Instrução Normativa da Procuradoria Geral nº 1/2023

INSTRUÇÃO NORMATIVA Nº 000.001/2023-GAB/PGJ

Dispõe sobre os prazos e rotinas procedimentais para encerramento das atividades do exercício financeiro de 2023.

O PROCURADOR-GERAL DE JUSTIÇA DO MINISTÉRIO PÚBLICO DO ESTADO DO AMAPÁ, no uso das atribuições que lhe são conferidas pelo art. 50, inciso I, alínea "w", da Lei Complementar nº 0079 , de 27 de junho de 2013, RESOLVE:

Art. 1º Estabelecer, no âmbito do Ministério Público do Estado do Amapá, prazos e rotinas procedimentais de ordem orçamentária, financeira e contábil, para encerramento das atividades do exercício financeiro de 2023.

Art. 2º As atividades mencionadas no Artigo 1º desta Instrução Normativa obedecerão aos prazos constantes no

ANEXO I.

Art. 3º Fica suspensa a movimentação no Almoxarifado, a partir de 20 de dezembro, para recebimento de material de fornecedores, bem como, a partir de 22 até 31 de dezembro de 2023, para distribuição de materiais permanentes e de consumo aos setores.

Parágrafo único. A suspensão de que trata o caput deste artigo será necessária para que se proceda ao levantamento dos estoques existentes no Almoxarifado, não podendo ocorrer recebimento de material nesse período em razão da possibilidade de ocasionar divergência na apuração do Balanço Geral da Instituição.

Art. 4º A Secretaria-Geral designará Comissão, composta de 03 (três) servidores, responsáveis por proceder ao levantamento dos estoques existentes no Almoxarifado do MP-AP, excluindo aqueles lotados no Departamento de Apoio Administrativo e na Assessoria de Auditoria e Controle Internos, ante a segregação de funções.

§ 1º A Comissão procederá ao levantamento dos estoques no Almoxarifado no período de 22 a 29 de dezembro de 2023.

§ 2º Ao término dos trabalhos, a Comissão emitirá relatório consubstanciado, a ser entregue à Assessoria de Auditoria e Controle Internos, até o 10 de janeiro de 2024. Seus dados subsidiarão o Relatório de Gestão/2023.

Art. 5º O relatório consubstanciado, a ser apresentado pela Comissão do Inventário Físico Anual de Bens Patrimoniais Móveis, instituída pela Portaria nº 1073/2023-SG/MPAP, de 05/07/2023, alterada pela Portaria nº 1112/2023-SG/MP-AP, de 10 de julho de 2023, será submetido aos registros contábeis e seus dados subsidiarão o Relatório de Gestão/2023.

Art. 6º Não serão sequenciados os processos em desacordo com esta Instrução Normativa.

Art. 7º Serão inscritos em Restos a Pagar, somente as despesas legalmente empenhadas e não pagas até 30 de dezembro de 2023, decorrentes de:

a) Material de consumo e permanente, desde que caracterizada a não entrega dentro do exercício financeiro de 2023;

b) Pessoal, pelo saldo a honrar;

c) Compromissos decorrentes de contratos, convênios e ajustes.

Art. 8º A concessão e pagamento de diárias a membros e servidores processadas até o dia 30 de dezembro de 2023, poderão atender despesas do exercício seguinte, desde que o deslocamento seja iniciado até o dia 31 de dezembro de 2023.

Parágrafo único. Não serão concedidas diárias que ultrapasse o quantitativo de 15 (quinze), na forma estabelecida no caput deste artigo.

Art. 9º Não serão inscritos em Restos a Pagar Não Processados empenhos referentes a:

a) despesas com diárias;

b) ajuda de custo;

c) suprimento de fundos.

Parágrafo único. Essas despesas serão consideradas liquidadas no momento da autorização formal do instrumento de concessão.

Art. 10. Os Restos a Pagar inscritos na condição de não processados, e não liquidados posteriormente, terão validade até 30 de junho do segundo ano subsequente ao de sua inscrição, ressalvados os executados através de Convênios Federais, que terão validade até o encerramento da vigência do Convênio.

Parágrafo único. Os Restos a Pagar inscritos no encerramento do exercício de 2022 deverão ser encaminhados para cancelamento até 30 de junho de 2024.

Art. 11. Os contratos, convênios e ajustes, com vigência até o final do exercício, deverão ser executados orçamentária e financeiramente até o dia 30 de dezembro de 2023.

Art. 12. As necessidades caracterizadas como emergenciais, cuja hipótese justifique a tomada de providências imediatas, serão processadas, somente, após a anuência da Secretaria-Geral/MP-AP.

Art. 13. A Secretaria-Geral e a Assessoria de Auditoria e Controle Internos serão responsáveis pela fiscalização quanto ao cumprimento dos prazos estabelecidos na presente Instrução Normativa.

Art. 14. Revogam-se as disposições em contrário.

Macapá, 27 de Setembro de 2023.

PAULO CELSO RAMOS DOS SANTOS

PROCURADOR-GERAL DE JUSTIÇA

ANEXO I - Prazos para execução dos procedimentos de encerramento do exercício de 2023.

Item Prazo Procedimento

I. Até 04/10/2023 Para que os setores requisitantes/interessados encaminhem à Divisão de Material e Patrimônio os pedidos referentes às aquisições de bens de consumo e permanentes, não disponíveis no Almoxarifado, os quais deverão ser acompanhados dos seguintes elementos:

a) Especificação completa do material, unidade e quantidade;

b) Justificativa para o pedido, que poderá ser genérica para itens comuns e obrigatoriamente, item por item, quando este (s) não for (em) de uso rotineiro (s) às atividades do setor;

c) Estimativa de custo individual e total dos itens solicitados e valor total do pedido de material.

II. Até 06/10/2023 Para o encaminhamento à Secretaria-Geral de pedidos de prestação de serviços contendo: Especificação completa do serviço a ser executado; Justificativa para o pedido, que poderá ser genérica para serviços comuns e detalhado, quando este (s) não for (em) de execução rotineira (s) às atividades da Instituição.

III. Até 16/10/2023 Para recebimento pela Assessoria de Planejamento e Contratações, de procedimento consolidado de todos os pedidos de compras de material de consumo, material permanente e prestação de serviços, devidamente instruídos com todos os elementos necessários para fins licitatórios.

IV. Até 16/10/2023 Para encaminhamento pelos Fiscais de contratos ao Departamento de Planejamento do levantamento parcial dos saldos de empenhos contratuais a realizar até o final do exercício.

V. De 23 a 27/10/2023 Para que Assessoria de Auditoria e Controle Internos realize Inspeção no Almoxarifado Central do MP-AP.

VI. Até 10/11/2023 Para a concessão de recursos concedidos através de adiantamento/Suprimento de Fundos.

VII. Até 20/11/2023 Para homologação de certames realizados sob qualquer modalidade licitatória, bem como de dispensa e inexigibilidade, que tenham como objeto a aquisição de material de consumo e permanente.

VIII. Até 24/11/2023 Para homologação de certames licitatórios, bem como de dispensa e inexigibilidade que tenham como objeto a contratação de empresas para: obras, reformas, e prestação de serviços de qualquer natureza.

IX. Até 30/11/2023 Para emissão de Notas de Empenho à conta de recursos alocados no orçamento do MP-AP, que tenham como objeto a aquisição de material (consumo e permanente), as quais deverão ser imediatamente enviadas ao Departamento de Apoio Administrativo para emissão da respectiva ordem de compra, e demais procedimentos de sua responsabilidade.

X. Até 07/12/2023 Para emissão de Notas de Empenho resultantes de prestação de serviços, as quais deverão ser imediatamente enviadas ao Departamento de Apoio Administrativo para proceder à distribuição de uma via aos respectivos credores, elaboração do Termo de Contrato, se houver, e demais procedimentos de praxe.

XI. Até 07/12/2022 Para que os Fiscais de Contratos vigentes em 30/11 apresentem ao Departamento de Planejamento, os valores de Empenho a serem cancelados, os que serão executados até o final do exercício e os que serão inscritos em Restos a Pagar.

a) Para os contratos firmados a partir 01/12 os valores deverão ser apresentados ao DEPLAN no prazo máximo de 02 (dois) dias úteis a partir do recebimento da Nota de Empenho pelo Fiscal.

XII. Até 09/12/2023 Para aplicação dos recursos concedidos através de adiantamento/Suprimento de Fundos, nos termos da Lei Estadual nº 624 /2001, em seu

Art. 4º,

§3º, observando-se o prazo estabelecido no art. 7º., para apresentação da Prestação de Contas, sob pena das sanções previstas no Parágrafo Único do mesmo dispositivo legal.

XIII. Até 19/12/2023 Para que os fornecedores efetuem a entrega no Almoxarifado Central do MP-AP, de materiais de consumo e permanentes resultantes de licitações, dispensas ou inexigibilidades de licitações.

XIV. Até 20/12/2023 Para solicitação e atendimento (distribuição) de materiais de consumo e permanentes em estoque no Almoxarifado Central do MP-AP.

XV. De 22 até 30/12/2023 Para que a Comissão designada conforme o Artigo 4º proceda o levantamento dos estoques existentes no Almoxarifado do MP-AP.

XVI. Até 28/12/2023 Para que o Departamento de Apoio Administrativo, por meio da Divisão de Material e Patrimônio, apresente ao Departamento de Planejamento os valores de material (consumo e permanentes) empenhados a serem inscritos em Restos a Pagar.

XVII. Até 28/12/2023 Para que o Departamento de Apoio Administrativo/MP-AP, por meio da Divisão de Material e Patrimônio, disponibilize no Sistema Integrado de Gestão do MP-AP (E-cidade) ao Departamento de Finanças e Contabilidade/MP-AP, a movimentação de material de consumo e permanente ocorrido no exercício.

XVIII. Até 29/12/2023 Para transações bancárias relativas ao pagamento de aquisição de material de consumo, de material permanente, obras, reformas e adaptações, manutenções, contratos de prestação de serviços de qualquer natureza.

XIX. Até 17/02/2024 Para que os setores administrativos encaminhem à Assessoria de Auditoria e Controle Internos os relatórios setoriais para a consolidação do Relatório de Gestão/Prestação de Contas/2023 - MP - AP.

XX. Até 24/02/2024 Para que o Departamento de Finanças e Contabilidade encaminhe à Assessoria de Auditoria e Controle Internos o Balanço Geral para a consolidação do Relatório de Gestão/Prestação de Contas/2023-MP - AP.

XXI. Até 13/04/2024 Para que a Assessoria de Auditoria e Controle Internos apresente à Secretaria-Geral, a prévia da consolidação do Relatório de Gestão/Prestação de Contas/2023-MP-AP.

XXII. Até 20/04/2024 Para que a Secretaria-Geral encaminhe à Procuradoria-Geral de Justiça, para fins de apreciação, o Relatório de Gestão/Prestação de Contas/2023-MP-AP.

XXIII. Até 03/05/2024 Para que a Procuradoria-Geral de Justiça, aprecie a prévia do Relatório de Gestão/Prestação de Contas/2023-MP-AP.

XXIV. Até 25/05/2025 Para que a Assessoria de Auditoria e Controle Internos proceda à revisão com os ajustes que se fizerem necessários aos apontamentos efetuados pela Administração Superior no Relatório de Gestão/Prestação de Contas/2023-MP-AP.

XXV. Até 31/05/2024 Para que o Ministério Público do Estado do Amapá, encaminhe ao Tribunal de Contas do Estado do Amapá-TCE/AP o Relatório de Gestão/Prestação de Contas/2023-MP-AP, nos termos da INSTRUÇÃO NORMATIVA Nº 001/2017-TCE/AP, de 20/09/2017. Sujeita a alteração definida em norma específica editada pelo Tribunal de Contas do Estado do Amapá-TCE/AP.

* Os prazos estabelecidos a partir do item XIX poderão sofrer alterações para alinhamento com a Decisão Normativa do TCE/AP a ser expedida no final do exercício de 2023.

Atos que alteram, regulamentam ou revogam esta Instrução Normativa da Procuradoria Geral:

Nenhum Ato.

Atos que são alterados, regulamentados ou revogados por esta Instrução Normativa da Procuradoria Geral:

Nenhum Ato.