Portaria nº 455/2009
CAPÍTULO I
PORTARIA: Nº 455/2009 - INSTITUINDO O CÓDIGO DE CLASSIFICAÇÃO DE DOCUMENTOS E A TABELA DE TEMPORALIDADE DOCUMENTAL NO ÂMBITO DO TRIBUNAL DE CONTAS DO ESTADO DE PERNAMBUCO - TCE-PE E DANDO OUTRAS PROVIDÊNCIAS.
(Revogada pela Portaria Normativa nº 217 /2023)
CAPÍTULO I
DAS DISPOSIÇÕES PRELIMINARES
Art. 1º Fica aprovado o Código de Classificação de Documentos e a Tabela de Temporalidade Documental constantes dos anexos I e II, para gestão do conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à produção, uso, avaliação, arquivamento e destinação de documentos produzidos e recebidos no âmbito deste Tribunal.
§ 1º O Código de Classificação de Documentos (Anexo I) é um instrumento utilizado para classificar todo e qualquer documento de arquivo, visando agrupá-los, permitindo sua identificação e controle, relacionando esses documentos à funcionalidade do Tribunal de Contas, sendo utilizado o método decimal.
§ 2º A Tabela de Temporalidade Documental (Anexo II) é um instrumento resultante da avaliação documental que define o prazo de guarda, autoriza a eliminação de documentos ou determina a sua guarda permanente.
Art. 2º Para os efeitos desta Portaria são estabelecidos os seguintes conceitos e definições:
I - arquivo: conjunto de documentos produzidos e recebidos pelo Tribunal de Contas no desempenho de suas atividades, independente da natureza dos suportes;
II - arquivamento: operação que consiste na guarda de documentos nos seus devidos lugares, em equipamentos e instalações que lhes forem próprios e de acordo com um sistema de ordenação previamente estabelecido;
III - documentos correntes: aqueles em curso ou que se conservam junto às unidades produtoras em razão de sua vigência e da freqüência com que são consultados;
IV - documentos de arquivo intermediário: aqueles com uso pouco freqüente, que aguardam prazos de prescrição e precaução, que já cumpriram a vigência no arquivo corrente e são encaminhados à Divisão de Arquivo - DIAR para destinação final;
V - documentos de arquivo permanentes: aqueles com valor histórico, probatório e informativo que devem ser definitivamente preservados na DIAR.
VI - avaliação: análise da documentação de arquivo, com vistas a estabelecer sua destinação de acordo com seus valores administrativo, probatório, informativo ou histórico;
VII - organização: a utilização de técnicas arquivísticas para classificação, arranjo e descrição de documentos;
VIII - transferência: a passagem de documentos de um arquivo corrente para o arquivo intermediário, onde aguardarão sua destinação final, que consiste na sua eliminação ou recolhimento para a guarda permanente
IX - recolhimento: a entrada de documentos para guarda permanente em instituições arquivísticas públicas, após processo de avaliação;
X - higienização: técnica de conservação: a retirada de poeira, grampos, clips e outros resíduos estranhos aos documentos, com vistas à sua preservação;
XI - acondicionamento: a embalagem e a guarda de documentos de arquivo de forma apropriada à sua preservação.
XII - descarte: exclusão de documentos dos acervos do Tribunal, após avaliação e o cumprimento dos prazos de seu ciclo de vida, mediante doação da documentação original ou fragmentada;
XIII - classificação: atribuição do código do documento, após análise, de acordo com a sua função;
XIV - destinação: conjunto de operações que se seguem à fase de avaliação de documentos com a finalidade de determinar a sua guarda temporária ou permanente, ou o seu descarte;
XV - dossiê: unidade documental formada por peças diversas, pertinentes a um determinado assunto ou pessoa;
XVI - processo: conjunto de documentos, reunidos em capa especial, organicamente acumulados no curso de uma ação administrativa ou de controle externo;
XVII - valor administrativo: qualidade pela qual um documento serve ao desempenho da atividade-fim e da atividade-meio de uma instituição;
XVIII - valor histórico: qualidade pela qual um documento expõe fatos sobre a atuação do Tribunal, cuja memória seja considerada relevante;
XIX - valor informativo: qualidade pela qual um documento, independentemente de seu valor probatório, permite conhecer seres, coisas e fatos; e
XX - valor probatório: qualidade pela qual um documento evidencia a existência ou a veracidade de um fato.
CAPÍTULO II
DA COMISSÃO PERMANENTE DE AVALIAÇÃO DOCUMENTAL (CPAD)
Art. 3º Compete à Comissão Permanente de Avaliação Documental (CPAD):
I - emitir parecer conclusivo sobre propostas de instituição, alteração e adaptação do Código de Classificação de Documentos e da Tabela de Temporalidade Documental do Tribunal;
II - submeter, por intermédio do Departamento de Informação e Documentação (DID), as propostas de instituição, alteração e adaptação do Código de Classificação de Documentos e da Tabela de Temporalidade Documental à aprovação da Presidência do Tribunal;
III - orientar e supervisionar a aplicação do Código de Classificação de Documentos e da Tabela de Temporalidade Documental pelas unidades do Tribunal;
IV - deliberar sobre o descarte de documentos;
V - elaborar cronograma para o descarte de documentos.
§ 1º A CPAD reunir-se-á ordinariamente uma vez por ano para proceder à revisão periódica do Código de Classificação de Documentos e da Tabela de Temporalidade Documental ora aprovados, devendo ainda reunir-se extraordinariamente a qualquer tempo, quando convocada.
§ 2º A CPAD poderá solicitar apoio técnico a especialistas em Arquivologia ou em áreas de competência do TCE para auxiliar no desenvolvimento de suas atividades.
CAPÍTULO III
DA TABELA DE TEMPORALIDADE DOCUMENTAL
Art. 4º A Tabela de Temporalidade Documental terá estrutura segundo o método funcional, agrupando as séries documentais de acordo com seu grupo funcional dentro das atividades que exerce o TCE-PE.
§ 1º Para efeitos desta portaria, considera-se:
I - Função: o conjunto de atividades e ações desenvolvidas pelo TCE-PE para a consecução de seus objetivos;
II - Subfunção: o agrupamento de atividades afins dentro de uma determinada função;
§ 2º Na estrutura da TTD serão consideradas as seguintes Funções e Subfunções:
I - Função: Organização Administrativa, com as seguintes Subfunções:
a) Ordenamento Jurídico;
b) Planejamento e Controle das Ações;
c) Apoio à administração e ao Cidadão;
d) Controle Interno;
II - Função: Marketing Institucional, com as seguintes Subfunções:
a) Cerimonial e Relações Públicas;
b) Comunicação Integrada;
III - Função: Gestão de Recursos Humanos, com as seguintes Subfunções:
a) Desempenho e Desenvolvimento Funcional;
b) Expediente de Pessoal;
c) Folha de Pagamento;
IV - Função: Gestão de Bens Materiais e Patrimoniais, com as seguintes Subfunções:
a) Controle de Compras, Serviços e Obras;
b) Controle de Bens Patrimoniais;
c) Controle de Patrimônio Imobiliário;
d) Controle de Transporte Interno;
e) Controle de Almoxarifado;
V - Função: Gestão Orçamentária e Financeira, com as seguintes Subfunções:
a) Planejamento Orçamentário;
b) Execução Orçamentária e Financeira;
VI - Função: Gestão de Documentos e Informação, com as seguintes Subfunções:
a) Gerenciamento de Acervo Bibliográfico;
b) Preservação e Memória;
c) Protocolo e Comunicação;
VII - Função: Gestão de Atividades Complementares, com a seguinte Subfunção: Infraestrutura;
VIII - Função: Gestão de Atividades de Plenário, com a seguinte Subfunção: Apoio às Sessões;
IX - Função: Controle Externo, com as seguintes Subfunções;
a) Fiscalização;
b) Julgamento.
CAPÍTULO IV
DA CLASSIFICAÇÃO DE DOCUMENTOS
Art. 5º Os documentos produzidos ou recebidos no Tribunal serão classificados por funções, de acordo com o Código de Classificação de Documentos constante do Anexo I desta Portaria.
Parágrafo único. O documento juntado ou o processo apensado de forma permanente aos autos de um processo ou a um dossiê receberá o mesmo código de classificação destes, devendo ser preservado o de temporalidade mais longa.
Art. 6º O Código de Classificação de Documentos apresenta um Índice, constante do Anexo III, que faz parte integrante desta portaria.
Parágrafo único. O Índice de que trata este artigo é um instrumento complementar ao Código de Classificação que relaciona alfabeticamente e de forma permutada, todos os tipos documentais, funções e subfunções, bem como os termos e expressões utilizados com maior freqüência para a recuperação dos documentos, a partir das variantes do seu conteúdo e das modalidades de sua produção.
CAPÍTULO V
DA GUARDA E DA DESTINAÇÃO DE DOCUMENTOS
Art. 7º Os prazos de guarda e a destinação dos documentos produzidos ou recebidos no Tribunal serão atribuídos em conformidade com o que dispõe a Tabela de Temporalidade Documental, constante do Anexo II desta Portaria.
§ 1º Todas as unidades do TCE deverão encaminhar seus documentos à DIAR, após cumprirem o prazo no arquivo corrente, exceto aqueles destinados à eliminação na própria unidade e que não apresentem valor para sua guarda, conforme estabelecido na TTD.
§ 2º Os documentos de arquivo, ao serem transferidos ou recolhidos para DIAR, deverão estar avaliados, organizados, higienizados e acondicionados, bem como acompanhados de instrumento descritivo que permita a sua identificação e controle, conforme as orientações para envio de documentos disponíveis na intranet;
§ 3º A transferência de documentos e processos para DIAR será precedida do registro de tramitação nos sistemas informatizados de gestão de processos e documentos.
§ 4º Os documentos que apresentarem valor histórico serão permanentemente preservados na Divisão de Arquivo (DIAR) e os que não contiverem serão descartados com o decurso de seu ciclo de vida.
§ 5º Competirá a DIAR elaborar cronograma para transferência dos documentos.
CAPÍTULO VI
DA ELIMINAÇÃO DE DOCUMENTOS
Art. 8º Observado o contido nesta Portaria e no anexo II, as unidades do Tribunal encaminharão à DIAR, quando necessário, Listagem de Eliminação de Documentos - LED (Anexo IV), com previsão de eliminação, contemplando os documentos:
I - com temporalidade vencida na fase corrente e sem previsão de guarda na DIAR;
II - com temporalidade vencida na fase intermediária e que não sejam destinados à guarda permanente.
Art. 9º A DIAR encaminhará à CPAD a Listagem de Eliminação de Documentos para análise e aprovação, a ser devidamente assinada por todos os componentes.
§ 1º Após a análise e aprovação, a CPAD encaminhará a Listagem de Eliminação de Documentos e Termo de Eliminação de Documentos - TED (Anexo V) à Diretoria Geral para ciência, que enviará à Presidência para autorização de eliminação.
§ 2º Tendo a Presidência autorizado a eliminação, a Listagem e o Termo de Eliminação de Documentos deverão ser encaminhados pela CPAD para publicação no Diário Oficial do Estado de Pernambuco e na página do Tribunal na Internet.
§ 3º Edital de Eliminação de Documentos consignará prazo de quarenta e cinco dias para que os interessados requeiram a doação de documentos ou, às suas expensas, as cópias destes.
4º A eliminação de documentos ocorrerá após concluído o processo de avaliação conduzido pela CPAD e será efetivada quando cumpridos os procedimentos estabelecidos nesta Portaria.
§ 5º Os documentos a serem eliminados deverão ser fragmentados e destinados à reciclagem.
CAPÍTULO VII
DAS DISPOSIÇÕES GERAIS E FINAIS
Art. 10. Caberá ao Relator do Processo propor à CPAD a guarda permanente dos processos e documentos que repercutirem fato para a história do Estado.
Art. 11. É vedado o arquivamento na DIAR de documentos pessoais, bem como documentos em duplicatas sem fundamentos relevantes, e, quando se tratar da Pasta do Servidor, os documentos ficarão arquivados na Divisão de Registro Cadastral - DICD.
Art. 12. Os documentos de valor permanente não poderão ser eliminados após digitalização ou qualquer outra forma de reprodução;
Parágrafo único. Será apurada, mediante processo legal, a responsabilidade pela destruição, inutilização ou deterioração de documentos sem a devida autorização estabelecida nesta Portaria.
Art. 13. Esta Portaria entra em vigor na data de sua publicação.
Art. 14. Revogam-se as disposições em contrário.
TRIBUNAL DE CONTAS DO ESTADO DE PERNAMBUCO, em 23 de dezembro de 2009.
Conselheiro SEVERINO OTÁVIO RAPÔSO MONTEIRO - Presidente
Atos que alteram, regulamentam ou revogam esta Portaria:
Portaria Normativa nº 319/2026 de 16/04/2026 - Norma em vigor
Portaria Normativa nº 217/2023 de 05/09/2023 - Norma em vigor
Atos que são alterados, regulamentados ou revogados por esta Portaria:
Nenhum Ato.