Portaria nº 451/2009
Art. 1º Para os fins desta Portaria, considera-se:
PORTARIA: Nº 451/2009 - DISCIPLINANDO A EXECUÇÃO DE PROCEDIMENTOS INERENTES AOS FLUXOS DOCUMENTAL E PROCESSUAL, NO ÂMBITO DO TRIBUNAL DE CONTAS DO ESTADO DE PERNAMBUCO - TCE-PE.
Art. 1º Para os fins desta Portaria, considera-se:
I - expediente - todo tipo de correspondência e demais objetos enviados ao TCE-PE, antes de realizada a triagem inicial para identificação de sua natureza e destinação;
II - documento - todo expediente, de natureza oficial, que receba registro no sistema de Protocolo Eletrônico do TCE-PE (PETCE), indispensável para a tramitação e destinação devidas;
III - procedimento do fluxo documental ou processual - aquele necessário à finalidade de cada documento ou processo, praticado pelos servidores do TCE-PE, de acordo com as competências de cada unidade organizacional;
IV - formalização - fase processual que consiste nas atividades de recepção dos documentos, avaliação da sua pertinência quanto à completude e formalidades, autuação e distribuição do processo, conforme regras definidas em ato normativo específico, condicionamento em meio físico ou eletrônico e envio para a unidade organizacional competente.
Art. 2º O fluxo documental é gerenciado pelo PETCE e compõe-se pelo trâmite dos documentos, mediante despachos de encaminhamento e providências, iniciando-se com o seu registro primitivo e terminando com o registro de um status de finalização, que inativa o documento, conforme definição contida no Manual do PETCE.
Parágrafo único. Os procedimentos do fluxo documental, praticados sob a responsabilidade das unidades organizacionais competentes, compreendem:
I - recepção e triagem de expedientes;
II - registro dos expedientes oficiais no PETCE;
III - tramitação imediata dos documentos registrados.
Art. 3º O fluxo processual inicia-se com a autuação dos processos previstos na Lei Orgânica , no Sistema de Acompanhamento de Processos - AP, tendo como data inicial a inclusão dos seus dados no respectivo sistema e compõe-se das fases de formalização, instrução, julgamento, publicação e encerramento, para as quais há peças e marcos específicos, definidos em ato normativo específico.
Art. 4º O Departamento de Expediente e Protocolo - DEP - e as Inspetorias Regionais dotadas de protocolo são responsáveis pelo início do fluxo processual, cabendo-lhes os seguintes procedimentos, próprios da fase de formalização processual:
I - análise preliminar que permita a identificação dos dados necessários à autuação no Sistema AP;
II - identificação da documentação essencial para a instrução dos processos da modalidade Atos de Aposentadoria, Pensão e Reforma, conforme estabelecido em ato normativo específico;
III - preparação física do processo, incluindo encadernação com a capa específica para o tipo processual, numeração das folhas, identificação dos envolvidos e juntada da folha de despacho inicial;
IV - autuação, com a inclusão dos dados de cada tipo de processo no Sistema AP e transformação do respectivo documento PETCE em processo;
V - distribuição eletrônica do processo, de acordo com ato normativo específico;
VI - apensamento de processos, de atribuição exclusiva do DEP, solicitando o processo original da unidade organizacional interna ou do órgão ou entidade externa, de que dele esteja de posse.
§ 1º Na preparação física dos processos, observar-se-ão:
I - os termos de abertura e encerramento de volumes, conforme modelos constantes no Anexo I desta Portaria;
II - a limitação de duzentas folhas por volume, ressalvados casos especiais devidamente autorizados pelo Chefe da Divisão de Protocolo ou por Inspetores Regionais, no caso das Inspetorias dotadas de protocolo.
§ 2º Não serão numeradas as capas e contracapas dos processos formalizados no TCE-PE e dos processos provenientes de outros órgãos ou entidades que irão compor o Processo TC.
§ 3º No caso de processos das modalidades Registro de Atos de Admissão de Pessoal, Auditoria Especial, Denúncia, Prestação de Contas Especial e Destaque, será preenchida folha de rosto pela unidade que sugeriu ou autorizou a formalização, conforme modelos constantes no Anexo II desta Portaria, com informações necessárias para a autuação.
§ 3º Nos casos de processos das modalidades Registro de Atos de Admissão de Pessoal, Auditoria Especial, Denúncia, Prestação de Contas Especial e Destaque, será preenchida folha informativa pela unidade organizacional que sugeriu ou autorizou a formalização, conforme modelos constantes no anexo II desta Portaria, com informações necessárias para a autuação. (Redação dada pela Portaria nº 199 /2012)
§ 4º A folha de rosto de que trata o parágrafo anterior iniciará os autos e identificará o responsável pelas informações prestadas.
§ 4º A folha informativa de que trata o
§ 3º deverá vir logo após a autorização do relator para formalização do processo e identificará o responsável pelas informações prestadas. (Redação dada pela Portaria nº 199 /2012)
§ 5º Consideram-se anexos ao processo os elementos que não possam ou não devam ser juntados aos autos, tais como fitas de vídeo, maquetes, cd`s, manuais e livros.
§ 6º Os anexos devem ser apresentados separadamente dos autos do processo, preservando sua numeração original, se houver, mas integrando o processo para todos os efeitos, devendo ser referenciados como elementos processuais.
§ 7º Nos casos de processos de Auditoria Especial oriundos de Medidas Cautelares, deverá constar o exercício da emissão da cautelar independentemente do exercício de apuração dos fatos. (Redação acrescida pela Portaria nº 199 /2012)
Art. 5º Em todas as fases processuais, observar-se-ão os seguintes procedimentos, realizados pelas unidades organizacionais competentes:
I - produção das peças processuais internas obrigatórias de cada tipo processual, de acordo com atos normativos específicos;
II - juntada de documento a processo e numeração seqüencial de suas folhas mediante identificação do servidor responsável;
III - troca das capas de processos, quando houver comprometimento da integridade dos autos.
§ 1º Somente deve ser numerado um dos lados da folha, preferencialmente no canto superior direito.
§ 2º Os despachos em documentos e processos devem estar identicamente registrados em meio físico (papel) e eletrônico (Sistemas PETCE e AP/SIGA).
§ 3º As redistribuições de processos por impedimentos ou afastamentos dos relatores e julgadores singulares originários somente serão processadas no DEP, mantendo-se o controle por meio do Sistema AP.
Art. 6º Considera-se motivo de não recebimento ou de devolução de processo à unidade organizacional de última tramitação ou da última realização de atos processuais:
I - ausência ou descontinuidade numérica de volumes, falhas na numeração de suas folhas ou erros relativos a esses procedimentos;
II - despacho para realizar ato que necessite de autorização do Relator;
III - ausência de despacho ou falta de clareza sobre o ato processual a ser realizado;
IV - má conservação de suas capas, que comprometam a integridade dos autos.
Art. 7º A retirada e cópia de folhas dos autos, para formalização de novo processo ou outros fins, só ocorrerá mediante expressa autorização do Relator e por procedimento específico de desentranhamento, realizado exclusivamente pelo DEP.
§ 1º Lavrar-se-á certidão de desentranhamento, atestando a retirada de folhas dos autos, sempre que houver necessidade de:
I - enviar parte dos autos para outro órgão ou unidade organizacional do TCE-PE;
II - instruir-se novo processo relacionado, preservando-se cópias dos originais nos autos, caso necessário;
III - sanar juntada indevida de documentação não relacionada ao processo.
§ 2º A certidão de desentranhamento, na hipótese prevista no inciso III do parágrafo anterior, substituirá a numeração das folhas retiradas definitivamente, dispensada a renumeração dos autos.
Art. 8º Após a fase de publicação e esgotadas quaisquer pendências que impeçam o seu encerramento, os autos processuais serão remetidos:
Art. 8º Após a fase de publicação e esgotadas quaisquer pendências que impeçam o seu encerramento, os autos processuais físicos serão remetidos: (Redação dada pela Portaria nº 410 /2016)
I - ao órgão de origem ou instituição previdenciária, quando se tratar de processos da modalidade Atos de Aposentadoria, Pensão e Reforma;
II - ao órgão ou entidade consulente, quando se tratar de processos de Consulta.
III - aos órgãos responsáveis pela execução das representações, quando se tratar de processo de Destaque cuja deliberação seja neste sentido.
IV - às Câmaras Municipais e à Assembléia Legislativa, respectivamente, quando se tratar de processos de Prestação de Contas e processos do tipo processo principal das modalidades Prestação de Contas Especiais e Auditoria Especial de Prefeituras e do Poder Executivo Estadual, a fim de serem promovidos os julgamentos baseados em parecer prévio do TCE-PE;
IV - às Câmaras Municipais e Assembleia Legislativa, quando se tratar de parecer prévio, ou demais processos que envolvam prefeitos que devam ser julgados pelos vereadores para fins eleitorais. (Redação dada pela Portaria nº 410 /2016)
V - à Divisão de Arquivo - DIAR, vinculada ao Departamento de Informação e Documentação - DID, nos demais casos.
§ 1º Os apensados seguem a tramitação dos processos apensadores.
§ 2º Serão mantidas no TCE cópias físicas ou virtuais dos processos referidos no inciso IV, sendo monitorado o envio dos resultados dos julgamentos a que alude o mesmo inciso.
§ 2º Serão mantidas no TCE cópias eletrônicas, certificadas digitalmente de acordo com a legislação, dos processos físicos enviados aos órgãos de origem.(Redação dada pela Portaria nº 410 /2016)
§ 3º Os resultados dos julgamentos mencionados no inciso IV, encaminhados pelas Câmaras, serão disponibilizados à sociedade, no site do TCE-PE e serão remetidos para arquivamento junto à cópia do processo na DIAR.
§ 4º Os resultados dos julgamentos mencionados no inciso IV, encaminhados pela Assembleia Legislativa, serão disponibilizados à sociedade, no site do TCE e serão remetidos para arquivamento junto à cópia do processo na DIAR.
§ 5º Os pedidos de rescisão não conhecidos ou improcedentes devem ser remetidos à Divisão de Arquivo, não sendo enviados aos órgãos de origem. (Redação acrescida pela Portaria nº 410 /2016)
§ 6º Os processos eletrônicos serão comunicados aos órgãos jurisdicionados, conforme procedimentos específicos, condizentes com seu armazenamento exclusivo na rede mundial de computadores - Internet. (Redação acrescida pela Portaria nº 410 /2016)
Art. 9º A tramitação de processos a órgãos ou entidades externos é executada pela Divisão de Expediente e Cadastro - DIEC.
§ 1º Fica vedada a remessa para o órgão de origem de processos não julgados ou com deliberação ainda não publicada, salvo autorização expressa do Pleno.
§ 2º Qualquer tramitação para reingresso no TCE-PE de processo remetido em diligência, observado o disposto no parágrafo anterior, será realizada no sistema AP, exclusivamente pelo DEP ou nas Inspetorias Regionais dotadas de protocolo.
Art. 10. A parte ou seu procurador legalmente habilitado terá direito a vistas e cópias dos autos, de acordo com o disposto no Regimento Interno, preenchido o modelo constante do Anexo III desta Portaria, quando for o caso.
Art. 11. Esta Portaria entra em vigor em 4 de janeiro de 2010.
Art. 12. Revogam-se as disposições em contrário.
TRIBUNAL DE CONTAS DO ESTADO DE PERNAMBUCO, em 22 de dezembro de 2009.
Conselheiro SEVERINO OTÁVIO RAPÔSO MONTEIRO - Presidente
ANEXO I - TERMOS DE ABERTURA E ENCERRAMENTO DE VOLUMES
TERMO DE ABERTURA DE VOLUME (página inicial do volume)
PROCESSO:
UNIDADE GESTORA:
EXERCÍCIO:
VOLUME:
Estamos procedendo à abertura do volume xx, iniciando a numeração seqüencial de suas folhas no algarismo ____.
Data:
Carimbo do servidor com matrícula e nome
Assinatura.
TERMO DE ENCERRAMENTO DE VOLUME (página final do volume)
PROCESSO:
UNIDADE GESTORA:
EXERCÍCIO:
VOLUME:
Estamos procedendo ao fechamento do volume xx, encerrando a numeração seqüencial de suas folhas no algarismo ____.
Data:
Carimbo do servidor com matrícula e nome
Assinatura.
ANEXO II - FOLHAS DE ROSTO
A - REGISTRO DE ATOS DE ADMISSÃO DE PESSOAL
PROCESSO DE REGISTRO DE ATOS E ADMISSÃO DE PESSOAL
ÓRGÃO:
OBSERVAÇÃO:
Colocar o PETCE que originou o processo (caso haja mais de um PETCE na documentação, os mesmos deverão estar apensados, sendo informado o número do apensador) dentre outras.
TIPO (marcar com um "X"):
Concurso
Contratação Temporária
Provimento Derivado (referente a enquadramento)
EXERCÍCIO:
INTERESSADO:
QUALIFICAÇÃO DO INTERESSADO:
RESPONSÁVEL PELAS INFORMAÇÕES:
B - AUDITORIA ESPECIAL
PROCESSO DE AUDITORIA ESPECIAL
ÓRGÃO:
OBSERVAÇÃO:
1 - Colocar o PETCE que originou o processo (caso haja mais de um PETCE na documentação, os mesmos deverão estar apensados, sendo informado o número do apensador) e um breve resumo do que trata o processo.
2 - Caso se trate de auditoria operacional de monitoramento, informar o nome do relator do processo original.
TIPO (marcar com um "X"):
Processo Principal
Auditoria Especial
EXERCÍCIO:
INTERESSADO(S):
Caso haja múltiplos exercícios, relacionar os interessados por exercício.
QUALIFICAÇÃO DO(S) INTERESSADO(S):
RESPONSÁVEL PELAS INFORMAÇÕES:
C - DENÚNCIA
PROCESSO DE DENÚNCIA
ÓRGÃO DENUNCIADO:
OBSERVAÇÃO:
Colocar o PETCE que originou o processo (caso haja mais de um PETCE na documentação, os mesmos deverão estar apensados, sendo informado o número do apensador) e um breve resumo do que trata o processo.
EXERCÍCIO:
INTERESSADO (NOME DO DENUNCIADO):
INTERESSADO (NOME DO DENUNCIANTE):
RESPONSÁVEL PELAS INFORMAÇÕES:
D - DESTAQUE
PROCESSO DE DESTAQUE
ÓRGÃO:
OBSERVAÇÃO:
Colocar o PETCE que originou o processo (caso haja mais de um PETCE na documentação, os mesmos deverão estar apensados, sendo informado o número do apensador) ou o número do processo original. Fazer constar um breve resumo do que trata o processo.
EXERCÍCIO:
INTERESSADO:
QUALIFICAÇÃO DO INTERESSADO:
RESPONSÁVEL PELAS INFORMAÇÕES:
E - PRESTAÇÃO DE CONTAS ESPECIAL
PROCESSO DE PRESTAÇÃO DE CONTAS ESPECIAL
ÓRGÃO:
OBSERVAÇÃO:
Colocar o PETCE que originou o processo (caso haja mais de um PETCE na documentação, os mesmos deverão estar apensados, sendo informado o número do apensador) e um breve resumo do trata o processo.
TIPO (Marcar com um "X"):
Processo Principal
Repasse a Terceiros
EXERCÍCIO:
INTERESSADO:
QUALIFICAÇÃO DO INTERESSADO:
RESPONSÁVEL PELAS INFORMAÇÕES:
ANEXO III - CARGA DE AUTOS A ADVOGADO
CARGA DE PROCESSO PARA VISTAS DE ADVOGADO
PROCESSO Nº Unidade Organizacional concedente:
Data da concessão da vista:
Advogado responsável pela posse do processo:
Nome: Número da OAB:
Carga efetuada por:
Matrícula Rubrica:
Data limite para devolução:
Observação: O processo deverá ser devolvido até a data acima, na mesma unidade organizacional que concedeu as vistas e dentro do horário de expediente oficial do TCE-PE.
TERMO DE RESPONSABILIDADE nº xx/20xx
Com fundamento no princípio constitucional da ampla defesa e nos termos do estabelecido na Portaria nº 451/2009, de 22 de dezembro de 2009, o Sr.... inscrito na OAB/PE, sob o nº com endereço profissional à .... (telefone(s): xx-xxxx-xxxx), recebe, neste ato, os autos do Processo TC nº xxxxxxx-x, referente à modalidade...., tipo...., órgão...., exercício ...., constando de xx ( .... ) volumes, xx ( .... ) anexos, com todas as suas folhas numeradas sequencialmente de 001 a xxxx, bem como outros processos apensados, os quais descrevemos abaixo: (descrever eventuais processos com número de volumes e anexos, e numeração seqüencial):
...
....
...
As informações referentes aos processos foram conferidas neste ato, DECLARANDO estar ciente de que os presentes autos deverão ser devolvidos no prazo máximo de xx (xxx) dias, a contar desta data, sob pena de responsabilização na forma da legislação pertinente.
Recife, xx de xxxxxx de 20xx.
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Atos que alteram, regulamentam ou revogam esta Portaria:
Portaria nº 410/2016 de 06/10/2016 - Norma em vigor
Portaria nº 199/2012 de 10/04/2012 - Norma em vigor
Atos que são alterados, regulamentados ou revogados por esta Portaria:
Nenhum Ato.