Portaria nº 300/2012

PORTARIA TC Nº 300, DE 10 DE AGOSTO DE 2012.

(Revogada pela Portaria Normativa nº 181 /2022)

Regulamenta a Gestão de Contratos no âmbito do Tribunal de Contas do Estado de Pernambuco.

A PRESIDENTE DO TRIBUNAL DE CONTAS DO ESTADO DE PERNAMBUCO, no uso das atribuições legais e regimentais, e;

CONSIDERANDO as disposições do art. 67 da Lei Federal nº 8.666 , de 21 de junho de 1993, visando à adequação de todas as fases contratuais e procedimentos de acompanhamento e execução às previsões do edital e à observância ao princípio da legalidade;

CONSIDERANDO a importância e a necessidade de amplo controle e sistematização da gestão de contratos, no âmbito do Tribunal de Contas do Estado de Pernambuco, sob a luz dos princípios da publicidade, da moralidade e, sobretudo, da eficiência administrativa, resolve:

CAPÍTULO I

DAS DEFINIÇÕES

Art. 1º Para os fins desta Portaria, considera-se:

I - gestão de contratos: conjunto de técnicas, procedimentos, medidas e controles que visam à administração correta e eficaz de todas as variáveis envolvidas na contratação, desde o termo de referência, passando por todas as fases da licitação e pela negociação do contrato, discussão e redação de cláusulas, cautelas na formalização do contrato, até a execução, o acompanhamento e a entrega dos bens, obras ou serviços;

II - órgão central de gestão de contratos: unidade que concentra as atividades voltadas ao preparo, acompanhamento, controle e conclusão da contratação, dando suporte aos atos formais a serem praticados pela Administração, para que, sendo estes efetuados de forma tempestiva, surtam os efeitos desejados;

III - unidade gestora do contrato: unidade responsável pelo acompanhamento da execução contratual e principal interessada no objeto contratado, sendo responsável por indicar servidor/servidores para a função de fiscal do contrato;

IV - fiscal do contrato: servidor, preferencialmente ocupante de cargo efetivo do quadro permanente do TCE-PE, a quem compete representá-lo no acompanhamento e fiscalização da execução do contrato, desde a sua assinatura até o seu encerramento;

V - contrato: todo e qualquer ajuste celebrado entre o Tribunal de Contas do Estado de Pernambuco e órgãos ou entidades da Administração Pública e particulares, por meio do qual se estabelece acordo de vontades, para formação de vínculo e estipulação de obrigações recíprocas.

Parágrafo único. No âmbito do TCE-PE o órgão central de gestão de contratos é a Coordenadoria de Administração Geral - CAD.

CAPÍTULO II

DAS RESPONSABILIDADES

Art. 2º Compete à CAD, na condição de órgão central de gestão de contratos:

I - elaborar contratos, termos aditivos, notificações e demais documentos relacionados à gestão dos contratos;

II - arquivar cronologicamente os contratos e seus aditivos;

III - providenciar a publicação dos atos relacionados à gestão dos contratos;

IV - receber as demandas dos fiscais dos contratos (e/ou unidades gestoras de contratos) e adotar as providências pertinentes;

V - controlar os limites de acréscimos e supressões contratuais;

VI - manter vigilância em relação a periodicidade de reajustes, termos de recebimento definitivo e emissão de notas de empenho;

VII - processar os pedidos de reajuste, repactuação e reequilíbrio econômico-financeiro, verificando os pressupostos e documentos necessários;

VIII - monitorar os prazos de vigência e de validade da garantia, disponibilizando as informações sobre os seus vencimentos às unidades gestoras de contratos;

IX - encaminhar as minutas de termos aditivos à Diretoria Geral - DG, solicitando parecer da Procuradoria Consultiva;

X - manter atualizado o fluxo de elaboração dos contratos do TCE-PE;

XI - representar à Diretoria Geral - DG, sempre que verificar indícios de cometimento de irregularidade na execução do contrato, para fins de deliberação quanto à instauração de processo administrativo;

XII - instruir os processos com despacho e juntada de documentos.

Art. 3º Compete à unidade gestora do contrato:

I - elaborar o termo de referência do futuro contrato;

II - acompanhar o processo licitatório em todas as suas fases até a assinatura do contrato;

III - abrir pastas para arquivamento de cópia dos contratos sob sua responsabilidade, dos respectivos empenhos e faturas, dos relatórios de acompanhamento da execução e dos documentos correlatos que comprovem a correta execução do negócio acordado, mantendo sua guarda durante o período de vigência contratual;

IV - controlar o prazo de vigência dos contratos sob sua responsabilidade e solicitar, com antecedência de 90 (noventa) dias do término da vigência contratual, providências para sua prorrogação ou autorização para instauração de novo processo licitatório, se pertinente, visando à celebração de um novo contrato;

V - repassar à Divisão de Execução Orçamentária - DIEO e à Coordenadoria de Administração Geral - CAD, no início de cada exercício, informações sobre os empenhos a serem reabertos;

VI - notificar a contratada em caso de descumprimento de obrigações contratuais, estabelecendo prazos para regularização;

VII - comunicar, formalmente, à Coordenadoria de Administração Geral - CAD irregularidades cometidas pela contratada passíveis de penalidades, esgotada a medida prevista no inciso VI;

VIII - gerenciar o processo de recuperação ou reposição de material em garantia contratual, controlando a extensão dos prazos de vigência;

IX - atestar liberação da garantia contratual em favor da contratada quando do término da vigência do contrato, encaminhando a documentação à Divisão de Tesouraria - DITE para pagamento;

X - encaminhar à Coordenadoria de Administração Geral - CAD solicitação de alterações (quantitativas e qualitativas) do contrato, acompanhada das devidas justificativas e dos documentos necessários.

Art. 4º Compete ao fiscal do contrato:

I - conhecer o contrato sob sua responsabilidade;

II - manter atualizada a pasta aberta para arquivamento de cópia do contrato, dos respectivos empenhos e faturas, dos relatórios de acompanhamento da execução e dos documentos correlatos que comprovem a correta execução do negócio acordado;

III - monitorar o prazo de vigência do instrumento contratual e solicitar à unidade gestora do contrato, com antecedência, providências para sua prorrogação ou para autorização na instauração de novo processo licitatório, se pertinente, visando à celebração de um novo contrato;

IV - acompanhar a entrega de materiais, a execução de obras ou a prestação de serviços em conformidade com as condições contratadas;

V - receber, provisória e definitivamente, as aquisições, obras ou serviços contratados sob sua responsabilidade, quando em conformidade com as condições contratadas;

VI - atestar as notas fiscais ou documentos hábeis correspondentes, verificando se os valores, especificações e quantidades estão compatíveis com o instrumento contratual;

VII - anotar em registro próprio (sistema, livro ou relatório de acompanhamento) todas as ocorrências relevantes pertinentes à execução contratual, determinando o que for necessário à regularização de faltas e defeitos observados, bem como registrando as sugestões de melhoria;

VIII - comunicar formalmente ao responsável pela unidade gestora do contrato, as irregularidades detectadas e não sanadas, solicitando providências cabíveis;

IX - controlar o saldo contratual durante sua execução;

X - monitorar, durante todo o período de vigência contratual, a manutenção das condições de regularidade exigidas da contratada no momento inicial da contratação;

XI - encaminhar à unidade gestora do contrato solicitação de alterações (quantitativas e qualitativas) do contrato, acompanhada das devidas justificativas e dos documentos necessários;

XII - acompanhar, por meio do sistema de registro de preços do Estado, a evolução dos preços de mercado referentes ao objeto contratado para renegociação de seu valor em casos de oscilações bruscas, nos contratos com prazo de vigência superior a um ano;

XIII - participar da elaboração do termo de referência do futuro contrato.

Parágrafo único. A designação do fiscal do contrato será realizada pelo chefe da unidade gestora do contrato e comunicada formalmente à Coordenadoria de Administração Geral - CAD.

Art. 5º O contrato será arquivado na Coordenadoria de Administração Geral - CAD, abrindo-se tantos volumes quantos sejam necessários à eficiente organização processual.

Art. 6º Toda a documentação referente à execução do contrato será arquivada na unidade gestora do contrato, abrindo-se tantos volumes quantos sejam necessários à eficiente organização processual.

Parágrafo único. Os documentos originais referentes a notas fiscais e certidões de regularidade fiscal serão encaminhados ao Departamento de Contabilidade e Finanças - DCF para pagamento, devendo a unidade gestora do contrato arquivar suas respectivas cópias.

Art. 7º Toda a documentação emitida pelo fiscal de contrato deverá receber a anuência de sua gerência imediata.

Art. 8º É obrigatória a publicação dos extratos dos termos de contrato e dos seus aditamentos no Diário Eletrônico do TCE-PE, devendo ser providenciada pela Coordenadoria de Administração Geral - CAD até o 5º (quinto) dia do mês seguinte ao de sua assinatura, para ocorrer no prazo de 20 (vinte) dias daquela data, qualquer que seja o seu valor, ainda que sem ônus.

CAPÍTULO III

DAS DISPOSIÇÕES FINAIS

Art. 9º A implantação dos procedimentos de que trata esta Portaria terá o apoio técnico da Gerência de Controle Interno - GECI, conforme disposto na Resolução TC nº 17 , de 24 de novembro de 2010, que regulamenta a coordenação e o funcionamento do Sistema de Controle Interno no âmbito do TCE-PE.

Art. 10. Os casos omissos serão resolvidos pela Diretoria Geral.

Art. 11. Esta Portaria entra em vigor na data de sua publicação.

Tribunal de Contas do Estado de Pernambuco, 10 de agosto de 2012.

TERESA DUERE

Presidente

Atos que alteram, regulamentam ou revogam esta Portaria:

Portaria Normativa nº 181/2022 de 25/04/2022 - Norma em vigor

Atos que são alterados, regulamentados ou revogados por esta Portaria:

Nenhum Ato.