Portaria Normativa nº 255/2024

PORTARIA NORMATIVA TC Nº 255, DE 27 DE AGOSTO DE 2024.

Regulamenta o funcionamento e os procedimentos da Ouvidoria quanto ao atendimento a manifestações encaminhadas ao Tribunal de Contas do Estado de Pernambuco (TCE-PE) e revoga a Portaria TC nº 167 , de 5 de abril de 2011.

O EXMO. SR. PRESIDENTE DO TRIBUNAL DE CONTAS DO ESTADO DE PERNAMBUCO, no uso de suas atribuições legais;

CONSIDERANDO a criação da Ouvidoria, por força da Lei nº 10.651 , de 25 de novembro 1991, atualizada pela Lei Complementar nº 36 , de 26 de novembro de 2001 (normas revogadas pelo artigo 148 da Lei nº 12.600 , de 14 de junho de 2004), com o objetivo de receber sugestões de aprimoramento, reclamações ou críticas sobre os serviços prestados do TCE-PE, além de receber informações relevantes sobre atos de gestão praticados no âmbito da Administração Direta e Indireta nas esferas estadual e municipal de Pernambuco;

CONSIDERANDO que a Lei nº 12.600 , de 14 de junho de 2004 e o Regimento Interno do TCE-PE , Resolução TC nº 015 , de 10 de novembro de 2010, determinam que a sistemática de funcionamento e os procedimentos internos da Ouvidoria são definidos em regulamento próprio;

CONSIDERANDO que a Ouvidoria é Órgão Superior de representação do cidadão, responsável pelo canal de comunicação direta entre a sociedade e o Tribunal de Contas e que as competências de sua unidade organizacional e as atribuições de seus cargos comissionados e funções gratificadas encontram-se dispostas no Manual de Organização;

CONSIDERANDO que o bom atendimento ao cidadão que demanda os serviços da Ouvidoria permite o fortalecimento da imagem institucional, a aproximação do órgão com a sociedade e o exercício do controle social;

CONSIDERANDO a necessidade de uniformizar os procedimentos adotados pelas unidades organizacionais do TCE-PE, no que diz respeito às manifestações de Ouvidoria;

RESOLVE expedir a seguinte Portaria Normativa:

CAPÍTULO I

DAS DISPOSIÇÕES INICIAIS

Art. 1º Cabe à Ouvidoria coordenar o atendimento das manifestações a ela encaminhadas, sendo as atividades de recebimento, triagem, classificação, distribuição e conclusão das manifestações submetidas ao disposto nesta Portaria.

Parágrafo único. Também cabe à Ouvidoria receber, instruir e processar os pedidos de acesso à informação com base na Lei de Acesso à Informação, Lei Federal nº 12.527 , de 18 de novembro de 2011, no âmbito do Tribunal de Contas do Estado (TCE-PE), até o seu arquivamento definitivo, cujo rito se encontra regulamentado em Resolução específica.

Art. 2º Para os fins desta Portaria, entende-se por manifestações de Ouvidoria: reclamações, críticas, sugestões, solicitações, elogios, bem como denúncias de Ouvidoria que contemplem relatos de irregularidade sobre atos de gestão exercidos no âmbito da Administração Direta e Indireta, nas esferas estadual e municipal, passíveis de fiscalização pelo TCE-PE, em razão de suas competências, sem prejuízo da garantia constitucional de formulação de processo de Denúncia junto ao Tribunal de Contas.

Art. 3º Todas as unidades organizacionais do Tribunal de Contas estão sujeitas às determinações contidas nesta Portaria, mediante prestação de esclarecimentos, adoção de medidas cabíveis e fornecimento de informações que sejam necessárias ao atendimento das manifestações.

Parágrafo único. A manifestação porventura encaminhada a outra unidade do TCE-PE deve ser redirecionada à Ouvidoria.

Art. 4º A padronização necessária à maior eficiência das ações relativas ao atendimento do controle social pelo TCE-PE e o detalhamento das atividades relacionadas às manifestações de Ouvidoria devem constar do Manual de Procedimentos da Ouvidoria.

CAPÍTULO II

DAS ATRIBUIÇÕES E DEVERES DA EQUIPE DE OUVIDORIA

Art. 5º As atividades relacionadas ao atendimento e tratamento das manifestações de Ouvidoria são atribuições dos servidores da Ouvidoria, orientadas pelo Coordenador e dirigida pelo Conselheiro Ouvidor, nos termos das competências que lhes são atribuídas no Manual da Organização e pela Lei Orgânica do TCE-PE assegurando, assim, a uniformização, eficiência e coerência, zelando pelo controle de qualidade dos serviços executados.

Art. 6º São deveres dos servidores lotados na Ouvidoria:

I - facilitar e simplificar o acesso do usuário ao serviço de Ouvidoria;

II - atender às pessoas com presteza, sem qualquer discriminação ou pré-julgamento;

III - resguardar o sigilo da informação e da fonte;

IV - usar de linguagem simples, clareza e objetividade nas comunicações;

V - obedecer ao Código de Ética dos Servidores do Tribunal.

Art. 7º O detalhamento das atividades no Manual de Procedimentos, mencionado no capítulo anterior, trata principalmente de rotinas sobre:

I - recebimento, triagem, classificação, distribuição, encaminhamentos e conclusão das manifestações;

II - análise das manifestações pela Ouvidoria e unidades organizacionais;

III - controle das manifestações;

IV - respostas parciais e conclusivas das manifestações;

V - medição de indicadores de resultado;

VI - hipóteses para recepção, cancelamento e arquivamento de manifestações.

Parágrafo único. É de responsabilidade da Ouvidoria a disponibilização de informações e orientações atualizadas sobre os serviços prestados, como também do Guia de Ouvidoria em seu site.

CAPÍTULO III

TRIAGEM

Art. 8º A triagem inicial das manifestações deve ter como escopo o esclarecimento do seu conteúdo, utilizando-se, se necessário, das bases de dados disponíveis no TCE-PE e da comunicação com outras unidades ou com o manifestante.

Art. 9º Nos casos de manifestação cujo conteúdo impossibilite uma adequada análise, em decorrência de informações genéricas ou mal formuladas, e havendo dados de contato do manifestante, a Ouvidoria conceder-lhe-á o prazo de 5 (cinco) dias úteis para apresentação de informações complementares.

Parágrafo único. Apresentadas, ou não, as informações complementares e persistindo o caráter genérico ou a má formulação da manifestação, com prejuízos para a sua apuração, a manifestação será concluída pela Ouvidoria.

Art. 10. Após a triagem, a Ouvidoria poderá:

I - responder a manifestação diretamente, sempre que dispuser de dados e informações suficientes para o pleno atendimento da manifestação;

II - encaminhar a manifestação para o segmento identificado como competente para análise;

III - concluir a manifestação cujo conteúdo impossibilite sua análise.

CAPÍTULO IV

DAS MANIFESTAÇÕES: RESPOSTAS E PRAZOS

Art. 11. Após o recebimento da manifestação, a unidade organizacional demandada, dentro do prazo de 10 (dez) dias úteis, informará à Ouvidoria quais os encaminhamentos iniciais que serão adotados.

Art. 12. Nos casos de relatos de irregularidades em atos de gestão, cabe ao gerente responsável pela unidade organizacional demandada definir o procedimento a ser empregado em cada caso, em conformidade com os critérios de relevância, materialidade, risco, capacidade operacional e interesse social adotados pelo Controle Externo do Tribunal, não sendo, como regra, remetidos a processos formais de fiscalização.

Art. 13. A manifestação não deverá ser juntada aos autos pela unidade organizacional demandada como prova direta ou indireta de qualquer irregularidade, nem poderá ser citada ou transcrita - total ou parcialmente - nos relatórios, notas técnicas, despachos e pareceres, de modo que a instrução se fundamente, exclusivamente, em procedimentos de iniciativa do Tribunal.

Art. 14. A Ouvidoria poderá solicitar às unidades competentes a elaboração ou a atualização de lista de critérios de admissibilidade das manifestações ou de minutas de resposta-padrão, especificando as questões recorrentes, ou, se necessário, esclarecendo eventuais alterações fáticas ou normativas que justifiquem a atualização.

Art. 15. Quando a manifestação contiver pedido de orientação sobre matéria referente à área de atuação do Tribunal, a Ouvidoria ou a unidade técnica competente poderá promover o atendimento mediante orientação técnica.

§ 1º A orientação técnica será realizada por meio da indicação de jurisprudência, estando isenta de qualquer conteúdo normativo, consistindo em simples sugestão ao manifestante e, em nenhuma hipótese, em prejulgamento de tese.

§ 2º A orientação técnica não se confunde com a Consulta prevista nos artigos 197 a 203 do Regimento Interno do TCE.

Art. 16. Cabe à Ouvidoria a orientação ao cidadão, no sentido de esclarecer quanto ao tratamento a ser dado às manifestações, como também a diferenciação entre as denúncias recebidas pelos canais da Ouvidoria e a instauração da modalidade de Processo de Denúncia, que deve observar os artigos 195 e 196 do Regimento Interno, apontando as implicações, notadamente no que diz respeito às apurações e formas de resultados e divulgações.

Art. 17. A conclusão da análise técnica da manifestação, fornecida pela unidade organizacional competente, será comunicada ao cidadão por intermédio da Ouvidoria, que deverá manter registro com os dados do interessado, quando se tratar de manifestação identificada.

Art. 18. As manifestações recebidas pela Ouvidoria são necessariamente operacionalizadas através do sistema SISOUV.

Parágrafo único. O sistema deve disponibilizar acesso ao banco de dados contendo todas as respostas já encaminhadas aos manifestantes, a fim de minimizar a quantidade de solicitações internas, bem como fornecer ao cidadão, a qualquer tempo, informações atualizadas sobre a manifestação por ele apresentada.

CAPÍTULO V

DAS DISPOSIÇÕES FINAIS

Art. 19. Esta Portaria entra em vigor na data de sua publicação.

Art. 20. Revoga-se a Portaria TC nº 167 , de 5 de abril de 2011.

Tribunal de Contas do Estado de Pernambuco, 27 de agosto de 2024.

VALDECIR PASCOAL

Presidente

Publicada em 28/08/2024

Atos que alteram, regulamentam ou revogam esta Portaria Normativa:

Nenhum Ato.

Atos que são alterados, regulamentados ou revogados por esta Portaria Normativa:

Portaria nº 167/2011 de 05/04/2011 - Norma revogada SELECT status_consolidacao FROM leismeta WHERE idlei = 122692 AND idambito = 4 LIMIT 1