Resolução nº 8/2023
Dispõe sobre o uso, gestão e procedimentos para o funcionamento do Sistema Eletrônico de Informações - SEI - no Conselho Regional de Psicologia da 7ª Região.
RESOLUÇÃO CRPRS Nº 8, DE 16 DE JUNHO DE 2023
Dispõe sobre o uso, gestão e procedimentos para o funcionamento do Sistema Eletrônico de Informações - SEI - no Conselho Regional de Psicologia da 7ª Região.
A PRESIDENTA DO CONSELHO REGIONAL DE PSICOLOGIA DO RIO GRANDE DO SUL, no uso de suas atribuições legais e regimentais, que lhe são conferidas pela Lei nº 5.766 , de 20 de dezembro de 1971, regulamentada pelo Decreto nº 79.822 , de 17 de julho de 1977, e;
CONSIDERANDO o disposto na Lei nº 8.159 , de 8 de janeiro de 1991, regulamentada pelo Decreto nº 4.073 , de 3 de janeiro de 2002, sobre a política nacional de arquivos públicos e privados;
CONSIDERANDO o disposto na Lei nº 12.527 , de 18 de novembro de 2011, regulamentada pelo Decreto nº 7.724 , de 16 de maio de 2012, que dispõe sobre o acesso a informações previsto no inciso XXXIII do art. 5º, no inciso II do
§ 3º do art. 37 e no
§ 2º do art. 216 da Constituição Federal ;
CONSIDERANDO o disposto na Lei nº 13.105 , de 16 de março de 2015, que instituiu o Código de Processo Civil, na Lei nº 9.784 , de 29 de janeiro de 1999, que regula o processo administrativo no âmbito da Administração Pública Federal, no Decreto nº 70.235 , de 6 de março de 1972, que dispõe sobre o processo administrativo fiscal, na Lei nº 11.419 , de 19 de dezembro de 2006, que dispõe sobre a informatização do processo judicial, e no Decreto nº 6.932 , de 11 de agosto de 2009, que dispõe sobre a simplificação do atendimento público prestado ao cidadão;
CONSIDERANDO o disposto no Decreto nº 8.539 , de 8 de outubro de 2015, que dispõe sobre o uso do meio eletrônico para a realização do processo administrativo no âmbito dos órgãos e das entidades da administração pública federal direta, autárquica e fundacional;
CONSIDERANDO o disposto no Decreto nº 9.094 , de 17 de julho de 2017, que dispõe sobre a simplificação do atendimento prestado aos usuários dos serviços públicos;
CONSIDERANDO a unificação e simplificação de rotinas e procedimentos administrativos, para melhoria no desempenho da gestão pública;
CONSIDERANDO a disponibilização gratuita do Sistema Eletrônico de Informações pelo Conselho Federal de Psicologia (CFP) como parte da integração nacional e sistêmica entre o Sistema Conselhos, resolve:
Art. 1º Instituir o Sistema Eletrônico de Informação (SEI) para a criação e tramitação de processos administrativos no Conselho Regional de Psicologia do Rio Grande do Sul (CRPRS), bem como para a prática e o acompanhamento de atos processuais por usuários externos.
§ 1º O uso do SEI contempla a produção, a assinatura e a tramitação, exclusivamente eletrônica, de documentos e processos administrativos entre as Unidades do CRPRS, e entre essa e os usuários internos ou externos com os quais se relaciona, admitindo-se a impressão apenas em caráter extraordinário.
§ 2º A utilização do SEI será obrigatória para os todos os setores do CRPRS, conforme cronograma:
a) Ouvidoria e Departamento Pessoal - 19 de junho de 2023;
b) Administrativo, Coordenação Geral, Comunicação, Compras e Licitações, Financeiro, Contabilidade, Comissões (com exceção da COE e COF), CREPOP e Plenário - 03 de julho de 2023;
c) Cobrança, Cadastro, Comissão de Ética e Comissão de Orientação e Fiscalização - 17 de julho de 2023.
Art. 2º Para efeito desta resolução, entende-se por:
I - usuário interno: servidores, funcionários administrativos ou conselheiras;
II - usuário externo: pessoa física que participa em processos administrativos junto ao CRPRS, independente de vinculação a determinada pessoa jurídica, para fins de assinatura de contratos, convênios, termos, acordos e outros instrumentos congêneres celebrados com o órgão;
III - multiplicador: é um ponto focal nas Unidades que auxilia os colegas nas dúvidas sobre as funcionalidades do SEI em sua rotina de trabalho, replicando o conhecimento sobre o sistema;
IV - despacho: é o ato da autoridade administrativa cuja finalidade é dar andamento ao procedimento;
V - decisão: é o ato que aprecia questão posta sob o julgamento da autoridade administrativa;
VI - manifestação: é um ato pelo qual o usuário se manifesta em relação a um despacho produzido no processo, ou seja, quando demandado, oferece uma resposta;
VII - informação: é o ato por meio do qual o usuário se manifesta acerca de assunto submetido a sua apreciação, com o objetivo de melhor fundamentar questões levantadas ou elucidar fatos não suficientemente relatados;
VIII - padrão ofício: é um instrumento de comunicação escrita e formal com entes externos ou entre unidades administrativas de um mesmo órgão, e que se caracteriza por obedecer a determinada fórmula epistolar. Cada ofício deve abordar um único assunto.
IX - unidade: é a principal estrutura de envio e recebimento de processos. É a estrutura onde estão alocados todos os usuários do SEI.
Art. 3º Os processos eletrônicos no âmbito do SEI observarão as seguintes regras:
I - a autuação, a produção, a juntada, bem como a tramitação de documentos do processo deverão ser efetuadas em meio eletrônico, sendo dispensada a sua realização em meio físico, exceto nas situações em que este procedimento for inviável ou em caso de indisponibilidade do meio eletrônico cujo prolongamento cause danos relevantes à celeridade do processo;
II - os processos e documentos eletrônicos produzidos ou inseridos no SEI receberão numeração única gerada pelo sistema;
III - os processos eletrônicos serão protegidos por meio do uso de métodos de segurança de acesso e de armazenamento em formato digital, a fim de garantir autenticidade, preservação e integridade dos dados;
IV - o acesso às informações dos processos eletrônicos observará o disposto na Lei Federal nº 12.527 , de 18 de novembro de 2011, que regula o acesso à informação, e na Lei Federal nº 13.709 de agosto de 2018, que trata da proteção de dados pessoais;
V - os documentos produzidos diretamente no SEI, bem como os produzidos em papel e digitalizados, assinados e inseridos no SEI, por usuários internos ou externos, serão considerados respectivamente, originais e cópias autenticadas, e produzirão todos os efeitos legais;
VI - os documentos originais produzidos fora do âmbito do CRPRS e que forem digitalizados para inserção no SEI, quando não devolvidos ao interessado, deverão ser encaminhados ao setor responsável para a custódia documental;
VII - as demandas externas recebidas pelo CRPRS, deverão ser tramitadas via SEI;
a) O setor responsável, após a abertura do processo SEI, deverá encaminhar os documentos originais para a custódia documental.
VIII - para composição de processos administrativos no SEI, sempre que necessário, os documentos originalmente recebidos em meio físico serão digitalizados no formato PDF, com tamanho máximo de 100 MB (cem megabytes).
Art. 4º Os documentos eletrônicos produzidos e gerados no âmbito do SEI terão sua autoria, autenticidade e integridade asseguradas mediante utilização de assinatura eletrônica.
§ 1º A assinatura eletrônica é o registro realizado eletronicamente por usuários identificados de modo inequívoco, de uso pessoal e intransferível, nos termos do art. 10 da Medida Provisória nº 2.200-2, de 24 de agosto de 2001, podendo ser:
I - assinatura cadastrada: forma de identificação inequívoca dos usuários mediante prévio credenciamento de acesso a sistemas computacionais com fornecimento de login e senha;
II - assinatura digital: forma de identificação inequívoca dos usuários, de uso pessoal e intransferível, baseada em certificado digital emitida por autoridade certificadora credenciada na Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileiras - ICP-Brasil, para firmar documento eletrônico ou digital.
§ 2º É de responsabilidade do titular da assinatura eletrônica o sigilo de senhas e a guarda dos respectivos dispositivos físicos de acesso para utilização do sistema.
§ 3º Para todos os efeitos legais, no âmbito do SEI, a assinatura cadastrada e a assinatura digital têm a mesma validade.
Art. 5º Os usuários podem excluir documentos que ainda não tenham sido tramitados.
Parágrafo único. O documento excluído deixa de ser exibido na árvore de documentos do processo e não poderá ser recuperado.
Art. 6º O cancelamento de documento em processo somente é permitido para retirar documento que não faça parte do processo e tenha sido inserido indevidamente, devendo a ação ser registrada pelo usuário, mediante justificativa.
§ 1º É vedado o cancelamento de documento que tenha servido de fundamentação para a produção de decisões ou manifestações técnicas, inclusive de outras Unidades.
§ 2º O motivo do cancelamento ficará registrado no documento cancelado.
§ 3º O documento cancelado continuará a ser apresentado na árvore de documentos do processo, porém tornar-se-á inacessível.
Art. 7º-O GT do SEI, constituído pela Portaria nº 50 , de 12 de junho 2023, será responsável pela implantação, manutenção e acompanhamento do SEI no CRPRS.
Parágrafo único. Compete ao GT do SEI:
I - realizar o acompanhamento e adequação do SEI no CRPRS;
II - zelar pela qualidade das informações inseridas no SEI;
III - promover a capacitação e orientação aos usuários do SEI;
IV - propor revisões das normas que afetam o processo eletrônico;
V - ser referência e multiplicador do SEI dentro do CRPRS;
VI - ser interface de comunicação entre o CRPRS e o CFP, no âmbito do SEI.
Art. 8º O acesso ao SEI pelos usuários internos será feito por intermédio do login e senha habitual do acesso à máquina local, garantindo a autoria, a autenticidade e a integridade dos documentos e da assinatura nos processos eletrônicos.
§ 1º A senha de acesso é de uso pessoal e intransferível, sendo de responsabilidade do titular a sua guarda.
§ 2º A assinatura realizada na forma do caput deste artigo será considerada válida para todos os efeitos legais.
Art. 9º O acesso ao SEI pelo Plenário será feito por intermédio do login e senha de acesso (gerada de forma aleatória) fornecidos individualmente através de e-mail, garantindo a autoria, a autenticidade e a integridade dos documentos e da assinatura nos processos eletrônicos.
§ 1º A senha de acesso é de uso pessoal e intransferível, sendo de responsabilidade do titular a sua guarda.
§ 2º A assinatura realizada na forma do caput deste artigo será considerada válida para todos os efeitos legais.
§ 3º A alteração da senha de acesso só será possível por intermédio da área de Tecnologia da Informação - TI, do CRPRS, podendo ser realizada pessoalmente ou através do e-mail suporte@crprs.org.br.
Art. 10. São deveres e responsabilidades dos usuários internos do SEI:
I - realizar consulta diária ao SEI, a fim de verificar o recebimento de comunicações eletrônicas e verificar a necessidade da realização de assinatura em algum documento;
II - sujeitar-se às regras que disciplinam os processos administrativos e o uso do SEI;
III - registrar no SEI os documentos produzidos e/ou recebidos no ambiente eletrônico, zelando pela completa e correta identificação dos processos e documentos, preenchendo os campos necessários à recuperação da informação pelo sistema com os seus respectivos dados;
IV - observar a correta atribuição de processos aos usuários do setor e o envio às demais Unidades para a prática dos atos que lhes competirem, evitando a tramitação desnecessária entre Unidades;
V - utilizar adequadamente o sistema, abstendo-se de utilizá-lo para troca de mensagens ou assuntos sem relação com as atividades institucionais;
VI - participar dos eventos de capacitação indicados pelo GT do SEI;
VII - disseminar em sua Unidade o conhecimento adquirido com as ações de capacitação;
VIII - cumprir os regulamentos e manuais que tratem de procedimentos específicos quanto à utilização do SEI;
IX - evitar a impressão de documentos contidos no SEI, zelando pela economicidade e responsabilidade socioambiental;
X - manter sigilo sobre fato ou informação de qualquer natureza que venha a ter conhecimento por meio do SEI, ressalvadas aquelas de acesso público;
XI - manter a cautela necessária na utilização do SEI, a fim de evitar que pessoas não autorizadas tenham acesso ao sistema;
XII - não se ausentar do recinto onde o computador esteja com o SEI acessado sem encerrar a sessão de uso do sistema, visando impossibilitar o uso indevido e o acesso às informações constantes no sistema por pessoas não autorizadas;
XIII - não fornecer a senha de acesso ao sistema a outros usuários, sob pena de responsabilização penal, civil e administrativa;
XIV - proceder a devolução ao remetente, quando identificar erro no envio do processo, facultado o registro em despacho ou atualizar o andamento do processo, no encaminhamento eletrônico;
XV - analisar a legitimidade do requerente antes de disponibilizar o acesso externo a procedimento, observadas as hipóteses legais de sigilo e restrição de acesso aplicáveis.
Art. 11. Os usuários responderão administrativa, civil e penalmente, por ato ou fato que caracterize uso indevido do SEI, na forma da legislação em vigor.
Art. 12. Usuários externos poderão acessar os processos que tramitam no SEI, mediante credenciamento, que os habilitará para:
I - acompanhar o trâmite de processos de seu reconhecido interesse, por prazo determinado, mediante autorização expedida pela Unidade responsável pela tramitação;
II - receber documentos e notificações;
III - assinar documentos eletronicamente.
Art. 13. O pedido de credenciamento de usuários externos é ato pessoal e intransferível e se dará mediante prévio preenchimento de processo disponível no SEI.
§ 1º Para realizar o cadastro, os usuários internos encaminharão através de processo SEI para a Unidade 07-GTSEI, cópia atualizada e digitalizada da seguinte documentação:
I - RG (nº ocultado) CPF ou outro documento de identidade no qual conste a numeração dos documentos e para estrangeiro o número do Passaporte;
II - comprovante do endereço;
III - cópia digitalizada de termo de posse, ata ou outro documento digitalizado caso o usuário externo esteja representando alguma organização pública ou privada.
§ 2º O CFP fará a análise da documentação encaminhada e ficará a cargo da Unidade solicitante do processo, verificar eventual conflito ou dúvida de legitimidade dos dados apresentados.
§ 3º A Unidade que solicitou o cadastramento dos usuários externos ficará responsável pelo gerenciamento das disponibilizações de acesso externo ao processo, bem como, liberação de assinatura de documentos.
§ 4º A partir do cadastro dos usuários externos, todos os atos e comunicação processual entre o CRPRS e a entidade ou pessoa representada dar-se-ão somente pelo SEI.
Art. 14. São deveres e responsabilidades dos usuários externos do SEI:
I - manter o sigilo da senha de acesso ao SEI;
II - responder administrativa, civil e penalmente pelas ações efetuadas por intermédio do acesso ao sistema;
Art. 15. Serão encaminhadas ao GT do SEI, através de processo eletrônico, as seguintes demandas:
I - reporte de erros, dúvidas e sugestões;
II - criação de novos tipos de processos, assuntos e tipos documentais;
III - alteração na estrutura das Unidades administrativas;
IV - solicitação de permissão de acesso a novos usuários e usuárias da Unidade, bem como a desativação de usuário e usuária em caso de desligamento do CRPRS.
Art. 16. É de responsabilidade do GT do SEI comunicar ao CFP a entrada e saída de Servidores ou Funcionários administrativos nas Unidades.
Art. 17. As atividades no âmbito do SEI serão consideradas realizadas na data e horário registrados pelo sistema, conforme o horário oficial de Brasília.
Parágrafo único. Considera-se como data da atividade o dia em que foi registrada até as vinte e três horas, cinquenta e nove minutos e cinquenta e nove segundos.
Art. 18. A não obtenção de acesso ou credenciamento no SEI, bem como eventual defeito de transmissão ou recepção de dados e informações não imputável a falha no SEI, não servirá de escusa para o descumprimento de obrigações e prazos legais.
Art. 19. A classificação por assuntos inseridos nos processos e documentos do SEI respeitarão as disposições do código de classificação e tabelas de temporalidade e destinação de documentos relativos às atividades-fim aprovadas pelo Arquivo Nacional.
Art. 20. Na tramitação dos processos eletrônicos abrangidos por esta resolução, a gestão de documentos será realizada no âmbito do SEI.
Art. 21. O SEI será utilizado para comunicação de caráter administrativo com outros regionais do Sistema Conselhos, incluindo o CFP.
Art. 22. Os processos administrativos no formato eletrônico e suportados por outros sistemas não serão objetos do SEI.
Art. 23. Fica vedada a posterior autuação em meio físico dos processos que migrarem para o SEI.
Art. 24. Qualquer outra situação não descrita nesta resolução, deverá ser informada e tratada com o GT do SEI.
Art. 25. Esta resolução entra em vigor na data de sua publicação.
MÍRIAM CRISTIANE ALVES
Presidenta do Conselho Regional de Psicologia do Rio Grande do Sul
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Atos que alteram, regulamentam ou revogam esta Resolução:
Nenhum Ato.
Atos que são alterados, regulamentados ou revogados por esta Resolução:
Portaria nº 50/2023 de 12/06/2023 - Norma revogada SELECT status_consolidacao FROM leismeta WHERE idlei = 177289 AND idambito = 4 LIMIT 1