Circular da Coordenação Geral nº 6/2015

CIRCULAR CG Nº 6/2015

A COORDENAÇÃO-GERAL DO TRIBUNAL DE CONTAS DO ESTADO, devidamente autorizada pela Presidência da Casa, nos termos da Instrução Normativa nº 32 /2008, normatiza o seguinte:

Art. 1º O Inventário Geral de Processos e Documentos Físicos do TCE-RS, relativo ao exercício de 2015, será realizado de acordo com o seguinte calendário:

I - SEADE-SEARQ - Setor de Arquivo: no período de 16 a 27-11-2015; e

II - Demais unidades da Sede e Serviços Regionais: no dia 16-11-2015 (o inventário deverá ser iniciado e concluído no mesmo dia).

Art. 2º Os períodos nos quais os servidores deverão interromper as tramitações físicas e via sistemas de processos e documentos seguirão as seguintes observações:

I - SEADE-SEARQ - Setor de Arquivo: das 12h do dia 13-11-2015 até às 23h59min do dia 27-11-2015 (neste período, nenhum processo ou documento deverá ser enviado para este setor);

II - Serviços Regionais de Auditoria: a tramitação de envio ficará interrompida imediatamente após a remessa do malote do dia 12-11-2015 até às 23h59min do dia 16-11-2015. A tramitação de recebimento ficará interrompida das 12h do dia 13-11-2015 até às 23h59min do dia 16-11-2015; e

III - Demais unidades: das 12h do dia 13-11-2015 até às 23h59min do dia 16-11-2015.

§ 1º A movimentação de processos e documentos durante os períodos relacionados neste artigo somente poderá ocorrer em caráter de exceção, por motivo de urgência, devendo ser devidamente justificada através do AD-9.24 - Resultado de Inventário de Processos e Documentos Físicos.

§ 2º O tratamento de documentos na tela DOC1030 deverá ser evitado nos períodos observados neste artigo, tendo em vista que os registros interferem no resultado do CIP0162-Relatório de Inventário.

Art. 3º Cada gerente de UGB deverá indicar o servidor responsável pela execução do seu inventário e realizará a inscrição deste em um dos treinamentos que serão ministrados no dia 03-11-2015. As inscrições deverão ser realizadas pela Intranet (menu Acesso Rápido, link Eventos-Inscrições) até o dia 28-10-2015. Nos Serviços Regionais de Auditoria, o Coordenador deverá indicar por e-mail à Escola Superior de Gestão e Controle Francisco Juruena - ESGC, até essa mesma data, o nome do servidor responsável pela execução do inventário que irá participar do treinamento na modalidade de Ensino à Distância - EAD, que estará disponível a partir do dia 09-11-2015.

Parágrafo único. Diferentes UGBs com subordinação hierárquica e situadas fisicamente na mesma sala poderão indicar o mesmo responsável pela execução dos respectivos inventários, desde que não comprometa o bom andamento da tarefa, observado o

§ 2º do artigo 4º.

Art. 4º A apuração do estoque efetivo de processos e documentos físicos em cada unidade deverá ser verificada exclusivamente a partir de relatório gerado pelo CIP0162, que deverá ser salvo em meio digital e impresso.

§ 1º As conclusões do inventário deverão ser registradas no formulário padronizado AD-9.24 - Resultado de Inventário de Processos e Documentos Físicos. O responsável pela unidade deverá encaminhá-lo como anexo de e-mail à Assessoria de Gestão e Controle Interno (agci@tce.rs.gov.br), em arquivo PDF, observado o

§ 2º deste artigo. O prazo para envio do formulário será até o dia 04-12-2015 para o SEARQ e até o dia 23-11-2015 para as demais unidades.

§ 2º Deverá ser enviado um AD-9.24 individualizado para cada unidade de trabalho (UGB ou não UGB) relacionada no campo "setor" do relatório corporativo CIP0162.

§ 3º O arquivo digital gerado por download a partir do CIP0162 e o seu impresso utilizado para verificação do inventário deverão ser guardados pelo responsável da unidade, pois poderão ser requisitados para análise posterior.

§ 4º A inexistência de processos ou de documentos físicos também deverá ser comunicada à AGCI por meio do formulário AD-9.24, na forma e dentro dos prazos definidos nos parágrafos 1º e 2º deste artigo.

§ 5º Sendo constatadas divergências, o responsável pela unidade deverá adotar medidas para solucioná-las e, quando do preenchimento do formulário padronizado AD-9.24, deverá descrever detalhadamente as divergências, as providências corretivas adotadas e informar se estão sanadas ou pendentes de solução, encaminhando o formulário à AGCI com observância dos prazos e da forma estabelecidos nos §§ 1º e 2º deste artigo.

§ 6º Quando o prazo previsto no

§ 1º não for suficiente, o responsável pela unidade deverá encaminhar à AGCI, antes do término do prazo, por e-mail, pedido de prorrogação devidamente justificado e não superior a cinco dias úteis, cabendo à referida Assessoria manifestar-se sobre o pleito no mesmo dia.

§ 7º O resultado apurado no formulário padronizado AD-9.24 será analisado pela Assessoria de Gestão e Controle Interno e considerado no Relatório Final do Inventário Geral de Processos e Documentos Físicos do TCE-RS, o qual será submetido à apreciação da Direção-Geral e da Assessoria da Corregedoria-Geral.

§ 8º Eventuais dúvidas sobre o Relatório Corporativo CIP0162 poderão ser esclarecidas mediante acesso aos respectivos links "Utilização Básica", disponível na própria tela do sistema, e "acessar como visitante".

Porto Alegre, 23 de outubro 2015.

VALTUIR PEREIRA NUNES,

Diretor-Geral.

SANDRO CORREIA DE BORBA,

Diretor Administrativo.

LEO ARNO RICHTER,

Diretor de Controle e Fiscalização.

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Nenhum Ato.

Atos que são citados, alterados, regulamentados ou revogados por esta Circular da Coordenação Geral:

Instrução Normativa nº 32/2008 de 06/10/2008 - Norma revogada SELECT status_consolidacao FROM leismeta WHERE idlei = 9527 AND idambito = 4 LIMIT 1