Portaria nº 461/2015

PORTARIA TC Nº 461, DE 09 DE NOVEMBRO DE 2015

Regulamenta a realização de inventário nos processos físicos em tramitação nas unidades organizacionais do Tribunal de Contas do Estado de Pernambuco.

O PRESIDENTE DO TRIBUNAL DE CONTAS DO ESTADO DE PERNAMBUCO, no uso de suas atribuições legais e regimentais, especialmente o disposto no art. 56 da Lei Estadual nº 12.600 , de 14 de junho de 2004 (Lei Orgânica do TCE-PE);

CONSIDERANDO o objetivo de contribuir com o monitoramento da distribuição e da tramitação de processos, com vistas ao atendimento dos indicadores de celeridade processual do objetivo estratégico de aumentar a agilidade do processo de controle externo;

CONSIDERANDO a necessidade de se proceder à verificação de eventuais inconsistências no Sistema de Acompanhamento de Processos - AP, a fim de conferir maior segurança às atividades de acompanhamento processual desempenhadas pela Corregedoria Geral, resolve:

Art. 1º A cada biênio, até o final do primeiro ano do mandato do presidente, as unidades organizacionais que compõem o TCE-PE realizarão inventário físico de todos os processos nelas localizados.

§ 1º Integram o estoque processual da unidade organizacional na data-base estabelecida para o inventário, todos os processos físicos, relativos ao exercício do Controle Externo ou de caráter administrativo, cujo local atual seja a unidade organizacional de acordo com o Sistema de Acompanhamento de Processos - AP.

§ 2º Compete ao gestor de cada unidade coordenar o inventário do respectivo estoque processual, observadas as regras fixadas nesta Portaria.

§ 3º As datas e os procedimentos previstos nesta Portaria para a execução do inventário serão estabelecidos por normativo específico expedido pelo Corregedor-Geral.

Art. 2º O inventário consistirá no levantamento da situação de todos os processos que integram o estoque da unidade organizacional, no que diz respeito à sua existência física, à conferência do número de volumes e anexos e dos processos apensados.

§ 1º Caberá a cada servidor realizar a conferência dos processos que se encontrarem sob sua responsabilidade no momento do inventário.

§ 2º No caso dos demais processos, caberá à secretaria de cada unidade organizacional a realização do inventário, sendo necessária a identificação do servidor que realizar a conferência.

Art. 3º Os processos deverão ser inventariados individualmente, observadas as seguintes etapas:

I - de posse do processo físico, será conferido o número de volumes que compõem o processo, comparando-se com as informações constantes do Sistema de Acompanhamento de Processos - AP;

II - ao final de cada processo inventariado deverá constar, como parte integrante deste, um Termo de Conferência (modelo - Anexo I) onde ficarão certificados os pontos conferidos, o resultado da conferência, bem como a identificação do servidor que realizou a conferência, mediante assinatura e indicação do número da sua matrícula;

III - cada servidor deverá informar, em relatório, ao chefe imediato os processos por ele inventariados, identificando aqueles em situação regular e os que apresentaram alguma irregularidade, com a especificação da inconsistência constatada (modelo - Anexo II);

IV - encerrada a etapa de conferência física, caberá à unidade organizacional consolidar os resultados em relatório (modelo - Anexo III), o qual deverá ser enviado à Corregedoria Geral juntamente com o relatório de cada servidor (modelo - Anexo II), no prazo de dois dias úteis após o encerramento do inventário.

§ 1º O servidor é pessoalmente responsável pela veracidade das informações lançadas no(s) termo(s) de conferência e no relatório.

§ 2º Fica dispensada a elaboração dos Anexos I e II para os processos localizados na Divisão de Arquivo do TCE-PE.

Art. 4º Caberá à Corregedoria Geral monitorar a execução do inventário nas unidades organizacionais, com vistas a adotar as providências necessárias para sanar as inconsistências apuradas, no âmbito de sua competência, e promover a responsabilização daqueles que derem causa ao extravio de autos.

Art. 5º Caberá à Coordenadoria de Tecnologia da Informação - CTI emitir as relações de processos a serem inventariados, enviando-as a cada unidade organizacional, com cópia para a Corregedoria Geral, na data-base estabelecida para o inventário.

Art. 6º Ficará suspensa, desde a data-base definida para emissão das relações até o final do inventário, a tramitação de processos físicos no âmbito do TCE-PE.

Parágrafo único. No período referido no caput não serão realizadas sessões de julgamento de processos físicos.

Art. 7º As unidades organizacionais darão prioridade à execução do inventário, ressalvada situação de urgência, que deverá ser comunicada à Corregedoria Geral.

Parágrafo único. Aquelas unidades que não detenham estoque processual a ser inventariado, ou que concluam seu inventário antes do término do período designado no art. 1º desta Portaria darão continuidade às suas rotinas de trabalho.

Art. 8º As situações não previstas nesta Portaria, relativas à execução do inventário, deverão ser encaminhadas à Corregedoria Geral para deliberação.

Art. 9º Esta Portaria entra em vigor na data de sua publicação, com efeitos a partir do exercício de 2016.

Recife, 09 de novembro de 2015.

Conselheiro VALDECIR FERNANDES PASCOAL

Presidente

Publicado no D.O.E. no dia 11/11/2015

ANEXO I

TERMO DE CONFERÊNCIA

PROCESSO Nº ________________

Certifico que procedi com a conferência física do presente processo, na forma determinada no inciso II do art. 3º da Portaria TC nº 461/2015, constatando-se o seguinte resultado:

() Regular

() Volume(s) faltante(s):____________________________________________________

() Documento(s) faltante(s):_________________________________________________

() Informações inconsistentes no cadastro eletrônico:_____________________________

_________________________________________________________________________

() Outra:________________________________________________________________

________________, ______ de _________________de ______.

_________________________________

Assinatura e Matrícula do Servidor

ANEXO II

RELATÓRIO DO SERVIDOR

Número do processo Situação (identificar pelo código)*

* Código

01 - Regular

02 - Volume(s) faltante(s)

03 - Apensado(s) faltante(s)

04 - Inconsistência(s) no cadastro eletrônico

05 - Outra: Especificar______________________

__________________, ______ de _________________de ______.

_______________________________________

Assinatura e Matrícula do Servidor

ANEXO III

RELATÓRIO DE CONFERÊNCIA

UNIDADE: ________________________

Em cumprimento à determinação constante no inciso IV do art. 3º da Portaria TC nº 461/2015, foi realizada a conferência no estoque processual da unidade em referência, com o seguinte resultado:

() Todos os processos que compõem o estoque processual da unidade foram localizados fisicamente.

() Os processos abaixo relacionados, que compõem o estoque processual da unidade, não foram localizados fisicamente:

Número do Processo Unidade Jurisdicionada* Modalidade

*Aplicável apenas aos processos do Controle Externo

_______________, ______ de _________________de ______.

__________________________________

Assinatura e Matrícula do Servidor

Atos que alteram, regulamentam ou revogam esta Portaria:

Nenhum Ato.

Atos que são alterados, regulamentados ou revogados por esta Portaria:

Nenhum Ato.