Ato Normativo nº 180/2019

ATO NORMATIVO Nº 180 DE 25 DE NOVEMBRO DE 2019

Regulamenta o tratamento de correspondências e encomendas no âmbito do Tribunal de Contas do Estado do Rio de Janeiro - TCE-RJ e dá outras providências.

A Presidente do TRIBUNAL DE CONTAS DO ESTADO DO RIO DE JANEIRO, no uso das atribuições constitucionais e legais, especialmente nos termos no Regimento Interno, art. 143, III, aprovado pela Deliberação nº 167 , de 10 de dezembro de 1992;

CONSIDERANDO a necessidade de estabelecer rotinas administrativas para o recebimento, triagem e expedição de correspondências e encomendas que são recebidas ou enviadas pelo TCE-RJ;

CONSIDERANDO as atribuições do Serviço de Portaria-SPO, da Coordenadoria Setorial de Segurança - CSS, órgãos subordinados à Diretoria - Geral de Segurança Institucional - DSI, criada pela Resolução nº 300 , de 18 de maio de 2017;

CONSIDERANDO as atribuições definidas da Coordenadoria de Gestão Documental - CGD da Secretaria-Geral de Controle Externo - SGE, no Ato Normativo nº 166 , de 03 de abril de 2019, RESOLVE:

CAPÍTULO I

DAS DISPOSIÇÕES INICIAIS

Art. 1º Para fins deste Ato Normativo, consideram-se:

I - Correspondência: toda comunicação entre pessoas, por meio de carta ou telegrama;

II - Carta: objeto de correspondência, com envoltório, sob a forma de comunicação escrita, de natureza administrativa, social, comercial, ou qualquer outra que contenha informação de interesse específico do destinatário;

III - Telegrama: mensagem transmitida por sinalização elétrica ou radioelétrica, ou qualquer outra forma equivalente, a ser convertida em comunicação escrita, para entrega ao destinatário;

IV - Encomenda: mercadoria com ou sem valor comercial encaminhada pelos Correios ou por entregadores;

V - Destinatário: o TCE-RJ, autoridades, titulares de unidades organizacionais, servidores, empresas prestadoras de serviços ou funcionários de empresas prestadoras de serviços em atividade nesta Corte de Contas, para os quais se dirige a correspondência ou encomenda;

VI - Remetente: autoridades, titulares de unidades organizacionais ou servidores por estes designados para solicitar a expedição de correspondência ou encomenda de interesse institucional do Tribunal, cujos nomes constarão do envelope ou da embalagem.

Art. 2º Não serão considerados como destinatários:

I - Servidor inativo;

II - Ex-servidor;

III - Servidor à disposição de outro órgão.

Parágrafo único. Os procedimentos disciplinados neste Ato Normativo também abrangem as correspondências e encomendas destinadas ao Ministério Público Especial - MPE, em decorrência de sua localização física nas dependências do TCE-RJ.

CAPÍTULO II

DO RECEBIMENTO E TRATAMENTO DE CORRESPONDÊNCIAS E ENCOMENDAS

Art. 3º A Coordenadoria Setorial de Segurança - CSS, órgão da Diretoria-Geral de Segurança Institucional - DSI, por meio do Serviço de Portaria - SPO, ficará responsável pelo recebimento, triagem e entrega das correspondências e encomendas aos destinatários.

Parágrafo único. A correspondência ou encomenda cujo destinatário não esteja previsto no artigo 1º, inciso V, deste Ato Normativo, será devolvida, em até 05 (cinco) dias corridos, bem como nos casos elencados nos incisos I a III do art. 2º

Art. 4º A correspondência ou encomenda somente poderá ser aberta pelo destinatário.

§ 1º Se, no ato do recebimento, o SPO constatar que a correspondência dirigida ao Tribunal, autoridades ou a seus dirigentes encontra-se aberta, deverá encaminhar imediatamente o portador da correspondência ao Protocolo Geral da Coordenadoria de Gestão Documental - CGD, para que seja avaliada a necessidade de abertura de processo.

§ 2º Tratando-se de encomenda dirigida ao Tribunal, autoridades ou a seus dirigentes, na hipótese de o SPO constatar que se encontra aberta, fará as consignações necessárias em documento próprio e informará de imediato o ocorrido ao destinatário ou servidor por ele indicado.

§ 3º Tratando-se de correspondência ou encomenda destinada a servidor, empresa prestadora de serviço ou funcionário de empresa prestadora de serviço em atividade nesta Corte de Contas, na hipótese de o SPO constatar que se encontra aberta, deverá solicitar a presença do destinatário para recebimento diretamente das mãos do portador, ou, não sendo possível esta entrega direta, o SPO providenciará o recebimento e fará as consignações necessárias em documento próprio.

§ 4º Na eventualidade de o SPO ou o destinatário perceberem alguma irregularidade ou identificarem alguma circunstância suspeita em relação à correspondência ou encomenda, poderão solicitar o apoio operacional da Coordenadoria Setorial de Inteligência - CSI, da DSI, para que seja feita a análise de risco decorrente da abertura do item, adotando-se as medidas de segurança eventualmente necessárias.

Art. 5º Após o recebimento e a triagem por destinatário, a correspondência ou encomenda será encaminhada da seguinte forma:

I - Quando o destinatário for o TCE-RJ, o Presidente do TCE-RJ ou o Gabinete da Presidência, será entregue ao Núcleo de Distribuição do Gabinete da Presidência - NDG;

II - Quando o destinatário for Conselheiro ou Conselheiro Substituto, será entregue à Chefia do respectivo Gabinete;

III - Quando o destinatário for uma unidade organizacional ou seu titular, será entregue diretamente a este servidor ou a alguém indicado pela chefia do órgão;

IV - Quando o destinatário for um servidor, será entregue ao próprio;

V - Quando o destinatário for empresa prestadora de serviços ou funcionário de empresa prestadora de serviços em atividade nesta Corte de Contas, será entregue ao preposto indicado pela empresa ou ao próprio funcionário, respectivamente, desde que o contrato com o Tribunal esteja em vigor. Caso contrário, o item será devolvido aos Correios na forma do artigo 3º, parágrafo único.

Art. 6º O portador de documentação diversa da tratada pelo presente Ato Normativo será direcionado à CGD, nos moldes do inciso III do art. 30 do Ato Normativo nº 166 , de 3 de abril de 2019.

CAPÍTULO III

DA EXPEDIÇÃO DE CORREPONDÊNCIAS E ENCOMENDAS

Art. 7º O SPO se incumbirá da expedição de correspondências e encomendas junto aos Correios.

Art. 8º As autoridades, titulares de unidades organizacionais e servidores do TCE-RJ poderão encaminhar ao SPO correspondências ou encomendas de interesse institucional para que seja realizada sua expedição.

Art. 9º Toda correspondência ou encomenda encaminhada ao SPO deverá estar embalada e lacrada de acordo com a natureza do objeto, contendo as seguintes informações: remetente, destinatário, endereço do destinatário, respectivo Código de Endereçamento Postal (CEP) e, se for o caso, declaração de valor do objeto.

§ 1º O encaminhamento ao SPO será realizado através de memorando ou via eletrônica (SCAP), no qual constará a lista de correspondências ou encomendas para expedição, submetida a conferência no ato do recebimento.

§ 2º O SPO devolverá ao remetente a correspondência ou encomenda que não contenha as informações necessárias para correta expedição.

Art. 10. A correspondência ou encomenda que deva ser expedida com urgência deverá conter em seu envelope a inscrição "URGENTE", cabendo ao remetente entrar em contato com o Chefe do SPO para que sejam adotadas as medidas necessárias.

Art. 11. Assim que houver o retorno do Aviso de Recebimento-AR relativo às correspondências e encomendas expedidas pelos Correios, o SPO encaminhará o AR ao remetente para ciência e controle.

Art. 12. O Chefe do SPO fará o controle mensal das expedições realizadas por seu órgão, com vistas à conferência das informações de faturamento dos serviços pelos Correios.

Art. 13. O SPO não expedirá telegrama.

Art. 14. O serviço de expedição realizado pelo SPO não abrange as atribuições da Coordenadoria Setorial de Controle e Expedição - CSE da Secretaria-Geral das Sessões - SSE acerca da expedição e controle de suas correspondências, podendo a citada coordenadoria direcionar ao SPO as correspondências finalizadas, para fins de mera entrega aos Correios.

CAPÍTULO IV

DAS DISPOSIÇÕES FINAIS

Art. 15. O recebimento de correspondências ou encomendas para expedição pelo SPO ocorrerá durante o horário de expediente, conforme disposto no artigo 1º do Ato Normativo nº 164 , de 24 de janeiro de 2019.

Art. 16. Caberá à DSI providenciar junto aos demais órgãos do Tribunal a estrutura necessária para conferir maior segurança e celeridade ao tratamento de correspondências e encomendas recebidas ou expedidas pelo Tribunal.

Art. 17. Os casos omissos serão submetidos à análise do Diretor - Geral da DSI.

Art. 18. O presente Ato Normativo entra em vigor na data de sua publicação, revogadas as disposições em contrário.

Rio de Janeiro, 25 de novembro de 2019.

MARIANNA MONTEBELLO WILLEMAN

Presidente

NOTA:

* Publicado no DORJ de 29.11.19.

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Atos que alteram, regulamentam ou revogam esto Ato Normativo:

Nenhum Ato.

Atos que são alterados, regulamentados ou revogados por esto Ato Normativo:

Nenhum Ato.