Ato Normativo nº 241/2023

ATO NORMATIVO Nº 241, DE 25 DE JULHO DE 2023

Dispõe sobre as atribuições da Coordenadoria-Geral de Gestão Documental e Distribuição (CGD) e dá outras providências.

O Presidente do TRIBUNAL DE CONTAS DO ESTADO DO RIO DE JANEIRO, no uso de suas atribuições legais, na forma do previsto no art. 198, inciso III, do Regimento Interno, aprovado pela Deliberação nº 338 , de 8 de fevereiro de 2023, e;

CONSIDERANDO a Diretriz da Gestão do Biênio 2023/2024 nº 10, que trata da evolução do grau de conformidade do TCE-RJ quanto à adoção de boas práticas de gestão, transparência, acessibilidade e gestão de riscos, inclusive com a implementação de novos procedimentos;

CONSIDERANDO a reestruturação da Coordenadoria Setorial de Gestão Documental (CGD), aprovada pela Resolução TCE-RJ nº 399 , de 13 de abril de 2022, que passou a subordinar-se à Secretaria-Geral da Presidência (SGPres), assim como a abranger o Núcleo de Distribuição da SGPres (NDP) e a denominar-se Coordenadoria-Geral de Gestão Documental e Distribuição (mantida a sigla CGD);

CONSIDERANDO a necessidade de se alinhar as competências, atribuições e procedimentos da referida Coordenadoria;

CONSIDERANDO o objeto do Processo TCE-RJ nº 300.490-8/22, que tratou da adequação de estrutura da Secretaria-Geral de Controle Externo (SGE) e da SGPres; e

CONSIDERANDO o disposto no Processo TCE-RJ nº 301.389-2/23, que trata da aprovação do presente Ato Normativo, RESOLVE:

Art. 1º São atribuições básicas da Coordenadoria-Geral de Gestão Documental e Distribuição (CGD):

I - atender e orientar o cidadão e o jurisdicionado quanto ao cadastramento no sistema informatizado e-TCERJ;

II - atender e orientar os servidores ativos e inativos, seus dependentes e pensionistas quanto ao cadastramento de processos;

III - receber, cadastrar e autuar os processos, documentos e ofícios, em meio físico ou digital, relativos à matéria de competência do TCE-RJ;

IV - receber, cadastrar e autuar arquivos de mídias, no tamanho máximo especificado, relativos à matéria de competência do TCE-RJ;

V - receber, cadastrar e autuar os documentos e demandas, em meio físico ou digital:

a) dos servidores ativos e inativos, de seus dependentes e pensionistas;

b) os relativos às atividades administrativas do TCE-RJ.

VI - providenciar a conversão de processos físicos em digitais;

VII - encaminhar processos e documentos físicos aos órgãos jurisdicionados, conforme determinação superior;

VIII - organizar e manter sistema de controle sobre os processos, documentos e mídias arquivados sob responsabilidade da Coordenadoria;

IX - atender a pedidos de desarquivamento de processos e documentos;

X - realizar os procedimentos necessários visando à reconstituição de processos e documentos, quando solicitados pelos órgãos do TCE-RJ;

XI - proceder, no cadastramento dos processos e documentos de natureza Denúncia, e dos de outras naturezas a eles vinculados, ao tarjamento das informações que identificam os denunciantes, de forma a resguardar o devido sigilo;

XII - auxiliar a Administração no exame dos processos, documentos e mídias arquivados sob responsabilidade da Coordenadoria, para fins de destruição ou devolução aos órgãos de origem;

XIII - distribuir ou redistribuir, por meio do Núcleo de Distribuição da Secretaria-Geral da Presidência (NDP), os processos ingressos ou em trâmite no TCE-RJ.

Art. 2º A Coordenadoria-Geral de Gestão Documental e Distribuição (CGD) é subdividida internamente em cinco núcleos:

I - Coordenadoria-Geral de Gestão Documental e Distribuição/Entrada (CGD/E);

II - Coordenadoria-Geral de Gestão Documental e Distribuição/Interno (CGD/I);

III - Coordenadoria-Geral de Gestão Documental e Distribuição/Arquivo (CGD/A);

IV - Coordenadoria-Geral de Gestão Documental e Distribuição/Expedição (CGD/S);

V - Núcleo de Distribuição da Secretaria-Geral da Presidência (NDP).

Art. 3º Cabe à Coordenadoria-Geral de Gestão Documental e Distribuição/Entrada (CGD/E) executar os serviços de protocolo relacionados ao recebimento, cadastramento, digitalização e encaminhamento dos documentos e processos direcionados às atividades de controle externo no âmbito do TCERJ.

Art. 4º Cabe à Coordenadoria-Geral de Gestão Documental e Distribuição/Interno (CGD/I) executar os serviços de protocolo relacionados ao recebimento, cadastramento, digitalização, bem como a remessa aos setores competentes para análise, dos documentos e demandas, em meio físico ou digital, referentes às atividades da Administração do TCE-RJ:

I - dos servidores ativos/inativos e de seus dependentes e pensionistas;

II - de prestadores de serviços e outros cujos interesses se relacionem às atividades administrativas do TCE-RJ.

Art. 5º Cabe à Coordenadoria-Geral de Gestão Documental e Distribuição/Arquivo (CGD/A) executar os serviços de arquivamento e desarquivamento de Documentos e Processos, em meio físico ou digital, relacionados às atividades de Controle Externo e da Administração no âmbito do TCE-RJ.

Art. 6º Cabe à Coordenadoria-Geral de Gestão Documental e Distribuição/Expedição (CGD/S) executar o serviço de encaminhamento de Documentos e Processos, em meio físico, aos órgãos jurisdicionados.

Art. 7º Cabe ao Núcleo de Distribuição da Secretaria-Geral da Presidência (NDP) a distribuição e redistribuição de processos e documentos.

Art. 8º O inciso VIII do art. 3º do Ato Normativo TCE-RJ nº 206 , de 27 de maio de 2021, passa a viger com a seguinte redação:

"Art. 3º ...

[ ... ]

VIII - Coordenadoria de Gestão de Processos e Documentos - CGP, integrada pela Coordenadoria Setorial de Prazos e Diligências - CPR."

Art. 9º Ficam revogados o art. 26 do Ato Normativo TCE-RJ nº 206 , de 27 de maio de 2021, e as demais disposições em contrário.

Art. 10. Este Ato Normativo entra em vigor na data de sua publicação.

Rio de Janeiro, 25 de julho de 2023.

RODRIGO MELO DO NASCIMENTO

Presidente

NOTA

• Publicado no DORJ de 28.07.23.

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Ato Normativo nº 206/2021 de 27/05/2021 - Norma em vigor