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Resolução nº 379/2021

Regulamenta as atribuições do Fiscal, do Gestor Técnico e do Gestor Administrativo de contratos, convênios e demais formas de ajuste de vontades no âmbito Tribunal de Contas do Estado do Rio de Janeiro, e dá outras providências.

RESOLUÇÃO Nº 379, 22 DE SETEMBRO DE 2021

O TRIBUNAL DE CONTAS DO ESTADO DO RIO DE JANEIRO, no uso das atribuições que lhe são conferidas pelo art. 133, caput, da Constituição do Estado e o art. 115, inciso II, do Regimento Interno, aprovado pela Deliberação nº 167 , de 10 de dezembro de 1992;

considerando o teor do artigo 67 da Lei nº 8.666 /93 e do artigo 117 da Lei nº 14.133 /21, que dispõem sobre o acompanhamento e a fiscalização dos contratos administrativos;

considerando o dever de planejamento, fiscalização e gestão da execução dos contratos celebrados, visando a garantir seu pleno adimplemento e prevenir práticas em desconformidade com as regras legais, edilícias e contratuais;

considerando a necessidade de uniformizar as práticas relativas à fiscalização e gestão dos ajustes de vontade celebrados no âmbito deste TCERJ;

considerando a importância de propiciar aos agentes públicos, de forma objetiva e sistematizada, regramentos infralegais e orientações, inclusive de caráter preventivo;

considerando a necessidade de observância aos Princípios da Eficiência e da Segregação de Funções, RESOLVE:

CAPÍTULO I

DAS DISPOSIÇÕES PRELIMINARES

Art. 1º Esta Resolução regulamenta a fiscalização e a gestão técnica e administrativa das contratações, dos convênios e de demais formas de ajustes de vontades no âmbito do Tribunal de Contas do Estado do Rio de Janeiro.

Art. 2º Independentemente da natureza da relação celebrada (contrato, convênio ou outra relação congênere), para os fins tratados nesta Resolução, fica convencionada a utilização dos termos CONTRATAÇÃO, CONTRATO, CONTRATANTE e CONTRATADA.

Art. 3º As atividades de fiscalização e gestão tratadas nesta Resolução consistem na verificação preventiva, rotineira e sistemática da regularidade das obrigações pactuadas, do apoio à instrução processual e do encaminhamento de documentos e informações aos setores competentes para providências que visem assegurar o cumprimento das cláusulas pactuadas, privilegiando a eficiência e a economicidade da contratação.

§ 1º As atividades descritas no caput serão exercidas, especialmente, pelo Fiscal, pelo Gestor Técnico e pelo Gestor Administrativo do contrato.

§ 2º Considera-se:

I - Fiscal do contrato: o servidor representante da unidade requisitante, formalmente designado pelo seu respectivo titular, com o conhecimento necessário e suficiente para acompanhar a execução física da obra, serviço ou fornecimento de bens, nos exatos termos do que fora contratado, responsável pelas anotações de todas as ocorrências em registro próprio.

II - Gestor Técnico do contrato: o titular da unidade requisitante ou algum servidor integrante desta por ele indicado, com conhecimento técnico do objeto, responsável pelo gerenciamento do curso do contrato e pelas decisões que extrapolem as atribuições do Fiscal.

III - Gestor Administrativo: o servidor da Coordenadoria Geral de Gestão Administrativa e Contratual, que atua na fase de execução, auxiliando, sem vínculo hierárquico, o Gestor Técnico e o Fiscal do contrato em relação às questões administrativas e financeiras, em seus aspectos instrumentais, bem como na formalização das alterações contratuais.

§ 3º O exercício das atividades de fiscalização dispostas neste artigo poderá ser atribuído a um único servidor ou à equipe de servidores, desde que fique assegurada a prevalência dessas atividades, as quais, em razão do volume de trabalho, não deverão ter seu desempenho comprometido.

Art. 4º São instrumentos aptos ao exercício da fiscalização e gestão tratada nesta Resolução, quando couber:

I - Edital que regulou a licitação ou o ato que formalizou a contratação direta;

II - Contrato, Convênio, Acordo de Cooperação e demais instrumentos congêneres;

III - Ata de Registro de Preços;

IV - Nota de Empenho;

V - Termo de Referência ou Projeto Básico;

VI - Plano de Trabalho;

VII - Instrumento de Medição de Resultados - IMR;

VIII - Mapa de Riscos da Contratação - MRC;

IX - Proposta Comercial;

X - Termo de autorização de Início da execução do serviço ou de fornecimento de bens;

XI - Ordem de Serviço;

XII - Registro de Ocorrência;

XIII - Diplomas legais, regulamentos e normativos técnicos afetos ao objeto pactuado.

§ 1º São considerados parte integrante do instrumento contratual, o Termo de Referência ou o Projeto Básico, bem como a proposta apresentada pela Contratada, assim como o Plano de Trabalho é considerado parte integrante do instrumento de cooperação.

§ 2º O Fiscal e os Gestores Técnico e Administrativo poderão auxiliar-se de documentos, registros, pareceres, imagens, plantas, arquivos eletrônicos, e-mails e quaisquer outros instrumentos capazes de constituir elemento de demonstração e comprovação dos fatos a que se referem, os quais, em nenhuma hipótese, substituirão sua manifestação circunstanciada, inclusive quanto à descrição dos fatos que mencionam.

CAPÍTULO II

DA DESIGNAÇÃO DE SERVIDORES E DAS VEDAÇOES

Art. 5º A fiscalização e a gestão técnica e administrativa tratadas nesta Resolução serão realizadas por agentes públicos em exercício no TCERJ, preferencialmente pertecentes aos quadros permanentes do Tribunal formalmente designados, para o preparo, a coordenação, o acompanhamento, a conclusão e os demais atos de fiscalizatórios e gerenciais dos contratos.

§ 1º Para cada contratação serão formalmente designados, no bojo do respectivo processo administrativo, no mínimo 01 (um) Fiscal, conforme a natureza e a complexidade do objeto contratual, um Fiscal Substituto, um Gestor Técnico, um Gestor Administrativo e um Gestor Administrativo Substituto.

§ 2º A escolha dos Fiscais e dos Gestores dos contratos deverá observar o histórico funcional do agente público, privilegiando aqueles com boa reputação ético-profissional e que, preferencialmente, detenham, respectivamente, atribuição ou especialização técnica compatível com o objeto contratual e conhecimento das normas afetas às contratações públicas.

§ 3º Excepcionalmente, mediante justificativa e autorização prévias, a Administração poderá contratar terceiros para assistir e subsidiar o Fiscal do contrato com informações técnicas especializadas, o que não lhe exime de suas atribuições e responsabilidades, nem da adoção das providências necessárias à fiel execução do contrato.

§ 4º O Fiscal e os Gestores dos contratos serão auxiliados pelos órgãos de assessoramento jurídico e de controle interno da Administração, que deverão dirimir dúvidas e subsidiá-los com informações relevantes para prevenir riscos na execução contratual.

Art. 6º O encargo da função de Fiscal e de Gestor não pode ser recusado pelo servidor, devendo este, se for o caso, expor ao superior hierárquico as deficiências e limitações técnicas que possam impedir o cumprimento do exercício de suas atribuições.

Parágrafo único. Ocorrendo a situação de que trata o caput, a Administração poderá providenciar a qualificação do servidor para o desempenho das atribuições, conforme a natureza e a complexidade do objeto, ou designar outro servidor com a qualificação requerida.

Art. 7º É vedada a designação de funcionário contratado por prestador de serviço, usualmente denominado terceirizado, ou de estagiário para a função de Fiscal ou de Gestor da contratação, salvo na condição de assistente, nos termos dos artigos 67º, da Lei nº 8.666 /93 e 117º, da Lei nº 14.133 /21.

Art. 8º É vedado aos Fiscais e Gestores de Contratos:

I - transferir as atribuições que lhes forem conferidas pela autoridade competente;

II - exercer o poder de mando sobre os empregados da contratada, devendo reportar - se somente aos prepostos ou responsáveis por ela indicados;

III - promover ou aceitar o desvio de funções dos trabalhadores da contratada, mediante a utilização destes em atividades distintas daquelas previstas no Instrumento Contratual;

IV - considerar os trabalhadores da contratada como colaboradores eventuais do próprio órgão ou entidade responsável pela contratação, especialmente para efeito de concessão de diárias e passagens;

V - indicar pessoas para trabalhar na empresa contratada.

Art. 9º É vedada a designação de agente público para Fiscal ou Gestor que:

I - tenha sido apenado em processo administrativo e a sanção não tenha sido cumprida;

II - tenha, em seus registros funcionais, punições decorrentes da prática de atos lesivos ao patrimônio público;

III - tenha sido condenado por crimes contra a Administração Pública ou por ato de improbidade administrativa;

IV - possua os seguintes vínculos familiares com os administradores da Contratada:

a) que sejam casados, na forma da lei civil;

b) que mantenham união estável, na forma da lei civil;

c) que sejam pais, avós ou bisavós;

d) que sejam filhos, netos ou bisnetos;

e) que sejam irmãos, tios ou sobrinhos;

f) que sejam casados ou mantenham união estável com pais, avós, bisavós, filhos, netos, bisnetos ou irmãos;

g) que sejam ex-cônjuge ou ex-companheiro dos pais, dos avós, dos bisavós, dos filhos, dos netos, dos bisnetos;

V - possua interesse pessoal direto ou indireto no resultado do contrato;

VI - esteja litigando judicial ou administrativamente com preposto, gerente, diretor, proprietário ou sócio da Contratada ou respectivos cônjuges ou companheiros;

VII - tenha amizade íntima ou inimizade notória com alguma das pessoas indicadas no item anterior;

VIII - tenha relação de crédito ou débito com a Contratada ou com as pessoas indicadas no inciso VI deste artigo;

IX - tenha, por qualquer condição, aconselhado a parte contratada ou que dela tenha recebido, a qualquer título, honorários, créditos, presentes ou favores;

X - exerça função incompatível com as designadas, tendo em vista o princípio da segregação das funções.

Parágrafo único. O agente público em situação de impedimento fica obrigado a comunicá-lo, imediatamente, aos seus superiores, a fim de que seja providenciada a designação de outro agente público.

CAPÍTULO III

DAS ATRIBUIÇOES DO FISCAL

Art. 10. Compõem o rol das atribuições essenciais do Fiscal todas as atividades relacionadas ao acompanhamento da execução do escopo pactuado, em especial, as seguintes:

I - conhecer o Edital de Licitação, bem como os documentos relacionados no artigo 4º, com vistas ao pleno conhecimento das condições e obrigações da contratação;

II - nos casos de ata de registro de preços, verificar junto ao Gestor Administrativo, e previamente à expedição da ordem de fornecimento ou autorização do início da execução do serviço/materiais, a existência de:

a) disponibilidade financeira;

b) existência de saldo dos itens;

c) vigência do ajuste;

III - elaborar e encaminhar à Contratada, quando for o caso, o Termo de Autorização de Início do Serviço ou de Fornecimento do Bem, segundo modelo adotado pela Administração, cujo registro de recebimento pela Contratada deverá ser juntado aos autos, para imediata ciência dos Gestores Técnico e Administrativo do contrato;

IV - criar Registro de Ocorrências, em meio físico ou informatizado, para lançar as ocorrências relacionadas à execução do contrato, garantindo sua disponibilidade para consulta a qualquer tempo;

V - esclarecer as dúvidas do preposto da Contratada que estiverem sob sua alçada, encaminhando ao Gestor Técnico, de modo circunstanciado, os fatos que extrapolem sua competência;

VI - receber e averiguar eventuais reclamações apresentadas pela Contratada, relativas às condições disponíveis para a execução do objeto contratual;

VII - acompanhar a execução do objeto contratual, para verificação, no que couber:

a) se o serviço ou material guarda consonância com o instrumento contratual, com o Termo de Referência/Projeto Básico, e como a Proposta apresentada pela Contratada e, caso não cumpridas todas as obrigações e condições pactuadas, solicitar ao preposto da Contratada a correção das imperfeições detectadas;

b) se a execução do objeto Contratado está sendo prestada no local contratualmente estipulado, com a utilização dos materiais, equipamentos e pessoal apropriados e suficientes;

c) por intermédio do preposto da Contratada, acerca do uso de crachá e uniforme por seus empregados, bem como a conduta pautada pela ética e urbanidade no atendimento aos usuários do serviço e a necessidade de respeitar o Código de Ética do TCE-RJ;

d) do cumprimento das normas trabalhistas por parte da Contratada, inclusive no que se refere à utilização pelos empregados da empresa dos equipamentos de proteção individual (EPI) exigidos pela legislação pertinente, a fim de evitar acidentes com agentes administrativos, terceiros e empregados da contratada;

VIII - no caso específico de obras e prestação de serviços de engenharia, cumpre ainda ao Fiscal:

a) cobrar da Contratada o Diário de Obra, devidamente preenchido com as anotações diárias sobre o andamento dos trabalhos, visando compor a instrução processual, tomando as providências que estejam sob sua alçada e dando ciência ao Gestor Técnico quando excederem as suas competências;

b) zelar pela fiel execução da obra, sobretudo no que concerne à qualidade dos materiais utilizados e dos serviços prestados;

c) acompanhar e analisar os testes, ensaios, medições, exames e provas necessários ao controle de qualidade dos materiais, serviços e equipamentos a serem aplicados na execução do objeto contratado, quando houver; e

d) informar ao Gestor Técnico ocorrências que possam gerar dificuldades à conclusão da obra ou em relação a terceiros;

IX - solicitar ao preposto da Contratada a devida avaliação quanto à substituição de empregado que embaraçar ou dificultar as atividades da fiscalização, ou cuja permanência na área da instituição reputar, justificadamente, inconveniente ou, ainda, que infringir as normas e regulamentos do TCE-RJ;

X - providenciar o cadastramento de todos os prestadores de serviço terceirizados, na sua área de competência, encaminhando à unidade técnica responsável para sua autorização a respectiva relação, com vistas à inclusão dos nomes no sistema de acesso às dependências do TCE-RJ, bem como informar eventual exclusão decorrente daqueles casos em que houver a mudança ou dispensa do prestador, visando o bloqueio do referido acesso;

XI - comunicar imediatamente à Contratada a escassez de material, cuja falta esteja dificultando a execução dos serviços, quando o fornecimento de insumos consistir em uma obrigação contratual;

XII - comunicar por escrito à Contratada quaisquer danos porventura causados por seus empregados, requerendo as providências reparadoras;

XIII - cobrar da Contratada a apresentação atualizada da relação dos materiais, bens e equipamentos de sua propriedade em uso nas dependências do TCE, que deverão estar devidamente identificados e, no caso de equipamentos, respeitar todas as normas técnicas e de segurança vigentes, inclusive quanto à rede elétrica e segurança contra incêndio;

XIV - antecipar-se à solução dos problemas que possam afetar a relação pactuada;

XV - assegurar-se da adoção das medidas institucionais necessárias à criação e manutenção das condições adequadas à execução do contrato, solicitando expressamente aos demais setores do TCE-RJ ou ao Gestor Técnico a adoção das medidas que extrapolem sua competência;

XVI - adotar diligências junto à Contratada no sentido de sanar eventuais dificuldades surgidas no exercício de suas atribuições, com posterior registro físico ou eletrônico de sua ocorrência naquelas situações em que por razões de eficiência, celeridade e efetividade não for possível fazê-lo previamente por escrito;

XVII - comunicar por escrito à Contratada o estabelecimento de prazo para que inicie a correção de desconformidades relativas ao objeto da contratação, constatadas durante a sua execução ou após o recebimento provisório, com observância das disposições contratuais e legais, bem como informar ao Gestor Técnico do contrato as ocorrências que possam gerar riscos à conclusão do contrato;

XVIII - registrar por escrito as inspeções periódicas efetuadas, as faltas verificadas na execução do contrato, as providências exigidas e as recomendações efetuadas, bem como as soluções adotadas, podendo, para tanto, contar com auxílio de plantas, e-mails, imagens, áudios, ensaios, testes e outros quaisquer recursos capazes de demonstrar os fatos narrados;

XIX - receber provisoriamente e definitivamente o objeto do Contrato, quando assim definido no instrumento que houver regulamentado a contratação, no prazo estabelecido, mediante termo circunstanciado;

XX - confrontar os preços, quantidades, período e descrição do objeto, bem como os dados identificadores da Contratada constantes da Nota Fiscal com os estabelecidos no instrumento contratual, no Termo de Referência/Projeto Básico e na Proposta apresentada pela Contratada;

XXI - atestar a efetiva realização do objeto contratado, na quantidade e qualidade contratada e elaborar e encaminhar Relatório de Acompanhamento, segundo modelo e prazo estabelecido pela Administração, para fins de pagamento das correspondentes Notas Fiscais/Faturas;

XXII - devolver a Nota Fiscal/Fatura para o Gestor Administrativo do contrato, no prazo máximo estabelecido pela Administração, contados de seu recebimento, vedada a antecipação do pagamento sem a correspondente contraprestação de fornecimento de bens ou execução de obra ou serviço e com atenção ao cronograma financeiro fixado, quando houver;

XXIII - recusar serviço ou fornecimento irregular ou em desacordo com as condições previstas no instrumento contratual, no Termo de Referência/Projeto Básico e demais anexos, bem como na Proposta apresentada pela Contratada, quando lhe competir;

XXIV - apresentar imediatamente ao Gestor Técnico do contrato as situações excepcionais decorrentes da verificação técnica da inaplicabilidade dos termos contratuais originários ou para melhor adequação técnica aos seus objetivos, que exijam decisões e providências que extrapolem sua competência, a exemplo daquelas que decorram da:

a) modificação do projeto;

b) alteração das especificações;

c) mudança do regime de execução;

d) alteração do modo de fornecimento;

e) remanejamento quantitativo de itens;

f) acréscimo ou diminuição quantitativa de itens;

g) reequilíbrio entre encargos e remuneração;

h) prorrogação de prazo de início de etapas de execução, de conclusão e de entrega;

i) substituição de garantia;

j) mudança da forma de pagamento;

k) troca da marca ofertada pela Contratada em sua proposta;

l) dentre outras que alterem os termos que as partes pactuaram;

XXV - instruir as situações previstas no inciso XXIII deste artigo, decorrentes da verificação técnica da inaplicabilidade dos termos contratuais originários ou para melhor adequação técnica aos seus objetivos, que exijam decisões e providências que extrapolem a competência do Fiscal, com manifestação expressa acerca da:

a) preservação das características do objeto;

b) manutenção dos padrões de qualidade e desempenho;

c) existência do interesse público;

d) imprevisibilidade ou superveniência dos motivos;

e) inexistência de culpa da Contratada;

f) respectivas comprovações

XXVI - comunicar por escrito ao Gestor Técnico, de modo circunstanciado e fundamentado nas obrigações pactuadas, qualquer falta cometida pela Contratada, formando dossiê das providências adotadas para fins de materialização dos fatos que poderão levar à eventual responsabilização da contratada, contendo minimamente:

a) narração cronológica dos fatos, cláusula contratual, item do Termo de Referência/Projeto Básico ou de dispositivo legal afrontado;

b) eventual dano causado à Administração ou a terceiro, tais como aqueles relacionados aos gastos adicionais com tempo perdido, insumos consumidos e força de trabalho mobilizada, direta ou indiretamente, em decorrência da adequação e conformação das rotinas do setor ou do órgão, ocasionalmente necessárias a contornar as faltas atribuídas à Contratada, além de quaisquer outros elementos relevantes a dimensionar tais danos;

c) nexo causal entre a ação ou a omissão da Contratada e o resultado danoso gerado para a Administração ou para terceiro;

d) descrição de eventuais excludentes, atenuantes ou agravantes, tais como a superveniência e a imprevisibilidade de situações decorrentes de força maior ou caso fortuito, culpa exclusiva ou concorrente da Administração ou de terceiros, bem como a adoção, pela Contratada, de medidas espontâneas na comunicação, reparação, minimização ou compensação dos danos, além da extensão parcial ou total do descumprimento contratual, reiteração das falhas, dentre outras;

e) recomendação das medidas que julgar cabíveis, como forma de subsidiar o adequado juízo de mérito a ser formado pela autoridade competente, podendo, sempre que considerar pertinente, sugerir a sanção aplicável, acompanhada de sua respectiva gradação, segundo os fatos correlacionados e as disposições legais e contratuais aplicáveis;

XXVII - comunicar ao Gestor Técnico do contrato, formalmente e com antecedência, o seu afastamento das atividades de fiscalização para atuação do Fiscal Substituto;

XXVIII - opinar pela emissão ou não de atestado de capacidade técnica, após solicitação encaminhada pelo Gestor Administrativo do contrato;

XXIX - avaliar ao longo da execução contratual os aspectos que estruturaram a contratação, tais como aqueles relacionados à eventual divisão do objeto em itens e ao critério de escolha do contratado, quando for o caso, assim como aqueles relativos à exigência de habilitação técnica e econômica financeira para sua escolha, com vistas ao aprimoramento das futuras contratações quando da oportunidade da revisão do Termo de Referência/Projeto Básico;

XXX - propor às unidades técnicas competentes formas de acompanhamento e aferição da qualidade do objeto contratado, por meio da criação, manutenção, melhoramento e divulgação de instrumentos adequados de comunicação e registro de seus usuários;

XXXI - apresentar ao Gestor Técnico do contrato, ao término do contrato ou quando solicitado, relatório por escrito, acerca da execução contratual;

XXXII - elaborar e encaminhar ao setor competente, juntamente com a aprovação do Gestor Técnico do contrato, com a antecedência a ser definida pela Administração, o Termo de Referência/Projeto Básico ou Plano de Trabalho, contendo as especificações e condições técnicas necessárias à manutenção do objeto, bem como o Instrumento de Medição de Resultados, o Estudo Técnico Preliminar e o Mapa de Riscos da Contratação, quando cabíveis, devendo eventuais alterações serem consolidadas e encaminhadas de modo célere, cuja inobservância do prazo estabelecido pela Administração, deverá ser exaustivamente justificada e demonstrada junto à autoridade competente para a autorização da licitação.

CAPÍTULO IV

DAS ATRIBUIÇÕES DO GESTOR TÉCNICO

Art. 11. Compõem o rol das atribuições essenciais do Gestor Técnico as atividades próprias da gestão técnico-operacional da contratação, em especial:

I - conhecer o Edital de Licitação e a respectiva Ata da Sessão Pública, quando houver, bem como os documentos relacionados no artigo 4º, com vistas ao pleno conhecimento das condições e obrigações da contratação;

II - deliberar sobre a necessidade da contratação e, não se tratando de necessidade de natureza contínua, avaliar e demontrar se o objeto se adequa ao planejamento estratégico do TCE-RJ;

III - partiticipar da fase de planejamento da contratação, da elaboração do Estudo Técnico Preliminar - ETP e do Termo de Referência - TR ou Projeto Básico - PB, aprovando esses documentos;

IV - manter controle sobre os limites legais de acréscimos e supressões do contrato;

V - encaminhar ao Gestor Adminisrativo os pedidos de reajuste, repactuação, revisão, alteração, prorragação, bem como quaisquer outras informações que lhe tenham sido enviadas pelo Fiscal, ou que sejam do seu próprio conhecimento, afetas às questões administrativas e financeiras da contratação;

VI - analisar, ao término do contrato ou quando solicitado, o relatório da execução contratual produzido e encaminhado pelo Fiscal do contrato, com vistas a propositura de eventuais melhorias junto à Autoridade Superior;

VII - apresentar à autoridade competente, quando solicitado, relatório circunstanciado da gestão técnica do contrato;

VIII - manifestar-se, por ocasião do recebimento do aviso de término da contratação e dentro do prazo regulamentar, quanto à eventual interesse na prorrogação do prazo ou na realização de nova licitação;

IX - manter, com o auxílio do Gestor Administrativo, controle sobre o saldo de empenho, solicitando o seu reforço quando necessário e desde que haja prévia autorização para a despesa;

X - complementar a atuação do Fiscal nas situações em que as ações requeridas estejam no âmbito de suas competências;

XI - supervisionar a atividade do Fiscal;

XII - atestar, juntamente com o Fiscal, as faturas apresentadas pela contratada.

CAPÍTULO V

DAS ATRIBUIÇÕES DO GESTOR ADMINISTRATIVO

Art. 12. Compete ao Gestor Administrativo, no âmbito das atividades de natureza administrativa e financeira da contratação:

II - analisar e instruir, com informação circunstanciada, os pedidos de reajuste, repactuação, revisão, alteração e prorrogação do contrato, observando a periodicidade necessária para os pedidos, os limites legais de acréscimos e supressões e os prazos de duração e vigência contratual, bem como os pressupostos e documentos necessários à lavratura dos respectivos termos aditivos;

III - revisar e complementar dados nas minutas de contratos e demais instrumentos, com registro expresso e justificado nos autos, em conformidade com as competências, normas e documentos que instruem o respectivo Ajuste;

IV - assegurar a celebração dos contratos, atuando na coleta das assinaturas, juntada dos comprovantes de publicação dos extratos e distribuição das vias do instrumento;

V - controlar do saldo dos itens registrados em Ata de Registro de Preços, quando da solicitação de emissão de Nota de Empenho ou da atestação do objeto, nos termos descritos na correspondente Nota Fiscal/Fatura;

VI - promover o controle das garantias contratuais, inclusive no que se refere à juntada de comprovante de recolhimento, após conferência de seus dados e encaminhamento para registro contábil;

VII - fazer o acompanhamento individualizado dos atos instrumentais de cada contrato;

VIII - subsidiar o Fiscal e o Gestor Técnico com as informações e os documentos necessários ao exercício das atividades de fiscalização;

IX - receber a Nota Fiscal encaminhada pela Contratada, conferindo os dados identificadores com aqueles constantes dos documentos que levaram a sua habilitação, bem como aqueles presentes na Proposta Comercial e no Instrumento Contratual;

X - inaugurar os processos e documentos destinados à liquidação e pagamento das Notas Fiscais, providenciando a autuação, a instrução e o encaminhamento ao Fiscal, com vistas à atestação do objeto contratual;

XI - prover o lançamento e a atualização de dados em sistemas de controle de empenhos e contratos;

XII - certificar-se do correto cálculo e recolhimento das obrigações trabalhistas, previdenciárias e tributárias decorrentes do contrato e, caso necessário, buscar auxílio junto dos setores especializados do TCE, visando à verificação dos dados apresentados;

XIII - certificar-se de que a Contratada mantém, durante todo o período de vigência contratual, as condições de habilitação e qualificação exigidas para sua contratação, solicitando os documentos necessários a esta constatação;

XIV - receber as Notas Fiscais atestadas pelo Fiscal e encaminhálas ao ordenador da despesa para autorização do pagamento, após conferência dos respectivos registros e documentos comprobatórios da regularidade fiscal, vedada a antecipação de sua efetivação sem a correspondente contraprestação, conforme cronograma financeiro fixado, quando houver, excetuadas as situações devidamente motivadas e aceitas pela Administração;

XV - deixar de recomendar o pagamento de atestação de serviço ou fornecimento que expresse irregularidade ou se mostre em desacordo com as condições pactuadas;

XVI - manter controle atualizado dos pagamentos efetuados, em ordem cronológica;

XVII - controlar saldo do valor empenhado para cada item contratado, resguardando a devida compatibilidade com a vigência do instrumento e do quantitativo pactuado;

XVIII - responsabilizar-se pela solicitação de novos empenhos a cada início de exercício financeiro, bem como pela solicitação de reforço sempre que identificar a necessidade ou for demandado pelo Gestor Técnico e de cancelamento e recolhimento dos saldos verificados desnecessários;

XIX - controlar, juntamente com o Fiscal e o Gestor Técnico, o prazo de vigência dos contratos, prover planilha consolidada de prazos a ser compartilhada com a chefia imediata, e providenciar a formalização do "aviso de término", com a antecedência estabelecida pela Administração;

XX - realizar as devidas atualizações do Portal do TCE-RJ, na sua área de competência, incluindo o lançamento de Termos Contratuais, Atas de Registros de Preços, Tabelas de Preços Registrados e Empresas Sancionadas pelo TCE-RJ;

XXI - lançar informações sobre as contratações do Tribunal nos sistemas afins;

XXII - lançar as sanções aplicadas pelo TCE-RJ às Contratadas nos sistemas adotados com essa finalidade;

XXIII - analisar, ao término do contrato ou quando solicitado, o relatório da execução contratual produzido e encaminhado pelo Gestor Técnico do contrato, com vistas à propositura de eventuais melhorias à Autoridade Superior;

XXIV - apresentar à autoridade competente, quando solicitado, relatório circunstanciado da gestão administrativa do contrato;

XXV - complementar a atuação do Fiscal e do Gestor Técnico nas situações em que as ações requeridas estejam no âmbito de suas competências;

XXVI - comunicar à Contratada, por escrito, o estabelecimento de prazo para que inicie a correção de desconformidades relacionadas às suas atribuições, bem como informar ao Fiscal, ao Gestor Técnico do contrato e à Autoridade Superior as ocorrências que possam gerar riscos à execução do contrato;

XXVII - esclarecer as dúvidas que estiverem sob sua alçada, encaminhando de modo circunstanciado às áreas competentes os fatos que extrapolem sua competência;

XXVIII - receber e averiguar eventuais reclamações sobre aspectos relacionados as suas atribuições, com ciência dos fatos a seus superiores;

XXIX - relatar à Autoridade Competente situações excepcionais, decorrentes da verificação de inaplicabilidade dos termos contratuais ou de melhor adequação aos objetivos propostos, que exijam decisões e providências que extrapolem sua competência;

XXX - complementar a instrução do processo e conferir os documentos necessários às alterações contratuais, submetendo-o à autoridade competente para decisão;

XXXI - comunicar à Autoridade Competente, de modo circunstanciado e fundamentado, qualquer falta ou irregularidade contratual, formando dossiê das providências adotadas para fins de materialização dos fatos que poderão levar à eventual responsabilização da Contratada;

XXXII - acompanhar todo o procedimento de prorrogação do prazo de vigência contratual ou de nova contratação, devendo informar à Autoridade Superior a identificação de eventuais riscos ou correções no curso do procedimento;

XXXIII - encaminhar à Autoridade Competente o atestado de capacidade técnica elaborado com observância do previsto no artigo 11, XXVIII, com vistas à devida formalização;

XXXIV - assegurar-se da adoção das medidas institucionais necessárias à criação e à manutenção das condições adequadas ao exercício de suas funções, solicitando expressamente à Autoridade Superior a adoção das medidas que extrapolem sua competência;

XXXV - documentar nos autos todos os fatos dignos de interesse administrativo.

Parágrafo único. Cabe à chefia imediata a supervisão e a coordenação das atribuições exercidas pelo Gestor Administrativo, responsabilizando-se pela adoção de todas as medidas necessárias ao oferecimento das condições adequadas ao desempenho dessas atividades.

CAPÍTULO VI

DAS DISPOSIÇÕES FINAIS

Art. 13. Sempre que o objeto pactuado reivindicar ações que, em razão de sua natureza e complexidade, extrapolem o rol das atribuições relacionadas nos artigos 10 a 12 desta Resolução, estas deverão ser relacionadas na instrução processual, juntamente com seus motivos e fundamentos.

Art. 14. As atribuições essenciais aos Fiscais e aos Gestores de que trata esta Resolução deverão ser interpretadas da forma a melhor garantir o atendimento ao fim público a que se dirigem, segundo os princípios norteadores da matéria, em especial a Legalidade, a Impessoalidade, a Moralidade, a Motivação, a Transparência, a Autotutela, a Proporcionalidade, a Celeridade, a Economicidade, a Eficiência, a Efetividade e a Segregação de Funções.

Art. 15. Sempre que couber ao Fiscal ou aos Gestores se manifestarem, estes deverão atentar para a necessidade de fazê-lo por escrito nos autos do processo, de modo explícito, claro, objetivo, congruente e exauriente, devidamente contextualizado, por meio de justificativas e comprovações, sempre que cabíveis, subscritas segundo as competências e atribuições nas quais esteja investido.

Art. 16. Deverão ser observadas pelo Fiscal e pelos Gestores Técnico e Administrativo as disposições da Resolução TCE-RJ nº 362 /20, que dispõe sobre a ordem cronológica de pagamento das Notas Fiscais.

Art. 17. O agente público responde civil, penal e administrativamente pelo exercício irregular das atribuições que lhe são confiadas, estando sujeito às penalidades previstas nas normas em vigor.

Art. 18. A Administração do TCE-RJ promoverá anualmente consulta aos setores nos quais estejam lotados servidores investidos na função de fiscalização e gestão contratual a fim de verificar a necessidade de capacitação para a atualização e aprimoramento de suas funções.

Art. 19. Os casos omissos serão dirimidos pela Secretaria-Geral de Administração.

Art. 20. Esta Resolução entra em vigor na data de sua publicação, revogadas as disposições em contrário.

Plenário, 22 de setembro de 2021.

RODRIGO MELO DO NASCIMENTO

Presidente

NOTA:

* Publicado no DORJ de 26.10.21.

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Atos que alteram, regulamentam ou revogam esta Resolução:

Nenhum Ato.

Atos que são alterados, regulamentados ou revogados por esta Resolução:

Nenhum Ato.