Portaria Normativa nº 153/2021
Regulamenta a utilização do Sistema Eletrônico de Informações (SEI) para gestão de processos administrativos eletrônicos no âmbito do Tribunal de Contas do Estado de Pernambuco - TCE-PE.
PORTARIA NORMATIVA TC Nº 153, DE 1º DE SETEMBRO DE 2021.
Regulamenta a utilização do Sistema Eletrônico de Informações (SEI) para gestão de processos administrativos eletrônicos no âmbito do Tribunal de Contas do Estado de Pernambuco - TCE-PE.
O PRESIDENTE DO TRIBUNAL DE CONTAS DO ESTADO DE PERNAMBUCO, no uso das atribuições legais e regimentais;
CONSIDERANDO a Lei federal nº 12.682 , de 9 de julho de 2012, que dispõe sobre a elaboração e o armazenamento de documentos em meios eletromagnéticos; a Lei federal nº 12.527 , de 18 de novembro de 2011, que regula o acesso à informação previsto no inciso XXXIII do artigo 5º, no inciso II do
§ 3º do artigo 37 e no
§ 2º do artigo 216, todos da Constituição Federal ; e a Lei federal nº 14.063 , de 23 de setembro de 2020, que, entre outros assuntos, dispõe sobre o uso de assinaturas eletrônicas em interações com entes públicos;
CONSIDERANDO, subsidiariamente, as disposições insertas na Lei Federal nº 11.419 , de 19 de dezembro de 2006, que trata da informatização do processo judicial, bem como a Lei Estadual nº 15.092 , de 19 de setembro de 2013, que introduz normas a respeito de processo, tramitação e demais usos do meio eletrônico no Tribunal de Contas do estado de Pernambuco (TCE-PE);
CONSIDERANDO o teor da Lei estadual nº 11.781 , de 6 de junho de 2000, que regula o Processo Administrativo no âmbito da Administração Pública Estadual, e o disposto no Decreto estadual nº 45.157 , de 23 de outubro de 2017;
CONSIDERANDO o disposto no artigo 7º da Portaria Normativa TC nº 68 , de 20 de agosto de 2019, que institui o Sistema Eletrônico de Informações - SEI, desenvolvido e cedido pelo Tribunal Regional Federal da 4ª Região (TRF-4), como sistema oficial de gestão de processos e documentos eletrônicos administrativos no Tribunal de Contas do Estado de Pernambuco (TCE-PE);
CONSIDERANDO o teor da Portaria TC nº 433 , de 5 de dezembro de 2014, que instituiu o processo administrativo eletrônico no âmbito do Tribunal de Contas do Estado de Pernambuco (TCE-PE);
CONSIDERANDO, por fim, a necessidade de unificação e simplificação de rotinas e procedimentos para melhoria no desempenho da gestão pública,
RESOLVE emitir a seguinte Portaria Normativa:
CAPÍTULO I
DISPOSIÇÕES GERAIS
Art. 1º O sistema SEI é de uso obrigatório na elaboração de novos processos e documentos eletrônicos administrativos.
§ 1º Os processos e documentos referidos no caput abrangem também aqueles de natureza acessória ou de apoio às atividades finalísticas do TCE-PE que eventualmente não estejam contemplados em outros sistemas sempre que a alternativa de uso do SEI se mostre viável e eficiente.
§ 2º Todos os documentos gerados no SEI ou nele incluídos devem ser vinculados a processos previamente cadastrados, posto que não haverá tramitação de documentos avulsos.
§ 3º Não é permitido que documentos eletrônicos de qualquer natureza sejam elaborados, impressos e assinados fisicamente para posterior digitalização e inclusão no SEI.
§ 4º A Diretoria-Geral definirá a data a partir da qual os processos eletrônicos passarão a tramitar exclusivamente por meio do SEI.
CAPÍTULO II
DAS DEFINIÇÕES
Art. 2º Para fins desta Portaria Normativa, considera-se:
I - anexação de processos: união definitiva de um ou mais processos a outro, considerado principal, desde que pertinentes a um mesmo interessado e tratem do mesmo assunto, realizada mediante procedimento prévio de autorização no processo;
II - arquivos: documentos correntes, intermediários e permanentes, objetos de digitalização e captura para o SEI no âmbito do TCE-PE;
III - base de conhecimento: funcionalidade do SEI destinada à inserção de orientações, definições, descrições de procedimentos e exigências necessárias para a correta instrução de um ou mais tipos de processos;
IV - captura para o SEI: conjunto de operações que visam ao registro, à classificação, à atribuição de informações estruturadas e codificadas, que descrevem e permitem gerenciar, compreender, preservar e acessar os documentos digitais ao longo do tempo, e à anexação de documento arquivístico digital no SEI;
V - credencial de acesso SEI: recurso do SEI por meio do qual se concede ao usuário permissão para acessar processos definidos no sistema como sigilosos;
VI - código CRC (Cyclic Redundancy Check): código que garante a autenticidade de um documento assinado eletronicamente no SEI, constante em sua declaração de autenticidade;
VII - credenciamento de acesso: cadastro prévio do usuário para a utilização do SEI no TCE-PE;
VIII - detentor do processo eletrônico: uma ou mais unidades em que o processo esteja aberto e passível de inserção de novos documentos;
IX - digitalização: conversão da fiel imagem de um documento para código digital;
X - formas de identificação inequívoca do usuário:
a) assinatura digital, baseada em certificado digital emitido por autoridade certificadora credenciada na Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileiras - ICP-Brasil;
b) assinatura eletrônica, cadastrada mediante prévio credenciamento de acesso de usuário, com fornecimento de login e senha,
considerando o disposto no inciso II do artigo 4º da Lei federal nº 14.063 , de 23 de setembro de 2020;
XI - interessado: qualquer pessoa física (inclusive servidores) ou jurídica ou unidade administrativa que conste do cadastro de contatos do SEI e que tenha interesse no conteúdo do processo;
XII - meio eletrônico: qualquer forma de armazenamento ou tráfego de documentos e arquivos digitais;
XIII - número SEI: código numérico, próprio do SEI, gerado sequencial e automaticamente para identificar única e individualmente cada documento dentro do sistema;
XIV - processo: conjunto de documentos oficiais conexos entre si por assunto (ação, evento, pessoa, lugar, projeto) que constitui uma unidade de arquivamento, registrado e disponibilizado eletronicamente;
XV - processo principal: processo que, pela natureza de seu objeto, poderá exigir anexação (apensamento) de um ou mais processos como complemento ao seu andamento ou decisão;
XVI - sobrestamento de processo: recurso do SEI que permite interrupção temporária formal do andamento de processo;
XVII - usuário externo: pessoa física ou jurídica credenciada que tenha acesso ao SEI no TCE-PE com permissões para acessar processos e assinar documentos internos no sistema, desde que o acesso seja autorizado;
XVIII - usuário interno: membro, servidor, colaborador e estagiário do TCE-PE que esteja em exercício de suas atividades regulares;
XIX - usuário colaborador: usuários internos do TCE-PE que não enviam processos nem assinam documentos no SEI.
CAPÍTULO III
DO CREDENCIAMENTO E DO ACESSO DE USUÁRIO EXTERNO
Art. 3º A gestão do cadastro de usuários externos compete à Gerência de Expediente e Cadastro (GEXC), do Departamento de Expediente e Documentação (DED), com perfil de acesso autorizado no SEI.
Parágrafo único. A competência referida no caput poderá ser compartilhada com outras unidades, a critério da Diretoria-Geral, desde que essa opção, devidamente justificada em cada caso, mostre-se mais eficiente.
Art. 4º O credenciamento de usuário externo para utilização do SEI pressupõe capacidade e poderes para realizar as transações inerentes aos documentos assinados e implica responsabilidade legal pelos atos praticados no Sistema.
Parágrafo único. O TCE-PE poderá estender a condição de usuário externo do SEI aos usuários devidamente identificados e registrados no Cadastro de Unidades Jurisdicionadas, em conformidade com o disposto na Resolução TC nº 115 , de 9 de dezembro de 2020.
Art. 5º O credenciamento do usuário externo está condicionado à aceitação das regras do SEI, admitida como válida a assinatura eletrônica aposta em documentos por meio de login e senha de acesso, conforme definido na alínea b do inciso X do artigo 2º desta Portaria Normativa.
Parágrafo único. O login e a senha utilizados para acessar o SEI são gerados pelo próprio usuário externo no momento da solicitação de seu credenciamento no sítio do TCE-PE.
Art. 6º Os usuários externos devem solicitar credenciamento para utilizar o SEI mediante formulário disponível no site do TCE-PE.
§ 1º O credenciamento previsto neste artigo é ato pessoal e intransferível.
§ 2º O mero preenchimento do formulário e o envio dos documentos requeridos não implicam liberação imediata do acesso ao sistema.
Art. 7º Para completar o processo de credenciamento, o interessado deve enviar ao TCE-PE os seguintes documentos:
I - pessoa física:
a) Termo de Concordância e Veracidade, conforme modelo disposto no Anexo Único a esta Portaria Normativa, disponível no sítio eletrônico do SEI TCE-PE;
b) documento de identificação oficial com foto, válido em todo o território nacional, do qual conste o número de inscrição no Cadastro de Pessoa Física (CPF);
II - representante de pessoa jurídica:
a) documentos referidos no inciso I;
b) ato constitutivo da pessoa jurídica e respectivas alterações, devidamente registrados;
c) ato de nomeação ou de eleição de dirigentes da pessoa jurídica, devidamente registrado;
d) procuração que informe sobre os poderes de representação conferidos ao interessado, se houver;
e) comprovante de inscrição no Cadastro Nacional da Pessoa Jurídica (CNPJ).
§ 1º O Termo de Concordância e Veracidade referido na alínea a do inciso I deste artigo será preenchido digitalmente e poderá ser:
I - impresso, assinado de próprio punho e digitalizado; ou
II - assinado com certificado digital ICP-Brasil, conforme alínea a do inciso X do artigo 2º;
§ 2º Os documentos referidos nos incisos I e II deste artigo poderão ser entregues:
I - presencialmente, nas unidades de protocolo da sede e das inspetorias regionais do TCE-PE;
II - por via postal, dirigidos à GEXC, no endereço da sede do TCE-PE;
III - por meio do serviço de protocolo digital do TCE-PE, nas condições dispostas na Resolução TC nº 79 , de 23 de março de 2020.
§ 3º Na hipótese do inciso I do
§ 2º deste artigo, os documentos entregues nas inspetorias regionais serão, de imediato, verificados quanto à sua completude e integridade e, estando corretos, serão autenticados pelo servidor que os receber e enviados à GEXC para as providências referidas no §§ 6º e 7º
§ 4º A documentação recebida na forma do inciso II do
§ 2º deste artigo será verificada e digitalizada pela GEXC para incorporação ao SEI.
§ 5º Na hipótese do inciso III do
§ 2º deste artigo, o TCE-PE pode solicitar, a qualquer tempo, a apresentação de documento original, fixando prazo para cumprimento dessa exigência.
§ 6º Os documentos recebidos nos termos deste artigo serão incluídos em processo SEI, de tipo próprio, para cada interessado, especificamente gerado para registro da concessão de acesso de usuário externo ao sistema.
§ 7º A GEXC liberará o acesso do usuário externo nos termos da manifestação proferida no documento de Liberação de Acesso de Usuário Externo.
§ 8º Decorrido o prazo de trinta dias, a GEXC providenciará a transferência da documentação recebida para a Gerência de Arquivo (GEAR), do DED, para que se proceda a sua eliminação em conformidade com a Tabela de Temporalidade de Documentos.
Art. 8º A apresentação dos documentos previstos no artigo 7º desta Portaria Normativa pode ser dispensada, mediante procedimento que assegure a inequívoca identificação do interessado, quando se tratar de credenciamento de:
I - representante de empresa vencedora de certame licitatório ou contratada por dispensa ou por inexigibilidade de licitação, haja vista ter apresentado a documentação requerida por ocasião daquele processo;
II - servidores do TCE-PE elencados no
§ 2º do artigo 16, que solicitarem o credenciamento como usuário externo, os quais deverão indicar endereço de correio eletrônico particular.
§ 1º A unidade responsável pela identificação prevista neste artigo encaminhará o processo SEI de interesse do usuário externo à GEXC para a liberação do acesso ao sistema.
§ 2º A liberação de acesso na hipótese referida no inciso II caberá à Gerência de Registro Cadastral (GECD).
§ 3º Na hipótese prevista no caput, a GEXC liberará o acesso do usuário externo nos termos da manifestação proferida no documento de Liberação de Acesso de Usuário Externo, no SEI, em processo próprio.
Art. 9º Verificada a conformidade dos dados constantes do formulário de credenciamento com a documentação apresentada pelo interessado em utilizar o SEI como usuário externo, a liberação de acesso ao sistema será realizada no prazo de três dias úteis contados da data do recebimento da documentação exigida.
Art. 10. O credenciamento de usuário externo ficará pendente se não apresentada a documentação obrigatória ou se não atendido o disposto nos artigos 6º e 7º desta Portaria Normativa.
Art. 11. As comunicações aos usuários externos são realizadas por meio eletrônico e consideradas pessoais para todos os efeitos legais.
§ 1º Considerar-se-á realizada a comunicação no dia em que o usuário externo efetivar a consulta eletrônica ao documento correspondente.
§ 2º A comunicação que viabilize o acesso à íntegra do processo SEI pelo usuário externo é considerada ciência deste para todos os efeitos legais.
§ 3º Quando, por motivo técnico, for inviável a utilização do SEI para realizar a comunicação, os atos processuais podem ser praticados, preferencialmente, por outro meio eletrônico, ou por meio analógico, com posterior captura, no SEI, dos documentos produzidos.
Art. 12. O credenciamento no SEI, conforme previsto nesta Portaria Normativa, habilita o usuário externo a:
I - peticionar eletronicamente;
II - acompanhar os processos SEI nos quais tenha peticionado ou para os quais lhe tenha sido concedido acesso externo;
III - receber ofícios e notificações;
IV - assinar contratos, convênios, termos, acordos e outros instrumentos congêneres celebrados com o TCE-PE.
Art. 13. Caberá exclusivamente ao usuário externo credenciado como pessoa física ou como representante de pessoa jurídica:
I - o sigilo da senha de acesso ao SEI, não sendo admitida, em hipótese alguma, alegação de uso indevido;
II - a responsabilidade pela perda da senha ou pela quebra do sigilo, as quais devem ser comunicadas imediatamente ao TCE-PE para bloqueio do acesso ao SEI;
III - a utilização do correio eletrônico e da senha de acesso ao SEI, inclusive qualquer transação realizada por meio destes, não cabendo ao TCE-PE a responsabilidade por eventuais danos decorrentes de mau uso, ainda que por terceiros;
IV - a instalação de estrutura tecnológica necessária às transações eletrônicas, inclusive o acesso a provedor de internet e a disponibilidade de computador com a configuração adequada;
V - a observância de prazos para realizar atos em processos SEI;
VI - a observância dos períodos de manutenção programada;
VII - a preservação da conformidade entre os dados informados no formulário eletrônico de peticionamento e aqueles contidos nos documentos apresentados, incluído o preenchimento dos campos obrigatórios e a anexação dos documentos essenciais e complementares;
VIII - a elaboração da petição e a digitalização de documentos em conformidade com os requisitos estabelecidos no SEI, relativos ao formato e ao tamanho dos arquivos transmitidos eletronicamente;
IX - a conservação dos originais, independentemente do suporte, e dos documentos digitalizados enviados por meio de peticionamento eletrônico, até que decaia o direito de a Administração rever os atos praticados no processo SEI, nos termos do artigo 54 da Lei nº 11.781 , de 06 de junho de 2000, do Estado de Pernambuco;
X - a verificação do recebimento das petições e dos documentos transmitidos eletronicamente, por meio do protocolo emitido pelo SEI;
XI - a realização, por meio do SEI, de todos os atos processuais, não admitida a comunicação ou a protocolização por meio diverso, exceto quando constatada inviabilidade técnica, indisponibilidade do meio eletrônico ou alternativa disponibilizada pela instituição para esse fim;
XII - a consulta periódica ao SEI, a fim de verificar o recebimento de comunicações.
§ 1º Eventual erro de transmissão ou de recepção de dados não imputável a falhas do SEI e a não obtenção do credenciamento como usuário externo não justificam o descumprimento de obrigações e prazos.
§ 2º As pessoas jurídicas devem solicitar a inativação de usuários externos que não pertençam mais aos seus quadros sob pena de responsabilização pelo uso indevido do Sistema.
Art. 14. O uso indevido do SEI é passível de responsabilização nas esferas administrativa, civil e penal.
CAPÍTULO IV
DO PROCESSO ADMINISTRATIVO ELETRÔNICO
Art. 15. O processo administrativo eletrônico é aberto com a opção "Iniciar Processo" no SEI, com um documento produzido eletronicamente ou digitalizado por um usuário interno.
Parágrafo único. Todos os atos gerados no SEI serão registrados automaticamente com a identificação do usuário, a data e a hora de sua realização.
Art. 16. Membros e servidores do TCE-PE poderão iniciar processos no SEI.
§ 1º As unidades de protocolo deverão obedecer aos procedimentos técnicos de acordo com manuais do sistema SEI.
§ 2º Os servidores do TCE-PE que estejam em licença sem vencimentos, os cedidos a outros órgãos, aqueles em exercício de mandato eletivo ou os enquadrados em outras hipóteses de afastamento das atividades regulares no próprio órgão, enquanto perdurarem tais situações, terão sua permissão de acesso ao SEI bloqueada e estarão submetidos às mesmas condições definidas no
Capítulo III desta Portaria Normativa para os usuários externos.
Art. 17. O processo administrativo eletrônico no SEI deve ser iniciado e mantido pelos usuários de forma a permitir sua eficiente localização e controle, mediante o preenchimento dos campos próprios do sistema e a elaboração de documentos por meio do editor de textos do SEI, observados os seguintes requisitos:
I - publicidade das informações como preceito geral e o sigilo como exceção;
II - atribuição de nível de acesso a cada processo e documento quanto à informação neles contida, como público, restrito ou sigiloso, alterado sempre que necessário, ampliando ou limitando o acesso;
III - revisão e, se necessária, alteração do tipo de cada processo instaurado que tramitar por sua unidade;
IV - criação e gestão das bases de conhecimento correspondentes no SEI.
§ 1º Ao iniciar um processo, o usuário deve escolher o tipo apropriado, de acordo com seu objeto, e preencher os campos "Especificação" e "Interessados" (sempre que possível sua identificação);
§ 2º Compete à CAD a gestão dos cadastros de tipos de processos e de tipos de documentos do SEI.
§ 3º A gestão dos cadastros referidos no
§ 1º será feita com base no estudo e no mapeamento de cada tipo de processo, em conjunto com as unidades neles envolvidas e com a Gerência de Controle Interno e de Processos (GCIP), do Departamento de Gestão e Governança (DGG).
§ 4º Os documentos internos elaborados por meio do editor próprio do SEI serão escritos na fonte Times New Roman, formatados de acordo com os estilos previamente definidos no sistema, e observarão os padrões estabelecidos pela Lei Complementar estadual nº 171 , de 29 de junho de 2011, e pelo Manual de Redação da Presidência da República.
Art. 18. Os usuários internos acessarão o SEI e nele realizarão os atos processuais por meio do login e da senha utilizados para acessar a rede do TCE-PE.
Art. 19. A partir da unidade de localização, em conformidade com o perfil de acesso, os usuários internos podem gerar processos e fazê-los tramitar no SEI, bem como neles incluir e assinar documentos.
§ 1º O gestor da unidade superior pode ter acesso às demais unidades subordinadas, desde que o solicite.
§ 2º Os usuários internos podem ter acesso a outras unidades do TCE-PE, desde que solicitado pelo gestor da unidade a ser acessada.
Art. 20. Compete ao usuário interno do SEI:
I - verificar, a cada expediente, se há processos SEI que aguardam providências do próprio usuário ou de sua unidade;
II - certificar-se da necessidade de geração de novo processo SEI mediante consulta prévia sobre a existência de outro processo acerca da mesma matéria;
III - zelar pela correta escolha do tipo de processo ao gerar processos SEI, bem como observar o regular preenchimento dos campos relacionados à sua geração, em especial os relativos à especificação e ao interessado;
IV - preservar os dados contidos no campo "classificação por assunto", cuja configuração, de acordo com a Tabela de Temporalidade de Processos e Documentos, compete exclusivamente à GEAR;
V - zelar pela correta escolha do tipo ao incluir documentos em processos SEI, bem como observar o regular preenchimento dos campos relacionados à geração daquele;
VI - assinar documentos em processos SEI apenas se detiver competência legal ou regulamentar para fazê lo, de acordo com as atribuições dos respectivos cargo, função e unidade administrativa;
VII - certificar-se de que a remessa simultânea a mais de uma unidade não ocasionará a ruptura do regular processamento do processo SEI nem a sobreposição de competências administrativas;
VIII - guardar segredo sobre informação sigilosa ou restrita de que tenha conhecimento por meio do SEI, em decorrência das respectivas atribuições;
IX - utilizar o SEI consoante as diretrizes de Segurança da Informação do TCE-PE;
X - guardar sigilo da senha de acesso ao SEI sob pena de responsabilização penal, civil e administrativa;
XI - encerrar a sessão de uso do SEI ao afastar-se do computador, para evitar o acesso de pessoas não autorizadas às informações do sistema;
XII - evitar a impressão de documentos e processos SEI em prol da economicidade e da responsabilidade socioambiental;
XIII - comunicar ao Departamento de Tecnologia da Informação (DTI), por meio de chamado específico, a ocorrência de alteração irregular nos privilégios de acesso ao SEI;
XIV - comunicar aos gestores do SEI irregularidades e atuações, no sistema, contrárias ao previsto nesta Portaria Normativa;
XV - participar dos programas de capacitação para o SEI;
XVI - disseminar, em sua unidade, o conhecimento adquirido nas ações de capacitação para o SEI;
XVII - sugerir aos gestores do SEI melhorias nas rotinas de trabalho do sistema;
XVIII - observar os períodos de manutenção programada.
Parágrafo único. O disposto no inciso XIII do caput deste artigo não afasta a responsabilidade do titular da respectiva unidade de informar as alterações nos perfis e na localização dos servidores e dos colaboradores a ele subordinados, caso não ocorra de forma automatizada no SEI.
Art. 21. Os autos de processos administrativos eletrônicos que necessitem ser remetidos a outros órgãos, a advogados, a membros e a servidores aposentados e a demais pessoas físicas e jurídicas, serão liberados para acesso por usuário externo, mediante prévio cadastramento e liberação no SEI.
Art. 22. Os documentos eletrônicos produzidos no SEI TCE-PE terão garantia de autoria, autenticidade e integridade asseguradas mediante utilização de assinatura digital ou eletrônica nas modalidades referidas no inciso X do artigo 3º desta Portaria Normativa.
§ 1º Qualquer servidor ativo poderá certificar documentos eletrônicos oriundos da digitalização, quando solicitado, mediante uso da assinatura eletrônica descrita nos incisos I e II deste artigo.
§ 2º A prática de atos assinados eletronicamente importará aceitação das normas desta Portaria Normativa sobre o assunto e sobre a responsabilização do usuário pela utilização indevida de sua assinatura eletrônica.
§ 3º A senha de acesso ao sistema SEI é de uso pessoal e intransferível, sendo de responsabilidade do titular sua guarda e sigilo.
§ 4º O envio de requerimentos, de recursos e a prática de atos processuais por meio eletrônico serão admitidos para usuários externos, mediante uso de assinatura eletrônica.
Art. 23. A tramitação de processos no SEI não oferece emissão de comprovante de recebimento do processo, sendo o envio e o recebimento registrados automaticamente pelo sistema.
§ 1º A unidade é responsável pelo processo desde o momento em que lhe foi encaminhado, não havendo no âmbito do SEI a situação de processo em trânsito.
§ 2º Caso o processo seja encaminhado para unidade incorreta, esta deverá devolvê-lo ao remetente.
§ 3º O processo poderá ser encaminhado para quantas unidades for necessário para instruí-lo.
§ 4º O processo poderá ser mantido aberto na unidade enquanto for necessária a continuidade simultânea de sua análise.
Art. 24. O sobrestamento de processo é sempre temporário e deve ser precedido de determinação formalizada em "Termo de Sobrestamento" inserido no respectivo processo.
§ 1º O documento no qual consta a determinação de que trata o caput deste artigo, acompanhado de seu número SEI e seu teor resumido, deve constar do campo "Motivo" para sobrestamento do processo no sistema.
§ 2º O sobrestamento deve ser removido quando não mais subsistir o motivo que o fundamentou ou quando for determinada a retomada da regular tramitação processual pelo servidor ou autoridade que o determinou inicialmente.
Art. 25. Havendo necessidade de desentranhamento de documentos inseridos em um processo, deverá ser criada cópia em formato PDF a ser inserida no outro processo, cancelando-se o respectivo documento no processo original.
Parágrafo único. O desentranhamento será precedido de autorização do gerente da unidade que executar o procedimento.
Art. 26. A anexação de processos deve ser precedida de autorização formalizada por meio de "Termo de Anexação de Processo" assinado pela gerência da unidade onde o processo se encontra, devendo ser inserida nos processos principal e anexado.
Art. 27. A desanexação de processos poderá ser feita excepcionalmente, por meio de solicitação fundamentada em "Termo de Desanexação de Processo" dirigida à mesma gerência que determinou a anexação, conforme o artigo 31, assinada por servidor competente no âmbito do processo principal.
Art. 28. O relacionamento de processos será efetivado quando houver a necessidade de associar um ou mais processos entre si, para facilitar a busca de informações.
§ 1º O relacionamento de processos não se confunde com o sobrestamento ou anexação, não havendo vinculação entre suas tramitações, que continuam a ocorrer de forma autônoma.
§ 2º Os usuários deverão, de forma ativa, sempre que perceberem a pertinência, registrar o relacionamento entre processos em tramitação no SEI.
CAPÍTULO IV
DO PROCESSO E DOS DOCUMENTOS FÍSICOS EXISTENTES
Art. 29. Os processos físicos existentes, bem como os documentos e os processos tramitados em qualquer outro sistema de informação do TCE-PE, poderão ser digitalizados e transpostos para o SEI para regular tramitação.
§ 1º No processo físico deverá ser proferido despacho informando o novo número de processo SEI e incluída a informação na capa; o processo SEI deverá conter despacho informando o número do procedimento físico e ano.
§ 2º Deverão ser utilizados modelos específicos de despachos disponibilizados no SEI, visando a facilitar o procedimento.
Art. 30. Os documentos serão recebidos pelo TCE-PE preferencialmente em meio eletrônico.
Art. 31. Os processos físicos pré-existentes deverão ser digitalizados e inseridos no SEI sempre que houver necessidade de sua continuidade, priorizando-se os mais estratégicos.
§ 1º Os documentos digitalizados e inseridos no processo eletrônico, autenticados com a devida assinatura eletrônica, são considerados originais para todos os efeitos legais.
§ 2º Os originais dos documentos digitalizados deverão ser destinados à GEAR e ali mantidos até que cumpram seus prazos de guarda.
§ 3º Serão admitidos documentos anexados (tipo externo) no formato PDF (Portable Document Format) com processamento de Reconhecimento Óptico de Caracteres (Optical Character Recognition - OCR) obrigatório, com resolução mínima de 300 dpi (dots per inch - pontos por polegada).
§ 4º Serão permitidos documentos anexados (tipo externo) do tipo ZIP ou RAR, contendo arquivos de qualquer formato.
Art. 32. Não deverão ser objeto de digitalização para inserção no SEI, salvo documentos inerentes de processos:
I - jornais, revistas, livros, folders, propagandas, documentos que tecnicamente não possam ser digitalizados devido ao seu formato, e demais materiais que não caracterizam documento arquivístico; e,
II - correspondências pessoais.
Parágrafo único. Na hipótese de arquivo eletrônico a que se refere o inciso I, o objeto deve ser identificado como documento físico vinculado ao processo e enviado à GEAR para guarda e posterior devolução ao fornecedor ou descarte, nos termos definidos em norma interna.
Art. 33. Os documentos físicos externos oriundos de pessoas físicas ou jurídicas deverão ser digitalizados e inseridos em processos novos iniciados no SEI ou em processos a eles pertinentes já existentes.
§ 1º Documentos recebidos por meio de correio eletrônico ou de outro sistema deverão ser incluídos como novos documentos do tipo externo em processo no SEI.
§ 2º A GEPR e as inspetorias regionais do TCE-PE, responsáveis pela guarda temporária, e a GEAR, responsável pela guarda permanente dos documentos, procederão à criação de localizadores no SEI, visando a otimizar e facilitar a organização e localização do documento físico no arquivo.
§ 3º Na hipótese referida no caput, caso não seja possível identificar de imediato o tipo de processo apropriado ao teor dos documentos, estes serão inseridos em processos novos de tipo genérico, com nomenclatura uniforme para uso em todo o TCE-PE, os quais serão reclassificados para o tipo específico na primeira unidade administrativa que os receber na sequência de tramitação, sendo vedado dar prosseguimento a processos de tipo não específico.
CAPÍTULO V
DOS PRAZOS
Art. 34. Os prazos começam a correr a partir da data do recebimento do processo, excluindo-se da contagem o dia inicial e incluindo-se o do vencimento.
§ 1º Para efeito de contagem do prazo mencionado no caput, considerar-se-á recebida a comunicação:
I - no dia em que o usuário efetivar a consulta eletrônica à comunicação, devidamente registrada no processo; ou
II - nos casos em que não efetuada a consulta referida no inciso I, dez dias corridos após a data de encaminhamento da comunicação.
§ 2º Considera-se prorrogado o prazo até o primeiro dia útil seguinte, se o vencimento cair em dia em que não houver expediente ou este for encerrado antes da hora normal.
Art. 35. Quando o ato processual tiver que ser praticado em determinado prazo, por meio de petição eletrônica, serão considerados tempestivos os efetivados até as 23h59 (vinte e três horas e cinquenta e nove minutos) do último dia, conforme horário oficial do Estado de Pernambuco.
Parágrafo único. Na hipótese prevista no caput deste artigo, se o SEI se tornar indisponível por motivo técnico, o prazo fica automaticamente prorrogado até às 23h59 (vinte e três horas e cinquenta e nove minutos) do primeiro dia útil seguinte ao da resolução do problema.
CAPÍTULO VI
DAS DISPOSIÇÕES FINAIS E TRANSITÓRIAS
Art. 36. O credenciamento de acesso estará disponível na data de publicação desta Portaria Normativa.
Art. 37. A utilização do sistema de Protocolo Eletrônico do TCE-PE (PETCE) será paulatinamente descontinuada à medida que os processos administrativos do TCE-PE se transponham para o SEI e que outros sistemas sejam adaptados para integração a este sistema.
Parágrafo único. O DTI assegurará a plena disponibilidade e integridade dos dados que compõem a base de dados do PETCE em conformidade com os prazos da Tabela de Temporalidade de Documentos do TCE-PE.
Art. 38. Os atos e os processos de que trata a Portaria Normativa TC nº 104 , de 1º de julho de 2020, passarão a ocorrer no SEI, na forma disposta nesta Portaria Normativa.
Art. 39. Revoga-se a Portaria TC nº 519 , de 19 de novembro de 2007, a partir da data definida pela Diretoria-Geral para início da tramitação dos processos administrativos eletrônicos exclusivamente por meio do SEI, conforme
§ 2º do artigo 1º desta Portaria Normativa.
Art. 40. Esta portaria entra em vigor 30 (trinta) dias após a sua publicação.
Tribunal de Contas do Estado de Pernambuco, em 1º de setembro de 2021.
DIRCEU RODOLFO DE MELO JÚNIOR
Presidente
Publicada no DOE-TCE PE em 03/09/2021
Atos que alteram, regulamentam ou revogam esta Portaria Normativa:
Nenhum Ato.
Atos que são alterados, regulamentados ou revogados por esta Portaria Normativa:
Portaria nº 519/2007 de 19/11/2007 - Norma em vigor