Instrução Normativa ECPBG nº 2/2017
Disciplina a sistemática de controle patrimonial de bens móveis e imóveis pertencentes ao patrimônio desta Escola de Contas e aprova o Manual de Patrimônio na forma do Anexo I desta Portaria.
INSTRUÇÃO NORMATIVA ECPBG Nº 2, DE 05 DE JUNHO DE 2017
Disciplina a sistemática de controle patrimonial de bens móveis e imóveis pertencentes ao patrimônio desta Escola de Contas e aprova o Manual de Patrimônio na forma do Anexo I desta Portaria.
O DIRETOR DA ESCOLA DE CONTAS PÚBLICAS PROFESSOR BARRETO GUIMARÃES (ECPBG), no uso de suas atribuições legais e regimentais, e
considerando a necessidade de aperfeiçoamento do controle patrimonial na ECPBG, resolve:
Art. 1º A sistemática de controle patrimonial de bens móveis e imóveis pertencentes ao patrimônio da ECPBG obedecerá ao disposto nesta Portaria.
Art. 2º Fica aprovado o Manual de Patrimônio, conforme Anexo I desta Portaria.
Art. 3º Fica aprovado o modelo de reavaliação de bens permanentes, conforme Anexo II desta Portaria.
Art. 4º Esta Portaria entra em vigor na data de sua publicação.
Escola de Contas Públicas Professor Barreto Guimarães, 05 de junho de 2017.
João Henrique Carneiro Campos
Diretor da ECPBG
ANEXO I
Manual do Patrimônio
1. DISPOSIÇÕES INICIAIS
1.1. Este ato normativo regulamenta o controle patrimonial de bens móveis e imóveis integrantes do patrimônio da Escola de Contas Públicas Professor Barreto Guimarães - ECPBG.
1.2. Para fins deste Manual, material é designação genérica de móveis, equipamentos, componentes sobressalentes, acessórios, utensílios, veículos em geral, materiais de escritório e de limpeza e outros bens utilizados ou passíveis de utilização nas atividades da ECPBG.
1.3. Bens móveis são agrupados como material permanente ou material de consumo.
1.4. Material permanente ou bem permanente é aquele que tiver sua aquisição feita em despesa de capital e apresentar, simultaneamente, as características abaixo relacionadas:
I - durabilidade superior a 2 (dois) anos: quando o material em uso normal não perde ou não tem reduzidas as suas condições de funcionamento, no prazo máximo de 2 (dois) anos;
II - não-fragilidade: cuja estrutura não esteja sujeita a modificações, por ser quebradiço ou deformável, caracterizando sua irrecuperabilidade e/ou perda de sua identidade ou utilidade;
III - não-perecibilidade: quando não estiver sujeito a modificações (químicas ou físicas) ou não se deteriorar ou perder sua característica normal de uso;
IV - não-incorporabilidade: quando não estiver destinado à incorporação a outro bem e puder ser retirado sem prejuízo das características do principal;
V - não-transformabilidade: quando não for adquirido para fim de transformação.
1.5. Material de consumo ou bem de consumo é aquele que, em razão de seu uso corrente, perde sua identidade física em 2 (dois) anos e/ou tem sua utilização limitada a esse período. Sua aquisição é feita em despesa de custeio e não possui controle após sua distribuição.
1.6. A classificação de material em "de consumo" ou "permanente" será baseada nos aspectos e critérios de classificação contábil de despesas estabelecidos pelo artigo 3º da Portaria nº 448 /2002 da Secretaria do Tesouro Nacional e será decidida em conjunto pela Gerência Administrativa (GADM) e pela Gerência Financeira (GFIN).
1.7. Material de consumo armazenado em estoque de almoxarifado é considerado integrante do patrimônio da ECPBG.
1.8. Para fins de controle patrimonial, imóvel deverá ser considerado bem permanente.
1.9. Materiais que apresentem alto risco de perda e/ou alto custo de controle patrimonial deverão preferencialmente ser considerados como materiais de consumo.
2. DEFINIÇÕES
2.1. Para execução da sistemática de controle patrimonial de bens móveis, ficam estabelecidos os seguintes termos:
I - alienação: procedimento de transferência de posse e de propriedade de um bem mediante venda, permuta ou doação;
II - apropriação: incorporação de custos de um bem permanente fabricado ou construído pela própria entidade, realizada mediante a identificação precisa de seu valor por seu custo de produção ou de fabricação;
III - aquisição: procedimento utilizado, mediante compra, doação, permuta, cessão ou produção interna, para viabilizar o incremento do ativo imobilizado do órgão;
IV - ativo imobilizado: conjunto de bens permanentes destinados ao funcionamento do órgão;
V - baixa patrimonial: procedimento de exclusão de bens do ativo imobilizado do órgão;
VI - bens de terceiros: bens permanentes de propriedades de outra entidade (pública ou privada) provenientes de cessão ou permissão de uso (transferência gratuita de posse de um bem por um prazo determinado ou não), de comodato (empréstimo gratuito de bens a serem restituídos em tempo convencionado) ou de contratos de locação (aluguel de veículos, máquinas, equipamentos, imóveis, etc.);
VII - bens móveis: aqueles de características removíveis, ou seja, que podem ser deslocados sem perda de suas formas, conservando suas características principais;
VIII - bens imóveis: aqueles de características não removíveis, ou seja, que não podem ser deslocados sem perda de suas formas;
IX - bens permanentes não controláveis: aqueles cuja identificação através de número de tombamento seja impossível ou inconveniente em face de suas características físicas ou da dificuldade de controle patrimonial;
X - carga patrimonial: relação de bens patrimoniais confiados pelo órgão a um servidor, denominado detentor de carga, para a execução das atividades da unidade sob sua gestão;
XI - comissão de avaliação de bens: comissão constituída por portaria com atribuições bem definidas no tocante à avaliação de bens permanentes, passíveis ou não de alienação;
XII - comissão de apuração de irregularidades: comissão constituída por portaria para apurar danos ao patrimônio da entidade;
XIII - comissão de inventário: comissão constituída por portaria com atribuições bem definidas para a realização de inventário anual de bens permanentes;
XIV - depósito de bens patrimoniais: local destinado à guarda temporária de bens móveis, desde o recebimento até sua destinação final, como também para guarda de bens recolhidos ou devolvidos até a definição da destinação definitiva (conserto, redistribuição ou alienação);
XV - depreciação: redução do valor contábil de um bem permanente em função do desgaste ou perda de utilidade por uso, ação da natureza ou obsolescência;
XVI - detentor de carga patrimonial: servidor designado para a chefia de uma unidade administrativa, responsável pela guarda e conservação de bens permanentes a ela vinculados;
XVII - incorporação: inclusão de um bem no acervo patrimonial da entidade, com a respectiva adição de seu valor à contabilidade;
XVIII - entrada de materiais - analítico: documento que formaliza a incorporação de um bem permanente ao acervo patrimonial da entidade;
XIX - requisição: procedimento realizado por uma unidade para solicitar um bem permanente necessário ao seu funcionamento;
XX - termo de baixa: documento que formaliza a exclusão de um bem permanente do ativo imobilizado da entidade;
XXI - termo de responsabilidade individual: documento que formaliza a transferência de responsabilidade por um bem permanente em específico de um servidor para outro;
XXII - termo de responsabilidade por unidade administrativa / unidade de localização.: documento emitido pela GADM que formaliza para o gestor de uma unidade administrativa ou de unidade de localização a relação de bens permanentes sob sua responsabilidade;
XXIII - termo de transferência de responsável: documento que formaliza a alteração de responsabilidade, de um gestor para outro, da carga patrimonial de uma unidade administrativa ou de uma unidade de localização;
XXIV - unidade administrativa (U.A.): segmento administrativo e que pode ter uma ou mais unidades de localização (U.L.) a ele vinculados;
XXV - unidade de localização (U.L.): unidade física da entidade, vinculada a uma unidade administrativa (U.A.).
3. CLASSIFICAÇÃO, CODIFICAÇÃO E CATALOGAÇÃO
3.1. O bem é classificado quanto à:
I - portabilidade:
a) portátil: bem de pequeno volume e peso, facilmente transportável por uma pessoa;
b) não portátil: quando duas ou mais pessoas ou auxílio mecânico sejam necessários para realizar o transporte;
II - forma de utilização:
a) uso individual: quando apenas uma pessoa o utiliza continuamente;
b) uso coletivo ou comum: quando for utilizado por várias pessoas;
III - situação patrimonial:
a) bom: quando estiver em perfeitas condições e em uso normal;
b) ocioso: quando, embora em perfeitas condições, não estiver sendo usado;
c) obsoleto: quando, mesmo em condições de uso, for considerado como antiquado e não for possível a sua atualização;
d) recuperável: quando estiver avariado, sua recuperação for possível, e orçar, no máximo, até cinquenta por cento de seu valor depreciado;
e) irrecuperável: quando não mais puder ser utilizado para o fim a que se destina, devido à perda de suas características; e/ou seu rendimento for precário, em virtude de uso prolongado ou desgaste prematuro; e
f) antieconômico: quando sua recuperação for inviável economicamente (orçamento superior a cinquenta por cento de seu valor depreciado);
IV - estado de conservação:
a) excelente;
b) bom;
c) regular; e
d) péssimo.
3.2. Quanto à sua natureza e finalidade, os materiais são classificados na forma disposta no Plano de Contas da Administração Pública Estadual, conforme a natureza da despesa.
3.3. O catálogo de material é a coleção única na ECPBG de nomenclaturas, definições e codificações de materiais, seguindo-se as seguintes condições:
I - um número único codifica singularmente a definição de um material;
II - uma definição de material pode ser hierarquizada em classes;
III - o catálogo de material possui como gestores titulares os responsáveis pela GADM, ou servidores por estes designados, encarregados de incluir, excluir ou alterar quaisquer de seus dados.
4. REQUISIÇÃO
4.1. A requisição de bens patrimoniais deverá ser formalizada à GADM por meio de Comunicação Interna (C.I.) e utilizando o protocolo eletrônico (PETCE) do Tribunal de Contas do Estado de Pernambuco (TCE/PE).
4.1.1. São competentes para requerer bens patrimoniais:
I - diretor da ECPBG;
II - coordenador da ECPBG;
III - gerentes.
4.2. A requisição de bens patrimoniais, incluindo equipamentos de informática, deverá conter, no mínimo:
I - justificativa da solicitação;
II - especificação do bem, de forma mais detalhada possível. Caso o material requisitado não seja rotineiro, faz-se necessária, além da especificação, a inclusão de comparações com materiais em uso, modelos, gráficos, desenhos, prospectos, amostras, fotos, etc,
III - marca ou modelo de referência;
IV - unidade de medida; e
V - quantidade.
4.3. A requisição de material bibliográfico deverá conter, no mínimo, as seguintes informações:
I - justificativa da solicitação; e
II - autor, título e editora.
4.4. A requisição que não puder ser atendida com materiais permanentes existentes em depósito de bens patrimoniais será encaminhada à Coordenação da ECPBG, para análise da viabilidade e oportunidade de aquisição.
5. AQUISIÇÃO
5.1. Os materiais permanentes componentes do patrimônio da ECPBG são adquiridos mediante as seguintes formas:
I - compra: aquisição remunerada de material com utilização de recursos orçamentários;
II - doação: entrega gratuita à ECPBG por entidades públicas ou privadas;
III - permuta: troca de bens ou materiais permanentes entre a ECPBG e outros órgãos ou entidades da Administração Pública;
IV - cessão: entrega à ECPBG com transferência gratuita de posse e direito de uso, por órgãos ou entidades da Administração Pública;
V - produção interna: confecção pela própria ECPBG.
6. RECEBIMENTO E ACEITAÇÃO
6.1. Recebimento é o ato pelo qual o material encomendado é entregue à ECPBG no local previamente designado, não implicando, necessariamente, aceitação. O recebimento transfere apenas a responsabilidade pela guarda e conservação do material do fornecedor à unidade recebedora.
6.1.1. A prova do recebimento provisório será constituída pela assinatura no documento fiscal e servirá apenas como ressalva ao fornecedor com relação ao recebimento e comprovação da data da entrega.
6.1.2. Compete exclusivamente à GADM, o recebimento de bens permanentes adquiridos. Caso necessário, a GADM contará com o auxílio técnico do TCE/PE acerca da correspondência entre as especificações dos bens previstos e os recebidos.
6.2. Ao dar entrada no depósito, a documentação que acompanhará o bem dependerá da forma de aquisição, conforme segue:
I - compra: da nota fiscal, fatura ou nota fiscal/fatura correspondente e do certificado de garantia do fabricante e/ou fornecedor, quando pertinente;
II - doação ou cessão: pelo termo de doação ou cessão ou outro documento que oriente o registro e a definição do valor monetário do bem no sistema de controle patrimonial;
III - permuta: pelo termo de permuta ou outro documento que oriente o registro do bem no sistema de controle patrimonial;
IV - produção interna: por C.I. encaminhada pela GADM à Coordenação da ECPBG, com estimativa do custo de sua fabricação ou valor de avaliação.
6.3. O recebimento definitivo do bem, cujo valor seja superior ao limite previsto na alínea "a" do inciso II do art. 23 da Lei nº 8.666 /93, será realizado por comissão específica.
6.4. Aceitação é o ato pelo qual o servidor competente declara em documento hábil ter recebido o bem que foi adquirido, tornando-se, neste caso, responsável pela quantidade e perfeita identificação do mesmo, em conformidade com as especificações estabelecidas na nota de empenho, contrato de aquisição ou outro instrumento, consoante o art. 62 da Lei Federal nº 8.666 /93.
6.4.1. Após a verificação da qualidade e quantidade dos bens, o recebedor deverá atestar o documento fiscal apresentado pelo fornecedor que os bens foram devidamente aceitos.
6.4.2. No caso de móveis ou equipamentos cuja aceitação exija conhecimento técnico do bem não dominado pelo setor recebedor, este poderá solicitar à autoridade competente a indicação de servidor habilitado para o respectivo exame técnico.
6.4.3. Poderá ser designada comissão técnica para proceder a exames, a fim de determinar se o bem entregue atende às especificações contidas na nota de empenho ou no contrato de aquisição.
7. REGISTRO, INCORPORAÇÃO E TOMBAMENTO
7.1. Registro patrimonial é o procedimento administrativo que consiste em cadastrar no sistema de controle patrimonial da ECPBG as características, as especificações, o número de patrimônio, o valor de aquisição e as demais informações sobre um bem adquirido.
7.1.1. O registro patrimonial atribui a cada aquisição de bens patrimoniais uma classificação constante nas Normas Brasileiras de Contabilidade Aplicadas ao Setor Público (NBCASP), de acordo com a finalidade para a qual o bem foi adquirido.
7.1.2. O valor do bem a ser registrado será o valor constante do respectivo documento fiscal, do documento de avaliação ou do documento de cessão, doação ou permuta.
7.1.3. A garantia do bem adquirido deverá ser registrada no momento da inclusão dos dados pela GADM no sistema de controle patrimonial.
7.2. Incorporação é o ato de registro patrimonial de bem permanente adquirido em sistema informatizado de controle patrimonial com uma consequente variação positiva do patrimônio da ECPBG.
7.2.1. Os materiais permanentes recebidos, mediante qualquer processo de aquisição, serão incorporados ao patrimônio da ECPBG antes de serem distribuídos às unidades que irão utilizá-los.
7.2.2. Compete à GADM incorporar materiais permanentes adquiridos pelas formas previstas neste Manual, utilizando os dados dos documentos indicados no item 6.2.
7.2.3. A cada registro de incorporação de material permanente corresponderão registros contábeis analíticos ou sintéticos para que as demonstrações contábeis da ECPBG reflitam fielmente a natureza e a composição do acervo patrimonial existente.
7.3. Tombamento é o procedimento administrativo que consiste em identificar cada material permanente com um número único de identificação, denominado número de patrimônio - NP.
7.3.1. O NP será aposto mediante gravação, fixação de plaqueta, etiqueta ou qualquer outro método adequado às características físicas do bem.
7.3.2. O material permanente, cuja identificação feita na forma do subitem anterior seja impossível ou inconveniente em face às suas características físicas ou da dificuldade de controle patrimonial, será tombado por agrupamento em um único NP, como, por exemplo, persianas, cortinas, equipamento de som automotivo, e será registrado em U.L. virtual especificamente criado para este tipo de bem, cabendo ao controle patrimonial apenas os registros de entrada e de baixa do mesmo.
7.3.3. O NP seguirá uma numeração única para todas as unidades da ECPBG.
8. DISTRIBUIÇÃO E CARGA PATRIMONIAL
8.1. Compete à GADM a primeira distribuição de material permanente adquirido, de acordo com a destinação dada no processo administrativo de aquisição correspondente.
8.2. Somente servidor indicado no item 4.1.1. poderá ser detentor de carga patrimonial.
8.3. Nenhum material permanente poderá ser distribuído a qualquer unidade administrativa sem a respectiva carga patrimonial, que se efetiva com o aceite em sistema informatizado de controle patrimonial ou por meio de assinatura aposta em C.I, por responsável formal ou por servidor (es) formalmente indicado (s) pelo responsável pelo segmento.
8.4. Configurada a distribuição de um bem, o prazo para a assinatura da C.I. ou para o aceite eletrônico em sistema informatizado de controle patrimonial é de 5 (cinco) dias úteis.
8.4.1. Em caso de ausência de assinatura ou do aceite eletrônico no prazo estabelecido no item anterior, a GADM realizará o aceite automático e informará formalmente ao setor inadimplente e ao setor imediatamente superior a respeito da obrigação relacionada no item 8.4, sendo configurado o aceite tácito.
9. RESPONSABILIDADE POR USO, GUARDA E CONSERVAÇÃO
9.1. Compete a todos os servidores lotados na ECPBG, sejam efetivos, à disposição ou comissionados, e aos funcionários terceirizados ou estagiários:
I - dedicar cuidado aos bens do acervo patrimonial desta ECPBG, bem como ligar, operar e desligar equipamentos conforme as recomendações e especificações de seu fabricante, sob pena de serem considerados como irregularidades previstas neste manual o emprego ou a operação inadequada de equipamentos e materiais;
II - adotar e propor à chefia imediata providências que preservem a segurança e a conservação dos bens móveis existentes em sua unidade;
III - manter os bens de pequeno porte em local seguro;
IV - comunicar à chefia imediata a ocorrência de quaisquer irregularidades envolvendo o patrimônio da ECPBG.
9.2. Compete ao detentor de carga patrimonial:
I - ao assumir uma função de chefia, solicitar à GADM, em até 7 (sete) dias úteis após publicação do ato no Diário Eletrônico, que realize inventário para receber sua carga patrimonial;
II - ao ser dispensado de uma função de chefia, solicitar à GADM, em até 7 (sete) dias úteis após publicação do ato no Diário Eletrônico, que realize inventário para a transferência de sua carga patrimonial para outro detentor;
III - adotar medidas e estabelecer procedimentos complementares às normas constantes deste Manual, que visem a garantir o efetivo controle dos bens permanentes existentes em sua unidade;
IV - assinar termo de transferência de responsável, relativo aos bens distribuídos e inventariados na unidade;
V - realizar conferência periódica, parcial ou total, sempre que julgar conveniente e oportuno, independentemente dos inventários constantes deste Manual;
VI - manter controle da distribuição interna e externa de bens de sua carga patrimonial;
VII - solicitar emissão à GADM de termo de responsabilidade individual para ser utilizado de forma contínua e exclusiva por servidores;
VIII - supervisionar as atividades relacionadas ao bom uso, à conservação e à guarda dos bens sob sua responsabilidade;
IX - encaminhar, imediatamente após o seu conhecimento, comunicações formais sobre avaria ou desaparecimento de bens à GADM, que deverá, por sua vez, informar à Coordenação da ECPBG e à Divisão de Segurança (DISG) do TCEPE, se for o caso;
X - assegurar a guarda e a conservação dos bens que não integram o patrimônio da ECPBG, mas cujo uso está vinculado a contrato de arrendamento, locação ou outra modalidade congênere, encaminhando cópia do documento de entrada à GADM.
9.2.1. Por ocasião de reformas, cabe ao detentor de carga ou ao responsável a adoção de providências para recolhimento dos bens móveis ao depósito de bens patrimoniais para guarda temporária, requisitando-os após a conclusão dos serviços.
9.3. O servidor usuário contínuo de um bem patrimonial é denominado responsável, cabendo-lhe a responsabilidade por seu uso, guarda e conservação, respondendo perante a ECPBG por seu valor e por atos cometidos em desacordo com as normas constantes deste Manual.
9.3.1. O servidor será considerado usuário contínuo de um bem quando este estiver disponível para utilização pelo servidor em serviço essencialmente externo por mais de cinquenta por cento de sua jornada de trabalho diária.
9.4. Compete ao responsável:
I - aceitar a responsabilidade sobre o bem de que é usuário contínuo, atribuída pelo respectivo detentor de carga, mediante assinatura aposta em termo de responsabilidade individual;
II - devolver a responsabilidade ao detentor de carga ao deixar de ser usuário contínuo de um bem, requerendo deste a baixa do respectivo termo de responsabilidade individual;
III - zelar pelo bom uso, guarda e conservação do bem.
9.5. O termo de responsabilidade individual é prova documental de uso, conservação e guarda de bens e poderá ser utilizado em processos administrativos de apuração de irregularidades relativas ao controle do patrimônio da ECPBG.
9.5.1. A assinatura do termo de responsabilidade individual transfere a responsabilidade pelo uso, conservação e guarda do bem para o signatário, mas não lhe dá o direito de transferir a carga patrimonial deste para outro servidor.
9.6. O detentor de carga poderá atribuir ou avocar a responsabilidade de um bem a qualquer servidor que faça parte de sua unidade.
9.6.1. A atribuição de responsabilidade individual deverá ser feita sempre que o detentor de carga identificar um usuário contínuo de um bem, por meio de solicitação formal à GADM.
9.6.2. Cessada a necessidade do uso contínuo, o servidor responsável deverá devolver a responsabilidade pelo bem ao respectivo detentor de carga, que solicitará formalmente à GADM a baixa do termo de responsabilidade individual.
9.7. Compete à GADM:
I - adotar medidas e estabelecer procedimentos complementares às normas constantes deste Manual, que visem a garantir o efetivo controle dos bens permanentes;
II - supervisionar as atividades relacionadas ao bom uso, à conservação e à guarda dos bens sob sua responsabilidade;
III - manter controle da distribuição interna e externa de bens de sua carga patrimonial ou que estejam sob sua responsabilidade temporária;
IV - realizar conferência periódica, parcial ou total, sempre que julgar conveniente e oportuno, independentemente dos inventários constantes deste Manual;
V - encaminhar, imediatamente após o seu conhecimento, comunicações formais sobre avaria ou desaparecimento de bens à Coordenação da ECPBG;
VI - guardar, conservar e controlar todos os equipamentos disponíveis em áreas de livre circulação (tais como banheiros, corredores e auditórios).
9.8. Compete à empresa terceirizada contratada pela ECPBG a guarda, a conservação e o controle de todos os equipamentos utilizados por seus funcionários.
9.9. O servidor, funcionário terceirizado ou estagiário será responsabilizado civilmente sempre que constatada sua culpa ou dolo por irregularidade com bens de propriedade ou de responsabilidade da ECPBG, independente das demais sanções administrativas e penais cabíveis.
9.10. A apuração de irregularidades será realizada conforme os dispositivos constantes dos itens 16.4 a 16.9 deste Manual.
10. RETIRADA PARA CONSERTO OU MANUTENÇÃO
10.1. Nenhum bem poderá ser reparado, restaurado ou revisado sem consulta prévia e autorização da GADM, quanto à validade de garantia do bem ou à existência de contrato de manutenção.
10.2. Qualquer retirada de bem tombado para conserto ou manutenção somente poderá ser realizada mediante Ofício emitido pela GADM.
10.2.1. Caberá à GADM analisar o tipo de conserto ou manutenção a ser efetuado, emitindo Ofício, que deverá identificar o prestador do serviço, com endereço e assinatura de recebimento dos materiais e equipamentos nele descritos.
10.3. A unidade responsável pelo bem que necessite de conserto/manutenção deverá remetê-lo à GADM acompanhado de uma CI, constando o número de patrimônio e a descrição do(s) problema(s) apresentado(s).
10.4. A retirada de um bem para reparo será feita mediante atribuição de responsabilidade ao servidor encarregado do respectivo serviço ou envio do bem para manutenção externa.
10.5. É responsabilidade da GADM, encerrada a manutenção, realizar o devido registro no sistema de controle patrimonial, no exato momento do seu retorno físico às dependências da ECPBG.
10.6. Serviços de manutenção corretiva de bens patrimoniais, cujo valor orçado seja igual ou inferior a 10% (dez por cento) do limite estabelecido como de licitação dispensável, nos termos do art. 24, inciso II, da Lei nº 8.666 /93, poderão ser autorizados com a realização de apenas 1 (um) orçamento, sempre que comprovada pela GADM a possibilidade de comprometimento da integridade do bem.
10.7. Em se tratando de bem permanente classificado, quanto à situação patrimonial, como irrecuperável ou antieconômico (item 3.1, inciso III, alínea e) após recebimento de orçamento para manutenção preventiva e/ou corretiva, optar-se-á por não realizar o serviço e, por conseguinte, considerá-lo como descarga patrimonial.
10.7.1. Descarga patrimonial é a inutilização ou abandono de um determinado bem patrimonial, após constatação de impossibilidade ou inconveniência de sua alienação, e após a retirada das partes economicamente aproveitáveis, porventura existentes, que deverão ser incorporadas ao patrimônio, observadas as normas de controle ambiental sobre o descarte de resíduos sólidos.
10.7.2. Caberá à GADM autorizar a baixa patrimonial de bens permanentes nesta situação, seguidos os devidos trâmites legais estabelecidos no item 14.
10.8. A GADM manterá registros analíticos sobre os defeitos e manutenções sofridos por cada item de patrimônio para controle gerencial sobre a natureza e a frequência de ocorrência de problemas que comprometam a adequada utilização dos bens.
11. MOVIMENTAÇÃO DE BENS
11.1. Os bens do acervo patrimonial da ECPBG poderão ter movimentação física e lógica.
11.1.1. Movimentação física é a transferência de um bem entre endereços individuais da ECPBG ou para fora das suas dependências, depois de ocorrida a distribuição inicial pela GADM.
11.1.2. Movimentação lógica é a transferência de carga patrimonial entre detentores, também chamada de regularização de carga patrimonial.
11.2. A movimentação lógica de bens será solicitada à GADM, conforme o caso, por detentor de carga ou titular de unidade.
11.3. São modalidades de movimentação de bens:
I - recolhimento: movimentação de bens de um endereço individual da ECPBG para o depósito de bens patrimoniais, acompanhada da respectiva regularização de carga patrimonial;
II - redistribuição: movimentação de bens armazenados no depósito de bens patrimoniais para um endereço individual da ECPBG, acompanhada da respectiva regularização de carga patrimonial;
III - remanejamento: movimentação de bens entre detentores de carga patrimonial, ocorrendo em 2 (duas) modalidades:
a) transferência entre detentores de carga patrimonial sem movimentação física, também chamada, no âmbito deste Manual, de transferência de titularidade de função de chefia;
b) transferência entre detentores de carga patrimonial com movimentação física;
IV - alienação: movimentação de bens que consiste na transferência do direito de propriedade da ECPBG para outro proprietário mediante venda, permuta ou doação;
V - cessão: movimentação de bens que consiste na transferência gratuita de posse da ECPBG para órgãos ou entidades da Administração Pública sem quaisquer ônus para a ECPBG;
VI - renúncia ao direito de propriedade ou desfazimento: movimentação de bens que consiste no seu abandono ou inutilização, quando verificada a impossibilidade ou inconveniência da alienação do material classificado como irrecuperável ou antieconômico, ocioso e/ou obsoleto;
11.3.1. Bem patrimonial com situação descrita como "ocioso", "obsoleto", "irrecuperável", "antieconômico" ou que apresente alguma avaria que impeça seu uso normal deverá ser recolhido ao depósito de bens patrimoniais.
11.4. Ao receber o bem transferido, o detentor de carga de destino assinará o respectivo documento como recebedor ou realizará o aceite eletrônico no sistema de controle patrimonial, concretizando a transferência da carga patrimonial.
11.5. Quando a movimentação de bens implicar alteração permanente da carga patrimonial de detentor de carga, a GADM deverá emitir C.I.
12. LEVANTAMENTO FÍSICO
12.1. Levantamento físico é o procedimento administrativo que certifica a existência de um bem em um endereço individual da ECPBG.
12.2. No levantamento, verificar-se-á:
I - a exatidão da descrição do bem material com os registros de controle patrimonial;
II - se o bem está ocioso ou se apresenta qualquer avaria que o inutilize ou revele necessidade de manutenção preventiva e/ou corretiva, ensejando seu recolhimento ao depósito de bens patrimoniais;
III - a integridade e a afixação do número de patrimônio, cujo comprometimento deve ser imediatamente comunicado à GADM.
12.3. Um levantamento poderá abranger um ou certo conjunto de bens ou a totalidade de bens existentes em um ou mais unidades de localização da ECPBG.
13. INVENTÁRIO
13.1. Inventário é o procedimento administrativo realizado de acordo com as normas e procedimentos de auditoria, efetivado por meio de levantamentos físicos, que consiste no arrolamento físico-financeiro de todos os bens existentes:
I - em um ou mais endereços individuais da ECPBG;
II - no depósito de bens patrimoniais;
III - em toda a ECPBG.
13.2. Um inventário tem como objetivos:
I - verificar a exatidão dos registros de controle patrimonial, mediante a realização de levantamentos físicos em um ou mais endereços individuais da ECPBG;
II - verificar a adequação entre os registros do sistema de controle patrimonial e os registros realizados no sistema de contabilidade utilizado pela ECPBG;
III - fornecer subsídios para a avaliação e controle gerencial de materiais permanentes;
IV - fornecer informações a órgãos fiscalizadores;
V - compor a prestação de contas consolidada da ECPBG.
13.3. Os tipos de inventário são:
I - de verificação: realizado a qualquer tempo, com o objetivo de verificar qualquer bem ou conjunto de bens, por iniciativa da GADM ou a pedido de qualquer detentor de carga ou responsável;
II - de transferência: realizado quando da mudança de um titular de função de chefia detentor de carga patrimonial;
III - de criação: realizado quando da criação de uma função de chefia, de uma unidade ou de novo endereço individual da ECPBG;
IV - de extinção: realizado quando da extinção ou transformação de uma função de chefia detentora de carga patrimonial, de uma unidade, ou de endereço individual da ECPBG;
V - anual: realizado até o final de dezembro de cada ano para comprovar a exatidão dos registros de controle patrimonial de todo o patrimônio da ECPBG, demonstrando o acervo de cada detentor de carga, de cada unidade da ECPBG, o valor total do ano anterior e as variações patrimoniais ocorridas no exercício.
13.4. Durante a realização de qualquer tipo de inventário, ficará vedada toda e qualquer movimentação física de bens localizados nos endereços individuais abrangidos pelos trabalhos, exceto mediante autorização específica da GADM ou da comissão de inventário.
13.5. Os diversos tipos de inventários são realizados periodicamente ou a qualquer tempo, e em qualquer unidade da ECPBG, excetuando-se o inventário anual, que será realizado por comissão específica.
13.6. Caberá à GADM, exceto no caso de inventário anual, realizar os inventários indicados no item 13.3 (I a IV) por iniciativa própria ou a pedido de:
I - detentor da carga;
II - Coordenação da ECPBG;
13.7. A GADM deverá apresentar ao solicitante relatório de inventário em até 30 (trinta) dias da conclusão do recebimento do pedido.
13.8. O inventário anual de bens permanentes será realizado por uma comissão de inventário indicada pela Coordenação da ECPBG e designada por portaria publicada no Diário Eletrônico, composta de, no mínimo, 2 (dois) membros, sujeita às seguintes regras:
I - dentre os membros, um servidor será designado presidente da comissão, preferencialmente com experiência na área de controle patrimonial;
II - para auxiliar a comissão, poderão ser convocados servidores, estagiários e funcionários de empresas prestadoras de serviços, para desenvolver tarefas administrativas sob supervisão do presidente da comissão ou membro por ele designado; e
III - a Comissão de inventário, preferencialmente, deverá ser composta por servidores não lotados na GADM.
13.8.1. Caberá à GADM disponibilizar toda a infraestrutura necessária à comissão de inventário para a realização dos trabalhos.
13.9. No desempenho de suas funções, compete à comissão de inventário patrimonial:
I - cientificar os detentores de carga envolvidos sobre o inventário que será realizado com antecedência mínima de 48 (quarenta e oito) horas da data marcada para o início dos trabalhos;
II - solicitar ao detentor de carga elementos de controle interno e outros documentos, necessários aos levantamentos;
III - requisitar servidores, máquinas, equipamentos, transporte, materiais e tudo mais que for necessário ao cumprimento das tarefas da comissão;
IV - identificar a situação patrimonial e o estado de conservação dos bens inventariados, discriminando em relatório os bens suscetíveis de desfazimento, para ciência da GADM;
V - propor à GADM, com conhecimento da Coordenação da ECPBG, a apuração de irregularidades constatadas;
VI - relacionar e identificar, com numeração própria da comissão, os bens que se encontram sem número de tombamento, sem código de barras, sem plaqueta metálica ou outro tipo de etiqueta que comporte o número de patrimônio, ou que estejam sem o devido registro patrimonial, para as providências cabíveis da GADM;
VII - solicitar o livre acesso a qualquer recinto, para efetuar levantamento e vistoria de bens.
13.10. As informações básicas para elaboração do relatório de inventário poderão ser obtidas por meio de:
I - levantamento físico dos bens;
II - cadastro de bens móveis;
III - inventário de exercícios anteriores.
13.11. A comissão de inventário deverá apresentar à Coordenação da ECPBG e à GADM um relatório do inventário anual, circunstanciando todas as irregularidades e demais aspectos observados nos trabalhos. Deverá apresentar também relatório sintético de bens levantados por detentor de carga.
13.11.1. O relatório da comissão de inventário deverá ser apresentado em até 90 (noventa) dias corridos a contar do início dos trabalhos, conforme estabelecido em portaria.
13.12. As irregularidades apuradas em quaisquer inventários deverão ser tratadas de acordo com os dispositivos previstos neste Manual.
13.13. Os termos de responsabilidade emitidos pela comissão de inventário deverão ser assinados pelos detentores de carga patrimonial no prazo máximo de 7 (sete) dias contados a partir da data de seu recebimento. Esgotado o prazo, o aceite será tácito.
13.13.1. No caso de gestores em período de afastamento legal, o prazo será contado a partir da data de retorno às atividades.
13.14. Toda documentação de quaisquer inventários deverá ser arquivada pela GADM, podendo ser colocada à disposição de quaisquer interessados.
14. ALIENAÇÃO E DESFAZIMENTO
14.1. O material permanente cuja permanência ou remanejamento no âmbito da ECPBG for julgado desaconselhável pela comissão de avaliação de bens é passível de alienação, por meio de leilão, doação, permuta ou desfazimento, nos casos de bem ocioso, obsoleto e irrecuperável ou antieconômico, conforme definições do inciso III do item 3 deste Manual:
14.1.1. A baixa patrimonial poderá ocorrer por quaisquer das formas previstas neste Manual, a seguir descritas:
I - alienação: transferência do direito de propriedade da ECPBG para outra instituição mediante venda, permuta ou doação;
II - desfazimento: abandono ou inutilização, quando verificada a impossibilidade ou inconveniência da alienação do material classificado como irrecuperável ou antieconômico, ocioso, e/ou obsoleto;
III - extravio: desaparecimento de bens ou de seus componentes.
14.2. Caberá à GADM efetuar continuamente levantamentos de bens suscetíveis de alienação ou de desfazimento, sem prejuízo de levantamentos realizados pela comissão de inventário ou pelos responsáveis pelas unidades da ECPBG.
14.3. A alienação de bens, sujeita à existência de interesse público e à autorização da Direção da ECPBG, dependerá de avaliação prévia pela comissão de avaliação de bens, e de licitação na modalidade de leilão ou de outra modalidade prevista para a Administração Pública.
14.3.1. A comissão de avaliação de bens será composta por 3 (três) membros, indicados pela Coordenação da ECPBG e designada por portaria.
14.3.2. A avaliação prévia será feita utilizando a metodologia descrita no Anexo II deste Manual, considerando-se o valor de aquisição, o estado de conservação do bem, o tempo de vida útil e a perspectiva de utilização futura ou, na impossibilidade de utilização da metodologia mencionada, pelo valor histórico corrigido ou valor atribuído por avaliador competente, inclusive no caso de veículos.
14.4. A licitação será dispensada nos seguintes casos de alienação:
I - doação, permitida exclusivamente para fins e uso de interesse social, bem como para outros órgãos da Administração Pública, após avaliação de sua oportunidade e conveniência sócio-econômica relativamente à escolha de outra forma de alienação, não devendo acarretar quaisquer ônus para a ECPBG;
II - permuta.
14.5. A alienação por doação, devidamente justificada, será autorizada pela autoridade competente, observando-se o seguinte, quanto à destinação do material:
I - ocioso, para órgãos ou entidades públicas da esfera federal, estadual ou municipal, integrantes de qualquer Poder, mediante registro da solicitação por ofício;
II - obsoleto ou irrecuperável ou antieconômico, para órgãos ou entidades públicas referidas anteriormente e para as instituições filantrópicas que apresentem os seguintes documentos:
a) Certificado de entidade beneficente concedido pelo Governo Federal com base na Lei nº 12.101 de 27 de novembro de 2009, ou Certificado de Registro no Conselho Estadual de Assistência Social - CEAS ou no Conselho Municipal de Assistência Social - CMAS;
b) registro no Cadastro Geral de Pessoas Jurídicas - CNPJ/MF;
c) ata da eleição da diretoria executiva atual, quando for o caso.
14.5.1. Não sendo identificados órgãos ou entidades públicas interessados no recebimento de bens ociosos, a doação poderá ser realizada em favor de instituições filantrópicas, mantidos os requisitos obrigatórios fixados no inciso II do item 14.5.
14.6. Verificada a impossibilidade ou a inconveniência da alienação, a GADM, devidamente autorizada pela Coordenação da ECPBG, determinará a renúncia ao direito de propriedade, a consequente baixa da carga patrimonial e sua inutilização ou abandono, na forma adequada de destinação, mediante a firmatura de termos de inutilização ou de justificativa de abandono, para descarte adequado.
14.6.1. A inutilização consistirá na destruição parcial ou total de material que ofereça ameaça vital para pessoas, risco de prejuízo ecológico ou inconveniências de qualquer natureza para a administração da ECPBG, sempre que necessário, e será efetuada de forma adequada.
14.6.2. Os símbolos nacionais, armas, munição e materiais pirotécnicos serão inutilizados em conformidade com a legislação específica.
15. BAIXA PATRIMONIAL
15.1. Considera-se baixa patrimonial a retirada de bem do patrimônio da ECPBG, mediante registro da sua transferência para o controle de bens baixados, realizada com a autorização da Coordenação da ECPBG.
15.2. O número de patrimônio de um bem baixado não será aproveitado para qualquer outro bem.
15.3. A autorização de efetivação da baixa patrimonial nos casos de desfazimento e extravio compete à Coordenação da ECPBG, em processo instruído com a justificativa apresentada pela GADM.
15.4. A cada registro de baixa ou desincorporação de material permanente corresponderão registros contábeis analíticos ou sintéticos para que as demonstrações contábeis da ECPBG reflitam fielmente a natureza e a composição do acervo patrimonial existente.
15.4.1. Para fins de registro no sistema de contabilidade da ECPBG, a GADM deverá encaminhar todos os documentos relativos à baixa patrimonial de bens à GFIN.
15.5. Para o grupo de bens permanentes não controláveis, assim definidos no inciso IX do item 2.1, a GADM proporá anualmente à Coordenação da ECPBG a baixa de equipamentos contabilizados há pelo menos 10 (dez) anos.
16. DANO PATRIMONIAL
16.1. Considera-se dano toda ocorrência de que resulte prejuízo à ECPBG, relativa a bens de sua propriedade, percebida por qualquer servidor em desempenho do trabalho ou resultante de levantamentos em inventários.
16.2. Os danos podem ocorrer por:
I - extravio: desaparecimento de bem ou de seus componentes;
II - avaria: danificação parcial ou total de bem ou de seus componentes em virtude de emprego ou operação inadequados;
III - inobservância dos prazos de validade/garantia.
16.3. É dever do detentor de carga e do responsável comunicar imediatamente à chefia imediata e à GADM qualquer irregularidade ocorrida com o material entregue aos seus cuidados, sob pena de responsabilização solidária, observando-se as seguintes normas:
I - a comunicação de bem extraviado ou avariado será feita de maneira circunstanciada, por escrito, sem prejuízo de participações verbais que, informalmente, antecipem a ciência dos fatos ocorridos;
II - a GADM realizará imediatamente levantamento de verificação da irregularidade comunicada.
16.4. No caso de ocorrência de dano envolvendo sinistro e uso de violência (roubo, arrombamento, etc.) e/ou que venha a colocar em risco a guarda e segurança dos demais bens móveis presentes no local da ocorrência, deverão ser adotadas, de imediato, pela chefia do segmento onde se encontrava alocado o bem, as seguintes medidas adicionais:
I - comunicar por escrito à DISG do TCE/PE;
II - preservar e manter o local sob guarda até a chegada da Polícia Civil para análise pericial, se for o caso.
16.5. Constatado o dano em levantamento de verificação, a GADM, deverá:
I - no caso de avaria, apurar se a perda das características do material decorreu do uso normal ou de outros fatores que independem da ação do usuário, propondo à Coordenação da ECPBG a justificada baixa patrimonial em processo administrativo;
II - no caso de avaria resultante de emprego ou operação inadequados de equipamentos e materiais, quando comprovados culpa ou dolo, comunicar a irregularidade para avaliação da Coordenação da ECPBG, que tratará o caso de acordo com o descrito no item 16.8;
III - no caso de extravio, notificar o detentor da carga e o responsável, para que, no prazo de 15 (quinze) dias corridos:
a) apresentem justificativas do extravio, o que será considerado, preliminarmente, como irregularidade não sanada; ou
b) localizem o bem dado como extraviado; ou
c) reponham outro bem novo de mesmas características.
16.6. Quando se tratar de material cuja totalidade seja "jogo", "conjunto" ou "coleção", suas peças ou partes danificadas deverão ser recuperadas ou substituídas por outras com as mesmas características, de forma a preservar a funcionalidade do conjunto.
16.6.1. Havendo impossibilidade de recuperação ou substituição das peças, o conjunto deverá ser indenizado pelo valor depreciado do bem tratado neste Manual, quando o processo administrativo concluir pela responsabilização do servidor.
16.7. A GADM deverá comunicar e apresentar CI circunstanciada sobre constatações de irregularidades não sanadas à Coordenação da ECPBG, que decidirá a respeito do controle patrimonial do bem e acerca da responsabilidade dos envolvidos.
16.8. As indenizações ao erário não efetuadas no prazo estipulado na apuração de irregularidades serão apresentadas à Coordenação da ECPBG, que encaminhará à CORG, para análise e abertura de processo de tomada de contas especial e demais providências cabíveis.
16.9. A direção poderá, por meio de portaria específica, fixar normas para apuração simplificada de fatos que envolvam o extravio ou dano a algum bem da ECPBG que impliquem prejuízo de pequeno valor ao erário.
17. AVALIAÇÃO DO BEM
17.1. O valor de avaliação para o fim de indenização disposto neste Manual será calculado pela GADM,
considerando os seguintes aspectos básicos:
I - adotar-se-á o menor valor entre o valor depreciado e o valor de mercado do bem novo, sendo neste último caso a média dos valores de pelo menos 2 (duas) propostas de fornecedores do ramo, ou o valor original de sua aquisição atualizado pelo Índice de Preços ao Consumidor Amplo - IPCA, apurado pelo Instituto Brasileiro de Geografia e Estatística - IBGE, ou outro índice que venha substituí-lo. Na impossibilidade de se levantar o valor de mercado, deverão ser considerados os seguintes fatores:
a) ano de fabricação;
b) características do bem avariado ou extraviado;
c) valor de mercado de bem similar que cumpra as mesmas finalidades;
II - livros, obras de arte, antiguidades e bens de valor histórico não serão depreciados em sua avaliação;
III - os bens adquiridos por doação ou cessão deverão ser adequadamente avaliados, ainda que sua avaliação resulte em valores simbólicos;
IV - quando necessário, a GADM deverá solicitar a avaliação do bem pela Comissão de Avaliação de Bens, segundo as peculiaridades do objeto, como aspectos artísticos, históricos, tecnológicos, dentre outros.
17.2. O valor de avaliação a ser indenizado poderá ser parcelado e a parcela não deverá exceder 10% do vencimento bruto mensal do servidor, observando-se o disposto sobre indenizações e reposições ao erário no
§ 1º do Artigo 196 do Estatuto do Servidor Público Estadual - Lei Estadual nº 6.123 de 20 de julho de 1968 - e suas alterações.
17.2.1. Conforme acordo com o servidor, a indenização poderá ser descontada em folha de pagamento ou recolhida aos cofres da ECPBG, via documento bancário com número da conta a ser fornecido pela GFIN.
17.2.2. Os valores a serem indenizados deverão ser comunicados pela GADM à GFIN.
18. SEGURO
18.1. Todos os bens permanentes da ECPBG em bom estado de conservação são passíveis de serem segurados.
18.1.1. A frota de veículos pertencentes à ECPBG deverá, obrigatoriamente, ser segurada, em virtude do risco que a envolve, e o valor segurado deverá ser sempre o valor de mercado, sendo o controle de responsabilidade da GADM.
18.1.2. Os imóveis pertencentes à ECPBG deverão ser segurados, sendo o controle de responsabilidade da GADM.
18.2. Bens com valores monetários ou históricos relevantes para a ECPBG poderão ser objeto de seguro específico contra sinistros.
18.3. Caso a responsabilidade do prejuízo seja imputada ao servidor do TCE-PE, independentemente das sanções administrativas cabíveis e
considerando o devido parecer da comissão de apuração de irregularidades, caberá a este o ressarcimento do valor da franquia do seguro.
ANEXO II
Modelo de Reavaliação de Bens Permanentes
Fatores de influência para efeito de reavaliação
Estado de Conservação do Bem - EC Período de Vida Útil do Bem - PVU Período de Utilização Futura do Bem - PUFB
Conceito Pontuação Conceito Pontuação Conceito Pontuação
Excelente 10 10 anos 10 10 anos 10
Bom 8 9 anos 9 9 anos 9
Regular 5 8 anos 8 8 anos 8
Péssimo 2 7 anos 7 7 anos 7
6 anos 6 6 anos 6
5 anos 5 5 anos 5
4 anos 4 4 anos 4
3 anos 6 3 anos* 4
2 anos 2 2 anos* 4
1 ano 1 1 ano* 4
FR = (4 x EC) + (6 x PUFB) - (3 x PVU)
Valor reavaliado = (Valor de aquisição x FR) / 100
* A pontuação 4 para itens com PUFB entre 1 e 4 anos evita FR negativo nos casos em que o EC é péssimo e o PVU é igual ou superior a 10 anos.
Atos que alteram, regulamentam ou revogam esta Instrução Normativa ECPBG:
Nenhum Ato.
Atos que são alterados, regulamentados ou revogados por esta Instrução Normativa ECPBG:
Nenhum Ato.