Portaria nº 430/2007
instituindo a Política de uso do serviço de correio eletrônico no âmbito do Tribunal de Contas do Estado de Pernambuco - TCE-PE.
PORTARIA Nº 430/2007
instituindo a Política de uso do serviço de correio eletrônico no âmbito do Tribunal de Contas do Estado de Pernambuco - TCE-PE.
O EXMO. SR. PRESIDENTE DO TRIBUNAL DE CONTAS DO ESTADO DE PERNAMBUCO, no uso de suas atribuições legais;
CONSIDERANDO a relevância em descrever e estabelecer a política de uso do serviço de correio eletrônico, proporcionando uma utilização produtiva, com segurança e voltada às atividades do Tribunal de Contas do Estado de Pernambuco - TCE-PE;
CONSIDERANDO a previsão do art. 14 da Portaria nº 531 /2006, de 13 de novembro de 2006, que instituiu a Política de Uso e Segurança das Informações e dos Recursos Computacionais, no âmbito do TCE-PE;
CONSIDERANDO a Portaria nº 532 /2006, de 13 de novembro de 2006, que definiu os procedimentos e ações alusivas à privacidade das informações geradas pelos usuários no ambiente computacional do TCE-PE;
CONSIDERANDO o disposto nos incisos IV, X e XII do artigo 5º da Constituição Federal ,
RESOLVE assinar a seguinte Portaria:
TÍTULO I
Das Disposições Preliminares
Art. 1º Fica instituída a Política de uso do serviço de correio eletrônico no âmbito do Tribunal de Contas do Estado de Pernambuco - TCE-PE.
Art. 2º Esta Portaria tem o objetivo de descrever e estabelecer a política de uso do serviço de correio eletrônico, proporcionando uma utilização produtiva, com segurança e voltada às atividades desta Corte.
Art. 3º Para os fins desta Portaria, considera-se:
I - caixa postal - área individual de armazenamento de mensagens do correio eletrônico;
II - lista de distribuição - uso do correio eletrônico que possibilita que uma mensagem seja enviada para uma lista de destinatários previamente cadastrados;
III - pasta pública - pasta de correio eletrônico que permite compartilhar arquivos, mensagens e outros itens de correio;
IV - spam - mensagem eletrônica não solicitada pelo destinatário, geralmente enviada indiscriminadamente a várias pessoas, contendo propaganda e correntes;
V - administrador do correio eletrônico - usuário interno da Coordenadoria da Tecnologia da Informação - CTI, necessariamente servidor efetivo do TCE-PE, responsável por instalar, configurar, manter e auditar o serviço de correio eletrônico;
VI - moderador - usuário interno gestor de lista de distribuição ou de pasta pública, geralmente aquele que solicita a criação da lista ou pasta;
VII - usuário representante - usuário interno, designado por seu chefe, responsável por receber e responder mensagens enviadas para o endereço de seu segmento administrativo;
VIII - endereço de segmento administrativo - endereço para comunicação externa ao segmento. As mensagens enviadas para este endereço serão encaminhadas para o gerente e seus usuários representantes. Apenas estes podem enviar mensagens em nome do segmento. Seu endereço é SEGADM@tce.pe.gov.br onde SEGADM é a sigla do segmento administrativo;
IX - endereço de redirecionamento de mensagens - endereço criado para servir como um canal de comunicação oficial a fim de evitar que endereços de usuários internos sejam divulgados externamente. Exemplos: o endereço da Ouvidoria (ouvidoria@tce.pe.gov.br) e de eventos promovidos pelo TCE-PE;
X - lista TCE - a lista TCE, cujo endereço é TCE-L@tce.pe.gov.br (ou Lista TCE), é uma lista de distribuição da qual todos os usuários internos do TCE-PE fazem parte e para a qual apenas os administradores do correio eletrônico e os titulares ou representantes dos seguintes segmentos possuem permissão de envio:
a) Diretoria Geral;
b) Coordenadoria de Tecnologia da Informação;
c) Coordenadoria de Controle Externo;
d) Coordenadoria de Administração Geral;
e) Gabinete da Presidência;
f) Núcleo de Comunicação;
g) Gerências GITI e GIAT da CTI;
h) Divisão DIMO do DAÍ;
XI - lista de segmento administrativo - lista de distribuição da qual apenas os funcionários do segmento participam e para a qual somente eles têm direito de enviar mensagens. Seu endereço é SEGADML@tce.pe.gov.br (ou SEGADM-Lista Interna) onde SEGADM é a sigla do segmento administrativo;
XII - lista temática ou de grupo de trabalho - lista de distribuição cujas regras de ingresso e filtragem de conteúdo são definidas pelo moderador;
XIII - pasta pública de segmento administrativo - pasta pública na qual somente os usuários do segmento têm direito de acesso;
XIV - pasta pública temática ou de grupo de trabalho - pasta pública cujas regras de participação e filtragem de conteúdo são definidas pelo moderador.
TÍTULO II
Da Política de Uso e Segurança do Correio Eletrônico
CAPÍTULO I
Das Limitações
Art. 4º Para efeito de limitações de tamanho ficam estipuladas as seguintes capacidades:
I - caixa postal - o limite da caixa postal é 300 MB, incluídos os anexos das mensagens, que obedecerá às seguintes regras:
a) ultrapassados 140 MB, um alerta será enviado ao usuário;
b) ultrapassados 150 MB, o envio de mensagens será bloqueado;
c) ultrapassados 300 MB, a caixa postal será bloqueada para envio e recebimento de mensagens;
II - mensagem - O limite para o tamanho de mensagem enviada ou recebida é 20 MB, incluídos os anexos;
III - pasta pública - A pasta pública tem limite de 300 MB;
Parágrafo único. Os limites definidos nos incisos I, II e III podem ser alterados por meio de chamado técnico à CTI, desde que a solicitação seja devidamente justificada e que haja espaço no disco do servidor.
Art. 5º As mensagens devem ter no máximo 16 destinatários, somados os endereços dos campos:
I - destinatário;
II - cópia;
III - cópia oculta.
§ 1º Os endereços incluídos em listas criadas pelo próprio usuário também entram nessa soma.
§ 2º Uma lista criada pelo administrador de correio conta como apenas um destinatário.
Art. 6º Haverá bloqueio de mensagens identificadas como spam.
Art. 7º Serão removidos os anexos de mensagens enviadas ou recebidas de fora da rede do TCE-PE com as seguintes extensões:
I - EXE;
II - COM;
III - VBS;
IV - JS;
V - PPS;
VI - SCR;
V - BAT;
VI - MSI.
Parágrafo único. O usuário será informado da remoção do anexo por meio de mensagem automática.
CAPÍTULO II
Da Inatividade do Correio Eletrônico
Art. 8º Ficam estipulados os seguintes prazos de tempo de vida para as mensagens e documentos não lidos:
I - as mensagens não lidas com mais de 6 (seis) meses de tempo de vida serão automaticamente excluídas das caixas postais;
II - não há limite de tempo de vida para as mensagens e os documentos em pasta pública.
Art. 9º Nos casos de servidores à disposição de outro órgão ou em licença com duração superior a 6 (seis) meses, serão aplicadas as seguintes regras:
I - a caixa postal será bloqueada;
II - o usuário será avisado por e-mail 15 (quinze) dias antes do bloqueio.
Parágrafo único. O usuário poderá indicar um endereço externo para redirecionamento de suas mensagens, exceto as de listas ou pastas públicas do TCE-PE, e para recebimento dos avisos da Intranet, caso contrário, todas as mensagens novas serão descartadas.
Art. 10. Nos casos de ausência por prazo inferior a 6 (seis) meses, e sendo do seu interesse, o usuário poderá solicitar o bloqueio de sua caixa postal.
Art. 11. Nos casos de funcionários exonerados, aposentados ou falecidos serão aplicadas as seguintes regras:
I - a caixa postal será extinta;
II - o conteúdo da caixa postal será mantido em backup pelo prazo de 5 (cinco) anos.
Art. 12. Os usuários que não acessarem a rede ou o correio eletrônico por um período superior a 6 (seis) meses terão suas caixas postais bloqueadas.
Parágrafo único. O desbloqueio poderá ser solicitado pelo usuário a qualquer tempo.
CAPÍTULO III
Da Política de Uso do Correio Eletrônico
Seção I
Dos Usuários Internos
Subseção I
Dos Direitos
Art. 13. São direitos dos usuários internos:
I - ter caixa postal;
II - ter sigilo na sua caixa postal nos termos da Portaria nº 532 /2006, que trata da privacidade das informações geradas pelos usuários no ambiente computacional do TCE-PE.
Subseção II
Dos Deveres
Art. 14. São deveres dos usuários internos:
I - responder pelo uso exclusivo de sua caixa postal;
II - responder pelo conteúdo de mensagens enviadas ou encaminhadas através de sua caixa postal;
III - informar à CTI, por meio de chamado técnico, o recebimento de mensagens indevidas e spam;
IV - manter sua caixa postal dentro dos limites de tamanho definidos nesta Portaria para garantir seu funcionamento contínuo;
V - ao enviar uma mensagem com informações confidenciais, informar ao destinatário a classificação da informação;
VI - não abrir anexos de mensagens, a menos que sejam esperados.
Subseção III
Das Vedações
Art. 15. É expressamente vedado aos usuários internos o uso do correio eletrônico para os seguintes fins:
I - constrangimento, assédio, calúnia, injúria, difamação, ameaça, ofensa ou agressão;
II - promoção pessoal;
III - divulgação político-partidária ou eletiva;
IV - veiculação de mensagens que impliquem qualquer tipo de discriminação, tais como idade, raça, religião, gênero, orientação sexual, nacionalidade ou desabilitação física;
V - divulgação de mensagens que solicitam o reenvio a outros usuários (correntes), anedotas, entretenimento, esoterismo ou aviso sobre supostos vírus;
VI - veiculação de mensagens de cunho pornográfico ou pedofílico;
VII - veiculação de mensagens de oferta de produtos ou serviços;
VIII - divulgação de informações confidenciais pelo correio eletrônico a destinatários não autorizados;
IX - divulgação de informações de uso interno para fora do TCE-PE;
X - divulgação dos endereços eletrônicos dos usuários internos sem consentimento;
XI - fazer-se passar por outra pessoa ou esconder sua identidade quando utilizar o correio eletrônico.
Subseção IV
Das Sanções
Art. 16. A não observância dos artigos 14 e 15 desta Portaria, devidamente apurada e comprovada, implica bloqueio de acesso à caixa postal ou da conta de acesso à rede.
Parágrafo único. O caso será informado ao usuário interno infrator e seu gerente imediato para ciência e ao Diretor Geral para deliberação.
Seção II
Dos Gerentes
Art. 17. O gerente tem o direito de designar os usuários representantes do seu segmento administrativo.
Art. 18. Cabe ao gerente verificar e atualizar periodicamente a relação dos usuários representantes do seu segmento administrativo.
Seção III
Do Moderador
Art. 19. O moderador é responsável por monitorar a correta utilização da lista de distribuição ou pasta pública sob sua gestão de forma a atender às definições desta norma computacional, devendo informar à CTI os casos de descumprimento.
Seção IV
Do Administrador do Correio Eletrônico
Art. 20. São responsabilidades do Administrador do Correio Eletrônico:
I - manter e atualizar as configurações do serviço de correio de forma a atender às definições desta norma computacional;
II - bloquear a caixa postal do usuário ou a sua conta nos casos de não observância dos artigos 14 e 15 desta Portaria, devidamente apurada e comprovada, e informar o caso ao usuário interno infrator e seu gerente imediato para ciência e ao Diretor Geral para deliberação;
Parágrafo único. O administrador do correio possui direito de acesso a todas as pastas e caixas postais suficiente para a manutenção do bom funcionamento do serviço de correio, nos termos da Portaria nº 532 /2006.
TÍTULO III
Das Disposições Finais
Art. 21. Cabe ao Diretor Geral deliberar sobre os casos de infração ao disposto nos artigos 14 e 15 desta Portaria, sem prejuízo da aplicação, no que couber, do Estatuto dos Funcionários Públicos Civis do Estado de Pernambuco, Lei Estadual nº 6.123 , de 20 de julho de 1968.
Art. 22. Os casos omissos serão resolvidos pelo Diretor Geral.
Art. 23. Esta Portaria entra em vigor trinta dias após a sua publicação.
Art. 24. Revogam-se as disposições em contrário.
TRIBUNAL DE CONTAS DO ESTADO DE PERNAMBUCO, em 08 de agosto de 2007.
Conselheiro CARLOS PORTO - Presidente
Atos que alteram, regulamentam ou revogam esta Portaria:
Nenhum Ato.
Atos que são alterados, regulamentados ou revogados por esta Portaria:
Nenhum Ato.