha deficiência, serão utilizados carimbos contendo as inscrições, "manchado"; "danificado"; "ilegível"; "parcialmente ilegível"; conforme o caso; e

II - no caso de documento que possua `verso`, serão utilizados carimbos contendo a inscrição "verso da folha nº ___", sendo aposto no `anverso` carimbo com a inscrição "vide-verso".

Art. 6º Todos os processos, depois de concluídos os procedimentos de digitalização, receberão, na capa, carimbo com a inscrição "Digitalizado".

Parágrafo único. Entende-se por conclusão dos procedimentos de digitalização a gravação dos arquivos nos dispositivos de armazenamento eletrônico de dados.

Art. 7º Todos os processos, após serem microfilmados, receberão, na capa, carimbo com a inscrição "Microfilmado".

Parágrafo único. Os processos que tratam de assunto relativo a pessoal do Tribunal ou que estejam sujeitos a pedido de revisão só receberão o carimbo com a inscrição "Microfilmado" após a inspeção das respectivas imagens e da atualização da situação no Sistema CIP.

Art. 8º Ao SEARQ incumbe receber somente os processos que satisfaçam as condições estabelecidas nos arts. 2º, 3º, 4º e 5º desta Instrução Normativa.

Art. 9º As situações que não se enquadrem nestas normas serão resolvidas pela Direção Administrativa.

Art. 10 Esta Instrução Normativa entrará em vigor nesta data.

Art. 11 Revogam-se as disposições em contrário, especialmente a Instrução Normativa nº 4 , de 20 de agosto de 1985, e a Instrução Normativa nº 3 , de 20 de julho de 1998.

Gabinete da Presidência, em 20 de agosto de 2009.

Conselheiro João Luiz Vargas,

Presidente.

JUSTIFICATIVA

O presente projeto de Instrução Normativa visa regulamentar os sistemas de digitalização e de microfilmagem de processos no âmbito do TCE, garantindo a redução de custos e uma melhor qualidade dos resultados desses sistemas.

Como conseqüência, visa, ainda, revogar as Instruções Normativas nº 04, de 20 de agosto de 1985, e nº 03, de 20 de julho de 1998.

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Atos que alteram, regulamentam ou revogam esta Instrução Normativa:

Instrução Normativa nº 16/2015 de 29/09/2015 - Norma em vigor

Atos que são citados, alterados, regulamentados ou revogados por esta Instrução Normativa:

Resolução nº 544/2000 de 21/06/2000 - Norma revogada SELECT status_consolidacao FROM leismeta WHERE idlei = 9140 AND idambito = 4 LIMIT 1

Instrução Normativa nº 4/1985 de 20/08/1985 - Norma revogada SELECT status_consolidacao FROM leismeta WHERE idlei = 9441 AND idambito = 4 LIMIT 1

Instrução Normativa nº 3/1998 de 20/07/1998 - Norma revogada SELECT status_consolidacao FROM leismeta WHERE idlei = 9695 AND idambito = 4 LIMIT 1