Circular da Coordenação Geral nº 4/2014

CIRCULAR CG Nº 4/2014

A COORDENAÇÃO-GERAL DO TRIBUNAL DE CONTAS DO ESTADO, devidamente autorizada pela Presidência da Casa, nos termos da Instrução Normativa nº 32 /2008, normatiza o seguinte:

Art. 1º O Inventário Geral de Processos e Documentos Físicos do TCE-RS do exercício de 2014 será realizado de acordo com o seguinte calendário:

I - SDM - Setor de Arquivo - SEARQ: de 25-08 a 05-09-2014 (nesse período, nenhum processo deverá ser guiado ao Setor);

II - Demais unidades da Sede e Serviços Regionais: no dia 25-08-2014 (o inventário deverá ser iniciado e concluído no mesmo dia).

Art. 2º A partir das 12 horas do dia 22-08-2014 até às 24h do dia 25-08-2014, nenhum processo ou documento físico deverá ser guiado. Nos Serviços Regionais, a restrição à movimentação de processos e documentos físicos deverá ser observada imediatamente após a remessa do malote da quinta-feira antecedente, dia 21-08-2014, e se estenderá até o dia 25-08-2014.

Art. 3º A chefia de cada setor deverá indicar um responsável pela execução do inventário e realizar a respectiva inscrição no treinamento que será ministrado no dia 14-08-2014. As inscrições deverão ser realizadas pela Intranet (menu Acesso Rápido, link Eventos-Inscrições) até o dia 08-08-2014. Nos Serviços Regionais de Auditoria, o Coordenador indicará à ESGC Francisco Juruena, por e-mail, o nome do responsável pelo inventário, visando à disponibilização desse mesmo treinamento, na modalidade de Ensino à Distância (EAD).

Parágrafo único. O treinamento em EAD, para os Serviços Regionais de Auditoria, será disponibilizado no dia 18-08-2014.

Art. 4º A apuração do estoque efetivo de processos e documentos físicos, em cada unidade, deverá ser verificada exclusivamente a partir do Relatório Corporativo CIP0162 - Relatório de Inventário.

§ 1º Para a realização do inventário, o responsável pela unidade deverá preencher o formulário padronizado AD-9.24 - Resultado de Inventário de Processos e Documentos Físicos, e encaminhá-lo à Assessoria de Gestão e Controle Interno - AGCI, em PDF, como anexo de e-mail, dentro do prazo de até 5 (cinco) dias úteis após a data de seu encerramento. Portanto, o SEARQ deverá enviar à AGCI o referido formulário preenchido até o dia 12-09-2014 e as demais unidades, até o dia 01-09-2014.

§ 2º A inexistência de processos ou de documentos físicos deverá ser comunicada à AGCI por meio do formulário AD-9.24, na forma e dentro dos prazos definidos no

§ 1º deste artigo.

§ 3º Sendo constatadas divergências, a chefia da unidade deverá adotar medidas para solucioná-las e, na sequência, no formulário padronizado AD-9.24, descrever detalhadamente a divergência e as providências corretivas adotadas, encaminhando-o à AGCI com observância dos prazos e da forma estabelecidos no

§ 1º deste artigo.

§ 4º Quando o prazo previsto no

§ 1º não for suficiente, a chefia da unidade deverá encaminhar à AGCI, por e-mail, pedido de prorrogação devidamente justificado e não superior a 5 (cinco) dias úteis, cabendo à referida Assessoria manifestar-se sobre o pleito.

§ 5º O resultado apurado no formulário padronizado AD-9.24 será analisado pela Assessoria de Gestão e Controle Interno e considerado no Relatório Final do Inventário Geral de Processos e Documentos Físicos do TCE-RS, o qual será submetido à apreciação da Direção-Geral e da Assessoria da Corregedoria-Geral.

§ 6º Eventuais dúvidas sobre o Relatório Corporativo CIP0162 poderão ser esclarecidas mediante acesso aos respectivos links "Utilização Básica" e "acessar como visitante".

Porto Alegre, 31 de julho 2014.

VALTUIR PEREIRA NUNES,

Diretor-Geral.

JOSÉ ALAOR SILVEIRA,

Diretor Administrativo, em substituição.

LEO ARNO RICHTER,

Diretor de Controle e Fiscalização.

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Atos que alteram, regulamentam ou revogam esta Circular da Coordenação Geral:

Nenhum Ato.

Atos que são citados, alterados, regulamentados ou revogados por esta Circular da Coordenação Geral:

Instrução Normativa nº 32/2008 de 06/10/2008 - Norma revogada SELECT status_consolidacao FROM leismeta WHERE idlei = 9527 AND idambito = 4 LIMIT 1