Ato Normativo nº 245/2023

ATO NORMATIVO Nº 245, DE 24 DE OUTUBRO DE 2023.

Normatiza a utilização da ferramenta institucional Kanban TCE-RJ pelos setores que especifica, disciplina as informações mínimas a serem inseridas e dá outras providências.

O PRESIDENTE DO TRIBUNAL DE CONTAS DO ESTADO DO RIO DE JANEIRO, no uso das atribuições que lhe são conferidas pelo artigo 198, inciso III, do Regimento Interno (RITCERJ), aprovado pela Deliberação TCE-RJ nº 338 , de 8 de fevereiro de 2023, e;

CONSIDERANDO que o incremento da eficiência e da efetividade das atividades desempenhadas pelo Tribunal de Contas do Estado do Rio de Janeiro pressupõe o necessário gerenciamento de atividades e projetos pelos seus órgãos auxiliares;

CONSIDERANDO que a ferramenta Kanban TCE-RJ contribui para o alcance das sobreditas finalidades, a motivar que seja empregada pelos órgãos auxiliares desta Corte de Contas e respectivos setores vinculados; e

CONSIDERANDO a relevância da ferramenta para a efetivação das Diretrizes de Gestão nº 8 e nº 10 do Biênio 2023/2024, no que tange a, respectivamente, "Implementar ações de gestão de prazos, com racionalização de processos e redução de estoques, que abarquem todo o ciclo processual, (...)" e "Evoluir o grau de conformidade do TCE-RJ quanto à adoção de boas práticas de gestão, transparência, acessibilidade e gestão de riscos, (...) por meio da implementação de novos procedimentos, sistemas informatizados e modernização do Portal", RESOLVE:

Art. 1º Os seguintes órgãos auxiliares do Tribunal de Contas do Estado do Rio de Janeiro e respectivos setores vinculados deverão efetuar o gerenciamento de suas atividades e projetos mediante a utilização da ferramenta institucional Kanban TCE-RJ, conforme diretrizes mínimas previstas no anexo deste Ato Normativo:

I - Secretaria-Geral da Presidência (SGPres);

II - Secretaria-Geral de Controle Externo (SGE); e

III - Secretaria-Geral de Administração (SGA).

§ 1º As Secretarias-Gerais mencionadas nos incisos deste artigo poderão, por ato próprio, instituir normas suplementares a este Ato Normativo, nas quais constarão as definições das atividades em que a ferramenta Kanban será utilizada,

considerando o custo-benefício do controle e as características de gestão próprias das atividades a serem inseridas na ferramenta.

§ 2º As demais unidades do TCE-RJ, inclusive os Gabinetes dos Conselheiros, dos Conselheiros-Substitutos e de Membros do Ministério Público junto ao Tribunal de Contas, poderão utilizar a ferramenta de forma facultativa, a critério dos respectivos titulares.

Art. 2º O gestor de cada unidade deve garantir que as informações de que trata este Ato Normativo estejam completas e fidedignas.

Art. 3º Este Ato Normativo entrará em vigor na data da sua publicação.

Rio de Janeiro, 24 de outubro de 2023.

Rodrigo Melo do Nascimento

Presidente

Nota

• Publicado no DORJ de 31.10.23

ANEXO

1. As unidades que atuam no sistema de Solicitação Interna Eletrônica (SIE) deverão integrar as SIEs ao Kanban, gerando cards específicos. A integração será realizada no quadro "Previsão de Atendimento" do referido sistema.

1.1. Como regra da ferramenta, as SIEs sem previsão de início serão automaticamente criadas na coluna com status "Backlog".

1.2. As SIEs com previsão de atendimento imediato serão automaticamente criadas na coluna com status "Em andamento".

1.3. Na "previsão de atendimento" deverá ser sinalizada a data de previsão de conclusão. O prazo de atendimento poderá ser alterado no quadro de atendimento no Sistema de SIE ou no card criado.

2. O Kanban deverá apresentar colunas com, pelo menos, os seguintes tipos de status: "Backlog"; "Atividades Pendentes"; "Em andamento"; "Pausado"; "Concluído" e "Cancelado".

2.1. Caso a estrutura sugerida não se enquadre à organização do setor, a ferramenta permite alterar o título predefinido e criar colunas.

2.2. Na coluna com status "Backlog", os cards poderão ser gerenciados livremente, listando as atividades planejadas do setor, bem como modelos e rascunhos.

2.3. A coluna com status "Pendente" deverá concentrar as atividades que estão prontas para serem executadas. Os cards nessa coluna deverão conter obrigatoriamente as seguintes informações:

2.3.a. Título do card;

2.3.b. Responsável;

2.3.c. Data da entrega;

2.3.d. Descrição detalhada.

2.3.1. A "Data da entrega" poderá ser a estabelecida em normativos ou decisões plenárias, ou de acordo com o gerenciamento do setor. A ferramenta sinaliza as atividades em atraso, facilitando a gestão na unidade.

2.3.2. Para melhor organização, sugere-se listar as "Micro Tarefas" no card, quando houver uma sequência predefinida.

2.4 A coluna com status "Em andamento" registrará as atividades que estão sendo executadas.

2.4.1 Os cards nessa coluna serão movimentados da coluna "Atividades Pendentes" ou migrados automaticamente em caso de integração com o Sistema de SIE.

2.4.2 Os cards deverão conter as informações apresentadas no item 2.3, observando o descrito nos itens 2.3.1 e 2.3.2.

2.5 A coluna com status "Pausado" será utilizada quando houver interrupção na execução da atividade.

2.5.1 A pendência que compromete o andamento da atividade deverá ser registrada no histórico.

2.5.2 Quando a pendência for sanada, o card deverá retornar à coluna "Em andamento".

2.5.3 A distinção entre a coluna "Pausado" e a coluna "Atividades Pendentes" é que esta última ainda não foi iniciada.

2.6 O card deverá ser movido para a coluna "Concluído" quando a atividade especificada nele for entregue.

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Atos que alteram, regulamentam ou revogam esto Ato Normativo:

Nenhum Ato.

Atos que são alterados, regulamentados ou revogados por esto Ato Normativo:

Nenhum Ato.