Portaria nº 338/2009

PORTARIA Nº 338/2009

definindo os procedimentos a serem observados e os segmentos administrativos que atuarão em colaboração e corresponsabilidade na organização e composição da prestação de contas anual do Tribunal de Contas do Estado de Pernambuco.

O EXMO. SR. PRESIDENTE DO TRIBUNAL DE CONTAS DO ESTADO DE PERNAMBUCO, no uso de suas atribuições legais;

CONSIDERANDO a necessidade de disciplinar a elaboração da prestação de contas própria do TCE-PE, para cumprimento do que dispõem os artigos 28 e 29 da Lei estadual nº 12.600 , de 14 de junho de 2004 (Lei Orgânica do TCE-PE);

CONSIDERANDO o disposto na Resolução TC nº 20 /2008, de 17 de dezembro de 2008;

RESOLVE assinar a seguinte Portaria:

Art. 1º A elaboração, organização e composição da prestação de contas anual do Tribunal de Contas do Estado de Pernambuco - TCE-PE observarão as normas estabelecidas nas Resoluções do Tribunal e os procedimentos, prazos e responsabilidades definidos nesta Portaria.

Art. 2º A prestação de contas anual do TCE-PE consistirá dos documentos referidos na Resolução TC nº 20 /2008, de 17 de dezembro de 2008, e observará os seguintes procedimentos:

I - os documentos que integrarão a prestação de contas anual serão encaminhados pelas áreas responsáveis ao Departamento de Contabilidade e Finanças - DCF, para consolidação, impreterivelmente, até 25 de janeiro do ano seguinte ao de referência;

II - o DCF encaminhará o conjunto dos documentos à Gerência de Controle Interno - GECI, do Núcleo de Planejamento, Controle Interno e Desenvolvimento Organizacional - NPC, para revisão;

III - a GECI revisará os documentos a ela submetidos e dará ciência ao DCF quanto à conformidade ou à necessidade de ajustes;

IV - após a revisão feita pela GECI e os ajustes eventualmente necessários, os documentos conferidos e assinados conforme artigo 8º desta Portaria serão encaminhados à Diretoria Geral - DG, em papel e em meio magnético, até o dia 5 de fevereiro, para consolidação;

V - a consolidação da prestação de contas de cada exercício deverá concluir-se até o dia 10 de fevereiro do ano seguinte ao de referência, com a entrega dos documentos encadernados ao Presidente do TCE-PE, reproduzidos em, no mínimo, três vias.

Parágrafo único. O gozo de férias no mês de janeiro e fevereiro de cada ano não poderá comprometer os procedimentos e prazos estabelecidos neste artigo.

Art. 3º Competem à DG, com o auxílio do DCF, a coordenação das atividades necessárias à elaboração da prestação de contas anual do TCE-PE e a revisão e consolidação dos documentos que a integrarão.

Art. 4º As atribuições dos diversos segmentos administrativos do TCE-PE no processo de elaboração e encaminhamento dos documentos que integrarão a prestação de contas anual estão definidas no Anexo Único desta Portaria.

Art. 5º A coleta de dados e a preparação dos documentos que integrarão a prestação de contas anual deverão ocorrer ao longo do exercício de referência.

Parágrafo único. A DG, o DCF e os demais segmentos envolvidos na elaboração da prestação de contas anual são igualmente responsáveis, segundo suas atribuições e áreas de competência, por acompanhar eventuais alterações nas Resoluções do Tribunal que estabeleçam normas aplicáveis à sua prestação de contas anual.

Art. 6º No caso de inexistência de quaisquer documentos ou informações obrigatórios, o segmento responsável apresentará declaração negativa com a necessária justificativa.

Art. 7º Os documentos integrantes da prestação de contas anual serão formatados de acordo com os modelos estabelecidos nas Resoluções do TCE-PE, quando houver.

Parágrafo único. Caso não haja modelos de formatação previamente definidos, a DG os estabelecerá em conjunto com os segmentos responsáveis.

Art. 8º Os documentos integrantes da prestação de contas, elaborados de acordo com as atribuições discriminadas no Anexo Único e conferidos, serão assinados pelos responsáveis por sua elaboração, com a necessária identificação, por meio de carimbo ou outros meios, com evidência clara de nome, matrícula e lotação do servidor.

Art. 9º É vedado o pagamento de remuneração ou gratificação de qualquer espécie, sob qualquer hipótese, pela execução de atividades relativas à elaboração, organização e consolidação da prestação de contas anual do TCE-PE.

Art. 10. Esta Portaria entra em vigor na data da sua publicação e aplica-se aos processos de prestações de contas a partir do exercício de 2009.

Art. 11. Revogam-se as disposições em contrário.

TRIBUNAL DE CONTAS DO ESTADO DE PERNAMBUCO, em 03 de agosto de 2009.

Conselheiro SEVERINO OTÁVIO RAPÔSO MONTEIRO - Presidente

ANEXO ÚNICO DA PORTARIA

DOCUMENTOS INTEGRANTES DA PRESTAÇÃO DE CONTAS ANUAL DO TCE-PE E SEGMENTOS RESPONSÁVEIS POR SUA ELABORAÇÃO

I - ITENS APLICÁVEIS AO TCE-PE EXIGIDOS NO

ANEXO I DA RESOLUÇÃO TC Nº 20 /2008, DE 17/12/2008 (os itens marcados com asterisco deverão ser apresentados também em meio eletrônico digital)

Nº DE ORDEM ITEM DOCUMENTOS E INFORMAÇÕES GERAIS EXIGIDAS NA FORMALIZAÇÃO SEGMENTO RESPONSÁVEL

1 Sumário da documentação acostada, com indicação do número da página de cada item relacionada a esta Resolução. Departamento de Contabilidade e Finanças

2 Ofício de encaminhamento ao Tribunal de Contas, devidamente identificado e assinado pelo responsável. Gabinete da Presidência

3 Informações gerais de identificação, compreendendo nome, sigla, CNPJ, natureza jurídica, vinculação, endereço completo e código da unidade gestora no Sistema de Execução Financeira e Orçamentária do Estado. Departamento de Contabilidade e Finanças

4 Ementário atualizado da legislação referente à estrutura organizacional acompanhado do respectivo organograma. Núcleo de Planejamento, Desenvolvimento Organizacional e Controle Interno

5 Relação dos ordenadores de despesa, do titular do órgão ou entidade e dos demais responsáveis, por período de gestão, contendo o nome completo, matrícula, estado civil, número do CPF e endereço residencial atualizado, anexando cópias dos respectivos atos de designação e afastamento. Departamento de Contabilidade e Finanças

6 Relação de todas as contas bancárias existentes, ainda que não movimentadas no exercício, informando a sua finalidade. Departamento de Contabilidade e Finanças

7 Conciliação bancária de todas as contas existentes, referentes ao último mês do exercício ou do período da gestão, com cópia dos respectivos extratos bancários. Departamento de Contabilidade e Finanças

8 Balanço Orçamentário previsto na Lei Federal nº 4.320 /64. Departamento de Contabilidade e Finanças

9 Balanço Financeiro previsto na Lei Federal nº 4.320 /64. Departamento de Contabilidade e Finanças

10 Balanço Patrimonial previsto na Lei Federal nº 4.320 /64. Departamento de Contabilidade e Finanças

11 Demonstração das Variações Patrimoniais prevista na Lei Federal nº 4.320 /64. Departamento de Contabilidade e Finanças

12 Demonstrativo da Dívida Flutuante previsto na Lei Federal nº 4.320 /64. Departamento de Contabilidade e Finanças

13 Demonstrativo da movimentação dos bens patrimoniais adquiridos, alienados e baixados no exercício, contendo, no mínimo, as seguintes informações: descrição do bem, quantidade, localização, tipo de alienação, data da movimentação e valor. (*) Departamento de Administração e Infraestrutura

18 Balancete em 31/12/XX, antes do fechamento das contas de resultado. Departamento de Contabilidade e Finanças

23 Cópias dos relatórios das auditorias realizadas pelos controles internos de cada Poder e/ou da própria unidade gestora, informando que medidas foram tomadas para saneamento das irregularidades acaso encontradas. Núcleo de Planejamento, Desenvolvimento Organizacional e Controle Interno

24 Cópias dos instrumentos normativos fixando o quantitativo de servidores autorizados a receber suprimentos individuais no exercício, bem como a relação desses responsáveis por suprimentos individuais contendo as seguintes informações: nº do instrumento normativo autorizador, nome do servidor, matrícula, estado civil, número do CPF e endereço residencial atualizado. (*) Departamento de Contabilidade e Finanças

25 Demonstrativo dos suprimentos individuais concedidos no exercício contendo no mínimo as seguintes informações: nº da nota de empenho, valor, nome e CPF do suprido, data da liberação do recurso, data da entrega da prestação de contas e nº do recibo, quando houver. (*) Departamento de Contabilidade e Finanças

26 Relação das Comissões de Licitações, permanente e especial, designadas para o período, contendo o nome completo, portarias de designação/afastamento, número do CPF, estado civil e endereço residencial atualizado de todos os seus membros, anexando cópias das respectivas portarias de designação/afastamento. (*) Diretoria Geral

27 Mapa Demonstrativo Consolidado de todos os processos licitatórios instaurados no exercício, por todas as comissões de licitação, contendo, no mínimo, as seguintes informações: nº do processo administrativo em série anual, n.º do processo licitatório, identificação do certame (modalidade, dispensa ou inexigibilidade), objeto, valor orçado, tipo da licitação, data da abertura, nome dos participantes, nome e CNPJ ou CPF do licitante vencedor, valor adjudicado, situação (concluído, revogado, anulado, cancelado), fundamentação legal da revogação e anulação, quando ocorrerem, existência de recursos, nº da nota de empenho e nº e data do contrato decorrente da respectiva licitação. (*) Comissão de Licitações e Coordenadoria de Administração Geral

28 Quadro-resumo de todos os processos licitatórios referentes ao item anterior, contendo a quantidade de processos e o valor total adjudicado por modalidade (convite, tomada de preços, concorrência, concurso, leilão, pregão) dispensa ou inexigibilidade, conforme modelo estabelecido no Anexo III desta Resolução. Comissão de Licitações

29 Relação de todos os contratos vigentes no exercício, mesmo que celebrados em exercícios anteriores, contendo, no mínimo, as seguintes informações: nº do contrato, nº e modalidade da licitação ou dispensa/inexigibilidade a qual se vincula, datas da celebração e da publicação, objeto, valor, nome e CNPJ ou CPF do contratado, prazo de vigência, e, caso existam: nº dos termos aditivos celebrados, datas da celebração e publicação, objeto do aditamento, valor aditado e prazo. (*) Coordenadoria de Administração Geral

30 Relação das transferências e recebimentos de recursos mediante convênio, acordo, ajuste, termo de parceria, contrato de gestão ou outros instrumentos congêneres, bem como a título de subvenção, auxílio ou contribuição, contendo, no mínimo, as seguintes informações: nº e tipo do instrumento, data da celebração, objeto, valor, nome e CNPJ ou CPF do beneficiário, prazo de vigência, data da efetiva prestação de contas e, caso existam: nº dos termos aditivos celebrados, data da celebração, objeto do aditamento, valor aditado, prazo e se for o caso, nova data da efetiva prestação de contas. Deverá, ainda, ser informado se ficou (ou não) comprovado na prestação de contas a correta aplicação dos recursos repassados ou recebidos e o atingimento dos objetivos e metas colimados, parciais e/ou totais, sendo que, nas hipóteses do art. 36 da Lei Estadual nº 12.600 /04, informar quais as providências adotadas para a devida regularização de cada caso, inclusive sobre a instauração da correspondente Tomada de Contas Especial, nos termos da Resolução TC nº 09 /2005, de 27 de julho de 2005. (*) Departamento de Contabilidade e Finanças

31 Relação dos Inquéritos e Processos Administrativos instaurados no exercício com o intuito de apurar dano ao erário, fraudes ou desvios de bens e valores públicos, contendo nº do processo, data de instauração, descrição sucinta do objeto e as providências tomadas. (*) Corregedoria Geral

32 Demonstrativo referente às tomadas de contas especiais mencionadas no art. 13 da Resolução TC nº 09 /2005, bem como demonstrativo referente às demais tomadas de contas especiais instauradas, os quais deverão conter no mínimo as seguintes informações: nº de ordem do procedimento administrativo, identificação do responsável, especificação do objeto, valor original do dano, data ou período das ocorrências e número e data do documento de encaminhamento ao Tribunal de Contas. (*) Diretoria Geral

33 Documentação exigida no art. 3º, §§ 1º e 2º, da Resolução TC nº 20 /2005, de 21 de setembro de 2005. Diretoria Geral

34 Relação das campanhas publicitárias realizadas, indicando: objetivo, valores executados, veículos de mídia utilizados, nome das agências contratadas; nº do processo licitatório; nº , data e valor do contrato celebrado. Núcleo de Comunicação

35 Relação dos prestadores de serviço contratados pela agência publicitária, envolvidos em cada campanha realizada, com a indicação do seqüencial de numeração e valor das notas fiscais relativas aos serviços prestados, a descrição do material produzido, e o relatório de acompanhamento da veiculação das campanhas. (*) Núcleo de Comunicação

36 Relação dos patrocínios concedidos, identificando nome dos beneficiários, natureza e data do evento, valor concedido e data do efetivo repasse. Coordenadoria de Administração Geral e Departamento de Contabilidade e Finanças

37 Demonstrativo de acompanhamento das determinações emitidas pelo TCE, referentes a decisões publicadas a partir de 15 de julho de 2004, evidenciando as providências tomadas para o seu efetivo cumprimento, conforme modelo estabelecido no Anexo IV desta Resolução. Diretoria Geral

38 Mapa demonstrativo de obras realizadas no exercício. (*) Núcleo de Engenharia e Departamento de Administração e Infraestrutura

39 Relação de todos os admitidos no exercício a que se refere a Prestação de Contas, contendo, no mínimo, as seguintes informações: nome, CPF, cargo ou função, data de admissão, número e data do ofício de encaminhamento da informação sobre o ato de admissão ao TCE. (*) Departamento de Gestão de Pessoas

40 Termo de Responsabilidade declarando que a documentação encaminhada corresponde ao determinado nesta Resolução, indicando nome completo, matrícula, estado civil, nº CPF, e endereço residencial atualizado do responsável pela assinatura deste Termo, caso tais dados não constem do item 5 deste Anexo I. Diretoria Geral

II - ITENS APLICÁVEIS AO TCE-PE EXIGIDOS PELO

ANEXO II (1, 3 E 4) DA RESOLUÇÃO TC Nº 20 /2008, DE 17/12/2008, PARA O RELATÓRIO DE DESEMPENHO DA ADMINISTRAÇÃO

Descrição dos objetivos e metas (físicas e financeiras) pactuados nos programas sob sua gerência, previstos no seu programa de trabalho na Lei Orçamentária Anual, bem como da avaliação dos resultados da sua execução, com esclarecimentos, se for o caso, sobre as causas que inviabilizaram o pleno cumprimento, bem como as medidas implementadas e a implementar com vistas ao saneamento de eventuais disfunções estruturais ou situacionais que prejudicaram ou inviabilizaram o alcance dos objetivos e metas colimados, inclusive aquelas de competência de outras unidades da administração pública. Núcleo de Planejamento, Desenvolvimento Organizacional e Controle Interno

Quadro demonstrativo da composição da força de trabalho existente no exercício, informando: os quantitativos de servidores efetivos, requisitados de outros órgãos, cedidos para outros órgãos, estagiários, e os contratados temporariamente. Departamento de Gestão de Pessoas

Relação dos cargos comissionados e funções gratificadas no exercício, com os respectivos nome e símbolo dos cargos/funções, contendo: nome(s) do(s) ocupante(s) por período, matrícula, número do ato/portaria, data de nomeação/designação e data de afastamento. Departamento de Gestão de Pessoas

Atos que alteram, regulamentam ou revogam esta Portaria:

Nenhum Ato.

Atos que são alterados, regulamentados ou revogados por esta Portaria:

Nenhum Ato.