Portaria nº 433/2014

PORTARIA TC Nº 433, DE 5 DE DEZEMBRO DE 2014.

(Vide Portaria Normativa nº 68 /2019)

Institui o processo administrativo eletrônico no âmbito do Tribunal de Contas do Estado de Pernambuco.

O PRESIDENTE DO TRIBUNAL DE CONTAS DO ESTADO DE PERNAMBUCO, no uso de suas atribuições, legais e regimentais;

Considerando os princípios que regem a Administração Pública, especialmente o da eficiência;

Considerando o programa de sustentabilidade do Tribunal de Contas do Estado de Pernambuco (TCE-PE);

Considerando o Planejamento estratégico, 2013-2018, deste Tribunal na perspectiva dos processos internos, especificamente, no aprimoramento da gestão administrativa;

Considerando a Lei Federal nº 12.682 , de 9 de julho de 2012, que dispõe sobre a elaboração e armazenamento de documentos em meios eletromagnéticos;

Considerando, subsidiariamente, as disposições insertas na Lei Federal nº 11.419 , de 19 de dezembro de 2006, que trata da informatização do processo judicial;

Considerando, subsidiariamente, a Lei Estadual nº 15.092 , de 19 de setembro de 2013, que introduz normas a respeito de processo, tramitação e demais usos do meio eletrônico do Tribunal de Contas do Estado de Pernambuco (TCE-PE), resolve:

Art. 1º Fica instituído o processo administrativo eletrônico, PADE, no âmbito do Tribunal de Contas do Estado de Pernambuco (TCE-PE), nos termos desta Portaria.

Art. 2º Para os fins desta Portaria considera-se:

I - arquivo digital: conjunto de bits que formam uma unidade lógica interpretável por um programa de computador e armazenada em suporte apropriado;

II - assinatura digital: conjunto de dados criptografados, associados a um documento do qual são função, garantindo a integridade e autenticidade do documento associado;

III - assinatura eletrônica: geração, por computador, de qualquer símbolo ou série de símbolos executados, adotados ou autorizados por um indivíduo para ser o laço legalmente equivalente ao apropriado;

IV - custodiante da informação: usuários, grupos de trabalho ou áreas responsáveis pela manutenção e guarda do ativo de informação;

V - documento: unidade de registro de informações, qualquer que seja o formato ou o suporte;

VI - documento digital: informação registrada, codificada em dígitos binários, acessível e interpretável por meio de sistema computacional;

VII - expediente: todo tipo de correspondência e demais objetos enviados ao TCE-PE, antes de realizada a triagem inicial para identificação de sua natureza e destinação;

VIII - meio eletrônico: qualquer forma de armazenamento ou tráfego de documentos eletrônicos;

IX - processo administrativo: conjunto de documentos que guardam interdependência pela sucessão formalizada, ordenada e encadeada de atos administrativos para consecução dos objetivos da administração e da finalidade pública;

X - tramitação, trâmite ou movimentação: curso do documento desde a sua produção ou recepção até o cumprimento de sua função administrativa;

XI - tramitação eletrônica: modalidade de tramitação em que os documentos ou processos administrativos são produzidos e tramitados em meio eletrônico, desde a sua origem até o seu arquivamento;

XII - upload: transferência de arquivo de um computador local para um computador ou servidor remoto;

XIII - usuário: pessoa autorizada a ter acesso a informações produzidas ou recebidas pelo TCE-PE, conforme as medidas de proteção estabelecidas, incluindo o uso das funcionalidades do sistema de processamento em meio eletrônico;

XIV - interessado: pessoa física ou jurídica que será objeto de análise do processo ou documento, ou seja, é o agente ou receptor da ação, titular de direitos ou interesses que possam ser afetados pela decisão a ser adotada.

Art. 3º O PADE será o meio utilizado para:

I - produção de documentos digitais;

II - controle da tramitação do processo;

III - elaboração de despachos, pareceres, decisões e demais peças processuais;

IV - padronização de todos os dados e informações compreendidas pelo processo administrativo;

V - produção, registro e publicidade dos atos processuais;

VI - fornecimento de dados essenciais à gestão das informações necessárias aos diversos órgãos de supervisão, controle e uso do sistema.

Parágrafo único. O PADE deve observar a Política Corporativa de Segurança da Informação e a Política de Uso Aceitável dos Recursos de Tecnologia da Informação do Tribunal, bem como as normas correlatas.

Art. 4º Os expedientes administrativos externos serão recebidos pelo Departamento de Expediente Protocolo - DEP e pelas Inspetorias Regionais do Interior, preferencialmente por meio eletrônico, e devem atender aos requisitos de autenticidade, integridade e validade jurídica preconizados pela ICP-Brasil, bem como os inerentes à segurança da informação.

§ 1º No caso de indisponibilidade do recebimento por meio eletrônico no TCE-PE, os expedientes externos, devidamente assinados, serão recebidos em papel, pelo DEP ou pelas Inspetorias Regionais do interior.

§ 2º Os documentos recebidos em conformidade com o

§ 1º serão digitalizados e devolvidos ao seu portador, ressalvada a hipótese prevista no art. 20 desta Portaria.

§ 3º Será admitida a apresentação de expediente externo armazenado em dispositivo digital junto ao DEP ou Inspetorias regionais do interior que farão o upload do expediente externo para o sistema específico, devolvendo, em seguida, o dispositivo de armazenamento ao seu portador, conforme o art. 8º desta Portaria.

§ 4º Os expedientes externos em formato de arquivo portável, devidamente assinados, poderão ser recebidos eletronicamente no site do TCE-PE por meio de funcionalidade específica.

§ 5º O TCE-PE poderá solicitar a verificação da autenticidade do expediente recebido em suporte físico ao responsável, que ficará sujeito às cominações legais nas esferas administrativa e judicial, caso comprovado ato de falsidade ou adulteração.

§ 6º Durante a implantação do PADE, enquanto não houver mecanismos necessários para recebimento de documentos ou prática de atos em meio eletrônico, as comunicações, os requerimentos ou outras ações processuais continuarão a ser realizados pelos meios existentes em funcionamento.

Art. 5º Os documentos digitais no âmbito do TCE-PE terão garantia de autoria, autenticidade e integridade asseguradas nos termos da lei, mediante utilização de certificação eletrônica, nas seguintes modalidades:

I - assinatura digital baseada em certificado digital, conforme Política de utilização dos certificados digitais no âmbito TCE-PE, regulamentada em ato normativo específico; ou

II - autenticação mediante uso de login e senha do usuário.

§ 1º O certificado digital é de uso pessoal, intransferível, sendo seu detentor responsável por sua utilização, guarda e conservação.

§ 2º O uso de certificado digital é obrigatório para documentos e procedimentos que necessitem de comprovação de autoria, autenticidade e integridade em ambiente externo ao Tribunal.

§ 3º O certificado digital a ser utilizado nos termos do

§ 2º deve ser do tipo A3 ou superior, emitido por autoridade certificadora credenciada à ICP-Brasil.

§ 4º Os documentos digitais produzidos no TCE-PE e que tenham tramitação restrita ao ambiente deste Tribunal deverão ser certificados mediante uso de login e senha do usuário.

Art. 6º Os documentos digitais serão preservados pelo TCE-PE, no mínimo, até o cumprimento integral dos prazos estabelecidos na Tabela de Temporalidade Documental do TCE-PE, instituída pela Portaria TC nº 455 , de 23 de dezembro de 2009, respeitados os requisitos relativos ao eventual sigilo da informação.

Art. 7º O usuário é responsável pelas informações prestadas, assim como pela guarda, sigilo e utilização da assinatura eletrônica, não sendo admitida qualquer alegação de uso indevido por terceiros, nos termos da legislação em vigor.

§ 1º Sempre que necessário, será solicitada a verificação da autenticidade de documento apresentado pelo servidor.

§ 2º Comprovada a falsidade ou adulteração de documento, será instaurado procedimento disciplinar em relação ao servidor, cabendo aplicação de sanções administrativas, civis e penais previstas em lei.

Art. 8º O documento digitalizado será juntado ao processo apenas depois de sua autenticação, que será realizada por assinatura digital do interessado ou do servidor responsável pelo recebimento.

Parágrafo único. Consideram-se realizados os atos processuais por meio eletrônico no dia e na hora do seu upload no sistema eletrônico, com identificação do responsável.

Art. 9º Objetos tridimensionais necessários ao PADE deverão ser convertidos em arquivo digital por meios alternativos, tais como captura de vídeo, imagem fotográfica ou áudio, de modo a viabilizar a sua anexação.

§ 1º O DEP será responsável pela conversão alternativa dos objetos e documentos, podendo haver delegação desta atividade para outras unidades organizacionais.

§ 2º A guarda de objetos e documentos em papel, assim como o respectivo descarte, de acordo com tabela de temporalidade documental do TCE-PE, serão de responsabilidade da Divisão de Arquivos - DIAR, observados os requisitos relativos ao eventual sigilo da informação.

§ 3º O arquivo digital que trata esse artigo terá as mesmas propriedades e restrições do documento digitalizado.

§ 4º A transferência dos objetos e documentos não digitalizáveis deverá ser precedida de solicitação fundamentada à DIAR.

§ 5º Realizada a transferência de que trata o

§ 4º, o solicitante será o único responsável pela conservação e guarda dos itens.

Art. 10. Quando houver necessidade de envio de documento ou do PADE para outras instituições, deverá ser produzida cópia em formato de arquivo portável.

Art. 11. Para os documentos externos em que seja obrigatório o registro em protocolo, é vedada ao DEP e às Inspetorias Regionais do interior a inclusão no PADE:

I - de cópia de documento sem a devida autenticação pelo seu responsável ou autor, quando exigida em Lei;

II - de documento de difícil identificação da autoria ou de texto ilegível.

Parágrafo único. Quando o documento tiver sido recepcionado em papel, a digitalização será realizada pelo DEP ou pelas Inspetorias regionais do interior em conformidade com o art. 8º desta Portaria.

Art. 12. As anexações entre documentos e ou processos administrativos deverão ser virtuais, precedidas de autenticação do usuário no sistema, por meio de login e senha, compreendendo:

I - o apensamento entre documentos;

II - o apensamento de processos administrativos;

III - a juntada de documento a processo administrativo.

Art. 13. O desapensamento digital de documentos ou de processos administrativos também será precedido de autenticação do usuário do sistema.

Art. 14. Os documentos e processos administrativos, arquivados antes da implantação do PADE, serão digitalizados sempre que houver de interesse da Administração.

§ 1º Os documentos e processos administrativos digitalizados por servidor autorizado terão a mesma força probante dos originais, seguindo fluxo próprio e com nova numeração de registro que faça referência automática ao processo em suporte papel.

§ 2º A guarda e a preservação dos documentos originais digitalizados incumbem aos interessados, exceto na hipótese prevista no

§ 1º do art. 20 desta Portaria.

Art. 15. Deverão ser reservados pelo TCE-PE recursos que garantam:

I - a alocação de profissionais e meios administrativos necessários ao desenvolvimento, implantação e monitoramento do PADE;

II - a criação da infraestrutura tecnológica e administrativa que suportem o funcionamento de novos sistema(s) e dos serviços oferecidos;

III - a identificação e o armazenamento dos documentos digitais com garantia de sua integridade, disponibilidade e confidencialidade.

Parágrafo único. O sistema de armazenamento dos documentos digitais identificará qualquer usuário que promover o upload de documentos, bem como a exclusão, inclusão e alteração de dados, informando data e hora em que ocorreu o ato.

Art. 16. A Coordenadoria de Administração Geral - CAD e demais unidades competentes da estrutura organizacional do TCE-PE atuarão de forma conjunta e harmônica para prover a contínua atualização tecnológica necessária à implantação e manutenção plena, efetiva e eficiente dos serviços previstos nesta Portaria.

Art. 17. A implantação do PADE será gradativa e coordenada pela CAD, que estabelecerá critérios de priorização a serem obedecidos.

Art. 18. A CAD em conjunto com a Gerência de Desenvolvimento Organizacional - GDEO será reponsável por desenhar o fluxo de cada documento e dos processos existentes no âmbito do TCE-PE.

Art. 19. Os tipos de documentos e processos administrativos que estiverem em trâmite na data da implantação dos respectivos modelos em formato digital deverão continuar tramitando fisicamente.

Art. 20. Ao final da implantação do PADE, todos os documentos e processos administrativos tramitarão, exclusivamente, em forma de arquivo digital, observadas as normas relativas à classificação das informações e ao tratamento das informações sigilosas.

§ 1º O documento em suporte papel que, por previsão legal, o TCE-PE seja obrigado a manter, deverá ser convertido para documento digital.

§ 2º Após a digitalização de que trata o

§ 1º, o documento em papel será encaminhado à unidade organizacional responsável por sua custódia.

Art. 21. Os casos omissos serão submetidos à apreciação do Presidente do TCE-PE, por intermédio da Diretoria-Geral.

Art. 22. Esta Portaria entra em vigor na data de sua publicação.

Tribunal de Contas do Estado de Pernambuco, em 5 de dezembro de 2014.

VALDECIR FERNANDES PASCOAL

Presidente

Publicada em 06/12/2014

Atos que alteram, regulamentam ou revogam esta Portaria:

Portaria Normativa nº 68/2019 de 20/08/2019 - Norma em vigor

Atos que são alterados, regulamentados ou revogados por esta Portaria:

Nenhum Ato.