Instrução Normativa nº 6/2024
Aprova o Manual de Auditoria Interna do Tribunal de Contas do Estado de Pernambuco.
INSTRUÇÃO NORMATIVA TCE/DGG Nº 6, DE 11 DE JULHO DE 2024.
Aprova o Manual de Auditoria Interna do Tribunal de Contas do Estado de Pernambuco.
O DIRETOR DE GESTÃO E GOVERNANÇA DO TRIBUNAL DE CONTAS DO ESTADO DE PERNAMBUCO, no uso de suas atribuições legais;
CONSIDERANDO o inciso V do artigo 129 da Resolução TC nº 23 /2017 (Manual de Organização do TCE/PE), cujo teor estabelece competência ao Diretor de Gestão e Governança a expedir instruções com vistas ao aperfeiçoamento dos serviços executados ou regulando atividades operacionais no âmbito da Diretoria;
CONSIDERANDO a importância de se buscar aderência a padrões nacionais e internacionais para o exercício profissional da atividade de auditoria interna, bem como incorporar as melhores práticas identificadas em outras instituições de semelhante atuação;
CONSIDERANDO a relevância da uniformização de procedimentos para realização das atividades de auditoria interna, de modo a buscar maior eficiência e qualidade no papel de oferecer contribuições ao aprimoramento dos processos de governança, gestão de riscos e controles internos do Tribunal;
CONSIDERANDO que o Modelo de Três Linhas do Instituto de Auditores Internos ajuda as organizações a identificarem estruturas e processos que melhor auxiliam no atingimento dos objetivos e facilitam uma forte governança, gerenciamento de riscos e controles internos, resolve:
Art. 1º Fica aprovado, na forma do Anexo Único desta Instrução Normativa, o Manual de Auditoria Interna do Tribunal de Contas do Estado de Pernambuco.
Art. 2º O Diretor de Gestão e Governança poderá divulgar orientações complementares para o cumprimento das atividades de auditoria interna.
Art. 3º Cabe ao Titular da Unidade de Auditoria Interna expedir modelos de documentos e orientações complementares com vistas a operacionalizar os aspectos delineados no presente Manual relacionados à forma de atuação da atividade sob a sua supervisão.
Art. 4º Esta Instrução Normativa entra em vigor na data de sua publicação.
Recife, 11 de Julho de 2024.
LUIS EDUARDO CAVALCANTI ANTUNES
Diretor em exercício
ANEXO ÚNICO
INSTRUÇÃO NORMATIVA Nº 06,11 DE JULHO DE 2024.
Manual de Auditoria Interna do Tribunal de Contas do Estado de Pernambuco
DGG
Julho/2024
ESTADO DE PERNAMBUCO
TRIBUNAL DE CONTAS
INSTRUÇÃO NORMATIVA TCE/DGG Nº 06, DE 11 DE JULHO DE2024.1
O DIRETOR DE GESTÃO E GOVERNANÇA DO TRIBUNAL DE CONTAS DO ESTADO DE PERNAMBUCO, no uso de suas atribuições legais. 1
LUIS EDUARDO CAVALCANTI ANTUNES 1
Manual de Auditoria Interna do Tribunal de Contas do Estado de Pernambuco 2
1. Introdução 8
2. Definição de auditoria interna 9
3. Modelo das três linhas e atributos da atividade de auditoria interna 10
3.1 Primeira Linha 11
3.2 Segunda linha 11
3.3 Terceira linha 12
4. Gerenciamento da auditoria interna 15
4.1 Governança 15
4.2 Gerenciamento de riscos 15
4.3 Controles internos da gestão 16
5. Planejamento da auditoria interna 17
5.1 Plano Anual de Auditoria Interna (PAAI) baseado em riscos 18
5.1.1 Entendimento da instituição 19
5.1.2 Desenvolvimento do universo de auditoria interna 20
5.1.3 Análise dos riscos institucionais 20
5.1.4 Levantamento de possíveis trabalhos 21
5.1.5 Seleção dos trabalhos 22
5.1.6 Comunicação e aprovação do PAAI 23
5.1.7 Alteração do PAAI 24
5.1.8 Relatório Anual de Atividades de Auditoria Interna (RAINT) 24
6. Gestão e melhoria da qualidade 25
6.1 Avaliações internas 25
6.2 Avaliações externas 26
6.3 Comunicação dos resultados da gestão e melhoria da qualidade 27
7. Desempenho e padrões das atividades de avaliação e consultoria 27
7.1 Serviços de avaliação 28
7 .1.1 Planejamento individual 28
7.1.1.1 Levantamento preliminar 29
7.1.1.2 Definição do objetivo e escopo 30
7.1.1.3 Elaboração de programa de trabalho 31
7.1.2 Execução 32
7.1.2.1 Nota de auditoria 34
7.1.3 Recomendações 35
7.1.4 Manifestação da unidade examinada 37
7.1.5 . Comunicação dos resultados 38
7.2 Serviços de consultoria 38
7.2.1 Tipos de consultoria 40
7.2.1.1 Assessoria 40
7.2.1.2 Facilitação 40
7.2.1.3 Treinamento 41
7.2.2 Etapas da consultoria 41
8 . Monitoramento 42
9. Papéis de trabalho 43
10. Supervisão dos trabalhos de auditoria 45
LUIS EDUARDO CAVALCANTI ANTUNES 46
Diretor em exercício 46
ESTADO DE PERNAMBUCO
TRIBUNAL DE CONTAS
INSTRUÇÃO NORMATIVA TCE/DGG Nº 06, DE 11 DE JULHO DE2024.1
O DIRETOR DE GESTÃO E GOVERNANÇA DO TRIBUNAL DE CONTAS DO ESTADO DE PERNAMBUCO, no uso de suas atribuições legais. 1
LUIS EDUARDO CAVALCANTI ANTUNES 1
Manual de Auditoria Interna do Tribunal de Contas do Estado de Pernambuco 2
1. Introdução 8
2. Definição de auditoria interna 9
3. Modelo das três linhas e atributos da atividade de auditoria interna 10
3.1 Primeira Linha 11
3.2 Segunda linha 11
3.3 Terceira linha 12
4. Gerenciamento da auditoria interna 15
4.1 Governança 15
4.2 Gerenciamento de riscos 15
4.3 Controles internos da gestão 16
5. Planejamento da auditoria interna 17
5.1 Plano Anual de Auditoria Interna (PAAI) baseado em riscos 18
5.1.1 Entendimento da instituição 19
5.1.2 Desenvolvimento do universo de auditoria interna 20
5.1.3 Análise dos riscos institucionais 20
5.1.4 Levantamento de possíveis trabalhos 21
5.1.5 Seleção dos trabalhos 22
5.1.6 Comunicação e aprovação do PAAI 23
5.1.7 Alteração do PAAI 24
5.1.8 Relatório Anual de Atividades de Auditoria Interna (RAINT) 24
6. Gestão e melhoria da qualidade 25
6.1 Avaliações internas 25
6.2 Avaliações externas 26
6.3 Comunicação dos resultados da gestão e melhoria da qualidade 27
7. Desempenho e padrões das atividades de avaliação e consultoria 27
7.1 Serviços de avaliação 28
7 .1.1 Planejamento individual 28
7.1.1.1 Levantamento preliminar 29
7.1.1.2 Definição do objetivo e escopo 30
7.1.1.3 Elaboração de programa de trabalho 31
7.1.2 Execução 32
7.1.2.1 Nota de auditoria 34
7.1.3 Recomendações 35
7.1.4 Manifestação da unidade examinada 37
7.1.5 . Comunicação dos resultados 38
7.2 Serviços de consultoria 38
7.2.1 Tipos de consultoria 40
7.2.1.1 Assessoria 40
7.2.1.2 Facilitação 40
7.2.1.3 Treinamento 41
7.2.2 Etapas da consultoria 41
8 . Monitoramento 42
9. Papéis de trabalho 43
10. Supervisão dos trabalhos de auditoria 45
LUIS EDUARDO CAVALCANTI ANTUNES 46
Diretor em exercício 46
Lista de Siglas e Abreviaturas
TCE/PE Tribunal de Contas do Estado de Pernambuco
DGG Diretoria de Gestão e Governança
GAIN Gerência de Auditoria Interna
AI Auditoria Interna
TCU Tribunal de Contas da União
SCGE/PE Secretaria da Controladoria-Geral do Estado de Pernambuco
CGU Controladoria-Geral da União
PAAI Plano Anual de Auditoria Interna
IIA Instituto dos Auditores Internos
LAI Lei de Acesso à Informação
LGPD Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais
TC Tribunal de Contas
RAINT Relatório Anual de Atividades de Auditoria Interna
TI Tecnologia da Informação
NA Nota de Auditoria
ECPBG Escola de Contas Públicas Professor Barreto Guimarães
1. Introdução
A demanda por políticas públicas, de responsabilidade de inúmeros atores governamentais, emerge, fundamentalmente, de um problema delimitado e pertinente.
Nesse rumo, é de observar se há um objetivo claro de atuação do Poder Público, a fim de que os recursos angariados por meio da cobrança de tributos sejam eficientemente otimizados.
No atual cenário brasileiro, os órgãos de controle externo têm assumido um inquestionável e inovador papel no suporte ao implemento de políticas públicas, seja a partir de competências constitucionais e legais que lhes são próprias, ou até mesmo pelo advento dinâmico de necessidades complexas, as quais requerem, como reforço, a adoção de prontas medidas envolvendo os mais diversos agentes públicos.
Diante desse quadro, é de se expor que, nos últimos anos, o TCE/PE vem implementando medidas com vistas a ampliar a sua capacidade de cumprir a sua missão corporativa, qual seja: fiscalizar e orientar a administração pública em benefício da sociedade.
Nesse sentido, diversos são os mecanismos de matriz institucional empregados na finalidade de alcançar a missão do TCE/PE e gerar, por consequência, valor à sociedade a partir dos resultados de sua atuação.
Em amplitude institucional, com ciclos de aperfeiçoamentos inerentes ao processo, a Egrégia Corte de Contas Estadual, em 2019, inaugurou uma nova fase de atualização de seu roteiro, integrando o seu planejamento às iniciativas estratégicas para os seis anos vindouros (2020-2025).
Sobre esse ponto, consta como resultados à sociedade, em seu mapa da estratégia, 04 eixos de escopo, sendo eles:
01) Contribuir para a efetividade da gestão e das políticas públicas;
02) Promover a responsabilidade fiscal, o combate à corrupção e o bom uso de recursos públicos;
03) Promover a transparência e o exercício do controle social e;
04) Aproximar o TCE-PE da sociedade.
Nessa senda, delineados os propósitos e como integrante fundamental no alcance desses fins, a Gerência de Auditoria Interna (GAIN) do Tribunal, criada em 2022, surge com o múnus de contribuir no aperfeiçoamento dos processos de governança e gestão de riscos do órgão de controle externo.
Dito isso, em busca de aderência às boas práticas nacionais e internacionais, o presente Manual de Auditoria Interna direciona à atividade os indispensáveis elementos técnicos na prestação de adequados serviços de avaliação e consultoria, ocasionando, consequentemente, o delineamento, em linhas abrangentes, dos aspectos operacionais acerca do exercício das funções dos integrantes da GAIN.
Digno de nota, por último, serviram de inspiração e orientação para a construção deste documento, outros manuais e referenciais elaborados para objetivos similares, entre os quais destacamos:
01) o Manual de AI do TCU, aprovado pela Portaria-TCU nº 70/2022;
02) o Referencial Técnico da Atividade de Auditoria Interna Governamental da SCGE/PE, conforme Portaria nº 39 /2020 e;
03) o Manual de Orientações Técnicas da CGU, na forma da Instrução Normativa nº 8 /2017.
2. Definição de auditoria interna
A auditoria interna é uma atividade independente e objetiva, de consultoria e avaliação, desenvolvida para mitigar riscos e impulsionar a geração de valor mediante a identificação de oportunidades de melhoria no uso dos recursos da instituição.
Ela contribui ao alcance dos objetivos da Egrégia Corte de Contas Estadual mediante a aplicação de uma abordagem sistemática e disciplinada para avaliar e melhorar a eficácia de seus processos de governança, gestão de riscos e controles internos.
Com o fim de contribuir no aperfeiçoamento desses processos - governança, gestão de riscos e controles internos - a auditoria interna deve considerar a relação entre eles, as características específicas do Tribunal e definir a melhor estratégia de atuação já na etapa de elaboração do PAAI.
Nesse cenário, atente-se para o fato de que a definição de auditoria interna abrange duas vertentes típicas, quais sejam: a avaliação e a consultoria.
O trabalho de avaliação pode ser definido como a obtenção e a análise de evidências com o objetivo de fornecer opiniões ou conclusões independentes sobre um objeto de auditoria.
Já a consultoria consiste em atividade de aconselhamento e serviços relacionados, a exemplo de assessoria, facilitação e treinamento, cuja natureza e escopo são acordados previamente com o requisitante dos trabalhos, sem que os auditores internos assumam qualquer responsabilidade que seja da administração.
Ademais, esses tipos de serviços - avaliação e consultoria - serão abordados em seções específicas deste Manual, sendo elementos propulsores no apoio ao cumprimento do objetivo de manter e agregar valor ao TCE/PE no exercício de suas atribuições institucionais.
3. Modelo das três linhas e atributos da atividade de auditoria interna
No âmbito do TCE/PE, a atividade de auditoria interna deve ser realizada em conformidade com o presente Manual, cujo teor estabelece os conceitos e os requisitos de observância técnica à prática dessa função, além de ser convergente com padrões nacionais e internacionais, amplamente aceitos.
A missão da auditoria interna é aumentar e proteger o valor organizacional, tendo como propósito oferecer serviços objetivos de avaliação e consultoria baseados em riscos.
Com tais delineamentos, almeja-se contribuir na melhoria da gestão do Tribunal, de forma a possibilitar o aprimoramento dos controles internos administrativos, a gestão de riscos e a geração de informações preventivas e oportunas para subsidiar o processo decisório do TCE/PE.
As unidades integrantes do TCE/PE devem atuar de forma regular e alinhada ao interesse público. Para tal, exercem permanentemente o controle de seus próprios atos,
considerando o princípio da autotutela.
Assim, é responsabilidade da alta administração, sem prejuízo das responsabilidades dos gestores dos processos organizacionais nos seus respectivos âmbitos de atuação, o estabelecimento, a manutenção, o monitoramento e o aperfeiçoamento dos controles internos da gestão.
Para mais, a estrutura de controles internos do TCE/PE contemplará, prioritariamente, o Modelo das Três Linhas do IIA, o qual contribui à identificação de estruturas e processos que melhor auxiliam o atingimento dos objetivos e facilitam uma forte governança, gerenciamento de riscos e controles. Nesse rumo, são necessárias colaboração e comunicação entre os papéis das linhas, a fim de garantir que não haja duplicação, sobreposição ou lacunas desnecessárias.
3.1 Primeira Linha
A primeira linha lidera e dirige ações (incluindo gerenciamento de riscos) e aplica recursos para atingir os objetivos do tribunal. As instâncias de primeira linha precisam manter um diálogo contínuo com a Presidência e o Conselho, reportando os resultados planejados, reais e esperados, vinculados aos objetivos da organização, bem como os riscos envolvidos.
Essas instâncias estabelecem e mantêm estruturas e processos apropriados para o gerenciamento de operações e riscos (incluindo controle interno) e garante a conformidade com as expectativas legais, regulatórias e éticas.
3.2 Segunda linha
As instâncias de segunda linha estão situadas ao nível da gestão e objetivam fornecer expertise complementar, apoio, monitoramento e questionamento quanto ao gerenciamento de riscos, incluindo:
a) Desenvolvimento, implantação e melhoria contínua das práticas de gerenciamento de riscos (incluindo controle interno) nos níveis de processo, sistemas e entidade e;
b) O atingimento dos objetivos de gerenciamento de riscos, como: conformidade com leis, regulamentos e comportamento ético aceitável; controle interno; segurança da informação e tecnologia; sustentabilidade e; avaliação da qualidade.
Essas instâncias fornecem análises e reportam sobre a adequação e a eficácia do gerenciamento de riscos (incluindo controle interno).
3.3 Terceira linha
A terceira linha é representada pela atividade de auditoria interna, que presta avaliação e consultoria independentes e objetivas sobre a adequação e a eficácia da governança, do gerenciamento de riscos e dos controles internos, tendo como propósito apoiar o atingimento dos objetivos organizacionais e promover a melhoria contínua. Isso é feito através da aplicação competente de processos sistemáticos e disciplinados, expertise e conhecimentos.
Em vista disso, considerando, também, o cumprimento de outras competências organizacionais atribuídas em normativos internos do TCE/PE, a atuação da auditoria interna buscará:
a) prover a Presidência e o Conselho de informações acuradas, objetivas e tempestivas;
b) atuar em convergência com padrões nacionais e internacionais, amplamente aceitos, para a prática das atividades de avaliação e consultoria;
c) executar os trabalhos com proficiência e zelo profissional devidos;
d) adotar as salvaguardas necessárias nas atividades que podem eventualmente comprometer a independência e objetividade;
e) não assumir atribuições inerentes da administração;
f) aperfeiçoar seus conhecimentos, habilidades e competências por meio do desenvolvimento profissional contínuo;
g) gerenciar as atividades de modo a garantir a qualidade em todos os aspectos da atividade de auditoria interna, buscando o aperfeiçoamento contínuo e;
h) observar o padrão de conduta ética estabelecido aos servidores do TCE/PE e os princípios éticos que regem a atividade de auditoria interna.
Sobre esse ponto, os requisitos éticos representam valores aceitáveis e esperados em relação à conduta dos auditores internos e visam promover uma cultura ética e íntegra em relação à prática da atividade.
Nesse sentido, os auditores internos, no âmbito de suas funções, devem servir ao interesse público e honrar a confiança pública, executando seus trabalhos com honestidade, diligência e responsabilidade, contribuindo, assim, para o alcance dos objetivos legítimos e éticos do TCE/PE.
Por isso, os auditores internos devem se comportar com cortesia e respeito no trato com pessoas, mesmo em situações de divergência de opinião, abstendo-se de emitir juízo ou adotar práticas que indiquem qualquer tipo de discriminação ou preconceito.
Noutro aspecto, a independência da auditoria interna consiste na ausência de circunstâncias que ameacem sua capacidade de conduzir suas responsabilidades de maneira imparcial.
Assim, a equipe de trabalho deve estar livre de interferências na determinação do escopo, na execução dos procedimentos e na comunicação dos resultados das avaliações e consultorias.
Dito isso, o(a) titular da Gerência de Auditoria Interna (GAIN) obriga-se a informar possíveis interferências e suas implicações à Presidência, que avaliará e decidirá sobre as providências cabíveis, bem como a necessidade de comunicar o assunto ao Conselho. Por outro prisma, há de se expor que independência não implica isolamento.
Os trabalhos de avaliação e consultoria devem ser empreendidos com objetividade pelos auditores internos, evitando-se qualquer conflito de interesses, tanto real como aparente, que possa comprometer seu julgamento profissional. São situações que podem prejudicar a objetividade dos auditores internos:
a) o envolvimento anterior com o objeto do trabalho de avaliação e consultoria;
b) a expectativa de alteração de lotação para a unidade examinada em um futuro próximo;
c) a assunção, sem evidências para fundamentar a opinião, que a área objeto de avaliação ou consultoria não possa apresentar problemas, com base exclusivamente em opiniões positivas de trabalhos anteriores ou experiências pessoais;
d) a realização de serviços de avaliação em unidades onde trabalhe cônjuge, companheiro ou parente em linha reta, colateral ou por afinidade, até o terceiro grau e;
e) a prestação de serviços de avaliação em unidades técnicas onde tenha desempenhado qualquer trabalho durante os doze meses anteriores.
Nessa senda, não há presunção de prejuízo à objetividade se auditores internos prestarem serviços de consultoria em unidades onde tenham trabalhado anteriormente.
Noutro giro, os auditores internos devem declarar suspeição e impedimento nas situações que possam afetar o desempenho das suas atribuições e, em caso de dúvidas sobre potencial risco à objetividade, devem buscar orientação junto ao(à) titular da GAIN sobre como proceder.
Assim, cabe ao(à) titular da GAIN decidir sobre as situações de ameaça à objetividade dos auditores internos, em trabalho de avaliação e consultoria, e as medidas cabíveis visando solucioná-las; ou à Presidência, se a situação recair sobre o(a) dirigente da unidade examinada.
Dando seguimento, a GAIN, bem como a equipe de trabalho de avaliação ou consultoria, devem possuir, coletivamente, a proficiência necessária ao desempenho de suas responsabilidades. Dessa forma, não é necessário que cada auditor(a) interno(a) possua, individualmente, toda competência necessária para o trabalho, mas sim em conjunto com outros auditores.
No caso de os auditores internos não possuírem a proficiência necessária para realizar um serviço de avaliação ou consultoria, o(a) titular da GAIN deve procurar obter orientação e assistência competentes para realizar o trabalho, o que pode ser feito por meio de solicitação de especialistas de outras unidades do Tribunal.
Ademais, no cumprimento de suas funções laborais, os auditores internos têm acesso irrestrito a pessoas, registros e propriedades físicas relevantes ao desempenho do trabalho, devendo ser observada a proteção à informação de acesso restrito e aos dados pessoais, especialmente em razão das disposições contidas na Lei nº 12.527 , de 18 de novembro de 2011 (Lei de Acesso à Informação - LAI), e na Lei nº 13.709 , de 14 de agosto de 2018 (Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais - LGPD).
Por fim, cabe à GAIN manter a prestação de contas primária perante o Conselho.
4. Gerenciamento da auditoria interna
A GAIN deve ser gerenciada de maneira eficaz, com o objetivo de assegurar que a atividade de auditoria interna adicione valor ao TCE/PE e às ações sob sua responsabilidade, fomentando a melhoria dos processos de governança, de gerenciamento de riscos e de controles internos da gestão.
Nesse sentido, a atividade de auditoria interna deve ser realizada de forma sistemática, disciplinada e baseada em riscos, devendo ser estabelecidos, para cada trabalho, objetivos que estejam de acordo com o propósito dessa atividade e contribuam para o alcance dos objetivos institucionais e estratégias do TCE/PE.
4.1 Governança
A GAIN deve avaliar e, quando necessário, recomendar a adoção de medidas apropriadas à melhoria do processo de governança do Tribunal no cumprimento dos seguintes objetivos:
a) promover a ética e os valores apropriados no âmbito do TCE/PE;
b) assegurar o gerenciamento eficaz do desempenho organizacional e accountability;
c) comunicar as informações relacionadas aos riscos e aos controles às áreas apropriadas e;
d) coordenar as atividades e a comunicação das informações entre o Conselho e a gestão junto a prestadores de serviços externos de avaliação.
A atividade de auditoria interna deve, ainda, avaliar o desenho, implantação e a eficácia dos objetivos, programas e atividades atinentes à ética e se a governança de tecnologia da informação provê suporte às estratégias e objetivos organizacionais.
4.2 Gerenciamento de riscos
O gerenciamento dos riscos é responsabilidade de primeira linha e dentro do escopo da gestão, devendo alcançar toda a organização, contemplando a identificação, a análise, a avaliação, o tratamento, o monitoramento e a comunicação dos riscos a que o TCE/PE está exposto.
Os papéis de segunda linha incluem atividades complementares focadas em assuntos relacionados a riscos.
Compete à GAIN avaliar a eficácia e contribuir para a melhoria do processo de gerenciamento de riscos do TCE/PE, observando-se, nesse processo, se:
a) riscos significativos são identificados e avaliados;
b) respostas aos riscos são estabelecidas de forma compatível com o apetite a risco do TCE/PE e;
c) informações sobre riscos relevantes são coletadas e comunicadas de forma oportuna, permitindo que os responsáveis cumpram com as suas obrigações.
A GAIN deve avaliar, em especial, as exposições do TCE/PE a riscos relacionados à governança, às atividades operacionais e aos sistemas de informação. Nessa avaliação, deve ser analisado se há comprometimento:
a) do alcance dos objetivos estratégicos;
b) da confiabilidade e da integridade das informações;
c) da eficácia e da eficiência das operações e programas;
d) da salvaguarda de ativos e;
e) da conformidade dos processos e estruturas com leis, normas e regulamentos internos e externos.
Assim sendo, os auditores internos devem buscar identificar potenciais riscos de fraude e verificar se a organização possui controles para tratamento desses riscos.
A GAIN poderá prestar serviços de consultoria com o propósito de auxiliar o TCE/PE na identificação de metodologias de gestão de riscos e de controles internos, sem, contudo, os auditores internos participarem efetivamente do gerenciamento desses eventos.
Ademais, a GAIN deverá promover ações de sensibilização, capacitação e orientação em relação ao tema, especialmente enquanto a egrégia corte de contas não possuir um estruturado processo de gerenciamento de riscos.
4.3 Controles internos da gestão
A GAIN deve auxiliar o Tribunal de Contas do Estado a manter controles efetivos, a partir da avaliação sobre se eles são identificados, aplicados e apropriados na resposta aos riscos. Ainda nesta linha de auxílio, deve avaliar se a Alta Administração possui consciência de sua responsabilidade pela
ESTADO DE PERNAMBUCO
TRIBUNAL DE CONTAS implementação e melhoria contínua desses controles, pela exposição a riscos internos e externos, comunicação e pela aceitação de riscos.
A avaliação da adequação e eficácia dos controles internos implementados pela gestão em resposta aos riscos, inclusive no que se refere à governança, às operações e aos sistemas de informação do TCE/PE, deve contemplar:
a) o alcance dos objetivos estratégicos;
b) a confiabilidade e integridade das informações;
c) a eficácia e eficiência das operações e programas;
d) a salvaguarda dos ativos e;
e) a conformidade com leis, regulamentos, políticas e procedimentos internos e externos.
Nos trabalhos de avaliação dos controles internos da gestão, o planejamento da auditoria deve ser elaborado com a identificação do escopo e a seleção de testes que permitam a obtenção de evidência adequada e suficiente sobre a existência e funcionamento do processo de controle na organização, considerados os conhecimentos adquiridos em decorrência de outros trabalhos de avaliação e de consultoria realizados no Tribunal.
5. Planejamento da auditoria interna
O planejamento da unidade de auditoria interna consiste em um processo dinâmico e contínuo, o qual, para ser realizado adequadamente, requer conhecimento razoável sobre o TCE/PE e os objetos de interesse de atuação.
Dessa forma, é recomendável a realização de pesquisas, além de entrevistas a integrantes responsáveis pelo objeto de ação, sugerindo-se, ainda, a interação contínua junto à alta administração no levantamento de informações as quais irão dar suporte à efetivação das atividades.
Nessa senda, o planejamento deve também ser flexível. Isso significa que poderá ser ajustado, com a anuência do responsável pela sua aprovação, sempre que houver alterações significativas no contexto do trabalho ou novas informações tornem os ajustes úteis e oportunos.
Dito isso, o referido planejamento compõe-se de duas fases, sendo:
01) a construção do PAAI baseado em riscos (etapa de identificação dos objetos a serem priorizados) e;
02) o planejamento individual dos trabalhos de auditoria.
5.1 Plano Anual de Auditoria Interna (PAAI) baseado em riscos
O PAAI é a peça com a previsão dos serviços de avaliação e consultoria a serem realizados pela auditoria interna, além dos monitoramentos significantes, em periodicidade anual, tendo como início de sua consecução o primeiro dia útil do exercício para o qual foi elaborado e sua execução exige a aprovação prévia da Diretoria de Gestão e Governança - DGG.
O PAAI, assim, deve ser encaminhado à DGG até o último dia útil do mês de novembro do ano anterior ao de sua vigência.
Em destaque, na elaboração do PAAI há de se empregar a melhor estratégia no sentido de se obter uma avaliação sistêmica dos processos de governança, de gerenciamento de riscos e de controles internos: seja a partir da realização de uma avaliação geral sobre esses temas ou da consolidação de um conjunto suficiente de trabalhos individuais realizados em um dado período.
O plano será elaborado, sempre que possível, com a utilização de metodologia baseada em riscos, a fim de determinar as prioridades da atividade de auditoria interna, segundo as diretrizes constantes deste Manual.
A metodologia pressupõe conhecimento abrangente dos riscos corporativos, de maneira que a seleção dos trabalhos seja norteada pela análise dos objetos com maior exposição a ameaças de impacto no alcance dos objetivos do Tribunal.
Contudo, a utilização de tal metodologia, de modo efetivo, dependerá do grau de maturidade da gestão de risco institucional. Caso a referida maturidade não se encontre em nível avançado ou a gestão de risco se mostre insuficiente para os objetivos do PAAI, a equipe designada poderá adotar abordagem própria quanto aos critérios de seleção dos trabalhos.
Ademais, a elaboração do PAAI é dinâmica e conterá as seguintes etapas:
a) entendimento da instituição;
b) desenvolvimento do universo de auditoria interna;
c) análise dos riscos institucionais;
d) levantamento de possíveis trabalhos;
e) seleção dos trabalhos e;
f) comunicação e aprovação do PAAI.
5.1.1 Entendimento da instituição
A finalidade dessa etapa é adquirir conhecimentos sobre o TCE/PE; os seus objetivos; as estratégias e os meios pelos quais a instituição monitora o seu desempenho e os processos de governança, de gerenciamento de riscos e de controles internos.
Dessa forma, a auditoria interna poderá ter segurança suficiente para identificar as áreas de maior relevância, os principais riscos e, com isso, recomendar medidas que contribuam de fato ao aperfeiçoamento da gestão.
As informações a serem levantadas nessa etapa dizem respeito ao modelo de negócio da organização, ou seja: visão, missão, valores, objetivos, estratégias, processos e sistemas de gestão empregados pelo TCE/PE.
Devem ser observados também o gerenciamento de riscos; como seus processos estão estruturados; o monitoramento de desempenho dos processos; que produtos ou serviços oferecem; quais são os clientes; os beneficiários alvo; entre outras informações necessárias à compreensão dos seus objetivos e como seus processos estão estruturados para alcançá-los.
Em suma, as fontes de informação mais comumente consideradas nesse processo são:
a) o conselho, a presidência, a alta administração, os gestores dos processos e as demais partes interessadas, com quem for possível coletar diversas informações, entre elas, as expectativas em relação à atividade de auditoria interna;
b) as áreas responsáveis pelo recebimento de denúncias do TCE/PE ou outras instâncias públicas que detenham essa competência, a fim de subsidiar a elaboração do planejamento;
c) documentos sobre planejamento organizacional (missão, visão, objetivos, valores, metas, indicadores, dentre outros);
d) estrutura organizacional e de governança;
e) sistemas de gestão empregados;
f) as prerrogativas da GAIN estabelecidas na Resolução TC nº 171 /2022;
g) outros marcos legais e regulatórios (leis, decretos, regimento interno, regulamentações externas incidentes sobre a instituição e suas atividades, bem como políticas, procedimentos e manuais internos relevantes, dentre outros) e;
h) resultados de trabalhos anteriormente realizados.
5.1.2 Desenvolvimento do universo de auditoria interna
A definição do universo de auditoria demanda amplo conhecimento sobre o negócio do Tribunal, motivo pelo qual é recomendável que a sua estruturação seja iniciada após a realização da etapa descrita na seção anterior.
Somente após ser obtida a compreensão dos objetivos da organização e dos seus principais processos, é possível definir os objetos de composição do universo de auditoria.
O universo de auditoria interna é composto pelas áreas e atividades do Tribunal passíveis de avaliação ou consultoria, de modo a refletir estratégias e objetivos institucionais, contexto estrutural e de competências das unidades, bem como eventuais alterações legislativas que possam impactar as atividades internas. São exemplos de itens a constar no universo de auditoria: unidades de negócios, linhas de produtos ou serviços, processos, programas, sistemas, controles, operações, contas, divisões, funções, procedimentos, políticas.
Por fim, nessa etapa, o objetivo é desenvolver lista com a previsão de todos os objetos passíveis de auditoria, a partir do entendimento da instituição, sem ainda proceder às análises relativas a riscos, materialidade ou relevância.
5.1.3 Análise dos riscos institucionais
A maturidade da gestão de riscos é o grau em que o TCE/PE se encontra em relação à adoção de tal expediente, ou seja: se dispõe de gerenciamento de riscos formalizado, se os princípios, a estrutura e os processos de gestão de riscos existem e se estão integrados aos processos de gestão.
A análise de riscos tem o objetivo de sinalizar quais objetos de nível macro, dentro do universo de auditoria, estariam em situações de maior exposição a ameaças que possam afetar o alcance dos objetivos do Tribunal.
Por outro lado, a abordagem efetiva de elaboração do PAAI baseada em risco está sujeita ao nível de maturidade em que se encontra a instituição. Quanto mais elevado for o nível, menos a auditoria interna se utilizará de abordagem própria para avaliar os registros de riscos na seleção dos trabalhos.
Nesses termos, isso significa que a auditoria interna, para uso exclusivo na fase do planejamento, pode chegar a conclusões distintas da gestão sobre os riscos identificados, com vistas a priorizar trabalhos para compor o PAAI.
Em caso de maturidade avançada, a análise da auditoria interna deve levar em consideração, entre outros aspectos:
a) formas de respostas a riscos e implementação dos controles correspondentes, em relação aos limites de exposição e;
b) significância dos riscos que ainda remanescem após considerado o efeito dos controles adotados pela gestão.
5.1.4 Levantamento de possíveis trabalhos
Essa etapa visa levantar todos os trabalhos que tenham possibilidade de constar no PAAI e, entre as fontes a serem consideradas, destacam-se as seguintes:
a) normativos que exigem ação de auditoria interna, em especial a Resolução TC nº 171 /2022;
b) resultado da análise dos riscos institucionais realizada no âmbito do planejamento do PAAI;
c) sugestões recebidas de partes interessadas (da Presidência e dos gabinetes dos demais conselheiros);
d) sugestões apresentadas pelos servidores da própria auditoria interna, provenientes das experiências de auditorias anteriores e participações em outros trabalhos;
e) manifestações de terceiros via Ouvidoria e;
f) solicitações recebidas das partes interessadas na realização de consultorias.
Ademais, quanto à vinculação dos riscos aos objetos de auditoria, é provável que não haja uma correspondência direta entre esses eventos e o universo de auditoria.
Para relacionar os objetos do universo de auditoria aos riscos, pode-se agrupar os riscos da mesma forma que o universo estiver estruturado: por categorias (por exemplo: financeiro, ambiental, de sistemas... ) ou por unidade administrativa, função, macroprocesso, ação, política.
Assim, a GAIN disporá de uma lista em que os objetivos organizacionais, os riscos inerentes e os objetos de auditoria estarão associados. Na sequência, é necessário classificar os objetos de auditoria com base nos riscos associados a cada um deles. Se a um mesmo objeto estiverem associados, por exemplo, três riscos, pode-se somar os riscos associados a esse objeto ou, alternativamente, selecionar o risco de maior magnitude.
5.1.5 Seleção dos trabalhos
Inicialmente, os trabalhos oriundos do exercício precípuo do controle externo e os decorrentes de exigências normativas terão prioridade para fins de inclusão no PAAI. A seleção dos demais trabalhos observará critérios de riscos, relevância e oportunidade.
Entre os fatores de influência nos critérios de priorização, consideram-se:
a) a vinculação do objeto aos objetivos estratégicos ou planos de gestão;
b) a materialidade;
c) o tempo decorrido desde a última avaliação;
d) as mudanças regulatórias;
e) a mudança de estrutura organizacional;
f) a rotatividade de dirigentes;
g) o número de denúncias e;
h) os relatos/indícios de inconsistências em sistemas.
Com os trabalhos selecionados, o(a) titular da GAIN examinará e relatará, na proposta do PAAI, a possibilidade de requisitar servidores com conhecimento especializado, lotados em outras unidades do Tribunal, para compor equipes de auditorias em temas nos quais os auditores internos não possuam a proficiência necessária.
A colaboração de servidor com conhecimento especializado não constituirá trabalho conjunto com a unidade de lotação do respectivo servidor solicitado. A coordenação e a supervisão dos trabalhos ficarão sob a responsabilidade do(a) titular da GAIN.
No caso de consultoria, o(a) titular da GAIN deve examinar, ainda, para fins de aceitação da proposta:
a) se há potencial de a atividade adicionar valor e aperfeiçoar os processos de governança, gestão de riscos e controles internos do Tribunal;
b) se os auditores internos possuem proficiência necessária à realização do serviço e;
c) se o serviço de consultoria proposto pode gerar potenciais prejuízos à independência da unidade de auditoria interna ou à objetividade dos auditores.
5.1.6 Comunicação e aprovação do PAAI
Uma vez aprovado pelo(a) titular da Diretoria de Gestão e Governança, o PAAI deve ser encaminhado à Presidência do TCE/PE, que, caso julgue necessário, poderá submeter o documento ao Plenário para ratificação ou retificação de seu conteúdo, independente do mesmo já se encontrar em execução.
O PAAI conterá a descrição da metodologia adotada à sua elaboração, abrangendo, no mínimo:
a) relação dos trabalhos a serem realizados com base em riscos;
b) relação dos trabalhos a serem realizados em função de obrigação normativa, em especial a Resolução TC nº 171 /2022;
c) relação de trabalhos a serem realizados por solicitação da presidência e do conselho, devendo ser apresentada justificativa razoável à sua inclusão;
d) previsão de, no mínimo, 20 horas de capacitação para cada integrante da equipe de auditoria interna, incluindo o responsável pela supervisão dos trabalhos;
e) previsão da atividade de monitoramento das recomendações emitidas em trabalhos anteriores;
f) relação das atividades a serem realizadas para fins de gestão e melhoria da qualidade;
g) indicação de como serão tratadas demandas extraordinárias recebidas durante o período de realização do PAAI;
h) relação das atividades necessárias à elaboração do PAAI do exercício subsequente;
i) relação das atividades destinadas à avaliação do PAAI do exercício em curso e à elaboração de relatório sobre os resultados do exercício;
j) exposição, sempre que possível, das premissas, restrições e riscos associados à execução do PAAI e;
k) anexo contendo a descrição da metodologia utilizada para seleção dos trabalhos de auditoria com base em riscos ou de fatores relacionados.
5.1.7 Alteração do PAAI
Nos momentos de execução do PAAI, pode-se identificar a necessidade de alteração dos trabalhos inicialmente previstos, bem como a ocorrência de demandas de natureza extraordinária para inclusão.
A avaliação da oportunidade e conveniência de acréscimos de ações no PAAI depende da prioridade do pleito e da avaliação dos riscos envolvidos, podendo ocasionar:
a) o acréscimo de trabalhos sem alteração daquilo que já estava previsto, caso haja capacidade operacional disponível;
b) a redução de escopo de trabalhos que já estavam planejados e;
c) a exclusão de trabalhos não prioritários, liberando recursos à execução de novas ações.
Todo o processo de revisão deverá ser documentado, e a metodologia, por consequência, discutida e aprovada pelo(a) titular da GAIN.
Assim, na hipótese de alteração do PAAI, com vistas a incluir ou excluir determinada atividade, em razão, inclusive, de fatores supervenientes internos ou externos, deve ser submetida a correspondente proposta, com a devida justificativa, à apreciação do Plenário, com prévia comunicação à Presidência.
5.1.8 Relatório Anual de Atividades de Auditoria Interna (RAINT)
O RAINT tem o objetivo de comunicar à Presidência, ao Plenário e aos demais interessados a execução do PAAI, bem como os resultados advindos das demais ações relevantes que compõem o gerenciamento da GAIN
Assim sendo, o RAINT será elaborado ao final da execução de cada PAAI, compreendendo informações relativas ao mesmo período de vigência do plano, sendo encaminhado, previamente, à Presidência do TCE/PE, com posterior submissão ao Plenário para fins de conhecimento e avaliação.
As demais iniciativas da GAIN, as quais não se referem às atividades de avaliação ou consultoria inseridas no PAAI, compõem o conjunto de ações
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TRIBUNAL DE CONTAS desenvolvidas no decorrer do período, a exemplo dos levantamentos, monitoramentos, manifestação sobre o relatório de gestão fiscal, pareceres sobre a integridade da prestação de contas anuais ou pronunciamentos acerca de questões suscitadas pela auditoria externa.
À vista do disso, o RAINT conterá, no mínimo, informações relativas:
a) à execução dos trabalhos contidos no PAAI e seus resultados;
b) às alterações promovidas no PAAI, se houver;
c) às ações realizadas sem previsão no PAAI e seus resultados e;
d) aos resultados de avaliações internas periódicas e avaliações externas, quando houver.
6. Gestão e melhoria da qualidade
A gestão e melhoria da qualidade consiste no conjunto de medidas adotadas pela GAIN, a fim de assegurar, em razoável medida, o desenvolvimento eficiente e eficaz das atividades.
O processo de gestão e melhoria da qualidade deve ser aplicado tanto no nível de trabalhos individuais de auditoria, quanto em nível amplo. As avaliações devem incluir todas as fases da atividade, quais sejam, os processos de planejamento, de execução dos trabalhos, de comunicação dos resultados e de monitoramento. Pretende-se, ainda, com o apoio do processo:
a) o alcance dos propósitos da atividade de auditoria interna;
b) a conformidade dos trabalhos com as disposições deste Manual, com as boas práticas nacionais e internacionais aplicáveis e com os manuais ou procedimentos operacionais estabelecidos pelo próprio TCE/PE e;
c) o incentivo à conduta ética e profissional dos auditores internos.
Em vista disso, a gestão e melhoria da qualidade inclui a realização de:
01) avaliações internas e;
02) avaliações externas.
6.1 Avaliações internas
As avaliações internas incluem:
a) o acompanhamento contínuo do desempenho da atividade de auditoria interna e;
b) as autoavaliações periódicas.
O acompanhamento contínuo relaciona-se ao papel de supervisão dos trabalhos, reunindo o conjunto de atividades desempenhadas para garantir, em razoável medida, a qualidade da auditoria.
Dentre outros pontos, o controle de qualidade, realizado pelo(a) titular da GAIN, é exercido mediante acompanhamento pari passu da auditoria e gerenciamento da pactuação de metas em ferramenta desenvolvida no âmbito do Tribunal aos seus servidores.
Adicionalmente, pode ser efetivada, ao final de cada trabalho, a avaliação de qualidade com o auxílio de formulário na forma de checklist.
As atividades de rotina consistem, notadamente, em orientações e revisões técnicas, incluindo a discussão acerca do objetivo e a concepção da auditoria interna, a discussão e a aprovação dos papéis de trabalho, além da revisão do relatório, entre outros.
Ademais, as autoavaliações, cuja periodicidade ficará a critério do(a) titular da GAIN, poderão ser realizadas com o propósito de averiguar, dentre outros pontos, a adequação do acompanhamento contínuo e avaliar o alinhamento da atuação da unidade, em seu conjunto, com as normas e padrões de referência.
6.2 Avaliações externas
As avaliações externas poderão ser realizadas por uma equipe composta de membros não integrantes do quadro de servidores do Tribunal, com conhecimento e experiência na área de auditoria interna, desde que haja autorização da Presidência do TCE/PE nesse sentido.
Outra alternativa é a efetivação da avaliação externa por profissionais e organizações privados os quais possuam conhecimento técnico e experiência na prática de auditoria interna e no processo de avaliação de qualidade.
De mais a mais, as avaliações externas podem ser realizadas alternativamente, por meio de autoavaliação, desde que o resultado seja submetido a um processo de validação independente, por profissional ou organização externa devidamente qualificado e autorizado pela Presidência do TCE/PE para essa atribuição.
6.3 Comunicação dos resultados da gestão e melhoria da qualidade
O(a) titular da GAIN obriga-se a comunicar os resultados da gestão e melhoria da qualidade à Presidência, mediante inclusão em item específico do RAINT. Essa comunicação tem por finalidade promover e reforçar o patrocínio em relação à atividade de auditoria interna.
A comunicação, dentre outros aspectos, pode envolver:
a) o escopo, a frequência e os resultados das avaliações internas e externas realizadas;
b) as oportunidades de melhoria identificadas;
c) as fragilidades identificadas as quais possam comprometer a qualidade da atividade de auditoria interna;
d) os planos de ação corretiva, se for o caso;
e) o andamento das ações para melhoria da atividade de auditoria interna e;
f) a qualificação e a independência da equipe de consultoria ou avaliação, quando for o caso.
7. Desempenho e padrões das atividades de avaliação e consultoria
As atividades de avaliação e consultoria são realizadas de forma independente e objetiva, destinando-se a adicionar valor organizacional mediante o aperfeiçoamento dos processos de governança, gestão de riscos e controles
Em reforço ao assinalado, os serviços de avaliação podem ser definidos como um processo sistemático de coleta e análise de evidências com o objetivo de fornecer ao TCE/PE opiniões ou conclusões independentes sobre um objeto de auditoria.
O exame objetivo de evidências busca determinar se uma condição (situação existente) está de acordo com critérios estabelecidos (situação desejada), podendo resultar em observação (achado de auditoria), ao refletir uma discrepância ou uma boa prática de gestão.
Os serviços de consultoria, por sua vez, podem ser conceituados como atividades de assessoramento (aconselhamento), facilitação e treinamento, com objetivo e escopo acordados com o requisitante dos trabalhos, sem que os auditores internos assumam qualquer responsabilidade da administração.
7.1 Serviços de avaliação
As avaliações são classificadas, tradicionalmente, em três tipos, sendo:
- Financeira ou de demonstrações contábeis: busca a obtenção de evidências a respeito das demonstrações contábeis para emitir opinião indicando se sua apresentação está adequada e de acordo com os princípios contábeis;
- Conformidade ou compliance: visa à obtenção de evidências para verificar se atividades financeiras ou operacionais de um objeto de auditoria selecionado obedecem às condições, às regras e aos regulamentos a ele aplicáveis e;
- Operacional ou de desempenho: visa obter evidências a respeito da eficiência e eficácia das atividades operacionais de um objeto de auditoria, a exemplo de um departamento, um processo ou uma atividade específica. Possui a finalidade de verificar se os objetivos estabelecidos vêm sendo alcançados. Fornece análises objetivas a fim de auxiliar a administração a melhorar o seu desempenho e as suas operações, reduzir custos, além de facilitar a tomada de decisões. Esse tipo de avaliação envolve uma variedade de temas e metodologias.
Além dos tipos citados, o serviço de avaliação busca fomentar o aprimoramento dos processos de governança, de gerenciamento de riscos e de controles internos relativos ao objeto e, com isso, podem contemplar fins múltiplos ou sobrepostos. Assim, um determinado serviço de avaliação pode apresentar, simultaneamente, aspectos operacionais e de conformidade, por exemplo.
Ademais, os serviços de avaliação compreendem as etapas de planejamento, execução, comunicação dos resultados e monitoramento, sem, contudo, haver limites rígidos de término e início de cada uma delas.
7 .1.1 Planejamento individual
O trabalho se inicia com a expedição do documento de designação da equipe de trabalho, facultando-se a realização de reunião com os gestores
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TRIBUNAL DE CONTAS representantes das áreas objetos de exame para informar o objetivo e o escopo do trabalho, bem como discutir os aspectos relacionados à avaliação.
Os auditores internos começam a etapa do planejamento pela análise preliminar do objeto, a fim de definir os objetivos, as questões sobre o objeto e a delimitação do escopo, compatíveis com o tempo disponível e a alocação de recursos.
Nesse ponto, devem ser definidos procedimentos para que a atuação seja objetiva e sistemática na obtenção das informações e evidências que sustentarão suas avaliações, opiniões e conclusões.
Dito isso, o planejamento possui geralmente as seguintes atividades:
a) o levantamento preliminar;
b) a definição do objetivo e escopo e;
c) a elaboração de programa de trabalho ou matriz de planejamento.
7.1.1.1 Levantamento preliminar
Os auditores internos devem obter entendimento suficiente do objeto a ser avaliado para estabelecer objetivos, questões e escopo do trabalho, sendo importante considerar, especialmente:
a) o contexto acerca da inclusão do trabalho no PAAI;
b) os objetivos da atividade, processo ou unidade;
c) os riscos significativos para o alcance desses objetivos;
d) os controles existentes para manter o risco dentro de um nível aceitável e;
e) as oportunidades de melhoria.
No levantamento preliminar, é comum, dentre outros elementos, a utilização dos seguintes procedimentos:
a) entendimento das estratégias, objetivos, indicadores de desempenho e riscos relacionados à atividade, ao processo ou à unidade (verificar se há avaliações de risco conduzidas pela administração);
b) pesquisa de normas, jurisprudência e demais informações sobre políticas e procedimentos da atividade, processo ou unidade;
c) análise dos resultados de avaliações e consultorias anteriores;
d) entrevistas com servidores da área;
e) entendimento dos sistemas de TI utilizados pela área sob revisão;
f) mapeamento de processos e;
g) elaboração de matriz de riscos e controles.
Para mais, o desenvolvimento de matriz de risco e controle - ou revisão de uma existente preparada pela administração - é prática comum acionada pelos auditores internos para identificar riscos que possam impactar os objetivos da atividade ou do processo, bem como os controles de mitigação.
7.1.1.2 Definição do objetivo e escopo
Finalizado o levantamento preliminar do objeto de auditoria, a equipe deverá ter condição de definir, ainda que preliminarmente, os objetivos do trabalho e proceder a uma primeira declaração do escopo, os quais poderão ser aprimorados após a avaliação dos riscos e dos controles associados ao objeto.
Os objetivos consistem basicamente nas questões a que a auditoria pretende responder. Devem ser descritos de modo que o propósito da auditoria fique claro; além disso, devem ser concisos, realistas e não conter termos ambíguos ou abstratos.
Devem ser cuidadosamente elaborados para cada trabalho pelas seguintes razões:
a) definem especificamente os resultados pretendidos;
b) direcionam o escopo, os testes, o tempo, os recursos e as competências necessárias à equipe, a metodologia e a natureza do trabalho de auditoria e;
c) orientam a formulação dos achados de auditoria.
Ao desenvolver os objetivos do trabalho, os auditores internos devem:
a) observar que objetivos do trabalho constituem o desdobramento do objetivo geral inicialmente definido no PAAI. Para os trabalhos de auditoria não previstos inicialmente no plano, os objetivos do trabalho devem ser elaborados com vistas ao atendimento do aspecto específico que o motivou;
b) considerar os principais riscos e a adequação e a suficiência dos mecanismos de controle estabelecidos;
c) considerar as expectativas das partes interessadas e;
d) considerar a possibilidade de ocorrência de erros significativos, fraudes, não conformidades e outras exposições relacionadas ao objeto da auditoria.
Como um trabalho de auditoria, geralmente, não pode abranger tudo, os auditores internos devem determinar os limites da auditoria, o que será e o que não será incluído, ou seja, o escopo.
Quando os auditores internos estabelecem o escopo do trabalho, eles consideram componentes como os limites da área ou do processo, subprocessos, período de tempo e localizações geográficas a serem avaliadas.
De mais a mais, o escopo deve apresentar uma clara declaração do foco, da extensão e dos limites da auditoria, e sua amplitude deve ser suficiente para que os objetivos da auditoria sejam atingidos. Escopo e objetivos, portanto, devem ser compatibilizados.
7.1.1.3 Elaboração de programa de trabalho
O planejamento deve ser desenvolvido e documentado em um programa de trabalho, o qual deve ser aprovado pelo(a) titular da GAIN antes de sua execução. Quaisquer ajustes posteriores devem ser previamente aprovados antes de implementados.
O programa de trabalho visa auxiliar a equipe nas atividades durante a execução, de modo a sistematizar a coleta de informações (evidências) e as respectivas análises (achados), devendo, no mínimo, constar:
a) as questões de auditoria: consistem nos objetivos do trabalho descritos em forma de perguntas. São necessárias para direcionar os trabalhos ao alcance dos resultados pretendidos. As questões de auditoria podem ser desdobradas em subquestões, com o cuidado de que sejam tematicamente relacionadas, complementares, não sobrepostas e coletivamente exaustivas no tratamento da questão geral de auditoria;
b) as Informações requeridas: informações necessárias para responder às questões de auditoria;
c) fontes de informação: identificação de onde as informações requeridas estão disponíveis;
d) critério: padrão utilizado para avaliar se o objeto auditado atende, excede ou está aquém do desempenho esperado;
e) procedimentos: conjunto de técnicas com a finalidade de obter evidências e analisá-las e;
f) O que a análise vai permitir dizer: conclusões ou achados que podem ser obtidos a partir da análise das informações coletadas.
Ademais, o programa de trabalho deve ser produzido, preferencialmente, na forma de matriz de planejamento.
Por fim, eventuais alterações na estrutura do referido modelo, assim como a adoção de formato distinto ao da matriz, a depender da natureza da auditoria, devem ser aprovadas previamente pelo(a) titular da GAIN.
7.1.2 Execução
A transição entre a fase de planejamento e a de execução é discreta, posto que ambas envolvem algum grau de análise e de avaliação de dados e informações.
A avaliação do objeto de auditoria se inicia na fase de planejamento, em que são realizadas análises preliminares e já é possível a realização de testes de auditoria, os quais se estendem até a conclusão da fase de execução.
Durante essa fase, os procedimentos previstos no programa de trabalho são efetuados com o objetivo de identificar, avaliar e documentar informações suficientes, confiáveis, relevantes e úteis para cumprir os objetivos do trabalho da avaliação.
A informação:
a) suficiente é factual, adequada e convincente de forma que uma pessoa prudente e informada chegaria às mesmas conclusões que o auditor;
b) confiável é a melhor informação possível de ser obtida através da utilização de técnicas de auditoria interna apropriadas;
c) relevante, dá suporte às observações e recomendações do trabalho e é consistente com os objetivos da avaliação e;
d) útil, auxilia a organização a atingir as suas metas.
Nesse rumo, o desenvolvimento dos achados de auditoria deve contemplar quatro componentes principais, quais sejam: critério, condição, causa e efeito.
Critério (o que deveria ser) - É o padrão utilizado para avaliar se o objeto auditado atende, excede ou está aquém do desempenho esperado. É definido na fase de planejamento do trabalho.
Condição ou Situação Encontrada (o que é) - Situação existente, identificada e documentada durante a fase de execução da auditoria. Pode ser evidenciada de diversas formas, dependendo das técnicas de auditoria empregadas.
Causa - É a razão para a existência de diferença entre critério e condição, ou seja, entre a situação esperada e a encontrada. Explica porque a situação encontrada existe. Sendo assim, é imprescindível que a equipe de auditoria interna se empenhe em descobrir a causa raiz, ou seja, a causa primária, mais profunda e mais importante da condição. Para tanto, é necessário levantar hipóteses sobre quais fontes poderão acarretar as situações encontradas. A determinação da causa raiz pode ser complexa. Em alguns casos, vários fatores, com diferentes graus de influência, podem se combinar para formar a causa raiz de uma situação encontrada, ou a causa raiz pode estar relacionada a uma questão mais ampla, como a cultura organizacional. Sendo assim, é possível que sejam identificadas apenas causas intermediárias para algumas situações. Importante ressaltar que, preferencialmente, a recomendação emitida ao final do trabalho deve estar diretamente relacionada à causa raiz. Quando se atua na causa raiz, é possível eliminar ou reduzir a probabilidade de reincidência da situação negativa encontrada e contribuir mais diretamente para o aprimoramento da gestão.
Efeito - É a consequência da divergência entre a condição e o critério. Pode ser positivo, correspondendo a benefícios alcançados, ou negativo, correspondendo ao risco ou exposição que sofre o objeto de auditoria ou a unidade examinada por não estar conforme o padrão esperado. Trata-se do impacto da diferença entre o referencial utilizado pelo auditor (critério) e a situação real encontrada durante a auditoria (condição). O efeito pode ser existente, quando já se trata de um fato resultante da condição, ou potencial (risco), quando há exposição, sem que tenha sido detectado efeito real. O exemplo mais comum de efeito é o prejuízo ao erário.
Em linhas gerais, os fatos relevantes para o trabalho podem ser desfavoráveis, qualificados como achados de auditoria, quando demonstram discrepância no confronto entre a condição e o critério, ou favoráveis, quando apontam boas práticas de gestão.
As conclusões e resultados dos trabalhos devem se basear em avaliações apropriadas e sustentadas por evidências.
Para os fatos relevantes desfavoráveis, a equipe deve registrá-los na matriz de achados, assim que forem sendo evidenciados durante os trabalhos de campo, com a concomitante discussão junto ao(à) titular da GAIN.
Por fim, o preenchimento da matriz de achados é obrigatório, de modo a contribuir na melhor compreensão dos achados e subsidiar a elaboração do relatório de auditoria.
Em casos excepcionais a matriz de achados pode ser dispensada por decisão do(a) titular da GAIN.
7.1.2.1 Nota de auditoria
A Nota de Auditoria (NA) é o documento emitido pela GAIN, no decorrer dos exames, na hipótese de identificação de providência a ser imediatamente adotada pelas partes interessadas, de modo que aguardar a finalização do trabalho para expedir a recomendação necessária poderá resultarem danos.
Esse registro deverá ser acrescentado posteriormente ao relatório ou a outro documento de comunicação dos resultados dos trabalhos.
Na situação descrita, a equipe de auditoria relatará a situação ao(à) titular da GAIN, cabendo-lhe decidir sobre a necessidade, em razão da materialidade, relevância, risco e oportunidade, de submissão da NA à Presidência do TCE/PE, caso exija comunicação imediata.
As situações apresentadas na NA devem observar os requisitos relativos aos achados de auditoria e conter recomendação para prevenir/corrigir o achado evidenciado.
De mais a mais, a NA deve, também, conter prazo para atendimento da recomendação, o qual pode ser definido em comum acordo com a unidade examinada.
7.1.3 Recomendações
As recomendações consistem em ações propostas pela GAIN à unidade examinada com o fim de corrigir falhas e aperfeiçoar processos.
Em grande medida, o alcance dos objetivos de uma auditoria interna é mensurado por meio dos benefícios obtidos pela gestão com a implementação das recomendações.
É imprescindível, portanto, que a GAIN elabore adequadamente as recomendações e realize o seu acompanhamento efetivo, pois, sem ele, não é possível se certificar de que os benefícios decorrentes do trabalho de auditoria interna foram de fato alcançados.
As recomendações devem se pautar preferencialmente em "o quê" necessita ser feito ou qual resultado precisa ser alcançado. Em algumas situações, é possível que a recomendação direcione também a forma, como no caso de elaboração de normativos, por exemplo.
De modo geral, no entanto, a equipe de auditoria interna não deverá decidir unilateralmente "como" a administração agirá para solucionar os problemas. A solução deverá ser discutida e considerar os conhecimentos dos gestores em relação ao objeto auditado e também os recursos com os quais podem contar.
As recomendações podem focar na causa, na condição, na consequência e eventualmente até no critério. É fortemente recomendado que haja atenção especial ao tratamento da causa do problema identificado, tendo em vista que a correção da situação encontrada, por si só, não elide a causa do problema.
Conforme já assinalado, quando se atua na causa raiz ou na causa mais próxima possível dela, é possível eliminar ou reduzir, consideravelmente, a probabilidade de reincidência da situação negativa encontrada, contribuindo para o aprimoramento da gestão.
Algumas recomendações podem estabelecer, em função da complexidade e da quantidade de ações a serem realizadas, a necessidade de a unidade examinada elaborar um plano de ação, que direcione e permita o acompanhamento da implementação das medidas requeridas.
Os planos de ação são elaborados pelos gestores, mas devem ser avaliados pela equipe de auditoria interna e, sempre que possível, aperfeiçoados com o auxílio dos auditores.
Por último, seguem algumas características de contribuição para o alcance da efetividade da recomendação, quais sejam:
a) monitorável: a recomendação deve ser passível de monitoramento, permitindo verificar se o que se pretendia com a recomendação foi alcançado. Para tanto, é importante que seja prevista a forma por meio da qual será aferido o desempenho das ações a serem implementadas e quais evidências serão apresentadas pela unidade examinada ou levantadas pela GAIN para medir a efetiva implementação. É essencial que a recomendação possa ser acompanhada e que sua efetividade possa ser medida posteriormente por meio de seus custos de implementação e benefícios à gestão proporcionados;
b) viável: é preciso levar em conta restrições de ordem legal, financeira, de pessoal e outras que possam afetar a implementação de medidas propostas pelos auditores. Nesse sentido, a discussão de soluções junto à unidade examinada é de suma importância para compreensão do que é e do que não é possível fazer. Além disso, a equipe deve considerar o tempo razoável para a implementação das medidas a serem adotadas pelo gestor, pactuando prazo compatível;
c) apresentar uma boa relação custo-benefício: a equipe de auditoria e o(a) titular da GAIN devem avaliar os custos e os benefícios esperados de cada recomendação. Recomendar controle via sistema informatizado, por exemplo, pode representar um custo alto demais para uma determinada operação, mas ser totalmente viável em outra área de negócio. Na medida do possível, deve-se minimizar o gasto de recursos, em atendimento ao princípio da economicidade;
d) considerar alternativas: é importante que a equipe de auditoria e o(a) titular da GAIN levantem alternativas e que também analisem aquelas propostas quando houver a discussão das recomendações. Existem situações em que há várias opções de soluções a serem adotadas, podendo-se optar por aquela que apresente melhor relação custo-benefício, por exemplo;
e) ser direcionada: a recomendação deve ser direcionada para o agente que tem responsabilidade e alçada para colocá-la em prática. A efetividade se perde se a recomendação for direcionada ao agente errado ou se não estiver claro quem deve implementá-la;
f) ser direta: a recomendação deve estar claramente identificada no texto do relatório (ou outra forma de comunicação) como sendo uma recomendação. Não pode haver dúvida sobre seu conteúdo e sobre a necessidade de atendê-la.
Por isso, é necessária uma linguagem direta, sem termos vagos que possam dar a impressão de que não se trata de recomendação;
g) especificidade: no âmbito do achado de auditoria ao qual se relaciona, a recomendação deve tratar das medidas a serem tomadas, dos resultados a serem alcançados, não se atendo, via de regra, à forma como será implementada. Também não deve reproduzir exaustivamente a causa identificada, ou repetir a descrição da condição encontrada, por exemplo;
h) significância: essa característica deriva da própria relevância do achado. É importante apontar situações relevantes dentro do escopo da auditoria, assim como recomendar aquilo que pode fazer diferença na gestão, seja melhorando a governança, o gerenciamento de riscos ou a estrutura de controles existente e;
i) ser positiva: discorrer sobre as medidas a serem tomadas em tom positivo, com frases afirmativas em vez de negativas, tende a facilitar o convencimento da alta administração e a consequente implementação da recomendação.
7.1.4 Manifestação da unidade examinada
Os achados de auditoria interna que indicarem a existência de falhas devem ser apresentados à autoridade máxima da área objeto de exame, a fim de que sejam apresentados os esclarecimentos, as avaliações ou as informações adicionais as quais contribuam no entendimento das condições verificadas ou para a construção de soluções.
A apresentação dos achados pode ocorrer, a critério da GAIN, durante a execução dos trabalhos, à medida que os achados forem sendo revisados pelo(a) titular da GAIN, ou de forma consolidada, quando todos os achados já se encontrarem formulados e revisados.
A manifestação da unidade examinada é importante para que a equipe de auditoria interna avalie se as evidências suportam plenamente as conclusões.
Constitui também oportunidade para que sejam levantadas e analisadas eventuais falhas de entendimento, erros de interpretação ou fragilidades das evidências, levando a equipe a rever seu posicionamento ou a embasá-lo de forma mais consistente.
No mais, as discordâncias devem ser analisadas criteriosamente e os eventuais erros materiais, corrigidos. Se a manifestação implicar alteração de opinião da equipe, esse fato deve ser discutido com o(a) titular da GAIN. Caso haja anuência, deve-se proceder à modificação dos achados de auditoria.
7.1.5 . Comunicação dos resultados
O relatório é o instrumento formal por meio do qual a equipe de auditoria comunica aos interessados os objetivos, o escopo, a metodologia aplicada, os achados de auditoria, as conclusões e as propostas de encaminhamento.
De modo a garantir a qualidade da comunicação, o conteúdo do relatório deve ser objetivo, conciso, convincente, completo, de fácil compreensão, isento de imprecisões e ambiguidades, construtivo e conter apenas informações relevantes e úteis para os objetivos da auditoria, devidamente apoiadas por evidências adequadas e pertinentes.
Os encaminhamentos propostos nos trabalhos de avaliação serão feitos na forma de recomendação ou ciência, de forma consistente com os achados, observações e conclusões da equipe de auditoria interna, sendo facultado ao(à) titular da GAIN expedir orientações adicionais sobre a elaboração de tais proposições.
O(A) titular da GAIN encaminhará relatório preliminar ao responsável pela atividade e unidade examinada, além de outras partes interessadas, para manifestação facultativa sobre os fatos apontados, sendo opcional o encaminhamento caso inexistam achados ou constatações desfavoráveis.
O relatório final será encaminhado à Diretoria de Governança e Gestão e, através do(a) titular da DGG, à Presidência do TCE/PE, para conhecimento e considerações que entender pertinentes, com posterior expedição das comunicações às partes interessadas.
Por último, outros documentos de comunicação dos resultados dos trabalhos poderão ser admitidos, em caráter residual, em substituição ao relatório padrão estabelecido, com a anuência do(a) titular da GAIN.
7.2 Serviços de consultoria
Por meio dos trabalhos que executam, os auditores internos entram em contato com uma grande variedade de temas essenciais ao funcionamento institucional. Ademais, por intermédio de suas análises e recomendações, normalmente demonstram conhecimento a respeito de normas e de outros temas complexos e relevantes, como controles internos e riscos.
Diante disso, é possível que integrantes da alta administração entendam ser oportuno consultar, aconselhar-se ou contar com o apoio dos auditores internos sobre esses e outros assuntos com os quais eles lidam no seu dia a dia. Esse tipo de serviço prestado pelos auditores internos em resposta à solicitação das unidades denomina-se consultoria.
Os serviços de consultoria são atividades as quais possuem objetivo e escopo acordados com o requisitante do trabalho, a fim de contribuir com a melhoria dos processos de governança, gerenciamento de riscos e controles internos, sem que os auditores internos assumam qualquer responsabilidade de gestão.
Entre os tipos de consultoria, cite-se a assessoria, a facilitação e o treinamento, que, pela extensão do trabalho, precisam constar do PAAI.
O serviço de treinamento pode ser dispensado da previsão do PAAI, desde que a sua realização não prejudique o cronograma de execução do plano vigente. Esses serviços têm como origem solicitação específica da Presidência do Tribunal, dos Conselheiros e das demais autoridades (no âmbito de Diretorias) do Tribunal.
Durante a elaboração do PAAI, o(a) titular da GAIN avaliará, dentro do conjunto dos possíveis trabalhos levantados, as solicitações recebidas, para fins de aceitação e inclusão como proposta de trabalho no respectivo plano, levando em consideração, entre outros aspectos:
a) se há potencial de a atividade adicionar valor e aperfeiçoar os processos de governança, gestão de riscos e controles internos do Tribunal;
b) se os auditores internos possuem proficiência necessária à realização do serviço e;
c) se o serviço de consultoria proposto poderá gerar potenciais prejuízos à independência da GAIN ou à objetividade dos auditores.
Além dos tipos mencionados anteriormente, a GAIN pode ainda realizar trabalhos de consultoria consistindo em atividades de rotina, tais como: participação em comissões, grupos de trabalho, projetos e reuniões, sendo as atividades incluídas no PAAI, a depender dos aspectos de materialidade, relevância, risco e oportunidade.
Ademais, embora exista uma clara delimitação entre os objetivos dos tipos de consultoria descritos acima, eles não são mutuamente excludentes, podendo coexistirem um mesmo trabalho.
7.2.1 Tipos de consultoria
7.2.1.1 Assessoria
O serviço de assessoria consiste na produção e fornecimento de informações, bem como formulações de sugestões, como forma de aconselhamento, em resposta, essencialmente, às questões redigidas pelo requisitante.
Os resultados apresentados pela equipe de consultoria servem como elementos adicionais para auxiliar o consulente na tomada de decisão, não se destinando a oferecer conclusões quanto à autorização ou aprovação de determinado ato de responsabilidade da administração.
Nesse contexto, a assessoria não envolve abordagem de achado, com rigidez na comparação entre situação existente e critério para evidenciar discrepâncias, mas com o propósito de identificar oportunidades para melhoria de processos de trabalho ou desempenho da unidade.
Ademais, serviços dessa natureza visam a responder questões como:
a) quais padrões de controle podem ser desenvolvidos para tratamento dos riscos de determinado processo de trabalho?
b) quais os riscos e as implicações para o controle das operações que a implementação de um novo sistema informatizado pode trazer?
c) quais são as opções para aumentar a eficiência e a segurança de um determinado processo de trabalho? e
d) quais são as medidas para aprimorar o processo de governança organizacional?
7.2.1.2 Facilitação
Os serviços de facilitação têm como base os conhecimentos dos auditores internos relativos à governança, ao gerenciamento de riscos e aos controles internos. Nessa atividade, os auditores internos utilizam seus conhecimentos para facilitar discussões sobre esses temas, sendo necessário, portanto, um maior envolvimento com a atividade em questão.
Consequentemente, também ao realizar serviços dessa natureza, o auditor interno deve abster-se de assumir qualquer responsabilidade que seja da gestão. Serviços de consultoria dessa natureza, geralmente, consistem em:
a) facilitar o processo de avaliação de riscos da organização;
b) facilitar a autoavaliação de governança e de controles internos;
c) facilitar o processo de redesenho de controles e de procedimentos para uma nova área ou processo em transformação ou, ainda, para criação, expansão ou aperfeiçoamento de determinada ação e;
d) mediação de discussões sobre controles e processos de negócio importantes para o alcance dos objetivos da organização.
7.2.1.3 Treinamento
O serviço de treinamento consiste em atividade de capacitação de servidores de outras unidades do TCE/PE, de modo a atender necessidades específicas no aperfeiçoamento dos processos de governança, gerenciamento de riscos e controles internos.
Ademais, o treinamento realizado pela GAIN, na forma de consultoria, não será remunerado e não se confunde com os treinamentos oferecidos pela Escola de Contas Públicas Professor Barreto Guimarães (ECPBG).
7.2.2 Etapas da consultoria
Nos serviços de assessoria e facilitação são aplicadas, no que couber, as etapas de planejamento, execução e comunicação dos resultados definidas para o trabalho de avaliação, ressalvados os procedimentos descritos neste item.
A equipe pode providenciar adaptações nos procedimentos de consultoria, com vistas a melhorar a qualidade e os resultados dos trabalhos, com prévia discussão e anuência do(a) titular da GAIN.
No início do serviço, o(a) titular da GAIN e os requisitantes dos trabalhos devem firmar termo de entendimento, de modo a definir expectativas relacionadas, por exemplo, a objetivos, escopo, prazo de execução, responsabilidades e monitoramento. O teor do termo será adaptado conforme as especificidades de cada trabalho.
Para contribuir no desenvolvimento do serviço de consultoria, de modo a garantir abordagem sistemática e disciplinada na realização do trabalho, a equipe poderá elaborar matriz de planejamento, aprovada pelo(a) titular da GAIN, ou documento de planejamento aplicável.
O relatório de consultoria comunicará à unidade consulente, de modo geral, os objetivos, o escopo, a metodologia aplicada e as conclusões, mas poderá variar na forma e conteúdo, dependendo da natureza do trabalho e das necessidades do requisitante.
As eventuais recomendações encaminhadas ao requisitante do trabalho, caso a GAIN entenda conveniente para a melhoria de processos de trabalho, servirão como subsídio à tomada de decisão do dirigente, que avaliará sua aplicação dentro do contexto de outros fatores e circunstâncias conjunturais inerentes à unidade.
O envio do relatório poderá ser feito diretamente ao requisitante do trabalho pelo(a) titular da GAIN, prescindindo de trânsito preliminar pela Presidência, sem prejuízo de posterior ciência ao seu gabinete sobre os resultados do trabalho, com destaque a pontos significativos identificados relativos à governança, gerenciamento de riscos e controles.
Por fim, no decorrer de todo o trabalho de consultoria, a equipe deve manter a independência e objetividade. Em qualquer momento, havendo percepção de possíveis prejuízos a esses atributos, deverá comunicá-los ao(à) titular da GAIN, a fim de serem resolvidos.
8 . Monitoramento
A responsabilidade pelo atendimento às recomendações emitidas pelas GAIN compete, primeiramente, aos gestores das unidades examinadas.
O monitoramento consiste na adoção de medidas pela GAIN, a fim de verificar se as ações implementadas pela unidade examinada estão de acordo com as recomendações emitidas ou com o plano de ação acordado e se aquelas medidas foram suficientes para solucionar a situação apontada como inadequada frente aos critérios adotados.
À GAIN, portanto, não basta recomendar. Há a necessidade de verificar a efetividade das suas recomendações, o que constitui, a um só tempo, uma forma de avaliar a qualidade dos seus trabalhos e, também, de assegurar que a atividade de Auditoria Interna contribua efetivamente para o aperfeiçoamento da gestão do Tribunal, agregando valor no aperfeiçoamento dos processos de governança, de gerenciamento de riscos e de controles internos.
Logo, os objetivos da auditoria interna não são atingidos plenamente com a emissão do relatório, mas somente quando a unidade examinada implementa as respectivas recomendações e essas são avaliadas como suficientes pela GAIN.
Por outro prisma, a critério do(a) titular da GAIN, tais ações poderão ser dispensadas, salvo se houver decisão em contrário da Presidência.
Dando seguimento, a GAIN realizará ações de monitoramento das recomendações encaminhadas no âmbito dos trabalhos de avaliação.
Nos trabalhos de consultoria, o acordo entre a GAIN e o requisitante do trabalho, firmado no termo de entendimento, estabelecerá a necessidade ou não de monitoramento, bem como período e forma de sua realização, se for o caso.
A conclusão dos trabalhos de monitoramento, além da avaliação quanto ao grau de implementação das recomendações, informará, sempre que possível, os benefícios financeiros e não financeiros atribuídos à auditoria, em decorrência das medidas adotadas pelo gestor.
Os resultados das atividades de monitoramento serão comunicados à Presidência e ao Plenário, em conjunto, mediante a apresentação do RAINT.
O(A) titular da Gerência de Auditoria Interna pode, em razão da materialidade, relevância, risco ou oportunidade, encaminhar à Presidência os resultados de determinada ação de monitoramento, para conhecimento e considerações que entender pertinentes.
9. Papéis de trabalho
Devem ser documentadas em papéis de trabalho as análises realizadas e as evidências produzidas ou coletadas pelos auditores internos em decorrência dos exames.
As evidências devem estar organizadas e referenciadas apropriadamente e constituir informações suficientes, confiáveis, fidedignas, relevantes e úteis, de modo a suportar as conclusões expressas na comunicação dos resultados dos trabalhos.
Os papéis de trabalho devem ser organizados de forma a permitir a identificação dos responsáveis por sua elaboração e revisão. A revisão dos papéis de trabalho deve ser realizada com a finalidade de assegurar que o trabalho foi desenvolvido com consistência técnica, que seguiu o planejamento estipulado e que as conclusões e os resultados da auditoria estão adequadamente documentados.
Cabe ao(à) titular da GAIN definir procedimentos relativos à estrutura e à organização, bem como a política de armazenamento de papéis de trabalho, preferencialmente em meio digital, utilizando-se, para tal, os sistemas de apoio à execução dos trabalhos de auditoria da área finalística do TCE/PE.
Independente do meio utilizado para a guarda dos papéis de trabalho, devem ser asseguradas a preservação e a rastreabilidade desses registros.
As diretrizes de concessão de acesso aos papéis de trabalho devem:
a) indicar as partes internas ou externas à GAIN que podem ter acesso aos registros e como eventuais solicitações de acesso devem ser tratadas;
b) considerar a necessidade de manutenção do sigilo das informações, de acordo com os preceitos legais e;
c) ser submetidas à apreciação da assessoria jurídica e à aprovação da Presidência do TCE/PE.
Compete, ainda, ao(à) titular da GAIN, elaborar, e manter atualizados, modelos de papéis de trabalho e fluxogramas relativos às atividades de avaliação, consultoria e quaisquer outras que julgue pertinentes para fins de padronização dos procedimentos.
Tais documentos devem ser mantidos em repositório com acesso compartilhado entre os servidores lotados na GAIN.
10. Supervisão dos trabalhos de auditoria
Os trabalhos de auditoria interna devem ser adequadamente supervisionados, de forma a assegurar o alcance dos objetivos, a consistência dos julgamentos profissionais significativos realizados no decorrer dos trabalhos e a qualidade dos produtos.
O(A) titular da GAIN tem a responsabilidade geral pela supervisão dos trabalhos, a qual poderá ser delegada, sem prejuízo de sua responsabilidade, a integrantes do quadro funcional da Unidade com conhecimentos técnicos e experiência suficientes.
A supervisão deve ser exercida durante todo o trabalho, desde o planejamento até o monitoramento das recomendações emitidas, e deve incluir:
a) a garantia da proficiência da equipe;
b) o fornecimento de instruções apropriadas à equipe durante o planejamento do trabalho de auditoria e a aprovação do programa de trabalho de auditoria;
c) a garantia de que o programa de trabalho de auditoria aprovado seja cumprido e que eventuais alterações sejam devidamente autorizadas e documentadas;
d) a confirmação de que os papéis de trabalho suportam adequadamente as observações, as conclusões e as recomendações do trabalho;
e) a segurança de que as comunicações do trabalho sejam precisas, objetivas, claras, concisas, construtivas, completas e tempestivas e;
f) a segurança de que os objetivos do trabalho de auditoria sejam alcançados.
A intensidade da supervisão deve variar conforme a proficiência e a experiência dos auditores internos e da complexidade do trabalho de auditoria.
O(A) titular da GAIN deve estabelecer políticas e procedimentos destinados a assegurar que a supervisão dos trabalhos seja realizada e documentada, devendo ser estabelecidos mecanismos para a uniformização de entendimentos decorrentes dos julgamentos profissionais individuais. Download do documento
Atos que alteram, regulamentam ou revogam esta Instrução Normativa:
Nenhum Ato.
Atos que são alterados, regulamentados ou revogados por esta Instrução Normativa:
Nenhum Ato.